檔案管理的不足與優化策略思考

譚邦麗

（四川省內江市疾病預防控制中心，四川 內江 641100）

1 檔案管理工作中暴露的不足

1.1 疾控中心對檔案管理工作的重視程度不高

根據筆者的觀察，我國很多市級疾控中心針對檔案管理工作的思想意識建設工作存在不足，疾控中心在針對各類疾病進行預防、治療、監測的過程中，會產生大量的檔案數據信息，開展對這些檔案數據信息的有效管理是增強疾控中心工作質量，提升服務范圍的重要前提，但是從目前的情況來看，很多市級疾控中心工作人員認為檔案管理工作意義不大，只需要在針對各項檢查時做好核對即可，這直接造成了日常工作中，對檔案管理工作的松懈。

1.2 疾控中心檔案管理部門工作人員素質良莠不齊

實際上，對我國市級疾控中心的日常工作內容進行觀察，其工作的重心在于進行疾病的監測、控制、預防，所以，許多實市級控中心的領導都對疾控中心在疾病檢測、控制、預防工作非常關注，但是對于疾控中心的檔案管理工作不夠重視，受到該因素的影響，觀察疾控中心檔案管理部門工作人員的整體素質，不難發現，檔案管理部門的工作人員基本上都是一些非醫療專業、也沒有一技之長的工作人員來進行檔案管理工作。伴隨著互聯網技術和計算機技術的日益成熟，檔案管理工作也必然朝著信息化方向邁進，與之相匹配的，就是疾控中心檔案管理工作對工作人員的能力素質要求必然會越來越高，但是從目前的情況來看，檔案管理部門工作人員年齡結構偏大、計算機操作基礎較為薄弱，個人素質良莠不齊，這在很大程度上，為了疾控中心檔案管理工作的有效開展。

1.3 疾控中心管理制度建設滯后

根據筆者的走訪調查結果，發現很多市縣級疾控中心并未設立專業的檔案室，也沒有建立一套健全的檔案管理制度，很多疾控中心存在有檔案隨意擺放等情況。也就是說，沒有良好的制度規范，導致了疾控中心在檔案管理工作中存在有無章可循的境遇，檔案資料信息在搜集、整理以及歸納的過程中，都沒有一套科學完善的規則，檔案管理工作的質量自然會受到比較大的影響。

2 優化檔案管理工作的有效策略

2.1 增強對檔案管理工作的重視程度

實際上，針對疾控中心檔案管理工作的重視程度將會對疾控中心檔案管理工作的質量產生重要的影響，因此，疾控中心全體工作人員，必須要提升對檔案管理工作的關注度，給提升檔案管理質量打下堅實的基礎。在疾控中心領導對檔案工作進行關注時，需要發揮自身的模范帶頭作用，引導其他崗位工作人員重視檔案管理工作，改變檔案管理崗位工作人員的思想意識和工作態度。同時在制度層面上，將檔案管理工作作為日常工作質量考核的一項重要指標。在年底考核中，提升對檔案管理工作的權重，由此來從制度上提升疾控中心工作人員對檔案管理工作的重視程度。另外，建議當地疾控中心檔案管理工作實行領導負責制，疾控中心需要強化對檔案管理的領導工作，并基于疾控中心的詳細情況，選擇部分領導開展此項工作，疾控中心也需要針對檔案管理工作，加大人力、物力、財力等方面的投入力度，保障疾控中心檔案管理工作有序開展，值得注意的是，在疾控中心檔案管理工作中，還需要大膽嘗試引入先進的檔案管理技術，秉持科學的檔案管理理念，增強檔案管理工作水平。

2.2 優化檔案管理崗位工作人員的個人素質

在疾控中心，檔案管理崗位工作人員一定要具備相應的職業技能素養，才能適應當前時代背景下的疾控中心檔案管理工作。第一，需要強化疾控中心檔案管理工作人員的思想意識，讓檔案管理崗位工作人員對自身工作內容以及重要意義有充分的認識，并把檔案管理工作朝精細化方向邁進；第二，疾控中心有必要針對檔案管理部門工作人員進行集中能力業務培訓，以此來強化檔案管理部門工作人員的專業技能素養，并掌握一些先進的檔案管理技術，提升自身工作能力，讓疾控中心檔案管理工作得到全面發展；第三，疾控中心可以基于自身的實際情況，指派1-2名思想意識先進、有責任心、業務能力突出的工作人員主導開展檔案管理工作和相關的業務能力培訓工作，并主導建立檔案管理部門的培訓制度，實現疾控中心檔案管理工作的規范化，讓疾控中心檔案管理工作走向更高的水平。

2.3 優化檔案管理制度，規范檔案管理流程

疾控中心除了需要強化對檔案管理工作的重視程度以及檔案管理崗位工作人員的能力之外，建立明確的制度，規范檔案管理工作的相關流程，同樣是工作中的重點。筆者認為，絕大部分疾控中心實際上都有一套制度，但是制度內容不夠細化，因此疾控中心有必要在原有制度框架上，對內容進行細化即可。首先，確定疾控中心檔案管理部門各崗位工作人員的責任，只有讓每一個工作人員了解自己的權責，才能實現檔案管理工作的各司其職，并讓檔案管理工作人員做好本職工作；其次，細化檔案管理工作考核內容和考核模式，疾控中心需要通過信息化技術的使用，建立一套針對檔案管理部門工作人員的工作績效考核和工作質量考核模式，由此提升檔案管理工作人員的工作專注度和工作熱情，提升檔案管理工作的質量；最后，疾控中心需要在一定時間范圍內，對內部檔案進行分類，并且在今后施行檔案的分類管理模式，將疾控中心內部檔案劃分成一般、重要、長期性三種類型，并針對這三種檔案采取不同的管理檢查策略，提升檔案管理工作質量，同時也讓檔案管理工作變得更為規范。

3 結束語

目前各地疾控中心仍然存在有許多值得關注的問題，其中，檔案管理工作所存在的問題就是比較突出的，因此各地疾控中心需要強化管理，提升檔案工作質量，保障當地人民群眾生命健康安全。