探討事業單位檔案管理中存在的問題及解決辦法

蔣麗君

（甘肅省水運局，甘肅 蘭州 730050）

事業單位在其長期發展的過程中會產生很多工作方面的資料和數據，這些需要保管的資料和數據應該被記錄、整理并合理存儲，這樣才能給每個部門的工作提供更好的依據，使各自的工作完整、高效地開展。但是，目前有許多事業單位并不是很注重檔案管理工作，人員配備也不是很專業，加之缺乏有效的檔案管理手段，很多資料遺失或者過期的沒有及時銷毀等，使檔案管理比較混亂。因此，事業單位為了更好地開展工作，有必要將檔案管理工作放在重要的位置，及時更新檔案管理人員的管理理念，建立較為健全的管理制度，保障檔案管理工作的順利開展。

1 目前事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

事業單位對于檔案管理工作的不重視導致其對檔案管理方面投入的資金不夠，人員不夠專業，基礎設施建設不足，管理人員的管理方式和管理理念比較落后等，這些都阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.1 檔案管理人員的專業素質和管理理念都有待提高

由于事業單位對檔案管理缺乏重視，對其人員配備也就比較隨意。很多事業單位都只配備臨時工作人員或者兼職來管理檔案，這就說明管理檔案的人員不具備相應的專業素質，而且臨時工作人員的流動性比較大，前后工作交接不細致，一些檔案就容易流失；再者隨著計算機技術的發展，檔案管理工作也應當實現電子化管理，但是很多檔案管理工作人員不具有基本的運用計算機的能力，還運用比較傳統的管理方式，而眾多的檔案資料加重了管理工作，因此檔案管理人員的管理技術也有待提高。

在管理理念上，檔案管理工作者認為檔案管理工作不重要，也就是做給領導看，在領導檢查時能夠過關就行。這種理念使工作人員對于整理和保存檔案的工作積極性不高，因此檔案管理工作者的理念也有待于提高。

1.2 檔案管理的基礎設施和管理方式比較落后

事業單位將發展中心都放在生產建設上面，對于檔案管理工作方面的設備投入不足，使現代化的檔案管理方式的實現受到了一定程度的阻礙。如不能利用計算機、掃描儀等設備及時將信息進行處理和保存等，為檔案管理工作的開展帶來了一定困難。

檔案管理方式需要隨著時代的進步而有所更新，尤其是在信息技術高度發達的今天，實現檔案電子化管理，實現系統化管理，以提高管理工作的質量和效率，這應該不是難題。但是很多事業單位的檔案信息管理方式依然比較單一，沒有形成系統的管理制度和管理方式。檔案管理工作做得不夠細化和具體，缺乏一定的標準。

1.3 檔案管理工作者對于過期檔案的處理不夠及時

檔案保存的期限是有分別的，有的需要長久保存，有的是定期保存。對于定期保存的檔案，保存期滿之后也就失去了利用價值，對于這種檔案應該采取銷毀的方式來處理。但是很多位于基層的事業單位中，依然保管著許多已經過期的檔案，管理人員沒有對這些過期的檔案進行及時的銷毀，對這些毫無利用價值的檔案進行保管無疑是浪費了人力和空間資源。

1.4 對于檔案資料不能夠充分利用造成了資源浪費

檔案管理對于各部門工作的順利開展有著很大的幫助，不過在事業單位中對于檔案的定位都是記錄和保存，很少對其進行開發利用，使檔案管理的作用沒有充分發揮，檔案管理工作人員的主動服務意識不夠強的話，就更不能有效利用檔案來幫助各科室的工作了。

2 解決事業單位檔案管理工作中存在問題的方法

方法主要是針對問題提出來的，要解決事業單位檔案管理中存在的問題就要從提高檔案管理人員的業務素質和管理理念，加強基礎設施建設并不斷改進、完善檔案管理方式，轉變檔案的服務方式等方面入手。

2.1 提高檔案管理人員的業務素質和管理理念

首先要提高檔案管理工作人員的業務素質，各事業單位應該引進一批具有檔案管理工作經驗的專業人員來負責管理檔案，加強本單位的人力資源管理工作，讓專業的人做專業的事，將事業單位的檔案管理工作理出頭緒，并培養一批掌握現代信息技術的工作人員，能夠將檔案管理工作與信息技術相結合，實現檔案管理的電子化，這樣既能提高管理效率和質量，還能逐步形成系統化的管理方式。

其次，要提高檔案管理工作者的工作理念。現代社會是信息化社會，檔案管理工作者應該積極轉變自己的理念，緊跟時代的發展，不斷探索新的檔案管理方式，加強對自身工作的重視，除了整理和保管檔案之外，還要能夠發現檔案可以利用的地方，讓自己的工作與其他各部門的工作銜接起來，為各部門帶來便利，讓自己的管理工作活起來，真正成為一個能夠為他人提供服務的工作。

2.2 加強檔案管理基礎設施建設并轉變管理方式

各個事業單位應當充分重視檔案管理工作，增加對基礎設施建設的投入，如計算機、掃描儀以及相應的影音設備、存儲設備等，還要配備相應的場館，為工作人員提供足夠的工作場地，為實現檔案的電子化提供基礎設施保障，還要為實現資源共享做準備，增加人力資源的投入，進一步做好檔案管理的保障工作。

檔案管理工作主要是保證各個科室的檔案能夠正確歸檔，確保檔案的完整性，不亂丟亂起，能夠規范檔案的查詢、使用、借閱等一系列流程，對于電子檔案要做好備份工作，保證電子檔案不因意外情況而丟失等。因此，檔案管理人員在信息化管理方式迅速發展的今天一定要轉變自己的管理方式，要主動去適應這個時代的要求，研究檔案工作中工作模式、標準規范等方面的新要求，創造出新的管理方式，不斷實現管理工作的轉型，促進檔案管理工作效率和質量的提升。

2.3 檔案管理人員要及時清理過期檔案

對于有用的檔案要做到完整歸檔，但是除了長期保存的檔案之外，定期保存的檔案并不是做到歸檔一步就一勞永逸了。管理人員要經常查詢檔案管理日期，對自己管理的檔案要了然于胸并做好記錄，對于已經過期的檔案要及時銷毀，做好清理工作，這是檔案管理工作人員最基本的職業之一。銷毀檔案還要遵守嚴格的流程，不能隨意銷毀。需要進行鑒定，遵照先鑒定后銷毀的原則，同時做好事業單位負責人的思想工作，使檔案銷毀工作能夠順利進行。

2.4 充分利用檔案資源做好服務工作

檔案資源的利用和共享能夠有效為各部門的工作提供方便，因此，檔案管理工作人員必須提高自己的服務意識，做好檔案資源的開發和利用，如擴大檔案的查詢范圍、增強檔案服務的靈活性，讓檔案活起來，為更多的人提供工作上的方便。檔案管理工作人員要以最大熱情和嚴謹的工作態度做好檔案服務工作。

3 結語

綜上，事業單位檔案管理工作中存在著諸多問題，要想解決這些問題檔案管理人員就必須轉變管理理念，提高業務素質，事業單位也要重視檔案管理工作，加強基礎設施建設，促進檔案管理實現電子化，并推動管理系統化的實現。