試析如何強(qiáng)化財政檔案管理工作

朱忠明

（仙游縣財政局，福建 莆田 351200）

在現(xiàn)代社會中，財政檔案管理作為行政部門的工作具有重要的參考意義。財政檔案管理是為了更好地分析、整合各項(xiàng)財政活動信息資料，最大程度上維護(hù)了財政信息的完整與安全，方便我縣財政局領(lǐng)導(dǎo)者對發(fā)生的財務(wù)活動有完整的了解，提高管理工作的效率。財政檔案管理屬于行政領(lǐng)域，但在工作上屬于檔案室的管理，在財政工作中表現(xiàn)為將各種信息資料轉(zhuǎn)換成文字、圖片、視頻、聲音等不同形式儲存于電腦中。財政檔案可以供我縣財政局領(lǐng)導(dǎo)者在工作上做出相應(yīng)的決策，為決策提供堅實(shí)有力的依據(jù)。為了使我縣財政局工作的有序進(jìn)行，需要對財政檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新，使財政檔案管理達(dá)到最好的程度。

1 財政檔案管理現(xiàn)狀

財政是國家的一項(xiàng)基本的活動，隸屬于行政領(lǐng)域。財政掌握國家經(jīng)濟(jì)命脈，是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，關(guān)于財政的活動顯得無比重要。同時，財政部門作為國家經(jīng)濟(jì)活動的直接參加者，在社會經(jīng)濟(jì)活動領(lǐng)域和政府中具有重要地位，亦屬于經(jīng)濟(jì)范疇。由于人們沒有正確認(rèn)識財政檔案管理在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的作用，導(dǎo)致我縣財政局財政檔案管理工作人員只是單純的將其劃分為文字檔案，使財政檔案的作用得不到充分開發(fā)利用。首先是歸檔不齊全的問題，由于財政檔案管理工作人員的觀念錯誤，導(dǎo)致他們只注重收錄文字成分。簡單地根據(jù)中央各級財政部門發(fā)布的一些文件進(jìn)行財政信息歸檔，而忽視其他文件中不涉及的內(nèi)容，如可以直接翻財政活動過程往來的文書、字據(jù)等。其次是管理不合理現(xiàn)象，我縣財政局將財政檔案管理分為文字檔和會計檔，人為割裂了財政檔案管理的內(nèi)部聯(lián)系。不論是文字檔還是會計檔都不能完整的反映財政活動的全過程，只是片面的記錄了文字部分和經(jīng)濟(jì)部分。最后是財政檔案信息資源利用不充分的現(xiàn)象，我縣財政局工作人員只是簡單的從行政管理角度去利用和研究財政檔案，將其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的作用忽視不顧，一方面會導(dǎo)致財政檔案信息資料發(fā)揮不出其應(yīng)有的作用，另一方面對財政檔案信息經(jīng)濟(jì)方面研究不充分也會導(dǎo)致對社會經(jīng)濟(jì)認(rèn)識分析的不全面[1]。

2 強(qiáng)化財政檔案管理措施

1）出臺歸檔信息制度及規(guī)范日常財政行為。全面的歸檔信息制度可以完善財政檔案收錄的信息資料，而規(guī)范的日常財政行為可以使信息制度變得更加完善。我縣財政局要根據(jù)相關(guān)的信息制定歸檔信息制度，在其中明確需要?dú)w檔的信息，如：資金來源及使用情況等，將財政活動的全過程都記錄在案，錄入財政檔案信息中，使財政檔案能夠充分而完整的反應(yīng)我縣財政局的一切財政活動全過程，使財政活動公開透明[2]。此外，完整歸檔信息必須建立在公開透明的財政工作環(huán)境中，要規(guī)范我縣財政局工作人員的日常財務(wù)行為，將日常進(jìn)行的一切財政活動都記錄在案，如：何時在某項(xiàng)活動中使用資金多少等等，方便我縣財政檔案管理工作人員進(jìn)行信息歸檔工作，完整呈現(xiàn)我縣財政局的一切財政活動。在歸檔信息制度的制定及日常財政行為的規(guī)范過程中需要把行政和經(jīng)濟(jì)兩方面進(jìn)行全面規(guī)定，兩者必須放在同等位置上來看待。

2）加強(qiáng)對財政檔案管理工作人員的培訓(xùn)。任何工作都需要有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能使工作有條不紊的進(jìn)行。我縣財政局要對財政檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的上崗培訓(xùn)。教授相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)及方式，使我縣財政局從事財政檔案管理工作的人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)和崗位責(zé)任素養(yǎng)，能更好的勝任這項(xiàng)工作，將財政活動的各項(xiàng)信息都完整的錄入財政檔案中，使財政檔案管理工作做到最好的程度。

3）明確財政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)可以使財政檔案管理做的更加完善、規(guī)范，提高管理效率。我縣財政局財政檔案管理沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以依據(jù)，從而使檔案管理工作做的雜亂無章[3]。為此，需要財政局高層領(lǐng)導(dǎo)這針對這些問題，探究其深入原因，制定財政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如：對行政領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的財政信息進(jìn)行分析、整合處理，在檔案中明確體現(xiàn)財政活動的各方面信息等等，使財政檔案管理工作變得井然有序。

4）加強(qiáng)財政檔案管理信息化進(jìn)程。財政檔案是為了我縣財政局工作而服務(wù)，而我縣財政局又是為社會服務(wù)，由于社會信息化進(jìn)城加快，導(dǎo)致財政檔案管理也要進(jìn)行信息化改革。將信息化融入傳統(tǒng)財政檔案管理，簡化信息歸檔過程，同時可以利用電腦軟件對財政檔案信息進(jìn)行規(guī)范的分析與整合。此外，財政檔案信息化不僅可以增強(qiáng)檔案信息管理的科學(xué)性和全面性，使我縣財政局各項(xiàng)財務(wù)活動的過程得到完備的記錄、歸檔及分析整合，同時，還應(yīng)加快財政檔案信息共享的步伐，建立信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺，使信息資料在我縣財政局內(nèi)部自由流通。

5）建立財政檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)。財政檔案管理是為了提高財政局的工作效率，服務(wù)于各項(xiàng)決策的制定，有效提高財政檔案的利用程度。財政檔案管理工作一方面是為了明確我縣財政局的財政活動，加強(qiáng)我縣財政局的日常工作管理，另一方面也是為了促使我縣財政局工作人員根據(jù)財政檔案信息進(jìn)行問題研究與探討。我縣財政局領(lǐng)導(dǎo)要在財政檔案信息的共享方面做出進(jìn)一步的規(guī)劃，通過建立財政檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺進(jìn)行信息共享，為決策人員的相關(guān)決策提供充分的理論依據(jù)，提高決策的科學(xué)性，確保決策的適用性[4]。網(wǎng)絡(luò)財政檔案信息共享平臺不僅提高了財政信息的利用程度，同時也有利于制定正確的決策和措施，提高我縣財政局的工作效率。

6）強(qiáng)化財政檔案管理的安全性。財政檔案中有關(guān)于財政活動的完整過程記錄，對于行政和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域有重要的地位，為此要確保財政檔案信息的安全，嚴(yán)格財政檔案管理過程。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的虛擬網(wǎng)絡(luò)中，黑客、病毒等威脅財政檔案管理安全性的因素層出不窮，需要我縣財政局領(lǐng)導(dǎo)建立專業(yè)電腦信息技術(shù)隊伍，等維護(hù)我縣財政局財政檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的措施，定期升級防火墻等性能；同時，在進(jìn)行財政檔案信息共享過程中，要注意對重要財政信息的保護(hù)工作，如：按財政檔案信息重要程度進(jìn)行查閱權(quán)限設(shè)置，對重要財政信息不作為信息共享等，嚴(yán)格保障某些重要財政信息。

3 總結(jié)

我縣財政局要做好財政檔案管理工作的安排和管理措施。領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)財政檔案信息指定正確的措施策略，檔案管理工作者做好本職工作，將財政檔案信息進(jìn)行分析整合，完整記錄財政活動的全過程。雙方共同前進(jìn)，使財政檔案管理工作做得井然有序，從而提高我縣財政局的工作效率。