醫(yī)學(xué)檔案的管理與應(yīng)用摭談

李成蘭

（山東省臨沂市蘭山區(qū)醫(yī)療保障局，山東 臨沂 276000）

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)學(xué)知識(shí)的載體，它蘊(yùn)藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等科技信息，是一種豐富的信息資源，也是一種無形資金產(chǎn)。針對(duì)目前醫(yī)學(xué)檔案大量的存而不用的現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發(fā)應(yīng)用，提高利用率，使信息資源共享，是醫(yī)學(xué)檔案保存的重要價(jià)值所在。

1 開發(fā)醫(yī)學(xué)檔案的意義

醫(yī)學(xué)研究是以解除人類疾病所帶來的痛苦，提高人類生存質(zhì)量為目的的活動(dòng)。絕大多數(shù)的研究是以文字、圖表、數(shù)據(jù)、攝影等形式進(jìn)行記錄的，其成果大多數(shù)是以論文的方式表達(dá)。根據(jù)我國的專利法，大多數(shù)醫(yī)學(xué)研究的成果不能申請(qǐng)專利，因此，它不像新產(chǎn)品、新工藝、新材料等能夠在直接應(yīng)用中取得經(jīng)濟(jì)效益。但是醫(yī)學(xué)科研成果，特別是臨床的科研成果，它可以很快付諸應(yīng)用，也可以為疾病的防治提供依據(jù)，為政府制定衛(wèi)生政策提供依據(jù)，為全社會(huì)的健康提供 服務(wù)。

醫(yī)學(xué)研究成果的另一個(gè)特點(diǎn)是它可以被附著于某種載體，去實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

如根據(jù)新的診斷方法，可以生產(chǎn)診斷試劑、診斷材料和診斷儀器等有形產(chǎn)品，并可以取得專利。治療方法的研究成果，可以作為生產(chǎn)治療藥物和器材的依據(jù)，生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)效益。但是這一全過程往往不是醫(yī)學(xué)研究工作者可以獨(dú)立完成的，需要其他的科研工作者一起聯(lián)合研究。正是由于這些特點(diǎn)，決定了醫(yī)學(xué)檔案工作的重要性和特殊性。不加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案廣泛利用，就是對(duì)這筆豐富資源的浪費(fèi)。因此，開發(fā)利用醫(yī)學(xué)檔案具有非常廣泛的社會(huì)意義。

2 加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的信息化管理

加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)和檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是開發(fā)攻學(xué)檔案的前提。醫(yī)學(xué)科研檔案的建設(shè)包括硬件和軟件的建設(shè)。21世紀(jì)是信息的時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，各單位應(yīng)加大對(duì)檔案硬件設(shè)施的投入，普及檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣可將各單位有限的可開發(fā)利用創(chuàng)造必要而可靠的條件。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以拓寬視野，更新信息，充分了解市場動(dòng)態(tài)，可以大大避免開發(fā)利用的盲目性和重復(fù)性。軟件方面是加強(qiáng)人才培養(yǎng)。醫(yī)療科研單位和檔案界都應(yīng)重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。高素質(zhì)的檔案和科技管理人員，是醫(yī)院科研檔案管理的主力軍。做一個(gè)高素質(zhì)、知識(shí)面寬廣、視野開闊的檔案和科技管理人員，應(yīng)具有信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)。醫(yī)學(xué)科技檔案管理人員本身要具有不斷學(xué)習(xí)的熱情，不斷地提高管理能力和水平，把向醫(yī)學(xué)科研人員提供高質(zhì)量的、高效率的醫(yī)學(xué)科研檔案服務(wù)作為自己的奮斗目標(biāo)。

3 完善醫(yī)學(xué)檔案管理制度

各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視專業(yè)檔案教學(xué)工作，制定醫(yī)學(xué)檔案管理制度，擴(kuò)大檔案來源，改善軟硬件環(huán)境，建立考核制度，做好教學(xué)管理工作。不僅如此，醫(yī)院還要培養(yǎng)檔案人員的綜合素質(zhì)，檔案人員的素質(zhì)和能力決定了教學(xué)管理檔案的綜合性和質(zhì)量，因此要增強(qiáng)他們的責(zé)任感。同時(shí)要做好教學(xué)檔案管理，就需要相關(guān)人員具有專業(yè)的知識(shí)水平和綜合素質(zhì)，換句話說，就是需要培養(yǎng)管理人員的專業(yè)知識(shí)水平、管理能力和信息技術(shù)，提高他們的全方位的職業(yè)水平、能力和技能。與此同時(shí)，對(duì)于兼職管理人員，可以通過努力提高檔案管理人員的福利待遇，來建立激勵(lì)機(jī)制。可以允許兼職人員申請(qǐng)檔案專業(yè)職稱，并且組織專業(yè)培訓(xùn)，以此來鼓勵(lì)檔案管理人員完善相關(guān)處理，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理意識(shí)和責(zé)任感。

4 優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案分類歸檔工作

檔案每個(gè)階段都要進(jìn)行收集和整理，工作量巨大且冗雜，因此，對(duì)醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行優(yōu)化分類歸檔是極其必要的。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)按照年限申報(bào)發(fā)放，收集和整理教學(xué)檔案也是十分重要的，文檔管理人員應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)組織收集每一個(gè)階段的資料。收集資料完成后，由檔案人員進(jìn)行整理，最后為檔案預(yù)存檔，每隔一段時(shí)間都要進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，確保檔案人員每個(gè)階段的檔案信息，并可以以此評(píng)估個(gè)人水平。檔案分類是檔案管理的支柱，決定著檔案的流動(dòng)，是檔案查詢管理的一個(gè)指標(biāo)。因此，如何對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理，首先要建立分類歸檔制度和層次，然后歸納出教學(xué)檔案的提交。

5 促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用

醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用將是開發(fā)利用醫(yī)學(xué)檔案的意義所在。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息管理一體化模式，加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院之間的橫向聯(lián)系。醫(yī)院檔案、病案、圖書資料、情報(bào)信息應(yīng)實(shí)行一體化的管理，只有這樣才能將準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息綜合加工后提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理部門進(jìn)行決策。此外還可以打破醫(yī)院與醫(yī)院之間的界限，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享，使各種檔案全文檢索，網(wǎng)上直接利用，使之達(dá)到資源共享，為多途徑、多方位、多層面的立體開發(fā)創(chuàng)造條件，走出一條優(yōu)勢互補(bǔ)、聯(lián)合開發(fā)利用的路子。檔案管理人員也要積極主動(dòng)地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時(shí)快捷地為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的依據(jù)，最終通過醫(yī)學(xué)檔案的收藏?cái)?shù)字化、操作信息化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存取自由化、資源共享化、結(jié)構(gòu)連接化，達(dá)到廣泛應(yīng)用醫(yī)學(xué)檔案的目的。

醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用是檔案管理工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。無數(shù)實(shí)踐證明，搞好檔案的利用工作才能使整個(gè)檔案工作具有生機(jī)。檔案工作要發(fā)展就要大力搞好利用工作這個(gè)中心環(huán)節(jié)，使醫(yī)學(xué)檔案在醫(yī)院建設(shè)中做出自己的貢獻(xiàn)。