做好基層林業(yè)工作站檔案工作的幾點(diǎn)思考

覃常豐

（賀州市八步區(qū)林業(yè)局，廣西 賀州 542800）

基層檔案管理工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和重要，是真實(shí)記錄和再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案工作具有重大而深遠(yuǎn)意義，但是在工作中發(fā)現(xiàn)，在基層林業(yè)檔案管理工作中還存在許多問題，比如檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案管理機(jī)制不夠健全，檔案管理人員素質(zhì)還有待提高等很多問題，這些問題不僅嚴(yán)重影響基層林業(yè)檔案的工作質(zhì)量，還關(guān)系到基層檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。通過完善檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)范，提高檔案利用率，充分展示單位形象，發(fā)現(xiàn)單位軟實(shí)力。

1 基層林業(yè)工作站檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不足。在我們調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多從事檔案管理工作的工作人員，并不是長(zhǎng)時(shí)間的從事檔案管理工作的，而且大多數(shù)工作人員在入職前，并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，與檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備太少，從而導(dǎo)致工作經(jīng)驗(yàn)不足，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高的現(xiàn)象。使得檔案管理工作一直處于一個(gè)可有可無尷尬的境地。

2）檔案管理工作的工作制度規(guī)范不完整。目前我國(guó)的檔案管理工作缺少一套屬于自己的工作制度規(guī)范，包括行為制度規(guī)范。一般都是按照單位其他辦公室的管理制度規(guī)范來進(jìn)項(xiàng)檔案管理工作，或者直接套用整個(gè)單位同一的工作制度規(guī)范，這就很容易導(dǎo)致檔案管理工作狀況百出。因?yàn)闄n案管理工作的特殊性，要求它必須有一套自己的管理制度規(guī)范，例如檔案室的門鎖怎么設(shè)置，鑰匙由誰負(fù)責(zé)等。這樣就會(huì)在根源上減少問題的出現(xiàn)。

3）單位領(lǐng)導(dǎo)不重視。就目前來說，基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要把精力放在政府或者上級(jí)安排的任務(wù)上，對(duì)于檔案管理這種后勤管理工作關(guān)心太少，導(dǎo)致檔案管理工作的硬件設(shè)施跟不上單位的發(fā)展，使得很多檔案管理工作只得人工去做，但是隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，人工整理難度越來越大，在需要某些設(shè)備的時(shí)候，設(shè)備不到位，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度緩慢。

4）檔案管理工作的標(biāo)榜示范和監(jiān)督不到位。檔案管理工作一直以來都不被大家重視，所以在單位年終評(píng)優(yōu)評(píng)先的時(shí)候，幾乎沒有見到過檔案管理工作人員的身影。由于檔案工作不被單位領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致檔案管理工作者在工作中積極性不高，對(duì)彼此之間的監(jiān)督也少了很多。檔案管理工作是一個(gè)需要有高度自覺思想認(rèn)識(shí)的工作，更需要各方面的監(jiān)督管理，多方聯(lián)動(dòng)監(jiān)督，才可以使得檔案管理工作少出紕漏。

5）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。基層林業(yè)站對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案管理規(guī)范缺乏深入細(xì)致的分析，存有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，思想觀念跟不上林業(yè)發(fā)展的要求。

6）檔案保管條件較差。檔案是基層林業(yè)管理業(yè)務(wù)中最重要的原始憑證，若缺失或毀損將無法彌補(bǔ)，影響日后的查考和利用。目前，基層林業(yè)站缺少檔案專用庫房和專用裝具，基本由工作人員在辦公室保管留存，安全性、保密性較差。很多單位沒有自己獨(dú)立的適合保存檔案的辦公室或者檔案儲(chǔ)存間，檔案保存環(huán)境較差，難免出現(xiàn)檔案破損，毀壞的情況。

2 解決上述問題的措施

1）注重檔案管理工作人才的培養(yǎng)。基層林業(yè)站檔案員大多熟悉本級(jí)的林業(yè)管理業(yè)務(wù)，但檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此，要做好林業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作，就必須加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。 要對(duì)上崗人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們對(duì)檔案管理工作這方面知識(shí)有一個(gè)清晰，專業(yè)的認(rèn)識(shí)，

2）完善檔案管理工作的制度規(guī)范與相關(guān)體系。（1）完善檔案管理工作體系。無論是在什么工作單位中，一個(gè)完善管理體系都是必不可少的，更何況是極其重要的檔案管理部門。這就要求我們做到不斷加強(qiáng)對(duì)基層林業(yè)部門的管理工作，尤其是在檔案管理方面，要逐步建立健全符合林業(yè)檔案管理的工作機(jī)制與工作模式，不斷適應(yīng)環(huán)境的改變和工作要求，建立一套適合于基層林業(yè)的監(jiān)管體制。要建立健全檔案的協(xié)調(diào)機(jī)制，上級(jí)單位要不斷加強(qiáng)對(duì)下級(jí)各林業(yè)管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)管，使之充分協(xié)調(diào)工作，不斷提高檔案的完整性。同時(shí)要做到不斷改善林業(yè)部門的工作機(jī)制，在合適的時(shí)機(jī)，制定出適合基層林業(yè)部門采用的檔案管理制度，從實(shí)際工作出發(fā)，為管理人員制定出一整套合理的監(jiān)管辦法。而且要不斷征求基層管理人員的意見和建議，使制度更加人性化。（2）加強(qiáng)法律法規(guī)以及工作制度規(guī)范的約束。法律是各項(xiàng)工作順利開展的有效保證，檔案管理工作者要在法律限定的范圍內(nèi)制定出管理的規(guī)章制度袁確保林業(yè)檔案管理工作，有法可依。林業(yè)站檔案管理人員必須在法律限定的范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的收集和保管等。不得私自泄露林業(yè)資源信息袁一旦發(fā)現(xiàn)要依法嚴(yán)懲。除此之外不斷完善林業(yè)檔案管理的各項(xiàng)制度，就相關(guān)人員的責(zé)任進(jìn)行明確的劃分。由各環(huán)節(jié)安排專人負(fù)責(zé)，做到權(quán)責(zé)分明，以規(guī)范工作人員日常工作。

3）激發(fā)檔案管理工作人員的責(zé)任心。為了激發(fā)管理人員工作的積極性和責(zé)任心，應(yīng)結(jié)合實(shí)際建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的責(zé)任心，例如將檔案工作人員納入單位年終評(píng)優(yōu)評(píng)先的名單中，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，要求本單位檔案工作人員必須遵守。

4）積極采用信息化技術(shù)。隨著林業(yè)的快速發(fā)展，林業(yè)資源檔案的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越豐富，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)林業(yè)檔案的保存，為適應(yīng)現(xiàn)在的檔案數(shù)量，就需要積極采用效率高且安全性高的信息技術(shù)，加強(qiáng)在信息化設(shè)備及操作系統(tǒng)方面的建設(shè)與管理，對(duì)信息化應(yīng)用所需要各種設(shè)備積極補(bǔ)全。

5）加強(qiáng)基層林業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門要不斷加強(qiáng)對(duì)于基層林業(yè)部門的持續(xù)投入力度，從根本上改變過去對(duì)于基層林業(yè)部門的看法，要積極響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，投身于環(huán)境建設(shè)和林業(yè)資源保護(hù)利用中，不能一味地追求經(jīng)濟(jì)利益。

6）加強(qiáng)對(duì)于林業(yè)局檔案管理工作的資金投入。對(duì)于基層林業(yè)部門的檔案管理工作，要有適度的基礎(chǔ)性投入，比如要經(jīng)常改善檔案庫房、積極購(gòu)置辦公用具（如電腦、打印機(jī)等）、替換老舊的資料保存專柜，置辦新型的防火防潮鐵皮柜。不僅是對(duì)硬件設(shè)施要加強(qiáng)投入，而且對(duì)于基層林業(yè)管理部門的軟件設(shè)施也要進(jìn)行必要的投入，比如要不斷升級(jí)檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)的基層林業(yè)部門檔案管理的現(xiàn)代化、人性化和組織化，同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)配套設(shè)施大量的投入，這樣，才能保證各環(huán)節(jié)協(xié)同合作完成檔案管理工作，使得本單位檔案管理工作少出紕漏。

3 結(jié)語

上面就是對(duì)于基層林業(yè)局檔案管理工作的幾點(diǎn)思考，只有我們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的重要性，才會(huì)讓這個(gè)單位長(zhǎng)久的發(fā)展下去，關(guān)于本文提出的幾點(diǎn)問題以及相關(guān)對(duì)策，是筆者粗淺的認(rèn)識(shí)，總而言之，檔案管理工作是非常重要的，通過加強(qiáng)檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)單位軟實(shí)力，保存單位歷史面貌，充分展示單位形象。一定要重視并做好單位的檔案管理工作。