現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的新思路

丁華英

（商丘工學(xué)院，河南 商丘 476000）

在現(xiàn)如今時(shí)代背景下，圖書館越來越受到人們的廣泛關(guān)注，而在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，圖書館紙質(zhì)檔案管理模式也在經(jīng)歷著數(shù)字化的改革，也只有落實(shí)數(shù)字化管理，這種情況下才能夠有效提高圖書館紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率，才能夠保證圖書館獲得更好發(fā)展，由此能夠看出，加強(qiáng)現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理至關(guān)重要。為了能夠使得圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理充分發(fā)揮其作用價(jià)值，一定要注重加強(qiáng)分析探究現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。

1 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的基本現(xiàn)狀

其一，現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理概念。圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，一方面就是指將圖書館當(dāng)中的紙質(zhì)檔案借助與現(xiàn)代化信息技術(shù)等等技術(shù)手段將其轉(zhuǎn)變成為電子形式，在此基礎(chǔ)上將電子形式的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)起來，以此就能夠達(dá)到更加方便閱讀，運(yùn)用等等實(shí)際目的。另一方面，就是指將圖書館當(dāng)中的珍藏書籍或者是讀者的相關(guān)數(shù)據(jù)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來，進(jìn)而為查找相關(guān)數(shù)據(jù)以及管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)，還能夠做到強(qiáng)化存儲(chǔ)效果。在現(xiàn)代化背景下，圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在著系統(tǒng)化特點(diǎn)以及無紙化特點(diǎn)，這種管理方法具備查找檔案資源更加準(zhǔn)確、方便以及快捷的優(yōu)勢(shì)。

其二，圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的重要意義。在數(shù)字化管理支持的背景下，人們可以通過相關(guān)檢索工具直接搜索到自己想要的檔案信息，不僅如此，在此過程中檔案管理工作人員能夠更加清晰的掌握?qǐng)D書館內(nèi)的檔案信息，并且還能夠做到大程度提高歸納工作質(zhì)量以及工作效果，除此之外，檔案管理工作人員還能夠做到更加詳細(xì)及時(shí)的掌握讀者的身份信息。

2 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的新思路

2.1 管理制度科學(xué)化嚴(yán)謹(jǐn)化，體現(xiàn)檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

要想能夠?qū)D書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來，首先要做到的就是構(gòu)建一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)有效的管理規(guī)章制度，在這其中包括：設(shè)備管理方面、工作人員考勤等等各個(gè)方面。針對(duì)圖書館的管理工作而言，實(shí)際上國(guó)家已經(jīng)頒布了與其相關(guān)的法律法規(guī)，這種情況下也就意味著在構(gòu)建完善管理規(guī)章制度的過程中一定要建立在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上。其次，將管理工作人員的管理工作責(zé)任以及工作量進(jìn)行科學(xué)合理的劃分。其三，針對(duì)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理而言，需要運(yùn)用到相關(guān)的信息設(shè)備，而想要保證這些信息設(shè)備能夠充分發(fā)揮作用價(jià)值，做到正常運(yùn)行，那則需要定期的開展信息設(shè)備的檢驗(yàn)維修保養(yǎng)工作，并在此過程中應(yīng)做到不要遺漏任何一個(gè)小問題。其四，切切實(shí)實(shí)嚴(yán)格的落實(shí)管理工作人員考勤制度。其五，構(gòu)建完善的激勵(lì)制度，在此基礎(chǔ)上能夠做到激發(fā)管理工作人員的工作積極性以及主動(dòng)性。其六，管理工作人員一定要做到及時(shí)針對(duì)自己的傳統(tǒng)工作理念進(jìn)行更新轉(zhuǎn)變，進(jìn)而做到與時(shí)俱進(jìn)，并能夠做到充分意識(shí)到圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的重要性。其六，充分重視信息設(shè)備的更新工作以及保護(hù)工作，并建立在此基礎(chǔ)上制定與其相關(guān)的安全制度，具體而言，就是要保證信息設(shè)備的安全以及檔案的安全。

2.2 加強(qiáng)管理工作隊(duì)伍建設(shè)，積極開展培訓(xùn)教育工作

管理工作人員是開展圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是整個(gè)圖書館檔案管理工作最為靈活的一部分工作內(nèi)容，也是最容易產(chǎn)生改變的一個(gè)方面，而想要能夠保證圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理充分發(fā)揮作用價(jià)值，保證管理效果，那么就一定要重視構(gòu)建一直工作能力強(qiáng)，工作水平高的專業(yè)管理工作隊(duì)伍，以此為開展圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，首先應(yīng)做到積極引進(jìn)具備較強(qiáng)信息技術(shù)運(yùn)用能力的專業(yè)型管理人才[1]。其次，需要針對(duì)管理工作人員開展培訓(xùn)教育工作，以此實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)工作理念，使得管理工作人員能夠做到熟練運(yùn)用系統(tǒng)、軟件以及相關(guān)信息技術(shù)。再次，鼓勵(lì)管理工作人員自主進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)加強(qiáng)管理工作人員以及管理工作人員之間的溝通交流，這種情況下能夠逐漸形成一個(gè)積極并且有效的學(xué)習(xí)平臺(tái)，還能夠營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。最后，圖書館還可以積極與圖書館管理專業(yè)進(jìn)行合作，這種情況下能夠?qū)崿F(xiàn)不斷吸收專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，在此基礎(chǔ)上還可以為高校圖書館管理專業(yè)提供實(shí)習(xí)場(chǎng)所。

2.3 加大管理資金投入力度，奠定良好數(shù)字化管理基礎(chǔ)

針對(duì)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，一定要建立在充足資金的基礎(chǔ)上，這種情況下也就意味著需要加大資金的投入力度。在此基礎(chǔ)上，圖書館可以選擇運(yùn)用多種多樣的資金眾籌方式來眾籌資金，例如：吸引相關(guān)企業(yè)或者是社會(huì)人士加大對(duì)于圖書館的資金支持。建立在充足的資金支持基礎(chǔ)上，能夠引進(jìn)各種先進(jìn)的管理設(shè)備以及管理軟件、管理技術(shù)等等。另外，在進(jìn)行圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的過程中，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能夠滿足數(shù)字化管理要求，這種情況下也就意味著應(yīng)強(qiáng)化更新管理工作人員的管理理念。

2.4 強(qiáng)化管理人員檔案意識(shí)，構(gòu)建完善檔案管理規(guī)章制度

圖書館檔案管理工作人員一定要能夠意識(shí)到檔案資源的重要意義，檔案資源的寶貴性，這種情況下能夠使得檔案管理工作人員從根本上重視檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上檔案管理工作人員還需要重新審視圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的重要意義，從思想的高度上重視以及意識(shí)檔案管理工作，做到突出檔案意識(shí)[2]。除此之外，還需要構(gòu)建完善的圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，此規(guī)章制度需要建立在數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上加以制定，進(jìn)而保證規(guī)章制度能夠滿足數(shù)字化管理要求。完善的圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度能夠保證管理工作順利有效開展，是做好圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的基礎(chǔ)保障。

2.5 強(qiáng)化管理人員數(shù)字意識(shí)，有效提高數(shù)字化管理效率

在現(xiàn)如今時(shí)代背景下，科技以及經(jīng)濟(jì)獲得了迅速發(fā)展，進(jìn)而促使信息技術(shù)在各大領(lǐng)域當(dāng)中獲得了廣泛的運(yùn)用，并且已經(jīng)取得了良好的應(yīng)用效果，電子文件越來越多，電子文件的種類越來越豐富，因此，檔案管理信息化需求越來越高，在此基礎(chǔ)上紙質(zhì)檔案管理工作或者多或者是少都會(huì)出現(xiàn)一系列的相關(guān)問題。而在電子化管理的支持作用之下，檔案管理工作人員能夠在計(jì)算機(jī)設(shè)備上通過相關(guān)檢索工作搜索自己想要的檔案資源，具備非常精準(zhǔn)的搜索精準(zhǔn)度以及非常高的搜索效率。不僅如此，在此基礎(chǔ)上運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分享以及檔案收集，這種情況下能夠做到大程度上降低人力資源以及物力資源運(yùn)用，使得數(shù)字化管理效率有效提高[3]。另外，圖書館還可以將一些非保密性的檔案資源實(shí)現(xiàn)公開，這種情況下能夠使得檔案資源的使用效率大程度提升。想要強(qiáng)化管理人員數(shù)字意識(shí)，那么還需要加強(qiáng)在圖書館當(dāng)中宣傳紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員一定要注重加強(qiáng)重視圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，并積極引導(dǎo)檔案管理人員開展數(shù)字化管理，這種情況下能夠做到提高檔案管理工作人員對(duì)于數(shù)字化管理的重視。

2.6 積極運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，科學(xué)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

落實(shí)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，那么首先要做到的就是積極運(yùn)用信息管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，其一，可以運(yùn)用信息管理系統(tǒng)提高圖書館檔案管理工作效率。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)運(yùn)用能夠做到迅速的采集到具備一定價(jià)值的信息資源，在此基礎(chǔ)上信息管理系統(tǒng)還能夠根據(jù)這些信息資源將其進(jìn)行處理以及存儲(chǔ)，信息資源存儲(chǔ)具備非常高的安全性，并且還能夠非常容易實(shí)現(xiàn)備份，還存在著查詢簡(jiǎn)單快捷的特點(diǎn)。為了能夠充分發(fā)揮出信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，一定要注重積極提升信息管理系統(tǒng)的等級(jí)，積極更新信息管理系統(tǒng)。不僅如此，為了能夠保證檔案資源的安全性，在運(yùn)用信息管理系統(tǒng)的過程中，一定要運(yùn)用到相關(guān)安全防護(hù)技術(shù)保證檔案資源安全[4]。其二，為了能夠做到科學(xué)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，在此基礎(chǔ)上一定要注重構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，保證任何檔案資源的查詢都能夠做到有跡可循。除此之外，為了能夠?qū)D書館以往封閉局面得以有效打破，可以構(gòu)建一體化的讀者分析系統(tǒng)，分析出讀者的興趣愛好，分析出讀者感興趣的檔案資源，這種情況下能夠大程度提高檔案資源的使用效率，不僅如此，在此基礎(chǔ)上還能夠加強(qiáng)這些檔案資源的管理，以此能夠進(jìn)一步提高管理工作的針對(duì)性以及管理工作質(zhì)量以及工作效率。其三，還可以構(gòu)建屬于圖書館的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，這種情況下能夠滿足任何讀者對(duì)于檔案的實(shí)際需求。

2.7 落實(shí)檔案管理外包服務(wù)，有效減少管理成本消耗

在現(xiàn)如今時(shí)代背景下，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，外包服務(wù)已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)的一項(xiàng)重點(diǎn)熱門話題，也是人們都在積極運(yùn)用的一種工作手段，如果圖書館想要能夠自己落實(shí)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，那么在此基礎(chǔ)上一定會(huì)消耗掉大量的人力資源、財(cái)力資源以及物力資源，比如：需要構(gòu)建引進(jìn)先進(jìn)的軟件等等，但是，落實(shí)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理就必須需要相關(guān)軟件的支持[5]。當(dāng)前，外包公司獲得越來越好的發(fā)展，并且其工作體系以及工作流程等等越來越專業(yè)，在此基礎(chǔ)上圖書館可以通過與外包公司合作，進(jìn)而做到更好的實(shí)現(xiàn)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。具體而言，圖書館可以與外包公司合作，采取數(shù)字化的外包服務(wù)，在此過程中外包工作能夠提供的服務(wù)也非常全面，無論是檔案文件采集工作，還是檔案文件的存儲(chǔ)工作都能夠有效實(shí)現(xiàn)，以此能夠做到在降低管理成本消耗的同時(shí)，大程度上提高了管理工作效率[6]。

3 總結(jié)

總而言之，在現(xiàn)如今時(shí)代背景下，數(shù)字化獲得不斷普及和發(fā)展，在此基礎(chǔ)上對(duì)于圖書館紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)一步提升，為了能夠保證圖書館獲得更好發(fā)展，保證圖書館能夠充分發(fā)揮其作用價(jià)值，一定要注重充分有效落實(shí)圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，在此過程中注重完善數(shù)字化管理設(shè)備，加大資金投入，提高管理工作人員綜合素質(zhì)，積極運(yùn)用管理信息系統(tǒng)等等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有效提升紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。