現代圖書館紙質檔案數字化管理的新思路

丁華英

（商丘工學院，河南 商丘 476000）

在現如今時代背景下，圖書館越來越受到人們的廣泛關注，而在時代不斷發展的背景下，圖書館紙質檔案管理模式也在經歷著數字化的改革，也只有落實數字化管理，這種情況下才能夠有效提高圖書館紙質檔案管理工作質量以及工作效率，才能夠保證圖書館獲得更好發展，由此能夠看出，加強現代圖書館紙質檔案數字化管理至關重要。為了能夠使得圖書館紙質檔案數字化管理充分發揮其作用價值，一定要注重加強分析探究現代圖書館紙質檔案數字化管理。

1 現代圖書館紙質檔案數字化管理的基本現狀

其一，現代圖書館紙質檔案數字化管理概念。圖書館紙質檔案的數字化管理，一方面就是指將圖書館當中的紙質檔案借助與現代化信息技術等等技術手段將其轉變成為電子形式，在此基礎上將電子形式的紙質檔案存儲起來，以此就能夠達到更加方便閱讀，運用等等實際目的。另一方面，就是指將圖書館當中的珍藏書籍或者是讀者的相關數據運用現代化信息技術，以數字化的形式存儲起來，進而為查找相關數據以及管理工作的開展奠定良好基礎，還能夠做到強化存儲效果。在現代化背景下，圖書館紙質檔案數字化管理存在著系統化特點以及無紙化特點，這種管理方法具備查找檔案資源更加準確、方便以及快捷的優勢。

其二，圖書館紙質檔案數字化管理的重要意義。在數字化管理支持的背景下，人們可以通過相關檢索工具直接搜索到自己想要的檔案信息，不僅如此，在此過程中檔案管理工作人員能夠更加清晰的掌握圖書館內的檔案信息，并且還能夠做到大程度提高歸納工作質量以及工作效果，除此之外，檔案管理工作人員還能夠做到更加詳細及時的掌握讀者的身份信息。

2 現代圖書館紙質檔案數字化管理的新思路

2.1 管理制度科學化嚴謹化，體現檔案數字化管理優勢

要想能夠將圖書館紙質檔案數字化管理的優勢充分體現出來，首先要做到的就是構建一套科學嚴謹有效的管理規章制度，在這其中包括：設備管理方面、工作人員考勤等等各個方面。針對圖書館的管理工作而言，實際上國家已經頒布了與其相關的法律法規，這種情況下也就意味著在構建完善管理規章制度的過程中一定要建立在國家相關法律法規的基礎上。其次，將管理工作人員的管理工作責任以及工作量進行科學合理的劃分。其三，針對圖書館紙質檔案數字化管理而言，需要運用到相關的信息設備，而想要保證這些信息設備能夠充分發揮作用價值，做到正常運行，那則需要定期的開展信息設備的檢驗維修保養工作，并在此過程中應做到不要遺漏任何一個小問題。其四，切切實實嚴格的落實管理工作人員考勤制度。其五，構建完善的激勵制度，在此基礎上能夠做到激發管理工作人員的工作積極性以及主動性。其六，管理工作人員一定要做到及時針對自己的傳統工作理念進行更新轉變，進而做到與時俱進，并能夠做到充分意識到圖書館紙質檔案數字化管理的重要性。其六，充分重視信息設備的更新工作以及保護工作，并建立在此基礎上制定與其相關的安全制度，具體而言，就是要保證信息設備的安全以及檔案的安全。

2.2 加強管理工作隊伍建設，積極開展培訓教育工作

管理工作人員是開展圖書館紙質檔案數字化管理工作的基礎，同時也是整個圖書館檔案管理工作最為靈活的一部分工作內容，也是最容易產生改變的一個方面，而想要能夠保證圖書館紙質檔案數字化管理充分發揮作用價值，保證管理效果，那么就一定要重視構建一直工作能力強，工作水平高的專業管理工作隊伍，以此為開展圖書館紙質檔案數字化管理工作奠定良好的基礎。在此基礎上，首先應做到積極引進具備較強信息技術運用能力的專業型管理人才[1]。其次，需要針對管理工作人員開展培訓教育工作，以此實現轉變工作人員的傳統工作理念，使得管理工作人員能夠做到熟練運用系統、軟件以及相關信息技術。再次，鼓勵管理工作人員自主進行相關知識的學習，同時加強管理工作人員以及管理工作人員之間的溝通交流，這種情況下能夠逐漸形成一個積極并且有效的學習平臺，還能夠營造良好的學習氛圍。最后，圖書館還可以積極與圖書館管理專業進行合作，這種情況下能夠實現不斷吸收專業的優秀畢業生，在此基礎上還可以為高校圖書館管理專業提供實習場所。

2.3 加大管理資金投入力度，奠定良好數字化管理基礎

針對圖書館紙質檔案數字化管理來說，一定要建立在充足資金的基礎上，這種情況下也就意味著需要加大資金的投入力度。在此基礎上，圖書館可以選擇運用多種多樣的資金眾籌方式來眾籌資金，例如：吸引相關企業或者是社會人士加大對于圖書館的資金支持。建立在充足的資金支持基礎上，能夠引進各種先進的管理設備以及管理軟件、管理技術等等。另外，在進行圖書館紙質檔案數字化管理的過程中，傳統的管理理念已經不能夠滿足數字化管理要求，這種情況下也就意味著應強化更新管理工作人員的管理理念。

2.4 強化管理人員檔案意識，構建完善檔案管理規章制度

圖書館檔案管理工作人員一定要能夠意識到檔案資源的重要意義，檔案資源的寶貴性，這種情況下能夠使得檔案管理工作人員從根本上重視檔案管理工作，在此基礎上檔案管理工作人員還需要重新審視圖書館紙質檔案數字化管理的重要意義，從思想的高度上重視以及意識檔案管理工作，做到突出檔案意識[2]。除此之外，還需要構建完善的圖書館紙質檔案數字化管理規章制度，此規章制度需要建立在數字化管理的基礎上加以制定，進而保證規章制度能夠滿足數字化管理要求。完善的圖書館紙質檔案數字化管理規章制度能夠保證管理工作順利有效開展，是做好圖書館紙質檔案數字化管理工作的基礎保障。

2.5 強化管理人員數字意識，有效提高數字化管理效率

在現如今時代背景下，科技以及經濟獲得了迅速發展，進而促使信息技術在各大領域當中獲得了廣泛的運用，并且已經取得了良好的應用效果，電子文件越來越多，電子文件的種類越來越豐富，因此，檔案管理信息化需求越來越高，在此基礎上紙質檔案管理工作或者多或者是少都會出現一系列的相關問題。而在電子化管理的支持作用之下，檔案管理工作人員能夠在計算機設備上通過相關檢索工作搜索自己想要的檔案資源，具備非常精準的搜索精準度以及非常高的搜索效率。不僅如此，在此基礎上運用互聯網還能夠實現檔案分享以及檔案收集，這種情況下能夠做到大程度上降低人力資源以及物力資源運用，使得數字化管理效率有效提高[3]。另外，圖書館還可以將一些非保密性的檔案資源實現公開，這種情況下能夠使得檔案資源的使用效率大程度提升。想要強化管理人員數字意識，那么還需要加強在圖書館當中宣傳紙質檔案數字化管理。圖書館領導人員一定要注重加強重視圖書館紙質檔案數字化管理，并積極引導檔案管理人員開展數字化管理，這種情況下能夠做到提高檔案管理工作人員對于數字化管理的重視。

2.6 積極運用信息管理系統，科學系統實現數字化管理

落實圖書館紙質檔案數字化管理，那么首先要做到的就是積極運用信息管理系統。在此基礎上，其一，可以運用信息管理系統提高圖書館檔案管理工作效率。數字化的信息管理系統運用能夠做到迅速的采集到具備一定價值的信息資源，在此基礎上信息管理系統還能夠根據這些信息資源將其進行處理以及存儲，信息資源存儲具備非常高的安全性，并且還能夠非常容易實現備份，還存在著查詢簡單快捷的特點。為了能夠充分發揮出信息管理系統的優勢，一定要注重積極提升信息管理系統的等級，積極更新信息管理系統。不僅如此，為了能夠保證檔案資源的安全性，在運用信息管理系統的過程中，一定要運用到相關安全防護技術保證檔案資源安全[4]。其二，為了能夠做到科學系統的實現圖書館紙質檔案數字化管理，在此基礎上一定要注重構建科學的檔案管理系統，保證任何檔案資源的查詢都能夠做到有跡可循。除此之外，為了能夠將圖書館以往封閉局面得以有效打破，可以構建一體化的讀者分析系統，分析出讀者的興趣愛好，分析出讀者感興趣的檔案資源，這種情況下能夠大程度提高檔案資源的使用效率，不僅如此，在此基礎上還能夠加強這些檔案資源的管理，以此能夠進一步提高管理工作的針對性以及管理工作質量以及工作效率。其三，還可以構建屬于圖書館的檔案資源數據庫，這種情況下能夠滿足任何讀者對于檔案的實際需求。

2.7 落實檔案管理外包服務，有效減少管理成本消耗

在現如今時代背景下，隨著我國經濟的迅速發展，外包服務已經成為當前社會的一項重點熱門話題，也是人們都在積極運用的一種工作手段，如果圖書館想要能夠自己落實圖書館紙質檔案數字化管理，那么在此基礎上一定會消耗掉大量的人力資源、財力資源以及物力資源，比如：需要構建引進先進的軟件等等，但是，落實圖書館紙質檔案數字化管理就必須需要相關軟件的支持[5]。當前，外包公司獲得越來越好的發展，并且其工作體系以及工作流程等等越來越專業，在此基礎上圖書館可以通過與外包公司合作，進而做到更好的實現圖書館紙質檔案數字化管理。具體而言，圖書館可以與外包公司合作，采取數字化的外包服務，在此過程中外包工作能夠提供的服務也非常全面，無論是檔案文件采集工作，還是檔案文件的存儲工作都能夠有效實現，以此能夠做到在降低管理成本消耗的同時，大程度上提高了管理工作效率[6]。

3 總結

總而言之，在現如今時代背景下，數字化獲得不斷普及和發展，在此基礎上對于圖書館紙質檔案管理要求進一步提升，為了能夠保證圖書館獲得更好發展，保證圖書館能夠充分發揮其作用價值，一定要注重充分有效落實圖書館紙質檔案數字化管理，在此過程中注重完善數字化管理設備，加大資金投入，提高管理工作人員綜合素質，積極運用管理信息系統等等，進而實現有效提升紙質檔案管理工作質量以及工作效率。