電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案管理

閆曉玉 林 婷

（江西省自然資源檔案館，江西 南昌 330025）

1 電子政務(wù)環(huán)境下的原生檔案建設(shè)管理的優(yōu)勢分析

電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理非常注重連續(xù)性和一致性的管理，它的優(yōu)勢在于，文件管理者與檔案工作者可以在任何時(shí)候、任何階段對檔案進(jìn)行管理，無論檔案文件如何變動，都能隨時(shí)介入，這種動態(tài)管理模式下，相關(guān)的文件操作比如鑒定、檢查、審核等會兒變得非常簡便高效，這也是電子政務(wù)環(huán)境下的原生檔案管理相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的主要優(yōu)勢所在。

從當(dāng)下電子政務(wù)背景下的原生檔案的數(shù)字化建設(shè)管理流程來看，這類檔案建設(shè)管理的主要優(yōu)勢有以下三點(diǎn)：

1.1 前端管理新模式有效保證了數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性

電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案建設(shè)管理主要是跟隨政務(wù)活動開展及時(shí)生成的，這種生成模式相比傳統(tǒng)事后生成檔案管理更加及時(shí)快速，尤其是現(xiàn)場記錄入檔的管理模式有效減少了中間建檔歸檔等操作可能存在的數(shù)據(jù)篡改問題，因此這種新型檔案管理模式更加安全可信，跟隨電子檔案同時(shí)生成的電子憑證能很好為電子檔案真實(shí)性提供證明。

1.2 原生數(shù)字檔案數(shù)字化的特點(diǎn)有利于數(shù)據(jù)共享，提升利用率

數(shù)據(jù)化的原生數(shù)字檔案非常有利于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)多媒體的及時(shí)傳播，結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境下的遠(yuǎn)程數(shù)字檔案管理優(yōu)勢，在需要數(shù)據(jù)資料的時(shí)候，在獲得授權(quán)許可后，可及時(shí)查找讀取資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程異地的同步查閱，這種模式比起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的查閱、記錄和運(yùn)輸配送模式來看，節(jié)省了大量的時(shí)間，有利于提升資料的利用率。特別涉及資源利用的原生自然資源數(shù)字檔案，通過及時(shí)協(xié)調(diào)管理檔案，可有效提升物資資源的配置和管理工作，降低資源管理成本。

1.3 原生數(shù)字化的特點(diǎn)有利于檔案資料的維護(hù)和轉(zhuǎn)移

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的檔案管理，在維護(hù)和轉(zhuǎn)移成本上大大降低。由于政務(wù)相關(guān)的原生檔案都十分貴重，因此在保存上十分注重環(huán)境的控制，像是防火防盜防蟲防暑防霉工作都要一項(xiàng)不落地展開，隨著紙質(zhì)檔案庫的增大，相關(guān)維護(hù)成本也會隨之增大。另外在需要擴(kuò)建轉(zhuǎn)移的時(shí)候，其工作量十分巨大，非常不便。但是數(shù)據(jù)化特點(diǎn)下的原生檔案，可有效規(guī)避這些傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中的不便，在存儲方面，大量的數(shù)據(jù)空間只需要通過增加計(jì)算機(jī)硬盤存儲空間即可，幾乎不占用任何地點(diǎn)，在轉(zhuǎn)移上自然也是非常輕松，這種優(yōu)勢可有效幫助電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理工作控制成本。

2 電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案管理工作的不足

雖然原生數(shù)字檔案建設(shè)管理存在巨大的優(yōu)勢，但是該方式起步較晚，在發(fā)展到當(dāng)下階段還存在經(jīng)驗(yàn)不足的問題，具體表現(xiàn)在以下：

由于各大政務(wù)機(jī)關(guān)對于原生數(shù)字檔案管理建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致在人員思想建設(shè)、人員技能培訓(xùn)和系統(tǒng)建設(shè)方面都存在嚴(yán)重的不足。在人員思想方面，由于管理人員未能充分認(rèn)識原生數(shù)字檔案建設(shè)的重大意義，所以導(dǎo)致原生數(shù)字檔案建設(shè)存在嚴(yán)重的進(jìn)度滯后的問題，在建設(shè)團(tuán)隊(duì)方面，相關(guān)人員缺乏建設(shè)緊迫感，在思想上是對原生數(shù)字檔案建設(shè)抱有可無的觀點(diǎn)，導(dǎo)致建設(shè)質(zhì)量也難以把控；在人員技能培訓(xùn)上，同樣由于思想上的不重視，導(dǎo)致在技能學(xué)習(xí)培養(yǎng)上也存在嚴(yán)重的不足，無法勝任當(dāng)下電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理工作；最后就是系統(tǒng)建設(shè)上的問題，經(jīng)常出現(xiàn)共享水平低、數(shù)字化建設(shè)程度不夠、檔案數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等問題。

3 電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案建設(shè)管理的有效途徑

3.1 加強(qiáng)對原生數(shù)字檔案建設(shè)的重視

思想決定行動，要想提升電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案建設(shè)管理效果，需要現(xiàn)在思想上高度重視原生數(shù)字化檔案建設(shè)，充分認(rèn)識到其重要性，特別是在自然資源領(lǐng)域的原生數(shù)字化檔案建設(shè)，對于行業(yè)資源調(diào)配具有積極的指導(dǎo)意義，領(lǐng)導(dǎo)人員需要站在時(shí)代角度觀點(diǎn)重點(diǎn)學(xué)習(xí)理解。

在思想建設(shè)上可從三個(gè)層次分別展開，首先在行政理念方面進(jìn)行更新，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，政務(wù)機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識自身管理服務(wù)方面的不足，培養(yǎng)為群眾提供更好地服務(wù)的基本理念；然后要建立有限的行政管理理念，推動行政的高效化透明化建設(shè)，更好地貫徹堅(jiān)持國家廉政建設(shè)理念，提升政務(wù)工作作風(fēng)建設(shè)，在工作行政時(shí)要將傳統(tǒng)的政務(wù)工作目標(biāo)公開化轉(zhuǎn)換到政務(wù)工作目標(biāo)和流程同時(shí)公開的方向上來；最后就是重視依法行政建設(shè)，由于新型原生數(shù)字檔案建設(shè)更加及時(shí)準(zhǔn)確，杜絕了中途個(gè)人的杜撰修改，所以建檔人員更要注重政府工作記錄檔案的即時(shí)質(zhì)量控制，保證第一手原生數(shù)字檔案質(zhì)量在方向上準(zhǔn)確，在執(zhí)行上高效有序。

3.2 加強(qiáng)原生數(shù)字檔案建設(shè)的技術(shù)建設(shè)

原生數(shù)字檔案建設(shè)必然需要現(xiàn)代信息技術(shù)的軟硬件建設(shè)環(huán)境做底層支持，所以在這方面，要做好相關(guān)數(shù)字環(huán)境控制，有效保障原生檔案建設(shè)的及時(shí)性和低成本。

在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上，應(yīng)該根據(jù)原生數(shù)字檔案建設(shè)管理需求展開，首先做好整體層面的開發(fā)設(shè)計(jì)，包含軟件環(huán)境開發(fā)、掃描錄入和光盤備份、設(shè)備選型和檔案資料查詢系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)流程。在常用的方式上，推薦使用原生數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)的模式實(shí)現(xiàn)，在平臺建設(shè)中，做好個(gè)工作人員在系統(tǒng)中的授權(quán)工作，特別是修改授權(quán)，一定要嚴(yán)格審核其資格，并且在出現(xiàn)修改時(shí)，要及時(shí)對修改動作記錄留底，考慮到以國家為代表的政務(wù)機(jī)關(guān)中的原生數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容多、類別廣、資料類型豐富多樣、拓展頻繁的特點(diǎn)，可充分利用光纖、磁盤陣列作為硬件技術(shù)支持。最后在政務(wù)機(jī)關(guān)的原生數(shù)字化方案建設(shè)中，一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，這方面可考慮應(yīng)用各類PAID保護(hù)級別，強(qiáng)化數(shù)字化安全鏈路控制，切實(shí)提升系統(tǒng)安全性和可靠性。

3.3 做好原生數(shù)字檔案建設(shè)管理的體制化建設(shè)

推動原生數(shù)字化檔案建設(shè)管理，統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化檔案管理，需要良好的法律法規(guī)建設(shè)作為政策方面的基本保障，在此基礎(chǔ)之上，要善于創(chuàng)新檔案管理模式，嚴(yán)格把控檔案數(shù)字化建設(shè)流程，建立科學(xué)合理的數(shù)字化檔案建設(shè)獎懲機(jī)制，做好信息安全管控工作，從而通過制度建設(shè)推動數(shù)字化檔案建設(shè)向正規(guī)化、流程化和高效化的方向發(fā)展。

在流程建設(shè)上，可從電子政務(wù)背景角度出發(fā)，做好各環(huán)節(jié)各部門的數(shù)字化強(qiáng)化工作，比如在數(shù)據(jù)處理和流通上，要善于使用電子商務(wù)手段降低人為失誤因素帶來的損失并加強(qiáng)部門之間的資源共享，然后在管理中要及時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案的整理歸納和存儲工作，在安全防范方面，要建立流程化的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施，網(wǎng)絡(luò)安全體制建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)專家結(jié)合政務(wù)工作實(shí)際流程提出大的方向技術(shù)，然后在實(shí)際工作中不斷完善實(shí)踐，逐漸將體制推向成熟。

4 結(jié)語

總之，在當(dāng)下電子政務(wù)背景下的原生數(shù)字化檔案建設(shè)管理中，應(yīng)當(dāng)注重思想技術(shù)和體制的全方位建設(shè)，在建設(shè)方法中使用理論加實(shí)踐相結(jié)合的方式，在做好建設(shè)流程控制的同時(shí)，要善于結(jié)合當(dāng)下電子政務(wù)工作流程實(shí)際作出有效完善。