電子政務環境下原生數字檔案管理

閆曉玉 林 婷

（江西省自然資源檔案館，江西 南昌 330025）

1 電子政務環境下的原生檔案建設管理的優勢分析

電子政務環境下的原生數字檔案管理非常注重連續性和一致性的管理，它的優勢在于，文件管理者與檔案工作者可以在任何時候、任何階段對檔案進行管理，無論檔案文件如何變動，都能隨時介入，這種動態管理模式下，相關的文件操作比如鑒定、檢查、審核等會兒變得非常簡便高效，這也是電子政務環境下的原生檔案管理相比傳統紙質檔案管理的主要優勢所在。

從當下電子政務背景下的原生檔案的數字化建設管理流程來看，這類檔案建設管理的主要優勢有以下三點：

1.1 前端管理新模式有效保證了數據的安全性和準確性

電子政務環境下的原生數字檔案建設管理主要是跟隨政務活動開展及時生成的，這種生成模式相比傳統事后生成檔案管理更加及時快速，尤其是現場記錄入檔的管理模式有效減少了中間建檔歸檔等操作可能存在的數據篡改問題，因此這種新型檔案管理模式更加安全可信，跟隨電子檔案同時生成的電子憑證能很好為電子檔案真實性提供證明。

1.2 原生數字檔案數字化的特點有利于數據共享，提升利用率

數據化的原生數字檔案非常有利于現代網絡多媒體的及時傳播，結合電子政務環境下的遠程數字檔案管理優勢，在需要數據資料的時候，在獲得授權許可后，可及時查找讀取資料，實現遠程異地的同步查閱，這種模式比起傳統紙質檔案管理繁瑣的查閱、記錄和運輸配送模式來看，節省了大量的時間，有利于提升資料的利用率。特別涉及資源利用的原生自然資源數字檔案，通過及時協調管理檔案，可有效提升物資資源的配置和管理工作，降低資源管理成本。

1.3 原生數字化的特點有利于檔案資料的維護和轉移

實現數字化建設的檔案管理，在維護和轉移成本上大大降低。由于政務相關的原生檔案都十分貴重，因此在保存上十分注重環境的控制，像是防火防盜防蟲防暑防霉工作都要一項不落地展開，隨著紙質檔案庫的增大，相關維護成本也會隨之增大。另外在需要擴建轉移的時候，其工作量十分巨大，非常不便。但是數據化特點下的原生檔案，可有效規避這些傳統紙質管理中的不便，在存儲方面，大量的數據空間只需要通過增加計算機硬盤存儲空間即可，幾乎不占用任何地點，在轉移上自然也是非常輕松，這種優勢可有效幫助電子政務環境下的原生數字檔案管理工作控制成本。

2 電子政務環境下原生數字檔案管理工作的不足

雖然原生數字檔案建設管理存在巨大的優勢，但是該方式起步較晚，在發展到當下階段還存在經驗不足的問題，具體表現在以下：

由于各大政務機關對于原生數字檔案管理建設不夠重視，導致在人員思想建設、人員技能培訓和系統建設方面都存在嚴重的不足。在人員思想方面，由于管理人員未能充分認識原生數字檔案建設的重大意義，所以導致原生數字檔案建設存在嚴重的進度滯后的問題，在建設團隊方面，相關人員缺乏建設緊迫感，在思想上是對原生數字檔案建設抱有可無的觀點，導致建設質量也難以把控；在人員技能培訓上，同樣由于思想上的不重視，導致在技能學習培養上也存在嚴重的不足，無法勝任當下電子政務環境下的原生數字檔案管理工作；最后就是系統建設上的問題，經常出現共享水平低、數字化建設程度不夠、檔案數據更新不及時等問題。

3 電子政務環境下原生數字檔案建設管理的有效途徑

3.1 加強對原生數字檔案建設的重視

思想決定行動，要想提升電子政務環境下原生數字檔案建設管理效果，需要現在思想上高度重視原生數字化檔案建設，充分認識到其重要性，特別是在自然資源領域的原生數字化檔案建設，對于行業資源調配具有積極的指導意義，領導人員需要站在時代角度觀點重點學習理解。

在思想建設上可從三個層次分別展開，首先在行政理念方面進行更新，結合時代發展，政務機構要充分認識自身管理服務方面的不足，培養為群眾提供更好地服務的基本理念；然后要建立有限的行政管理理念，推動行政的高效化透明化建設，更好地貫徹堅持國家廉政建設理念，提升政務工作作風建設，在工作行政時要將傳統的政務工作目標公開化轉換到政務工作目標和流程同時公開的方向上來；最后就是重視依法行政建設，由于新型原生數字檔案建設更加及時準確，杜絕了中途個人的杜撰修改，所以建檔人員更要注重政府工作記錄檔案的即時質量控制，保證第一手原生數字檔案質量在方向上準確，在執行上高效有序。

3.2 加強原生數字檔案建設的技術建設

原生數字檔案建設必然需要現代信息技術的軟硬件建設環境做底層支持，所以在這方面，要做好相關數字環境控制，有效保障原生檔案建設的及時性和低成本。

在技術實現上，應該根據原生數字檔案建設管理需求展開，首先做好整體層面的開發設計，包含軟件環境開發、掃描錄入和光盤備份、設備選型和檔案資料查詢系統建設等各個流程。在常用的方式上，推薦使用原生數字檔案管理平臺建設的模式實現，在平臺建設中，做好個工作人員在系統中的授權工作，特別是修改授權，一定要嚴格審核其資格，并且在出現修改時，要及時對修改動作記錄留底，考慮到以國家為代表的政務機關中的原生數字化建設內容多、類別廣、資料類型豐富多樣、拓展頻繁的特點，可充分利用光纖、磁盤陣列作為硬件技術支持。最后在政務機關的原生數字化方案建設中，一定要做好網絡安全建設，這方面可考慮應用各類PAID保護級別，強化數字化安全鏈路控制，切實提升系統安全性和可靠性。

3.3 做好原生數字檔案建設管理的體制化建設

推動原生數字化檔案建設管理，統籌規劃數字化檔案管理，需要良好的法律法規建設作為政策方面的基本保障，在此基礎之上，要善于創新檔案管理模式，嚴格把控檔案數字化建設流程，建立科學合理的數字化檔案建設獎懲機制，做好信息安全管控工作，從而通過制度建設推動數字化檔案建設向正規化、流程化和高效化的方向發展。

在流程建設上，可從電子政務背景角度出發，做好各環節各部門的數字化強化工作，比如在數據處理和流通上，要善于使用電子商務手段降低人為失誤因素帶來的損失并加強部門之間的資源共享，然后在管理中要及時運用網絡信息技術，加強檔案的整理歸納和存儲工作，在安全防范方面，要建立流程化的網絡安全保護措施，網絡安全體制建設需要網絡專家結合政務工作實際流程提出大的方向技術，然后在實際工作中不斷完善實踐，逐漸將體制推向成熟。

4 結語

總之，在當下電子政務背景下的原生數字化檔案建設管理中，應當注重思想技術和體制的全方位建設，在建設方法中使用理論加實踐相結合的方式，在做好建設流程控制的同時，要善于結合當下電子政務工作流程實際作出有效完善。