基層政府公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理策略淺析

何麗平

（福建省邵武市公務(wù)用車服務(wù)中心，福建 南平 354000）

公車改革制度實(shí)施以來，各單位調(diào)撥至服務(wù)中心的車輛檔案參差不齊，單位用車不適應(yīng)導(dǎo)致、車輛運(yùn)行經(jīng)費(fèi)不降反升，嚴(yán)重偏離了公務(wù)用車的使用初衷。因此，強(qiáng)化對基層政府公務(wù)用車的檔案管理勢在必行。信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，對各行各業(yè)產(chǎn)生了重要的影響。依托于現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建完善奠定公務(wù)用車檔案信息化管理平臺，促進(jìn)公務(wù)用車檔案管理的數(shù)字化和信息化，對于提升公務(wù)用車管理效率，強(qiáng)化調(diào)度質(zhì)量、控制運(yùn)行成本具有重要的實(shí)際意義。

1 公務(wù)用車數(shù)字化檔案管理重要性

基層政府公務(wù)用車檔案管理主要是對公務(wù)用車的審批、購買、價(jià)格、使用情況、維修、報(bào)廢等基本情況信息進(jìn)行綜合性管理[1]。強(qiáng)化對公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理，能進(jìn)一步提升檔案管理的有效性。構(gòu)建完善的電子數(shù)據(jù)庫，可以安排專業(yè)的檔案管理人員對不同單位公務(wù)用車的變動(dòng)信息進(jìn)行及時(shí)全面的收集，如公務(wù)用車審批、購置流程、車輛變動(dòng)信息、日常使用管理、維修、報(bào)廢等信息進(jìn)行有效的錄入和更新管理。強(qiáng)化對基層政府公務(wù)用車數(shù)量的有效控制，防止用車管理混亂等違規(guī)行為的出現(xiàn)，減少公務(wù)用車運(yùn)行成本，降低基層政府的財(cái)政壓力，杜絕公務(wù)用車的浪費(fèi)問題。此外，通過構(gòu)建完善的公務(wù)用車信息管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對公務(wù)用車生命周期的全過程檔案管理，強(qiáng)化對公務(wù)用車使用情況的全面監(jiān)督。

2 公務(wù)用車檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著政府業(yè)務(wù)量的增加，基層政府公務(wù)用車使用頻率逐漸增加，在使用過程中逐漸暴露出了很多的管理問題。其一，公務(wù)用車使用混亂，有的單位出現(xiàn)應(yīng)急事務(wù)，出車任務(wù)急，出現(xiàn)先出車后報(bào)備，北斗定位系統(tǒng)電子檔案與車輛運(yùn)行軌跡不匹配，檔案信息更新不及時(shí)，致使公務(wù)用車管理缺乏真實(shí)的數(shù)據(jù)依據(jù)；其二，公務(wù)車輛管理混亂，用車管理制度混亂，標(biāo)準(zhǔn)不一，管理?xiàng)l例存在很多漏洞，嚴(yán)重影響公務(wù)用車有效性；其三，公務(wù)用車費(fèi)用混亂，在公務(wù)用車使用過程中，不能對車輛維修、油耗等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行真實(shí)全面的記錄。由此可見，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理，促進(jìn)公務(wù)用車信息的全面錄入，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)勢在必行[2]。

3 公務(wù)用車數(shù)字化檔案管理策略研究

3.1 完善公務(wù)用車電子檔案數(shù)據(jù)庫

信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化管理成為未來重要的發(fā)展趨勢。要結(jié)合實(shí)際情況，對基層政府公務(wù)用車檔案資料進(jìn)行優(yōu)化整合，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建公務(wù)用車數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息管理平臺，并利用現(xiàn)代化的儀器設(shè)備，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制、微縮、掃描，使其轉(zhuǎn)化為影像資料，形成電子檔案，并歸入電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化管理的深度和廣度，不僅有效降低了公務(wù)用車檔案管理的成本，減少工作人員工作量，而且還可以實(shí)現(xiàn)對公務(wù)用車的自主申報(bào)和統(tǒng)一化監(jiān)督管理，強(qiáng)化對公務(wù)用車的管理效率，提升公務(wù)用車檔案管理的綜合效益[3]。

3.2 了解公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理功能

公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理功能主要包含駕駛員信息檔案和車輛信息檔案以及車輛費(fèi)用信息檔案三個(gè)方面，其主要體現(xiàn)為信息錄入、信息查詢、信息刪除以及信息統(tǒng)計(jì)等作用，實(shí)現(xiàn)平臺的數(shù)字化管理，可以為公務(wù)用車的合理調(diào)度提供詳實(shí)的依據(jù)，提升整體工作效率[4]。

3.3 確保檔案管理系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)更新

實(shí)現(xiàn)公務(wù)用車檔案數(shù)字化管理，主要目的是要提供更加精準(zhǔn)的車輛信息，并要進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保其能夠在車輛管理中發(fā)揮其最大的作用。要結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并對不同類型的車輛檔案、駕駛員檔案等信息資料進(jìn)行分類管理，從而能夠更加方便快捷的查詢相關(guān)信息，提升檔案管理效率。要安排專業(yè)的管理人員對電子檔案信息庫進(jìn)行管理，全面收集不同單位公務(wù)用車信息的變動(dòng)情況，并進(jìn)行整理優(yōu)化，錄入到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，尤其是對車輛采購、信息變更、車輛維修、報(bào)廢等信息進(jìn)行及時(shí)有效的更新，確保對公務(wù)車輛全生命周期的檔案信息管理。

3.4 加大數(shù)字化檔案監(jiān)管力度

進(jìn)一步完善電子檔案監(jiān)督檢查系統(tǒng)，強(qiáng)化公務(wù)車輛檢查力度，拓展公務(wù)車輛信息變更上報(bào)途徑，確保各個(gè)單位的公務(wù)車輛變更信息能及時(shí)有效的上報(bào)，并錄入到數(shù)字化檔案管理平臺上來，確保車輛信息的實(shí)時(shí)更新。同時(shí),要完善公務(wù)車輛監(jiān)督平臺，強(qiáng)化社會(huì)監(jiān)督的力量和作用，從而全面提升公務(wù)車輛檔案管理的真實(shí)性和全面性，強(qiáng)化數(shù)字化管理效率和質(zhì)量[5]。

3.5 完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下，要全面融合現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，構(gòu)建全方位、全角度的公務(wù)車輛檔案數(shù)據(jù)庫，并積極推進(jìn)技術(shù)研發(fā)力度，設(shè)計(jì)出功能更全面、應(yīng)用更加便捷的系統(tǒng)軟件，為提升公務(wù)用車數(shù)字化檔案管理水平提供基礎(chǔ)；其二，要綜合利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對公務(wù)用車檔案開展全面的統(tǒng)計(jì)分析，深度挖掘車輛檔案的潛在應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)一步提升公務(wù)用車檔案管理功能作用，使其全面、多層次的推動(dòng)公務(wù)用車管理水平的提升；其三，強(qiáng)化對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升其綜合素養(yǎng)水平，并要樹立正確的信息素養(yǎng)，能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等進(jìn)行熟練應(yīng)用，掌握基本的應(yīng)用理論知識等，從而全面促進(jìn)基層政府公務(wù)用車檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[6]。

3.6 加大管理人員培訓(xùn)力度

要提升檔案人員政治素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案人員責(zé)任意識。同時(shí)，要通過定期開展檔案常態(tài)化培訓(xùn)、檔案管理研討會(huì)、安排人員外出學(xué)習(xí)等多種形式，讓他們能掌握最新的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和知識，拓展知識視野，切實(shí)提升檔案人員專業(yè)水平，并強(qiáng)化公務(wù)用車檔案管理隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)協(xié)作、提升其綜合創(chuàng)造力，為提升公務(wù)用車數(shù)字化檔案管理效率培養(yǎng)更多復(fù)合型人才。

4 結(jié)語

綜上所述，公務(wù)車輛檔案管理是公務(wù)車輛管理的重要組成部分，對于提升其綜合管理效率極有幫助。要結(jié)合現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)公務(wù)車輛檔案數(shù)字化管理，確保各個(gè)單位公務(wù)用車變動(dòng)信息的及時(shí)有效的錄入，強(qiáng)化監(jiān)督管理力度，促進(jìn)公務(wù)用車信息的真實(shí)性和全面性，從而進(jìn)一步強(qiáng)化公務(wù)用車管理的透明化和高效性，協(xié)助政府建立公正廉潔的健康形象。