大數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案管理工作分析

吳小平

（四川省成都市簡(jiǎn)陽(yáng)市平泉街道辦事處，四川 成都 641400）

在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，社會(huì)各行各業(yè)都在面臨著大數(shù)據(jù)怎樣實(shí)現(xiàn)有效管理的問題，檔案管理工作同樣如此。檔案管理的主要工作內(nèi)容是保存檔案、提供檔案。所以，在任務(wù)方面主要是對(duì)各種原始數(shù)據(jù)的收集、整理、檢索以及保存與利用等等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在我們生活的環(huán)境中，每一天都會(huì)產(chǎn)生大數(shù)的數(shù)據(jù)，而這些均對(duì)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案管理工作的變化

1）檔案的管理機(jī)制變得更為復(fù)雜。傳統(tǒng)上的檔案管理：主要是將檔案資料根據(jù)各種不一樣的需求開展分類，為后續(xù)的運(yùn)用帶來方便。在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，數(shù)據(jù)信息相當(dāng)?shù)凝嫶螅瑪?shù)據(jù)類型也分為了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種類型。而非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，將會(huì)伴著網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用表現(xiàn)出幾何式的增長(zhǎng)，同時(shí)不同信息間更是彼此交叉的。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下變得更加的復(fù)雜，管理的內(nèi)容更是海量的[1]。所以，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)形勢(shì)的需求。檔案管理工作人員必須要提高大數(shù)據(jù)的意識(shí)，關(guān)注數(shù)據(jù)的收集、整理、篩選等工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理。

2）對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。傳統(tǒng)上面的檔案管理工作只要檔案管理者可以使用關(guān)于管理的基本方法便能夠滿足要求。然而，在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，檔案管理工作正面臨著信息類型多樣，數(shù)量海量化的問題。信息的處理手段也是比較復(fù)雜的，在這樣的形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員掌握相關(guān)技術(shù)，做好檔案管理工作提出了更高的要求。另外，除了基本的一些檔案管理辦法之外，還需要掌握計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)處理的有效整理、查詢等技術(shù)[2]。所以，要在信息時(shí)代做好檔案管理工作，工作人員必須不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)與技術(shù)，增強(qiáng)個(gè)人的專業(yè)水平，提高辦事能力，以適應(yīng)現(xiàn)今形勢(shì)的需要。

3）對(duì)檔案管理的安全性提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，檔案管理工作的信息化，使得工作效率更高，管理工作更加的便利。然而，卻提高了檔案信息被泄露的可能性。所以，檔案管理的安全性便信息時(shí)代檔案管理工作不可缺少的重要部分。而作為檔案管理者在開展工作進(jìn)程中，必須要有安全意識(shí)，保障檔案管理工作的安全性。而且，需要結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建安全性能高的信息系統(tǒng)。

2 當(dāng)前檔案管理工作的問題與不足

1）檔案儲(chǔ)存方面的問題。一直以來，檔案管理工作均是使用輸入檔案信息并進(jìn)行儲(chǔ)存的方式來開展操作的。然而，隨著信息數(shù)據(jù)的越來越多，甚至是海量化。檔案儲(chǔ)存工作便變成了大數(shù)據(jù)工作[3]。而且，檔案管理工作除了數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存還有其他的工作需要開展，這便會(huì)導(dǎo)致信息變得越來越多，越來越難以控制。在儲(chǔ)存與查詢方面均十分的困難。

2）檔案資源管理中的問題。檔案管理工作，在過去都是使用人手筆錄的方式進(jìn)行記錄的。但是，隨著信息時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)化管理已經(jīng)在近幾年替代的人工管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的收集以及整理。然而，直到今天這個(gè)技術(shù)依然無法滿足檔案管理工作的需求，影響到檔案管理工作的效率。要希望可以提高檔案管理的效率，還需要將信息技術(shù)工作重視起來，深入挖掘大數(shù)據(jù)的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，檔案資源管理工作里面的數(shù)據(jù)檔案工作便是十分關(guān)鍵的問題。

3）檔案管理人員方面的問題。隨著信息時(shí)代的到來，人們?cè)絹碓疥P(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息管理方面的問題。各高校也開設(shè)了相關(guān)的課程，以為社會(huì)培養(yǎng)時(shí)代需求的人才。然而，就目前而言，這方面的專業(yè)人才依然是十分缺乏的。精通大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作專業(yè)人才更是缺乏。

近年來，不管是那個(gè)方面數(shù)據(jù)信息變得越來越多，必須要借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整理與收集。然則，怎樣利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案工作的管理的人才卻十分短缺。人才是國(guó)家與企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新的關(guān)鍵，只有專業(yè)人才得到了保障，檔案管理工作才可以緊跟時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)時(shí)代的需求。

3 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）創(chuàng)新檔案管理的觀念。在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，要做好檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，完善管理工作的關(guān)鍵便是觀念的創(chuàng)新與改變。不管是檔案工作的管理人員或者是基層人員，均應(yīng)該要改變傳統(tǒng)的管理理念，緊跟時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀，及時(shí)地更新管理觀念。在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，依然有很多的管理者沒有意識(shí)到信息技術(shù)的重要性，甚至是一味的排擠信息技術(shù)，而在思想上無法緊跟時(shí)代。導(dǎo)致信息技術(shù)工作推進(jìn)中，效率低下，影響到檔案管理工作的開展。目前，檔案管理的數(shù)據(jù)類型是十分多的。同時(shí)，隨著數(shù)據(jù)信息的海量化，若依然使用傳統(tǒng)的觀念進(jìn)行管理，肯定需要花費(fèi)大量的工作時(shí)間，而且讓工作無法滿足預(yù)期。因而，要做好檔案管理工作的第一步便是更新檔案管理的觀念，適應(yīng)大數(shù)據(jù)的變化與要求，合理使用信息技術(shù)開展工作，將信息技術(shù)運(yùn)用至檔案管理工作中，隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷地更新信息技術(shù)手段，提高檔案管理工作的效率。

2）創(chuàng)新檔案管理的方法。在提高檔案管理工作效率，完善檔案管理工作的工作的儲(chǔ)存問題以及資源管理問題，最關(guān)鍵的地方便是優(yōu)化管理方式，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行時(shí)代的優(yōu)化。以適應(yīng)現(xiàn)今大數(shù)據(jù)形勢(shì)下的需求。改變傳統(tǒng)上制約著檔案管理工作發(fā)展的方式，推動(dòng)信息技術(shù)與檔案管理工作更為深入的融合，讓信息技術(shù)更好地輔助檔案管理工作的開展，在不斷地實(shí)踐與嘗試中創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理的效率。與此同時(shí)，還應(yīng)該要在檔案管理工作中設(shè)置激勵(lì)制度。針對(duì)一些效率高，表現(xiàn)突出的檔案管理工作者，給予及時(shí)的表?yè)P(yáng)與獎(jiǎng)勵(lì)，以起到更好地表率作用。利用這樣的辦法，能夠有效地激勵(lì)檔案管理工作者的積極性與主動(dòng)性，讓信息技術(shù)與檔案管理工作的融合更快，效率更高。

3）培養(yǎng)與引入檔案管理工作專才。在檔案管理工作中，有很多的工作者并非專業(yè)的科班出身的。同時(shí)，隨著信息時(shí)代的到來，在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，要既掌握信息技術(shù)又精通檔案管理工作的專才十分的稀缺。即使，更大高校已經(jīng)開設(shè)了專業(yè)的課程以適應(yīng)市場(chǎng)需求。但是，依然是供不應(yīng)求的。要提高檔案管理工作的效率，人是關(guān)鍵的因素。基于此，應(yīng)該要從兩個(gè)方面提高大數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案管理工作人員的水平。一是加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們?cè)谛畔⒓夹g(shù)方面的運(yùn)用能力。由于內(nèi)部員工，對(duì)于檔案管理工作都已經(jīng)很熟悉，他們?nèi)狈Φ母嗍切畔⒓夹g(shù)方面的能力，可以通過聘請(qǐng)專家開展講座，或者是安排優(yōu)秀員工進(jìn)修等方式培養(yǎng)專業(yè)人才。二是從外部引入。具體可以從學(xué)校中進(jìn)行招聘，或者是在互聯(lián)網(wǎng)中發(fā)布招聘信息。從外部引入更多的具備信息技術(shù)與檔案管理工作能力的專才。在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，起到關(guān)鍵性的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，隨著信息數(shù)量的越來越多，對(duì)檔案管理工作帶來了時(shí)代的挑戰(zhàn)與壓力。面對(duì)著海量的信息數(shù)量，傳統(tǒng)的人手處理方式已經(jīng)沒有辦法滿足時(shí)代需求。而信息技術(shù)與檔案管理工作的融合過程中，因?yàn)槎喾N原因而導(dǎo)致效率不佳，制約了檔案管理工作的開展。本文分析了大數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案管理工作的變化與要求，指出了檔案管理的問題與不足，并有針對(duì)性地提出了建議，以提前檔案管理工作的效率。