淺談科技檔案數字化處理策略

董 野

（航天材料及工藝研究所，北京 100076）

科技檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研生產活動全過程的真實記錄。在信息技術飛速發展的今天，傳統科技檔案管理模式已經無法滿足科研生產及技術研究的需要，必須改變以往傳統管理模式，尋求新思路，探索新方法，走數字化與網絡化之路，推動數字化檔案館（室）建設，最大限度的實現科技檔案信息資源共享，以滿足科研人員的需求，更好的服務于科研生產。

1 科技檔案數字化處理的必要性

1.1 推進數字檔案館（室）建設的需要

數字檔案資源建設是數字檔案館（室）體系建設的重點任務，也是保證數字檔案館（室）發揮效用的基礎性工作，從傳統檔案資源管理到數字檔案資源管理是新形勢下檔案工作的重要轉型升級，而科技檔案數字化處理是科研院所數字檔案資源建設不可省略的關鍵步驟。利用現代化技術手段及設備對館藏科技檔案通過掃描錄入等手段加以數字化處理，將傳統載體的信息轉變為文本、圖像等數字格式的信息，形成數字文檔，載入檔案數據庫，不斷提高檔案信息數字化率，進行電子原文保管、利用及信息共享，實現業務數據數字化、電子化和網絡化，完善檔案信息數據庫，為數字檔案館（室）建設奠定堅實基礎。

1.2 對科技檔案原件的保護有著十分重要的意義

科技檔案數字化處理有利于檔案原件的保護，尤其對于保存期限較長的檔案文件，數字化處理將為其提供更好的保管及利用條件。科技檔案由于形成及保管期限時間較長，在查閱過程中，往往會導致紙張的破損，不利于檔案原件的保護，而紙質檔案經數字化加工處理后轉化為電子檔案，利用者可直接查閱電子檔案，按需要打印輸出即可，避免了因反復翻閱原件檔案而造成的紙張損壞，有效地保護了檔案原件。

2 科技檔案數字化處理策略

科技檔案數字化處理是一個系統化工程，為了確保數據資源建設的質量，做好前期準備工作、統一掃描工作方法、載入數據庫的檔案資源收集加工與整合、檢查全文圖像、數據上傳與保管利用、信息安全控制等每個環節都至關重要。

2.1 做好科技檔案數字化處理前期準備工作

首先，完善科技檔案數字化處理各項管理制度，使數字化建設有法可依，有章可循。包括制定方案及規劃，明確數據分類及時間節點、加工方式、步驟，以及檔案數字化處理后的數據庫信息安全管理、數據庫信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復等。其次，基礎設施的準備。應設置獨立的數字加工場所，還要配備計算機、刻錄機、存儲介質、專門進行數字化處理的掃描儀器等。再次，確定數字化加工形勢。數字化處理工作除采用企業自主加工方式外，也可采用“業務外包”方式，聯合具有相關檔案數字化加工處理資質及保密資質的公司，遵循規范化、成本效益、分層優先原則，對庫存紙質文件進行批量數字化加工處理。最后，人員的準備。設置專人專崗負責檔案數字化建設工作，數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。

2.2 加強科技檔案資源的收集、加工與整合

檔案資源的收集、加工與整合是科技檔案數字化處理工作的基礎。首先結合工作實際，篩選有價值的科技檔案信息載入數據庫，確定文件著錄項、字段長度和內容要求，如有錯誤或不規范的案卷題名、編制日期、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。其次，按類別進行卷內排序，如科研類檔案卷內文件應按照課題準備立項階段、研試階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段進行排序。管理類檔案卷內文件應按事由、時間或重要程度等進行排序。另外卷內科技文件排序應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。有印刷品的一般放在案卷最后排序。

2.3 統一科技檔案數字化的掃描工作方法

統一科技檔案的掃描工作方法，有利于提高檔案數據庫的規范性，為后續電子文件檢索、利用奠定基礎。根據檔案幅面的大小，如A1、A3、A4等，應選擇不同規格的掃描儀，按照案卷排序，遵循檔案原件內容進行掃描，彩頁和黑白頁必須和檔案原件一一對應，其中，檔案封面、硬質紙張及超過A4大小紙張需采取單頁掃描。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式，紙質狀況好的檔案可采用高速掃描方式，以提高工作效率。并且要規范格式要求，存儲方式、訪問機制、檢索方式。

2.4 加強科技檔案數字化加工后的全文圖像質量檢查

科技檔案全文圖像的質量是衡量科技檔案全文數據庫建設質量好壞的重要指標。因此，要對圖像偏斜度、清晰度等進行質量檢查，發現不符合全文圖像處理要求時，應重新進行圖像處理。如由于操作方式不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。發現文件漏掃時，應及時進行補充掃描并按其相應條目正確上傳圖像。并且還需要對圖像數據進行檢查，核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應進行修改或重錄。

2.5 加強科技檔案電子數據的上傳及備份管理

科技檔案數字化處理完成的文件目錄與圖像數據，經檔案管理人員確認“合格”后，應通過綜合檔案管理系統及時上傳到數據服務器端，實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索，以及批量、快速掛接。以紙質科技檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質科技檔案掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件目錄下，要認真核對每一份圖像文件的名稱、頁數等是否正確。并且驗收合格后的完整數據應及時進行備份。為保證數據安全、準確，備份載體的選擇多樣化，應采用多套備份，并注意異地保存。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

2.6 加強科技數字化檔案的信息安全控制

隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和信息系統環境的復雜性，使數字檔案信息安全問題日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證數字化科技檔案信息的安全性。由于科技檔案比一般的檔案更具有保密性和安全性，所以對科技文件的檢索、瀏覽、下載、打印均應進行權限設置。要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于密級較高的檔案，原則上不進行數字化處理，可采取其他保護和復制措施。

綜上所述，科技檔案數字化處理工作是一項長期的任務，具有一定的復雜性，因此要建立健全各項規章制度，做好數字化建設的基礎工作，嚴把質量關，保證數字科技檔案在檢索、利用過程中的查全、查準率，力求檔案信息管理系統運行的安全、可靠。同時科技檔案數字化建設將極大促進科技檔案信息資源的開發利用，促進檔案部門管理方式的改變，對于推動檔案事業的改革和創新，加快數字檔案館（室）假設，迎接新時代的挑戰都有著十分重要的意義。