淺談科技檔案數(shù)字化處理策略

董 野

（航天材料及工藝研究所，北京 100076）

科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研生產(chǎn)活動全過程的真實(shí)記錄。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)科技檔案管理模式已經(jīng)無法滿足科研生產(chǎn)及技術(shù)研究的需要，必須改變以往傳統(tǒng)管理模式，尋求新思路，探索新方法，走數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化之路，推動數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)，最大限度的實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享，以滿足科研人員的需求，更好的服務(wù)于科研生產(chǎn)。

1 科技檔案數(shù)字化處理的必要性

1.1 推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的需要

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館（室）體系建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)，也是保證數(shù)字檔案館（室）發(fā)揮效用的基礎(chǔ)性工作，從傳統(tǒng)檔案資源管理到數(shù)字檔案資源管理是新形勢下檔案工作的重要轉(zhuǎn)型升級，而科技檔案數(shù)字化處理是科研院所數(shù)字檔案資源建設(shè)不可省略的關(guān)鍵步驟。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段及設(shè)備對館藏科技檔案通過掃描錄入等手段加以數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)載體的信息轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋尽D像等數(shù)字格式的信息，形成數(shù)字文檔，載入檔案數(shù)據(jù)庫，不斷提高檔案信息數(shù)字化率，進(jìn)行電子原文保管、利用及信息共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 對科技檔案原件的保護(hù)有著十分重要的意義

科技檔案數(shù)字化處理有利于檔案原件的保護(hù)，尤其對于保存期限較長的檔案文件，數(shù)字化處理將為其提供更好的保管及利用條件。科技檔案由于形成及保管期限時間較長，在查閱過程中，往往會導(dǎo)致紙張的破損，不利于檔案原件的保護(hù)，而紙質(zhì)檔案經(jīng)數(shù)字化加工處理后轉(zhuǎn)化為電子檔案，利用者可直接查閱電子檔案，按需要打印輸出即可，避免了因反復(fù)翻閱原件檔案而造成的紙張損壞，有效地保護(hù)了檔案原件。

2 科技檔案數(shù)字化處理策略

科技檔案數(shù)字化處理是一個系統(tǒng)化工程，為了確保數(shù)據(jù)資源建設(shè)的質(zhì)量，做好前期準(zhǔn)備工作、統(tǒng)一掃描工作方法、載入數(shù)據(jù)庫的檔案資源收集加工與整合、檢查全文圖像、數(shù)據(jù)上傳與保管利用、信息安全控制等每個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要。

2.1 做好科技檔案數(shù)字化處理前期準(zhǔn)備工作

首先，完善科技檔案數(shù)字化處理各項(xiàng)管理制度，使數(shù)字化建設(shè)有法可依，有章可循。包括制定方案及規(guī)劃，明確數(shù)據(jù)分類及時間節(jié)點(diǎn)、加工方式、步驟，以及檔案數(shù)字化處理后的數(shù)據(jù)庫信息安全管理、數(shù)據(jù)庫信息的網(wǎng)絡(luò)存儲、離線備份和災(zāi)難備份與恢復(fù)等。其次，基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的數(shù)字加工場所，還要配備計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、存儲介質(zhì)、專門進(jìn)行數(shù)字化處理的掃描儀器等。再次，確定數(shù)字化加工形勢。數(shù)字化處理工作除采用企業(yè)自主加工方式外，也可采用“業(yè)務(wù)外包”方式，聯(lián)合具有相關(guān)檔案數(shù)字化加工處理資質(zhì)及保密資質(zhì)的公司，遵循規(guī)范化、成本效益、分層優(yōu)先原則，對庫存紙質(zhì)文件進(jìn)行批量數(shù)字化加工處理。最后，人員的準(zhǔn)備。設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識和檔案管理知識。

2.2 加強(qiáng)科技檔案資源的收集、加工與整合

檔案資源的收集、加工與整合是科技檔案數(shù)字化處理工作的基礎(chǔ)。首先結(jié)合工作實(shí)際，篩選有價(jià)值的科技檔案信息載入數(shù)據(jù)庫，確定文件著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求，如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、編制日期、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。其次，按類別進(jìn)行卷內(nèi)排序，如科研類檔案卷內(nèi)文件應(yīng)按照課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研試階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎勵和推廣應(yīng)用等階段進(jìn)行排序。管理類檔案卷內(nèi)文件應(yīng)按事由、時間或重要程度等進(jìn)行排序。另外卷內(nèi)科技文件排序應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。有印刷品的一般放在案卷最后排序。

2.3 統(tǒng)一科技檔案數(shù)字化的掃描工作方法

統(tǒng)一科技檔案的掃描工作方法，有利于提高檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性，為后續(xù)電子文件檢索、利用奠定基礎(chǔ)。根據(jù)檔案幅面的大小，如A1、A3、A4等，應(yīng)選擇不同規(guī)格的掃描儀，按照案卷排序，遵循檔案原件內(nèi)容進(jìn)行掃描，彩頁和黑白頁必須和檔案原件一一對應(yīng)，其中，檔案封面、硬質(zhì)紙張及超過A4大小紙張需采取單頁掃描。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式，紙質(zhì)狀況好的檔案可采用高速掃描方式，以提高工作效率。并且要規(guī)范格式要求，存儲方式、訪問機(jī)制、檢索方式。

2.4 加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化加工后的全文圖像質(zhì)量檢查

科技檔案全文圖像的質(zhì)量是衡量科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量好壞的重要指標(biāo)。因此，要對圖像偏斜度、清晰度等進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)不符合全文圖像處理要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。如由于操作方式不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充掃描并按其相應(yīng)條目正確上傳圖像。并且還需要對圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。

2.5 加強(qiáng)科技檔案電子數(shù)據(jù)的上傳及備份管理

科技檔案數(shù)字化處理完成的文件目錄與圖像數(shù)據(jù)，經(jīng)檔案管理人員確認(rèn)“合格”后，應(yīng)通過綜合檔案管理系統(tǒng)及時上傳到數(shù)據(jù)服務(wù)器端，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索，以及批量、快速掛接。以紙質(zhì)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)科技檔案掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件目錄下，要認(rèn)真核對每一份圖像文件的名稱、頁數(shù)等是否正確。并且驗(yàn)收合格后的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。為保證數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確，備份載體的選擇多樣化，應(yīng)采用多套備份，并注意異地保存。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

2.6 加強(qiáng)科技數(shù)字化檔案的信息安全控制

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和信息系統(tǒng)環(huán)境的復(fù)雜性，使數(shù)字檔案信息安全問題日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證數(shù)字化科技檔案信息的安全性。由于科技檔案比一般的檔案更具有保密性和安全性，所以對科技文件的檢索、瀏覽、下載、打印均應(yīng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。要增強(qiáng)檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化處理，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

綜上所述，科技檔案數(shù)字化處理工作是一項(xiàng)長期的任務(wù)，具有一定的復(fù)雜性，因此要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做好數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證數(shù)字科技檔案在檢索、利用過程中的查全、查準(zhǔn)率，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時科技檔案數(shù)字化建設(shè)將極大促進(jìn)科技檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)檔案部門管理方式的改變，對于推動檔案事業(yè)的改革和創(chuàng)新，加快數(shù)字檔案館（室）假設(shè)，迎接新時代的挑戰(zhàn)都有著十分重要的意義。