淺談企業檔案收集工作

■王茂 孫浩然

0 引言

檔案收集工作是按照《檔案法》的規定和檔案管理制度要求，通過執行接收歸檔制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個人手中和散在其他地方的檔案，分別集中到檔案管理機構的業務活動，是檔案工作的起點，是檔案工作環節之一。沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作。檔案收集工作是檔案工作的起點和基礎。本文論述檔案收集工作的意義、檔案收集工作現狀、難點以及對策，僅供大家參考。

1 檔案收集工作的內容和重要性

檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考作用。而狹義的檔案工作是檔案室和檔案館所從事檔案業務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作，檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用。檔案的收集工作是檔案工作的一個環節，主要內容包括：各個單位按照歸檔制度要求，接收本單位需要歸檔的文件材料；其次是各檔案館按照接收范圍接收有關現行單位和撒銷單位具有長久保存價值的檔案；第三是各檔案館按接收范圍接收和征集歷史檔案。

檔案收集工作，檔案工作的一個重要環節，與檔案管理中其他各環相比，它處于一個特殊的地位，是所有檔案工作的起點，因此，做好收集工作對檔案管理具有重要的意義。主要體現在以下這幾個方面：

一是，收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環節。檔案并不是由檔案機構自己形成的，而是由歷史上形成的和現實生活中不斷產生的，經過長期收集和積累起來的。事實上，檔案的收集就是檔案機構取得和積累檔案的一種手段。所以，從全部檔案業務工作程序來說，收集是檔案工作中的一個重要環節，通過收集為檔案工作提供實際的管理對象，有了檔案，檔案機構才有進行其他各項工作的物質條件。

二是，收集工作是檔案集中統一管理的重要內容和一項首要的具體措施。從組織整個國家、單位檔案工作來說，檔案收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和具體措施，只有通過收集工作，才能把有保存價值、分散在不同地方、個人手上的檔案集中到檔案管理機構，形成統一的檔案基地，實行統一的科學管理。

三是，收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。檔案收集工作質量的高低直接關系到檔案工作的其他環節，檔案收集及時、系統、完整、準確，為檔案管理各個環節創造良好條件，從而能集中力量對檔案進行研究，廣泛開展檔案利用工作，才能真正地發揮檔案的作用。如果檔案收集很少，不齊全、完整、準確，或者只收集到一些殘損零亂的和實用價值不大的檔案，不僅會直接影響檔案的鑒定、整理、編目、保管、統計等一系列檔案業務工作。而且更重要的是不能讓檔案為各項工作服務，這對于維護歷史文化財富的安全，為發展社會主義科學文化事業提供條件，都是極為不利的。

因此，收集工作是檔案業務基礎工作中的基礎，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作，便不會發揮工作在企業生產經營中的基礎工作，不能為企業發展保駕護航，檔案工作也就不會得到人們的認可。

2 企業檔案收集工作現狀

隨著檔案工作現代化、標準化不斷推進，隨著檔案的作用進一步挖掘，重視檔案、利用檔案的良好氛圍逐步回升。同時，檔案管理理論也得到了進一步豐富，特別是國家檔案局10 令發布以來，各企業各單位依據國家檔案局10 令制訂了本單位歸檔案文件收集范圍與保管期限表，依據制度對企業文件材料收集工作進行規范化和標準化，通過數字檔案館平臺實現了文檔一體化，靠前收集，實現了網絡實時歸檔，將檔案收集工作的觸角延伸到業務工作各個環節，從而提高了文件收集效率、質量，有效地確保歸檔文件材料齊全、完整、準確、有效。但企業收集工作也存在著一些問題，主要如下：

一是全體全員檔案意識薄弱。企業檔案收集水平高低與企業全員檔案意識有著密切的聯系。企業員工如果沒有檔案法制意識、歸檔意識，就有可以出現不知道自己形成的文件材料是否要歸檔，哪些需要歸檔，什么時候應該歸，為什么要歸檔，有的甚至拒絕歸檔。檔案意識薄弱造成文件材料收集不全，檔案沒有起到應有的作用，反過來又影響了員工歸檔移交的積極性，從而形成了惡性循環。

二是檔案管理機制不夠完善。檔案管理機制不健全，無檔案管理網絡，未實現檔案集中統一管理，文件材料歸檔責任不明確，就會造成檔案門類不齊全，許多重要文件材料散落在各單位或個人手中，造成檔案的丟失，給企業帶來不可挽回的損失。

三是無檔案管理制度或檔案管理制度不完善。很多企業，由于領導專心發展經濟，不太支持檔案工作，因此很多單位沒有自己的檔案管理制度，或者有的單位有自己的檔案制度，但因為制度不完善、不科學、粗放不細致，使檔案收集工作無法可依，無章可循。如果企業沒有文件材料收集歸檔的圣經或字典——文件材料收集范圍和保管期表，或收集范圍過粗，沒有細化、量化，檔案人員、文件材料形成單位和個人就不能準確把握哪些應該收集歸檔，哪些不應該歸檔，從而出現漏歸不齊，未實現應歸盡歸。

四是檔案收集管理不科學，不到位。由于企業較為龐大，特別是工程項目單項工程較多、零碎且數量龐大，涉及到的參建單位也較多，參建單位管理水平參差不齊，項目文件材料形成、收集來源、渠道也多，文件材料控制、收集的難度非常大，這是一個非常復雜的系統工程，稍有不慎，即造成大量文件材料流失，不齊全、完整、準確、系統。同時項目文件材料是工程建設過程中實際形成，但該工程項目開工建設，未實現檔案全過程管理，未在工程項目開工前進行技術交底，檔案管理機制未健全,造成大多數文件材料未能收集齊全、完整、準確、系統，且已既成事實。

五是檔案技術力量和檔案人員欠缺。很多大型企業或大型的項目，由于無檔案人員或在工程項目檔案管理方面經驗十分欠缺，無法獨立完成文件材料形成、收集、積累的指導、監督、檢查工作。待檔案開始整理或移交時，才發現很多文件材料收集不全，不完整，為時已晚。

因此，文件材料收集不全，質量不高，文件殘缺不完整，檔案門類不全，甚至有偽造、編制檔案的現象，等等，從而影響檔案有效利用，妨礙檔案作用的發揮，對企業生產經營造成極負面影響和安全隱患，造成不可挽回的損失。

3 做好企業檔案收集工作對策措施

3.1 建立健全檔案管理體制

在單位范圍內開展學習《檔案法》、國家檔案局《企業檔案工作規范》以及中共中央《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提高全員的檔案意識，并結合本單位實際情況，從檔案管理機制建設、各類檔案資源的收集、整理、保管、利用和服務、檔案管理現代化等多方面，認真梳理公司檔案管理存在的問題。

單位領導層要高度重視檔案管理提升活動，將檔案工作列入單位領導的議事日程，關心支持檔案工作，解決檔案工作存在的問題。健全以企業主管領導、辦公室主任、檔案管理員、各部門兼職檔案員為節點的檔案管理組織機構。進一步完善“三納入”“四參加”“四同步”制度，對文件材料的形成、積累、立卷、歸檔、保管、利用實行全過程管理，確保文件材料處于受控狀態，提高各門類檔案歸檔率、完整率和準確率。

3.2 制訂科學的檔案管理制度

開展企業檔案管理制度和各門類檔案管理辦法修訂工作，細化、量化歸檔文件材料收集范圍和保管期限表。在編制歸檔文件材料收集范圍和保管期限表時，應全面分析和鑒別本企業形成文件材料的現實作用和歷史價值，統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，編制歸檔范圍和確定保管期限應考慮多方面的需要。以下四點必須列入歸檔范圍：

一是反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

二是本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料。

三是本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料，非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料；社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料；所屬和控股企業報送的重要文件材料。

四是其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。

只有制訂科學的符合本單位實際情況的歸檔文件材料收集范圍和保管期限表和收集歸檔制度，才能實現文件材料收集有法可依，有制度可循。

3.3 求實創新，夯實檔案建設

各企業單位應認真梳理文件材料形成、收集、歸檔的各個環節，以文件的生命周期理論為依據，通過公司數字檔案館，將檔案工作前移，將文件材料收集歸檔工作嵌入形成部門及相關人員在日常企業管理工作中，通過在線歸檔功能即完成了文件材料的收集、積累與歸檔工作。OA 系統與數字檔案館無縫鏈接，OA 系統辦結的文件自動歸檔、分類、組卷。從而形成了線上文件文檔一體化與線下文件材料在線歸檔功能相結合的格局，實現了文件材料收集、歸檔、整理的智能化與網絡化，初步實現了文件材料形成、積累、收集、歸檔的全過程管理，減少了重復勞動，提高了工作效率。

為了確保文件材料齊全、系統、準確地歸檔，公司根據工作實際需要，按照重收集，輕整理，重利用的理念，理順了歸檔流程，加大文件材料收集力度，通過實行設置歸檔工作日、將歸檔納入生產計劃、納入部門績效考核、加大歸檔考核力度以及電話、OA、短信催歸檔、主動上門接收等方式，實現應歸盡歸，不留死角。

3.4 著力開展檔案宣傳與培訓工作

采取各種媒體，在企業范圍內開展檔案宣傳工作，灌輸檔案法制觀念和歸檔意識。開展員工、專兼職檔案員培訓班，宣傳檔案管理理念和檔案的重要性，在公司上下形成良好的檔案氛圍，為做好檔案收集工作打好基礎。

4 結束語

檔案收集工作是檔案工作的起點和基礎，沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作，我們在實際工作中，要按照重收集，輕整理，重利用的理念，建立健全檔案管理機制，編制科學、符合本單位、可執行的文件材料歸檔案范圍，以文件生命周期理論為依據，利用數字檔案館及計算機網絡技術，對文件材料從形成到歸檔進行全過程管理，確保文件材料齊全、完整、準確、系統地收集到檔案部門，最大限度發揮檔案的作用，為企業生產、經營提供方便、快捷的檔案服務。