淺談企業(yè)檔案收集工作

■王茂 孫浩然

0 引言

檔案收集工作是按照《檔案法》的規(guī)定和檔案管理制度要求，通過執(zhí)行接收歸檔制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散在其他地方的檔案，分別集中到檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作環(huán)節(jié)之一。沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作。檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。本文論述檔案收集工作的意義、檔案收集工作現(xiàn)狀、難點(diǎn)以及對策，僅供大家參考。

1 檔案收集工作的內(nèi)容和重要性

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考作用。而狹義的檔案工作是檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。檔案的收集工作是檔案工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容包括：各個(gè)單位按照歸檔制度要求，接收本單位需要?dú)w檔的文件材料；其次是各檔案館按照接收范圍接收有關(guān)現(xiàn)行單位和撒銷單位具有長久保存價(jià)值的檔案；第三是各檔案館按接收范圍接收和征集歷史檔案。

檔案收集工作，檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，與檔案管理中其他各環(huán)相比，它處于一個(gè)特殊的地位，是所有檔案工作的起點(diǎn)，因此，做好收集工作對檔案管理具有重要的意義。主要體現(xiàn)在以下這幾個(gè)方面：

一是，收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案并不是由檔案機(jī)構(gòu)自己形成的，而是由歷史上形成的和現(xiàn)實(shí)生活中不斷產(chǎn)生的，經(jīng)過長期收集和積累起來的。事實(shí)上，檔案的收集就是檔案機(jī)構(gòu)取得和積累檔案的一種手段。所以，從全部檔案業(yè)務(wù)工作程序來說，收集是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過收集為檔案工作提供實(shí)際的管理對象，有了檔案，檔案機(jī)構(gòu)才有進(jìn)行其他各項(xiàng)工作的物質(zhì)條件。

二是，收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。從組織整個(gè)國家、單位檔案工作來說，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和具體措施，只有通過收集工作，才能把有保存價(jià)值、分散在不同地方、個(gè)人手上的檔案集中到檔案管理機(jī)構(gòu)，形成統(tǒng)一的檔案基地，實(shí)行統(tǒng)一的科學(xué)管理。

三是，收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。檔案收集工作質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)，檔案收集及時(shí)、系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，為檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件，從而能集中力量對檔案進(jìn)行研究，廣泛開展檔案利用工作，才能真正地發(fā)揮檔案的作用。如果檔案收集很少，不齊全、完整、準(zhǔn)確，或者只收集到一些殘損零亂的和實(shí)用價(jià)值不大的檔案，不僅會(huì)直接影響檔案的鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列檔案業(yè)務(wù)工作。而且更重要的是不能讓檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，這對于維護(hù)歷史文化財(cái)富的安全，為發(fā)展社會(huì)主義科學(xué)文化事業(yè)提供條件，都是極為不利的。

因此，收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會(huì)有健全的檔案工作，便不會(huì)發(fā)揮工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的基礎(chǔ)工作，不能為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航，檔案工作也就不會(huì)得到人們的認(rèn)可。

2 企業(yè)檔案收集工作現(xiàn)狀

隨著檔案工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化不斷推進(jìn)，隨著檔案的作用進(jìn)一步挖掘，重視檔案、利用檔案的良好氛圍逐步回升。同時(shí)，檔案管理理論也得到了進(jìn)一步豐富，特別是國家檔案局10 令發(fā)布以來，各企業(yè)各單位依據(jù)國家檔案局10 令制訂了本單位歸檔案文件收集范圍與保管期限表，依據(jù)制度對企業(yè)文件材料收集工作進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，通過數(shù)字檔案館平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，靠前收集，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔，將檔案收集工作的觸角延伸到業(yè)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提高了文件收集效率、質(zhì)量，有效地確保歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、有效。但企業(yè)收集工作也存在著一些問題，主要如下：

一是全體全員檔案意識(shí)薄弱。企業(yè)檔案收集水平高低與企業(yè)全員檔案意識(shí)有著密切的聯(lián)系。企業(yè)員工如果沒有檔案法制意識(shí)、歸檔意識(shí)，就有可以出現(xiàn)不知道自己形成的文件材料是否要?dú)w檔，哪些需要?dú)w檔，什么時(shí)候應(yīng)該歸，為什么要?dú)w檔，有的甚至拒絕歸檔。檔案意識(shí)薄弱造成文件材料收集不全，檔案沒有起到應(yīng)有的作用，反過來又影響了員工歸檔移交的積極性，從而形成了惡性循環(huán)。

二是檔案管理機(jī)制不夠完善。檔案管理機(jī)制不健全，無檔案管理網(wǎng)絡(luò)，未實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，文件材料歸檔責(zé)任不明確，就會(huì)造成檔案門類不齊全，許多重要文件材料散落在各單位或個(gè)人手中，造成檔案的丟失，給企業(yè)帶來不可挽回的損失。

三是無檔案管理制度或檔案管理制度不完善。很多企業(yè)，由于領(lǐng)導(dǎo)專心發(fā)展經(jīng)濟(jì)，不太支持檔案工作，因此很多單位沒有自己的檔案管理制度，或者有的單位有自己的檔案制度，但因?yàn)橹贫炔煌晟啤⒉豢茖W(xué)、粗放不細(xì)致，使檔案收集工作無法可依，無章可循。如果企業(yè)沒有文件材料收集歸檔的圣經(jīng)或字典——文件材料收集范圍和保管期表，或收集范圍過粗，沒有細(xì)化、量化，檔案人員、文件材料形成單位和個(gè)人就不能準(zhǔn)確把握哪些應(yīng)該收集歸檔，哪些不應(yīng)該歸檔，從而出現(xiàn)漏歸不齊，未實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸。

四是檔案收集管理不科學(xué)，不到位。由于企業(yè)較為龐大，特別是工程項(xiàng)目單項(xiàng)工程較多、零碎且數(shù)量龐大，涉及到的參建單位也較多，參建單位管理水平參差不齊，項(xiàng)目文件材料形成、收集來源、渠道也多，文件材料控制、收集的難度非常大，這是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，稍有不慎，即造成大量文件材料流失，不齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時(shí)項(xiàng)目文件材料是工程建設(shè)過程中實(shí)際形成，但該工程項(xiàng)目開工建設(shè)，未實(shí)現(xiàn)檔案全過程管理，未在工程項(xiàng)目開工前進(jìn)行技術(shù)交底，檔案管理機(jī)制未健全,造成大多數(shù)文件材料未能收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，且已既成事實(shí)。

五是檔案技術(shù)力量和檔案人員欠缺。很多大型企業(yè)或大型的項(xiàng)目，由于無檔案人員或在工程項(xiàng)目檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)十分欠缺，無法獨(dú)立完成文件材料形成、收集、積累的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。待檔案開始整理或移交時(shí)，才發(fā)現(xiàn)很多文件材料收集不全，不完整，為時(shí)已晚。

因此，文件材料收集不全，質(zhì)量不高，文件殘缺不完整，檔案門類不全，甚至有偽造、編制檔案的現(xiàn)象，等等，從而影響檔案有效利用，妨礙檔案作用的發(fā)揮，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營造成極負(fù)面影響和安全隱患，造成不可挽回的損失。

3 做好企業(yè)檔案收集工作對策措施

3.1 建立健全檔案管理體制

在單位范圍內(nèi)開展學(xué)習(xí)《檔案法》、國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》以及中共中央《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，提高全員的檔案意識(shí)，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，從檔案管理機(jī)制建設(shè)、各類檔案資源的收集、整理、保管、利用和服務(wù)、檔案管理現(xiàn)代化等多方面，認(rèn)真梳理公司檔案管理存在的問題。

單位領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理提升活動(dòng)，將檔案工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，關(guān)心支持檔案工作，解決檔案工作存在的問題。健全以企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理員、各部門兼職檔案員為節(jié)點(diǎn)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)。進(jìn)一步完善“三納入”“四參加”“四同步”制度，對文件材料的形成、積累、立卷、歸檔、保管、利用實(shí)行全過程管理，確保文件材料處于受控狀態(tài)，提高各門類檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2 制訂科學(xué)的檔案管理制度

開展企業(yè)檔案管理制度和各門類檔案管理辦法修訂工作，細(xì)化、量化歸檔文件材料收集范圍和保管期限表。在編制歸檔文件材料收集范圍和保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，編制歸檔范圍和確定保管期限應(yīng)考慮多方面的需要。以下四點(diǎn)必須列入歸檔范圍：

一是反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

二是本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料。

三是本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料。

四是其他對本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。

只有制訂科學(xué)的符合本單位實(shí)際情況的歸檔文件材料收集范圍和保管期限表和收集歸檔制度，才能實(shí)現(xiàn)文件材料收集有法可依，有制度可循。

3.3 求實(shí)創(chuàng)新，夯實(shí)檔案建設(shè)

各企業(yè)單位應(yīng)認(rèn)真梳理文件材料形成、收集、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，以文件的生命周期理論為依據(jù)，通過公司數(shù)字檔案館，將檔案工作前移，將文件材料收集歸檔工作嵌入形成部門及相關(guān)人員在日常企業(yè)管理工作中，通過在線歸檔功能即完成了文件材料的收集、積累與歸檔工作。OA 系統(tǒng)與數(shù)字檔案館無縫鏈接，OA 系統(tǒng)辦結(jié)的文件自動(dòng)歸檔、分類、組卷。從而形成了線上文件文檔一體化與線下文件材料在線歸檔功能相結(jié)合的格局，實(shí)現(xiàn)了文件材料收集、歸檔、整理的智能化與網(wǎng)絡(luò)化，初步實(shí)現(xiàn)了文件材料形成、積累、收集、歸檔的全過程管理，減少了重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率。

為了確保文件材料齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地歸檔，公司根據(jù)工作實(shí)際需要，按照重收集，輕整理，重利用的理念，理順了歸檔流程，加大文件材料收集力度，通過實(shí)行設(shè)置歸檔工作日、將歸檔納入生產(chǎn)計(jì)劃、納入部門績效考核、加大歸檔考核力度以及電話、OA、短信催歸檔、主動(dòng)上門接收等方式，實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸，不留死角。

3.4 著力開展檔案宣傳與培訓(xùn)工作

采取各種媒體，在企業(yè)范圍內(nèi)開展檔案宣傳工作，灌輸檔案法制觀念和歸檔意識(shí)。開展員工、專兼職檔案員培訓(xùn)班，宣傳檔案管理理念和檔案的重要性，在公司上下形成良好的檔案氛圍，為做好檔案收集工作打好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作，我們在實(shí)際工作中，要按照重收集，輕整理，重利用的理念，建立健全檔案管理機(jī)制，編制科學(xué)、符合本單位、可執(zhí)行的文件材料歸檔案范圍，以文件生命周期理論為依據(jù)，利用數(shù)字檔案館及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對文件材料從形成到歸檔進(jìn)行全過程管理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集到檔案部門，最大限度發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供方便、快捷的檔案服務(wù)。