干部人事檔案數字化建設研究

李 飛

（內蒙古準格爾旗人力資源和社會保障局，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

干部人事檔案是組織人事等部門依據黨的干部相關政策，在干部培養、選拔和任用等過程中形成的關于干部個人情況的各項記載。干部人事檔案資料是國家檔案的重要組成部分，也是科學地、歷史地、全面地考察了解和正確選拔利用干部的重要依據。在傳統的檔案管理模式下，干部人事檔案的保存、提供、利用主要是以實體檔案為主，使得檔案管理、查詢和利用效率低，工作量大，不適應現代信息社會的發展及檔案管理信息化、數字化發展趨勢。因此，必須要重視和加強干部人事檔案數字化建設，以切實提升干部人事檔案管理水平，為組織人事部門培養、選拔干部提供可靠的信息數據支撐。

1 干部人事檔案數字化建設的必要性

干部人事檔案數字化是指根據國家相關規范，應用信息技術手段對干部人事紙質檔案以及干部人事工作中產生的各類信息進行數字化處理，使之成為數字圖像和數字文本，并實現數字化收集、整理、保管、統計、查詢及借閱等。干部人事檔案具有現實性、全面性、動態性、保密性的特點，實現數字化建設的必要性如下：

第一，是保護傳統檔案載體的所需。紙質檔案是傳統干部人事檔案的主要載體，在干部培養和選拔過程中，需要反復查詢、復印和利用，這會極大地影響檔案載體的侵擾，甚至會造成檔案資料破壞和丟失。實施干部人事檔案數字化，就能最大程度地減少對傳統檔案載體的侵擾，降低磨損概率，對延長紙質檔案保存期限、有效保護傳統檔案載體有積極作用。

第二，是干部人事檔案動態化管理的需要。干部的培養、選拔過程中，需要對干部的人事檔案進行全面和動態的掌握，以便客觀地評價干部的“德能勤績廉”，為組織人事部門選拔合適人員提供科學參考。實施數字化管理后，利用信息技術、大數據和云計算等可構建干部人事檔案信息縱、橫關聯，及時掌握其人事信息資料。

第三，是提升干部人事檔案利用效率的客觀要求。傳統的干部人事檔案利用效率低，而數字建設后，將能提高檔案查詢、利用的效率，能為組織人事部門提供快速、便捷的人事信息資料，也能避免人事檔案在查閱、轉遞過程中出現異常情況。同時，也便于充分整合人才資源，自動生成翔實、直觀的人才信息分析圖表，綜合分析干部人事檔案資料，為人才資源潛力的開發和決策提供可靠的借鑒。

2 干部人事檔案數字化建設策略

2.1 創新檔案管理機制，夯實檔案數字化根基

大數據時代下，鑒于干部人事檔案的重要性，相關部門應積極轉變思維，將先進技術和理念引入到干部人事檔案管理中，重視和強化檔案數字化建設，做好頂層設計，立足實際科學制定數字化建設方案。既要對以前已經歸檔的紙質人事檔案進行數字化信息采集、錄入、整理、加工、上掛和利用，也要做好新增干部人事檔案的實時數字化采集，豐富館藏資源。要結合干部人事檔案工作安全性、保密性強的特點，創建一套契合實際需求的檔案管理機制，加強監督管理，使數字化建設工作真正走向效率化和規范化。此外，還要加強干部人事檔案數字化相關的軟硬件設施建設，在經費預算上強化保障力度，將所需的計算機、掃描儀以及管理軟件等配置完備，構建人事檔案數字化管理系統，為數字化建設夯實基礎。

2.2 完善干部人事檔案數字化流程，強化數字安全防護

干部人事檔案數字化建設過程中，科學合理的工作流程和管理體系是重要的基礎和保障，這就需要對干部人事檔案管理流程進行優化更新，使之能符合數字化建設需求。要先對干部人事檔案進行查缺補漏，逐份鑒別，保證檔案資料的完整性，這是至關重要的基礎工作，必須要予以高度重視。在此前提下，整理編碼，嚴格按照人事檔案種類及范圍進行排序整理；精準地錄入目錄，并使之與檔案內容一致；裝訂打印后，進行檔案掃描和圖像制作，并保證其符合數字化歸檔標準。最后，數據審核。最后，對干部人事檔案數字化數據進行審核，做好數字目錄、原始及高清圖像的檢查、校對，無誤后再把數據信息掛接至干部人事檔案數據庫中，以供后續查詢和利用。同時，還要加強安全管理，開發方便快捷安全高效的檔案管理系統，利用信息加密、訪問控制、網絡完全密鑰等技術，打造安全可靠的運行環境，為推行數字化工作筑牢“防護墻”。構建干部人事檔案數字化文件檢索、檔案查閱審批制度，明確用戶責任權限，定期核查授權終端，對閱檔過程進行詳細的日志記錄，提高檔案信息安全性、穩定性。

2.3 深化干部人事檔案專項審核成果應用，配備專業人才

干部人事檔案專項審核是在全面審核檔案的基礎上進行的，不僅要明確審核重點，還要特別注意檔案是否存在涂改造假等問題，所錄入的信息資料是否真實準確，所依據的原始依據材料是否規范完整等。根據專項審核的結果，再對干部人事檔案進行數字化錄入，以提高檔案管理工作質量。此外，還要加強檔案資源深度開發，做好干部人事檔案數字化應用。對于中層、少數民族、女性、業務型專家以及離退休人員的檔案信息，要進行深度、動態的統計、分析和預測數據分析，確保其檔案信息準確、完整，提高檔案信息的利用率。開發編研干部人事檔案數字信息資源，深化檔案信息的開發利用，增強干部人事檔案利用的前瞻性、積極性和主動性。加強檔案管理隊伍建設，為干部人事檔案數字化建設配備專業人才。干部檔案管理部門應定期組織人才培訓，實現人才隊伍常態化教育，以提高隊伍綜合素能，為干部人事檔案數字化提供堅強人才支撐。要采用講座、繼續教育等方式，對現有人才強化信息技術與安全管理等方面的知識培訓，提高檔案管理人員的信息素養。還要重視引進綜合素質高的青年人才，構建具有復合型專業結構的高素質人員隊伍。

3 結語

綜上所述，干部人事檔案數字化建設意義重大，將能提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，實現檔案資料管理與開發利用安全、便捷、共享、高效。在實踐中，應結合實際，以目標和問題為導向去踐行干部人事檔案數字化工作，使之能為組織人事管理提供更加高效便捷的服務。