大數據時代對檔案現代化影響和要求

李現領

（單縣縣委宣傳部，山東 菏澤 274300）

1 前言

我們每個人的階段性成長以及每個企業的發展進步，都有一定的檔案，而我國對檔案管理的要求也是十分嚴格的，又加上我國人口基數大，經濟發展迅速，我國的檔案管理內容體系十分龐大，單純通過傳統的人工檔案管理模式，很容易出現失誤的情況，因此，順應時代的發展，我國檔案管理也開啟了現代化的進程，大數據技術在檔案管理現代化過程中產生了很重要的作用。

2 對檔案管理以及大數據技術的基本概述

很多學者對檔案的定義就是當完成一件事情以后，對該事情的總體計劃和總結所形成的相應文件，對這些檔案進行管理是十分有必要的，可以方便后人對于某件事情的調查與研究，也可以方便人們的日常生活，比如說戶籍檔案管理，車輛交通管理等，這樣這些記錄可以按年為周期變成相應的檔案，可以為后續的工作提供有用的數據參考，并且可以進行長期的保存。但是由于檔案管理涉及的行業范圍十分廣泛，內容體系也十分復雜，所以檔案管理的工作是十分龐大的，在傳統的檔案管理過程中，大部分是運用人力來進行管理，很容易出現檔案遺失等情況，隨著時代的發展，大數據技術的出現給檔案管理模式的轉變提供了一個很好的發展契機。

通過互聯網技術完成對信息的收集，整理，分析，處理，存儲。能夠完善對數據信息的處理流程和處理手段，讓信息的處理更加及時準確，在一定程度上解放了勞動力，改善了傳統由人力進行數據處理中產生的不足。檔案管理的本質就是對某些信息進行收集和存儲，因此在管理過程中完全可以應用大數據處理和分析技術，讓管理工作變得更加有效，更加準確。

3 大數據時代下檔案管理的新特點

1）擁有大量的數據資源。我國需要進行檔案管理的行業有很多，檔案管理的數據來源也十分廣泛，檔案管理的形式也多種多樣，主要有兩種形式，一種是由各種企業的業務部門所含的數據信息轉化而來的檔案信息，另一種是由各種圖片音頻轉化而來的檔案信息，不管是對于哪一種檔案資源，都需要進行妥善的保管和處理。隨著大數據分析技術在檔案管理過程中的運用，通過建立相關平臺，可以加快相關部門對于這些信息資源的收集，處理，存儲。

2）完善的數據管理體系。在大數據時代下，通過建立相應的平臺和數據庫，通過連接各個企業的互聯網客戶端，輸入一套檔案管理的模型，在之后的檔案管理工作中，就可以實現信息結構的自動化處理，不僅可以快速準確地對信息進行自動收集和存儲，還可以通過相關模型對數據進行定向的分析，得到想要的結果，另外還可以通過云技術將信息儲存到云端，不僅擴大了信息儲存的數量，而且加強了信息儲存的保密性。

3）讓檔案資源變得更加實用。傳統的檔案管理方法和手段，對于檔案的檢索和提取方面十分不便，所以很多檔案管理場所都存在著重藏輕用的現象，大量的檔案資源得不到相應的利用，不能發揮它原本的價值，就變成了一堆廢棄的信息，利用大數據技術，在互聯網平臺上建立相應的信息檢索窗口，可以很快的對海量的檔案資源進行準確的檢索，方便了，相關人員的查閱，提高了工作效率，讓我國的檔案管理事業變得更加有意義。

4 大數據時代下檔案管理中存在的問題

1）缺乏相應的檔案管理機制。由于我國檔案管理現代化進程剛剛起步，所以相應的管理機制并不完善，特別是在信息錄入到大數據系統的過程中，由于這個步驟是十分繁瑣的，而在這個步驟也沒有相應的管理體系和機制，容易出現很多的問題，導致了檔案以后的使用和利用有很大的困難。另外，在我國檔案管理過程中，仍然存在著檔案管理體系不完善，導致檔案的利用率不高，缺乏相應的檔案查閱流程，管理重點等，因此其容易造成檔案泄露，丟失的情況。最后我國的檔案管理體系中還缺乏相應的校準機制，無法確定某一數據的真實有效性。

2）缺乏相關的專業人才。在大數據時代下，想要充分地運用好大數據分析技術，就必須培養相關的計算機技術以及數據分析的專業人才，但是我國目前仍然沒有重視對這方面人才的培養，特別是在檔案管理領域，大部分的管理人員仍然是有著老一輩傳統思想的管理人員，思想比較傳統，對于大數據分析技術以及互聯網技術的認識不足，也缺乏相應的操作經驗，不利于我國檔案管理現代化進程。另外，由于各種各樣的原因，導致檔案管理專業人才流失比較嚴重，在學習完該方面的知識后，轉身投入到其他行業的工作中，對檔案管理的發展也是十分不利的，

3）檔案管理過程中存在著信息泄露的問題。在檔案管理過程中，需要各種各樣的信息化設備與新型人才，但是由于我國對于檔案管理相關部門的經費投入不足，特別是對于一些基層的檔案管理部門，他們所用的基礎設備仍然是非常老舊的，無法滿足大數據分析技術的要求，在檔案儲存過程中，也很容易發生檔案泄露的問題。采用云計算技術對檔案進行儲存和管理，也很容易遭到黑客和病毒的攻擊，造成信息泄露的情況。

5 針對以上問題所提出的解決措施

1）建立健全檔案管理機制。我國的有關部門一定要加快檔案管理相關機制的建立，健全公布出臺相應的法律法規以及工作流程，嚴格要求各單位按照相關流程和標準進行檔案管理工作，減少檔案管理過程中所出現的檔案丟失等情況，保證檔案管理工作的有效性和科學性，還要加快完善相應的檔案管理校準機制，確保輸入到大數據系統中的數據是準確有效的，以免出現個人檔案以及企業檔案錯誤的 情況。

2）重視相關人才的培養。一件新事物的發展，離不開專業人才的支持，因此，我國應該加大對大數據分析技術以及管理專業人才的培養，在各類高等院校中下設相關的專業，并給予相應的扶持工作，擴大招生范圍，為我國檔案管理現代化源源不斷的輸送人才。同時，檔案管理相關機構要重視對人才的培養，采用各種激勵措施，提高人員的薪酬福利，留住專業人才。

3）建立良好的安全機制。采用大數據分析和處理技術，將數據進行云端的處理和儲存，一定要確保數據在儲存過程中的安全性，防止信息的泄露，各單位應不斷地培養工作人員的安全意識，其次，還要在檔案管理過程中安裝相應的安全保護機制。比如說防火墻等機制，減少因黑客入侵所造成的檔案泄露的現象。

6 結束語

綜上所述，檔案管理是一項十分龐大的工作，為了加快檔案管理的效率，相關部門應該追上時代發展步伐，在檔案管理過程中，融入大數據分析技術，讓檔案管理更加精準化，科學化和合理化，解放人力，即使在檔案管理現代化進程中會面臨很多的問題，也要堅持不懈的去解決這些問題，促進檔案管理的現代化進程。