大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案現(xiàn)代化影響和要求

李現(xiàn)領(lǐng)

（單縣縣委宣傳部，山東 菏澤 274300）

1 前言

我們每個(gè)人的階段性成長以及每個(gè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，都有一定的檔案，而我國對檔案管理的要求也是十分嚴(yán)格的，又加上我國人口基數(shù)大，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，我國的檔案管理內(nèi)容體系十分龐大，單純通過傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，很容易出現(xiàn)失誤的情況，因此，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，我國檔案管理也開啟了現(xiàn)代化的進(jìn)程，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化過程中產(chǎn)生了很重要的作用。

2 對檔案管理以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本概述

很多學(xué)者對檔案的定義就是當(dāng)完成一件事情以后，對該事情的總體計(jì)劃和總結(jié)所形成的相應(yīng)文件，對這些檔案進(jìn)行管理是十分有必要的，可以方便后人對于某件事情的調(diào)查與研究，也可以方便人們的日常生活，比如說戶籍檔案管理，車輛交通管理等，這樣這些記錄可以按年為周期變成相應(yīng)的檔案，可以為后續(xù)的工作提供有用的數(shù)據(jù)參考，并且可以進(jìn)行長期的保存。但是由于檔案管理涉及的行業(yè)范圍十分廣泛，內(nèi)容體系也十分復(fù)雜，所以檔案管理的工作是十分龐大的，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，大部分是運(yùn)用人力來進(jìn)行管理，很容易出現(xiàn)檔案遺失等情況，隨著時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理模式的轉(zhuǎn)變提供了一個(gè)很好的發(fā)展契機(jī)。

通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成對信息的收集，整理，分析，處理，存儲(chǔ)。能夠完善對數(shù)據(jù)信息的處理流程和處理手段，讓信息的處理更加及時(shí)準(zhǔn)確，在一定程度上解放了勞動(dòng)力，改善了傳統(tǒng)由人力進(jìn)行數(shù)據(jù)處理中產(chǎn)生的不足。檔案管理的本質(zhì)就是對某些信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，因此在管理過程中完全可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理和分析技術(shù)，讓管理工作變得更加有效，更加準(zhǔn)確。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的新特點(diǎn)

1）擁有大量的數(shù)據(jù)資源。我國需要進(jìn)行檔案管理的行業(yè)有很多，檔案管理的數(shù)據(jù)來源也十分廣泛，檔案管理的形式也多種多樣，主要有兩種形式，一種是由各種企業(yè)的業(yè)務(wù)部門所含的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化而來的檔案信息，另一種是由各種圖片音頻轉(zhuǎn)化而來的檔案信息，不管是對于哪一種檔案資源，都需要進(jìn)行妥善的保管和處理。隨著大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在檔案管理過程中的運(yùn)用，通過建立相關(guān)平臺(tái)，可以加快相關(guān)部門對于這些信息資源的收集，處理，存儲(chǔ)。

2）完善的數(shù)據(jù)管理體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過建立相應(yīng)的平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫，通過連接各個(gè)企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)客戶端，輸入一套檔案管理的模型，在之后的檔案管理工作中，就可以實(shí)現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)的自動(dòng)化處理，不僅可以快速準(zhǔn)確地對信息進(jìn)行自動(dòng)收集和存儲(chǔ)，還可以通過相關(guān)模型對數(shù)據(jù)進(jìn)行定向的分析，得到想要的結(jié)果，另外還可以通過云技術(shù)將信息儲(chǔ)存到云端，不僅擴(kuò)大了信息儲(chǔ)存的數(shù)量，而且加強(qiáng)了信息儲(chǔ)存的保密性。

3）讓檔案資源變得更加實(shí)用。傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，對于檔案的檢索和提取方面十分不便，所以很多檔案管理場所都存在著重藏輕用的現(xiàn)象，大量的檔案資源得不到相應(yīng)的利用，不能發(fā)揮它原本的價(jià)值，就變成了一堆廢棄的信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上建立相應(yīng)的信息檢索窗口，可以很快的對海量的檔案資源進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，方便了，相關(guān)人員的查閱，提高了工作效率，讓我國的檔案管理事業(yè)變得更加有意義。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理中存在的問題

1）缺乏相應(yīng)的檔案管理機(jī)制。由于我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程剛剛起步，所以相應(yīng)的管理機(jī)制并不完善，特別是在信息錄入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的過程中，由于這個(gè)步驟是十分繁瑣的，而在這個(gè)步驟也沒有相應(yīng)的管理體系和機(jī)制，容易出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致了檔案以后的使用和利用有很大的困難。另外，在我國檔案管理過程中，仍然存在著檔案管理體系不完善，導(dǎo)致檔案的利用率不高，缺乏相應(yīng)的檔案查閱流程，管理重點(diǎn)等，因此其容易造成檔案泄露，丟失的情況。最后我國的檔案管理體系中還缺乏相應(yīng)的校準(zhǔn)機(jī)制，無法確定某一數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性。

2）缺乏相關(guān)的專業(yè)人才。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，想要充分地運(yùn)用好大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，就必須培養(yǎng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析的專業(yè)人才，但是我國目前仍然沒有重視對這方面人才的培養(yǎng)，特別是在檔案管理領(lǐng)域，大部分的管理人員仍然是有著老一輩傳統(tǒng)思想的管理人員，思想比較傳統(tǒng)，對于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，也缺乏相應(yīng)的操作經(jīng)驗(yàn)，不利于我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。另外，由于各種各樣的原因，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才流失比較嚴(yán)重，在學(xué)習(xí)完該方面的知識(shí)后，轉(zhuǎn)身投入到其他行業(yè)的工作中，對檔案管理的發(fā)展也是十分不利的，

3）檔案管理過程中存在著信息泄露的問題。在檔案管理過程中，需要各種各樣的信息化設(shè)備與新型人才，但是由于我國對于檔案管理相關(guān)部門的經(jīng)費(fèi)投入不足，特別是對于一些基層的檔案管理部門，他們所用的基礎(chǔ)設(shè)備仍然是非常老舊的，無法滿足大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的要求，在檔案儲(chǔ)存過程中，也很容易發(fā)生檔案泄露的問題。采用云計(jì)算技術(shù)對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，也很容易遭到黑客和病毒的攻擊，造成信息泄露的情況。

5 針對以上問題所提出的解決措施

1）建立健全檔案管理機(jī)制。我國的有關(guān)部門一定要加快檔案管理相關(guān)機(jī)制的建立，健全公布出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)以及工作流程，嚴(yán)格要求各單位按照相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，減少檔案管理過程中所出現(xiàn)的檔案丟失等情況，保證檔案管理工作的有效性和科學(xué)性，還要加快完善相應(yīng)的檔案管理校準(zhǔn)機(jī)制，確保輸入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確有效的，以免出現(xiàn)個(gè)人檔案以及企業(yè)檔案錯(cuò)誤的 情況。

2）重視相關(guān)人才的培養(yǎng)。一件新事物的發(fā)展，離不開專業(yè)人才的支持，因此，我國應(yīng)該加大對大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，在各類高等院校中下設(shè)相關(guān)的專業(yè)，并給予相應(yīng)的扶持工作，擴(kuò)大招生范圍，為我國檔案管理現(xiàn)代化源源不斷的輸送人才。同時(shí)，檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)要重視對人才的培養(yǎng)，采用各種激勵(lì)措施，提高人員的薪酬福利，留住專業(yè)人才。

3）建立良好的安全機(jī)制。采用大數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行云端的處理和儲(chǔ)存，一定要確保數(shù)據(jù)在儲(chǔ)存過程中的安全性，防止信息的泄露，各單位應(yīng)不斷地培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)，其次，還要在檔案管理過程中安裝相應(yīng)的安全保護(hù)機(jī)制。比如說防火墻等機(jī)制，減少因黑客入侵所造成的檔案泄露的現(xiàn)象。

6 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)十分龐大的工作，為了加快檔案管理的效率，相關(guān)部門應(yīng)該追上時(shí)代發(fā)展步伐，在檔案管理過程中，融入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，讓檔案管理更加精準(zhǔn)化，科學(xué)化和合理化，解放人力，即使在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中會(huì)面臨很多的問題，也要堅(jiān)持不懈的去解決這些問題，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。