國企檔案信息化管理的構(gòu)建思路

劉嘉盛

（梧州市工程咨詢有限公司，廣西 梧州 543000）

檔案管理為國有企業(yè)戰(zhàn)略運營和可持續(xù)發(fā)展提供了十分重要的基礎(chǔ)保障，因此是國企管理體系中不可或缺的一部分。但是以往傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費大量的企業(yè)資源，包括人力、財力和物力，但檔案管理的工作效率卻始終得不到保障，無法讓檔案管理的工作價值充分地發(fā)揮出來。通過信息化管理，能夠改善以往檔案管理中的不利局面，有效提高其工作效率，不僅可以節(jié)省大量企業(yè)資源，還能夠提高資源共享的效率，為國有企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)提供了動力支持。

1 檔案信息化管理建立的必要性分析

1）提高檔案管理的工作效率。信息化管理具有高效、便捷、共享的特點。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，各行各業(yè)都陸續(xù)實現(xiàn)信息化辦公，國有企業(yè)的檔案信息化管理也是時代發(fā)展的必然選擇。利用計算機和信息技術(shù)，可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，有利于企業(yè)各種信息數(shù)據(jù)的收集和儲存，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時也有利于信息查找、避免紙張的丟失、浪費；并且電子檔案不需要像紙質(zhì)檔案一樣維護，為企業(yè)節(jié)省了一定的管理成本。除了可以有效提高檔案管理的工作效率，同時還能節(jié)省人力資源，在提高工作效率的同時，還能夠明顯降低檔案管理人員的工作壓力。除此以外，運用計算機進行檔案管理，還有力信息資源的搜集、共享，實現(xiàn)遠程的信息共享，這也是以往紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)的。

2）確保檔案管理的準確性和有效性。企業(yè)檔案管理的價值就是能夠保證在既定時間內(nèi)，使用者可以拿到相應(yīng)的檔案資料，便于信息調(diào)查及資料參考。因此保證檔案資料的時效性也是檔案管理的工作內(nèi)容之一。過期檔案更多的是作為歷史信息被保存起來，實際的利用價值較低。另外，檔案信息還必須保證信息數(shù)據(jù)記錄的科學(xué)合理性，信息化檔案保存的信息記錄，是不可更改的，因此很好地避免了信息數(shù)據(jù)人為修改的可能性，從而保證了檔案信息的準確性。

3）實現(xiàn)遠程信息共享。隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展以及時代的進步，各行各業(yè)都在快速發(fā)展，這不僅是企業(yè)自身努力的結(jié)果，同時也是由于企業(yè)相互間不斷的交流合作，促進了各自的發(fā)展和進步。當前我們正處在一個開放、包容、合作的時代當中，在此背景下，企業(yè)相互間的溝通交流不論是頻次，還是效果上來說，都得到了極大的加強。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)的運用下，我們實現(xiàn)了遠程信息共享。企業(yè)再不需要用厚重的檔案資料才可以進行相互間的溝通交流，檔案信息化管理能夠有效促進企業(yè)相互間的信息共享和遠程交流，讓信息資源得到高效應(yīng)用，不僅積極推進企業(yè)的共同進步，同時還能夠強化企業(yè)上級對下級部門的監(jiān)管力度。

2 構(gòu)建檔案信息化管理的實施路徑

1）做好硬件建設(shè)。部分國有企業(yè)在開展檔案信息化管理的過程中，只是利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進行各種文字、數(shù)據(jù)、圖形、表格等信息采集，而對于計算機各種硬件設(shè)備的重視度不夠，甚至?xí)霈F(xiàn)一臺計算機使用好多年的情況。計算機硬件、軟件系統(tǒng)得不到及時更新，都會對檔案管理造成嚴重影響。要想做好檔案信息化管理，首先要做好信息管理的硬件設(shè)施建設(shè)，搭建一個良好的檔案管理運行平臺，同時還應(yīng)加強對計算機、網(wǎng)絡(luò)線路維護人員的購入。因此，企業(yè)除了要選擇質(zhì)量過硬的計算機，及時更新信息管理的硬件設(shè)備，才能確保檔案信息化管理的順利實施。

2）加強紙質(zhì)檔案更新管理。隨著國有企業(yè)相互間信息交流的加強，很多業(yè)務(wù)工作變得更為復(fù)雜，企業(yè)在開展檔案信息化管理的同時，還不可以將紙質(zhì)檔案全部摒棄。企業(yè)的所有信息資料都需要有電子檔案和紙質(zhì)檔案記錄。檔案信息的記錄和計算機錄入都是根據(jù)原始的紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)而來，因此，紙質(zhì)檔案記錄的準確程度直接影響著檔案信息的準確性。如果沒有原始資料進行核對，企業(yè)的電子檔案也得不到有效管理。首先，要不斷更新紙質(zhì)檔案，及時清除掉那些沒有價值或錯誤的檔案，紙質(zhì)檔案必須要保證姓名、時間、身份信息和內(nèi)容等記錄的完整準確。其次，還應(yīng)運用新型管理手段對紙質(zhì)檔案進行管理。特別是對于涉及國家絕密、機密和安全信息的檔案資料，可通過專人專管、分層管理等方式，保證信息資源不被泄露，進一步提高國有企業(yè)紙質(zhì)檔案的管理效果。

3）開發(fā)建立檔案管理軟件系統(tǒng)。由于不同國企的工作本質(zhì)也各不相同，大體可以分為管理類和技術(shù)類。因此國有企業(yè)在開展檔案信息化管理時，有必要根據(jù)自身的行業(yè)屬性來實施管理，這樣有利于提高檔案管理的效率。而每個國企在開展檔案信息化管理的過程中，都需要根據(jù)行業(yè)和不同的部門，開發(fā)創(chuàng)建多種檔案管理的軟件系統(tǒng)。比如扶貧開發(fā)所用的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，社保行業(yè)中的三核管理軟件系統(tǒng)等。不同的軟件系統(tǒng)能夠?qū)?yīng)處理相應(yīng)的電子檔案信息。要想做好這方面的工作，首先必須要保證電子檔案錄入的準確性，對于較為復(fù)雜的檔案管理軟件系統(tǒng)，越是要認真對待。其次，要及時更新升級軟件系統(tǒng)。升級更新后的檔案管理軟件系統(tǒng)，有利于企業(yè)檔案管理工作效率的有效提升。最后，要不斷加強對檔案軟件系統(tǒng)的開發(fā)、創(chuàng)建。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給社會生產(chǎn)帶來日新月異的變化，因此企業(yè)所用于生產(chǎn)制造的計算機也必須不斷優(yōu)化升級，相應(yīng)的各種管理軟件也必須及時升級。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。不論是國有企業(yè)對檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)、創(chuàng)建，還是保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)線路的安全性，都需要由高素質(zhì)的專業(yè)管理人才來實施管理，才能夠確保企業(yè)檔案信息化管理的順利開展。比如企業(yè)需要搭建局域網(wǎng)共享平臺，或者行業(yè)內(nèi)軟件管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障等導(dǎo)致無法查閱檔案、出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓等情況，如果企業(yè)管理人員不具有較高的專業(yè)技術(shù)，就需要外聘技術(shù)服務(wù)商來幫助解決。因此提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常有必要的。首先，企業(yè)應(yīng)通過交流學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式不斷提高管理人員的理論知識和技術(shù)水平。檔案管理人員必須能夠熟練掌握企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，并且還要進行管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)、升級和推廣。其次，要加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技術(shù)，還需要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，他們在工作中不僅要錄入檔案、做好檔案更新、維護工作，還需要隨時為企業(yè)其他工作人員提供相應(yīng)的檔案信息資料。因此工作人員檔案信息錄入的和維護的準確性都會直接影響到檔案信息的使用效果，如果由于錄入不及時或不準確導(dǎo)致信息錯誤記錄，并沒有及時加以改正，就會給企業(yè)和個人帶來不可挽回的巨大 損失。