檔案工作數字化轉型背景及策略分析

譚 英

（四川華能康定水電有限責任公司，四川 成都 610041）

檔案工作數字化轉型與發(fā)展的背景體現在很多方面，加強檔案工作數字化轉型，可以滿足新時期背景下數字技術發(fā)展的創(chuàng)新性需求。在5G、工業(yè)互聯網、人工智能快速發(fā)展的背景下，通過檔案工作與數字技術、網絡技術之間融合，能夠推動社會經濟的有效發(fā)展，還能提升企業(yè)和相關單位在檔案管理方面的工作水平。

1 檔案工作數字化轉型背景分析

當前信息化管理理念和方法被廣泛的應用，在企業(yè)生產、管理、經營等各個方面，進而也促進企業(yè)發(fā)展出現新業(yè)態(tài)、新模式的發(fā)展特征，為避免檔案管理工作出現與社會發(fā)展脫節(jié)、時代發(fā)展不融合的問題，還需要根據數字化轉型的發(fā)展特征，提升檔案工作數字化轉型與發(fā)展的水平。通過數字化的檔案工作，能夠提升檔案管理。在整理、分析、決策、應用等方面的水平，還能對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作理念、方法、技術進行優(yōu)化，從而進一步讓檔案工作滿足數字技術發(fā)展的新需求，讓其更好地融入到信息化時代發(fā)展的環(huán)境和背景中。第二，檔案工作數字化轉型與發(fā)展是促進企業(yè)提升發(fā)展水平的內在要求。在防控常態(tài)化背景下，我國企業(yè)正處在結構調整、轉型發(fā)展、技術創(chuàng)新的階段，加強檔案工作數字化轉型，也是當前最為緊迫的任務，通過數字化的檔案管理工作，提升經營、生產、管理、技術等方面的發(fā)展水平，進而防止出現防控背景下的檔案管理工作缺失和落后的問題，進而強化企業(yè)發(fā)展能力。在數字化轉型發(fā)展中，檔案管理工作可以應用數字技術，做好有關資源的配置、優(yōu)化、集成等工作，還能加強對服務、管理、管控的模式的創(chuàng)新，進而不斷為行業(yè)和企業(yè)的發(fā)展提供內生動力，強化管理效率，進而也能讓企業(yè)更好地融入新時代發(fā)展的環(huán)境中，這也是滿足企業(yè)自身良好發(fā)展的內在要求和主動選擇。第三，檔案工作數字化轉型是推動檔案工作高質量、創(chuàng)新性發(fā)展的必經之路。新時期背景下，隨著企業(yè)、各單位的深入開展，也實現傳統(tǒng)意義上的創(chuàng)新和轉變，而且檔案管理工作對象也從紙質文件轉變?yōu)殡娮游募祿募龋@給提升企業(yè)檔案管理工作水平產生深遠意義。同時，企業(yè)檔案管理工作在數字化轉型和發(fā)展中，也能滿足數字時代發(fā)展的特征。在國家治理現代化背景下，對于企業(yè)、各單位的檔案管理工作提出更高要求，要求企業(yè)和相關單位結合檔案資源集約化、檔案業(yè)務數字化、檔案治理現代化的原則，提升檔案工作數字化發(fā)展效果，進而才能達到數字化資源之間優(yōu)化、聚合、集成的目的，強化檔案價值，推動檔案工作的高質量進行和發(fā)展。

2 檔案工作數字化轉型發(fā)展策略

2.1 提升數字化檔案建設的意識

在數字化轉型與發(fā)展的過程中，檔案工作需要提升對數字化檔案建設和管理工作的意識，互聯網時代背景下，面對大量檔案信息、管理內容，需要通過數字化多大管理工作模式，降低檔案管理工作難度以及檔案管理人員的工作壓力。在檔案工作數字化發(fā)展中，企業(yè)和相關單位必須加強對數字化檔案管理基本設施、設備的建設力度，積極優(yōu)化重點檔案、特色檔案和管理內容，并通過數字化集成、管理、控制等形式，提升數字化檔案管理的價值和利用效率。檔案管理工作人員需要加大對數字化轉型和發(fā)展工作的宣傳力度，讓單位各部門的管理人員都能意識到數字化轉型和發(fā)展的重要性，進而讓其更好地配合到數字化檔案管理的交流、溝通、互動當中。檔案管理工作可以制定有關數字化轉型和發(fā)展的方案，加強檔案工作數字化轉型系統(tǒng)、體系的建設，加大基礎設施和設備的建設力度，從而為數字化轉型和發(fā)展工作提供良好的技術保障和設備支持，提升數字化轉型與發(fā)展的時效性。

2.2 創(chuàng)新數字化文件管理的制度

在企業(yè)和相關單位的數字化轉型和發(fā)展中，必須提升對數字檔案接收、保管工作的重視程度，還要創(chuàng)新數字化文件管理的制度，通過數字化文件，歸檔、管理、運用等形式，強化企業(yè)和單位在數字化轉型和發(fā)展中的實際能力。一方面，檔案管理工作可以結合數字化發(fā)展的特征，優(yōu)化數字化文件管理和檔案管理的工作制度，要求相關工作人員在數字化轉型和技術的應用中，嚴格按照相關規(guī)定和要求進行數字化文件的管理，為防止檔案管理工作出現不足和問題，還需要定期優(yōu)化數字化檔案管理工作的平臺信息、系統(tǒng)內容，不斷將更加實時、真實的信息提供給企業(yè)決策層和各職能管理部門，增加檔案管理和文件管理的真實性和可靠性。另一方面，企業(yè)和單位可以針對檔案數字化管理人員的工作特點，制定針對檔案管理人員的責任制度體系，要求檔案管理人員明確自身的責任和義務，及時歸類數字化文件、檔案管理內容等，這樣不僅有利于推動檔案數字化建設成本的降低，還能讓管理人員更好地參與到數字化文件管理和檔案管理工作中，提升其責任意識。從而保證數字化檔案管理工作的合理開展，為企業(yè)和單位的發(fā)展創(chuàng)造更多效益。

2.3 優(yōu)化數字化管理工作的環(huán)境

在檔案數字化建設與發(fā)展中，數字化管理工作環(huán)境的建設是不可忽視的重要環(huán)節(jié)，由于電子數據比較薄弱，進而很容易在日常管理和應用的過程中出現破壞、刪除、篡改等問題，所以，做好檔案文件和相關管理內容的保密工作是重要的。企業(yè)和單位在檔案數字化轉型與發(fā)展中，需要優(yōu)化數字化管理的工作環(huán)境，提升檔案資源管理的可用性、完整性，還要做好計算機安全技術的創(chuàng)新工作，定期對數字化檔案管理風險問題進行防范，并通過加強檔案管理工作監(jiān)督、流動全程監(jiān)控等形式，為數字化管理工作營造良好環(huán)境。在數字化轉型發(fā)展中，還要提升對檔案內容保密工作的重視，強化工作人員對于保密工作的意識和管理能力，為防止數據丟失、破壞等問題發(fā)生，還需要安裝檔案數字化管理的相關殺毒軟件，從而有效防止企業(yè)外部人員通過信息技術獲取和盜竊企業(yè)和單位的檔案信息資源，提升管理工作的水平。除此之外，需要提升數字化檔案管理的深層利用質量，采用進一步分類數字化信息、加工相關檔案管理工作內容等形式，強化數字化檔案檢索的調閱速度，從而充分發(fā)揮數字化檔案的深層利用作用，盡可能滿足不同人對于檔案信息資源獲取和學習的需求。

3 結語

在數字化轉型與發(fā)展中，檔案管理工作必須堅持創(chuàng)新發(fā)展原則，通過提升數字化檔案建設意識、創(chuàng)新數字化文件管理制度、優(yōu)化數字化管理工作環(huán)境等形式，不斷將數字化轉型與發(fā)展工作貫徹到底。