機關事業單位檔案管理信息化工作研究

張翠萍

（臨縣人才交流服務中心，山西 呂梁 033200）

當前，全球化進程加快，機關事業單位的整體水平關系著我國的綜合軟實力，其中機關事業單位的檔案管理能力關系著單位的發展。對機關事業單位而言，檔案管理工作強度較大，工作人員需要做好登記、整理、分析等工作，傳統檔案管理中，管理人員多用紙質材料保管檔案，檔案信息容易損壞、丟失，機關事業單位在檔案管理工作上需要耗費較多人力、物力。因此，機關事業單位要順應時代潮流，利用信息技術管理檔案，建立完善的檔案數據庫，使得檔案管理逐步信息化。

1 檔案管理工作者轉變管理觀念

檔案管理一直是機關事業單位的工作重心，但在傳統的檔案管理工作中，檔案管理缺少專業指導，管理人員整理檔案時，將記錄、管理檔案當作行政工作，并未提高對檔案的認知。但隨著信息時代的到來，管理人員需要順應時代潮流，轉變檔案管理觀念[1]。例如紙質檔案在保存上存在很多問題，容易受到外部環境影響，管理人員需要看到信息化存儲檔案的安全性；紙質檔案不便于單位與部門之間的文件交流，容易在交流途中丟失或者損壞，管理人員要看到信息技術的先進性，檔案的電子版傳輸便捷、提高了工作效率；機關事業單位中，人們在檔案信息的需求不斷增加，管理人員不能停留在老舊思想上，要注意利用信息技術，精簡人們查詢、提取檔案信息的過程……檔案信息的整理需要隨著時代的發展、人們的需求而進步，管理人員的管理觀念更要與時俱進，檔案管理信息化是一項長期的工作任務，管理人員首先需要更新管理觀念，在思想的進步中開展檔案管理工作，提升檔案管理質量。

2 開展信息管理培訓，提高管理人員綜合素質

在管理人員管理觀念及時更新后，機關事業單位需要根據檔案管理信息化進程安排培訓工作。大部分管理人員已經習慣傳統的檔案管理方式，對大量的紙質資料進行登記、分類管理，一時難以適應新的工作要求，此時機關事業單位需要及時開展信息管理培訓，提高管理人員的實際工作能力。首先，部分檔案管理人員年齡較大，計算機的使用仍然存在問題，單位要針對這一人群開展最基礎的培訓；其次，部分檔案管理人員對文件信息管理業務不熟練，檔案管理工作效率較低，單位要派出指導加強管理人員對相關業務的了解；部分管理人員無法做到完全使用計算機進行檔案管理，在管理工作中仍然需要大量紙張，單位需要進行相關軟件及硬件設施的使用培訓，提高管理人員使用計算機的工作效率……檔案管理人員缺乏專業知識的相關技能會對檔案管理工作帶來很大影響，面對新的工作模式，管理人員不能一味守舊，單位更要及時安排職能培訓，根據信息技術的發展，普及相關技術的使用，在滿足檔案管理工作需求的同時，為事業單位檔案管理信息化建設提供高素質人才。

3 建立完備的檔案數據庫

目前，大多數管理人員對檔案信息的認知存在誤區，沒有認識到檔案信息的重要性，檔案管理制度也缺乏規范性，存在檔案信息不完整，安全性低等問題。檔案管理信息化需要直面這些問題，建立完善的檔案數據庫，用規范的檔案管理制度保證檔案信息的完整和安全[2]。在檔案數據庫的建立初期，機關事業單位需要從起點開始，根據檔案信息的特點，將數據劃分到不同的子數據庫中，合理規劃數據庫，對檔案信息進行分層、分類管理，單位要安排管理人員學習檔案信息整理要求，避免在檔案整理、歸類等工作中出現失誤。相較于簡單的儲存檔案，有效的檔案數據庫能夠幫助管理人員根據需要查找數據，提高管理人員的工作效率。面對不規范的檔案管理制度，機關事業單位需要根據檔案管理中存在的問題，對檔案分類標準、登記手續、分類要求、借閱要求等常見手續作出詳細要求，形成完整的檔案管理系統。完善的數據庫保證了檔案信息的完整性，嚴格的管理制度保障了檔案數據庫的正常運轉，在檔案管理的每一個環節作出的嚴格要求，提高了檔案信息的安全性。

4 加大資金投入，為檔案管理工作提供支持

檔案管理信息化建設需要硬件實力和人才培養。檔案信息的數字存儲、高效傳輸、安全保密等都需要硬件的支持，機關事業單位要認識到硬件建設對檔案管理信息化的重要性，加大資金投入，保證信息化建設正常開展；人才是檔案管理信息化建設的中心，普通的檔案管理人員熟悉檔案信息的整理，對信息技術存在知識漏洞，單位要看到專業人才在檔案管理信息化建設中的作用，引進人才，投入專項資金，促使專業人員不斷探索檔案管理工作中儲存、查詢的新模式，加快檔案管理信息化進程。

5 結束語

總之，在機關事業單位的發展中，檔案管理的信息化起著重要作用，但檔案管理信息化建設是一項長期工作，短期內的重視難以保證其發展。單位首先需要重視檔案管理信息化建設，為建設提供資金支持，促進硬件建設和人才培養；管理人員要提高思想認識，及時更新管理理念，在單位的培訓下，提高專業技能，促進單位檔案數據庫的建立。