大數據時代下檔案管理模式及策略分析

高瑞芳

（臨縣統計局企業統計人員管理服務中心，山西 呂梁 033200）

信息時代的到來，給各行各業的發展進程都帶來了深刻的變革。檔案管理工作也隨之進入了大數據時代下的新型模式探索中，新的方式帶來便捷和高效，也帶來了新的啟發和價值。檔案具有保密性的特點，必須利用好數據管理，提高新模式的安全性和高效性，利用好的檔案管理方式。

1 檔案大數據概述

大數據的特點是規模性、多樣性、高速性，主要解決大容量的數據或信息的存儲、運用問題。檔案恰好非常適合采用大數據來進行新模式的管理。檔案大數據的信息收集便捷、處理速度快、查閱方便，都具有其他傳統管理模式所不可比擬的優點，因此在檔案管理中推行大數據的應用是十分明智的。

云儲存是檔案管理在大數據時代下的新型存儲方式。主要是利用云計算的功能。實質來講，云儲存可以搜集全國各個檔案館的接近50萬條數據，進行平臺的整理和匯總，最后根據需要在虛擬空間中將各個檔案館的原文數據進行傳輸。事業單位的檔案原始數據也可以利用全國檔案管理中心的云儲存空間站，進行數據的上報和傳輸。

云服務的模式是以云計算為基礎，將分散的信息通過它收集匯總，形成檔案的信息資源，經過一系列的加工和計算，提供給各個單位所能共享的資源平臺。二者都是智能化背景下的新型信息技術，提高檔案資源的建設和服務能力。

2 大數據時代下檔案管理的模式

2.1 進行資源匯總和整合

檔案中的資源是非常豐富且數量巨大的，尤其是事業單位的數據歷經時間的沉淀非常的繁雜，這就需要一個整合功能強大的數據資源結構來進行信息的優化和整合，構建新型的檔案管理模式。將信息進行篩選，提出無效信息后，對所需要的有效信息進行匯總、分析和整合，提升數據的價值。數據信息也單位內進行整合，首先進行分類，將歷史信息和近代信息進行分類后，按照不同年代的檔案信息特點，進行整合。

2.2 完善檔案管理的機制

隨著大數據時代的發展，要將事業單位內大量的紙質信息進行升級，完成紙質信息數據化的工作。通過檔案信息的數據化整合工作，構建完整的檔案數據信息庫，建立配套的電子信息庫管理規范，保證信息的收集、存儲和查詢工作合理優化，促進大數據時代下的檔案管理機制有效。

3 大數據時代下檔案管理策略分析

3.1 構建數字檔案館

大數據時代的要求是檔案管理必須實現智慧化、數字化。新興的技術為提升檔案信息資源的整合提供了技術支持，檔案管理也要轉變思維，開啟新模式，組織建設數字檔案館。數字檔案館是一個載體，積極推動紙質檔案數字化工作。數據量大的現實情況，此項工作帶來了巨大困難。人力不足、設備不夠、經費保障欠缺，都為紙質檔案數字化工作帶來了重重困難。事業單位的負責人一定要結合本單位的實際情況，高度重視該項工作，整體規劃、統籌安排、合理調度人員和技術進行支持，確保該項工作穩步推進。新生的檔案要及時建立數字化檔案，及時歸檔，及時接收和儲存，方便日后查閱。

3.2 擴展檔案服務方式

每天都在單位內產生大量的數據信息，要及時收集、存儲，需要專門的人員進行實時跟進。加大對工作人員的技術培訓和管理檔案水平提升，將來利于檔案工作的順利進行。改變傳統的檔案主要是借閱功能的檔案服務，豐富檔案的服務方式，對數據進行挖掘和編輯，開展豐富的服務活動，同時對于答案數據的分析研究可以為單位的領導層提供制定政策的支撐和依據。隨著檔案儲存方式的變革，檔案的查閱和搜索功能也相應產生，為查閱者網絡查詢提供了便利。構建安全的信息庫防盜和防火墻設置，不僅可以放心開放數字檔案館的信息，也保證了專人專用的安全性。大數據技術在檢索方面的應用，對于提升查閱者的工作效率，提升檔案館的公共服務水平有著積極的意義。

3.3 提升檔案管理的創新

人類在大數據時代背景下，對于信息的處理能力日漸加強，新技術不斷在突破原有的管理模式，檔案管理不僅發揮著為社會服務的功能，還承載著傳承單位文化和歷史的功能。以社會需求為中心，發展檔案管理的信息化水平，提升人們管理檔案和運用檔案的能力，滿足不同需求者的對檔案的需求，將利于提高檔案管理工作的成效。從檔案室的建設、設備的引進、新軟件的開發等等方面，為大數據更好地帶動檔案管理提供支持和保證。如今的檔案服務要以挖掘用戶的信息需求為基礎，提升檔案的服務水平，不能在按照傳統的檔案服務為唯一目標了，線下和線上要積極配合，保證檔案數據的準確性和安全性。數據的安全是管理中最為困難的地方，必須采用防火墻等有效技術措施，應對復雜多變的突發事件，避免黑客入侵導致檔案數據的外泄和遺失，有效排除檔案信息的安全威脅，確保數據的安全輸入和 輸出。

4 結束語

事業單位的檔案管理一般納入行政工作中，是重要的工作內容。大數據時代給檔案管理工作提出了新的要求，帶來了新的挑戰，必須提升檔案數據的管理能力，完善短板和缺陷，不斷提升管理水平，采取合適的管理模式和措施對檔案管理進行監督和跟進，以適應大數據時代信息化對檔案管理的要求。