數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

楊志平

（山東省科學(xué)院高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)（中試）基地，山東 濟(jì)南 250103）

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)具有較高的價(jià)值，可以使其檔案管理實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提升，確保能夠?qū)ζ涓黜?xiàng)檔案進(jìn)行更為高效的管理，為單位的發(fā)展創(chuàng)建良好的條件。為了進(jìn)一步明確事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)如何實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，特此進(jìn)行本次研究工作，希望能夠?qū)n案信息進(jìn)行更為有效的管理，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)建良好的條件。

1 數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)是多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要基礎(chǔ)，在我國(guó)現(xiàn)代各領(lǐng)域具有較為普遍的應(yīng)用，載體虛擬化和處理高速化是其最為主要的特點(diǎn)。其中，載體虛擬化具體是指數(shù)字化通常利用相關(guān)信號(hào)存儲(chǔ)各項(xiàng)信息，并對(duì)其進(jìn)行有效的加工和傳輸，而計(jì)算機(jī)內(nèi)存是相關(guān)信號(hào)的重要載體，同時(shí)利用一些磁盤(pán)，光盤(pán)以及服務(wù)器進(jìn)行儲(chǔ)存，相關(guān)內(nèi)容無(wú)法直接感知，在查閱時(shí)需要利用播放媒體，所以數(shù)字化技術(shù)具有一定的虛擬性。與此同時(shí)，處理快速化具體是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以有效篩選具有相同特征的信息，同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速傳輸相關(guān)信息，使其能夠高速滿(mǎn)足現(xiàn)代信息化發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)還可以利用相關(guān)平臺(tái)，多元化傳輸各項(xiàng)信息，確保能夠?qū)ζ涓黜?xiàng)信息進(jìn)行更為有效的共享。

2 檔案管理數(shù)字化的重要意義

首先在檔案管理中，科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使管理效率大大提升，確保能夠更為高效的開(kāi)展檔案管理工作。而數(shù)字化模式的合理應(yīng)用，能夠有效促進(jìn)檔案的利用和與上下級(jí)單位的有效銜接。例如在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，相關(guān)人員在管理過(guò)程中需要同時(shí)顧及職工的調(diào)動(dòng)，退休和入職等，為了對(duì)其相關(guān)情況進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、轉(zhuǎn)接、上報(bào)、存檔，需要入檔之后才可以進(jìn)行。其次，事業(yè)單位在具體開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理學(xué)應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員辦事效率的有效提升，使其檔案管理過(guò)程中耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，進(jìn)而確保事業(yè)單位順利進(jìn)行管理流程。數(shù)字化檔案的科學(xué)應(yīng)用可以利用電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，不僅能夠使單位成本消耗有效降低，同時(shí)還可以確保相關(guān)用戶(hù)更為有效的應(yīng)用各項(xiàng)資料[1]。最后，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，科學(xué)應(yīng)用新型管理模式可以使其各項(xiàng)資料發(fā)揮更大的使用價(jià)值，進(jìn)而保障檔案資料運(yùn)行的全面性。在以往進(jìn)行檔案管理室，檔案通常是在檔案室內(nèi)保存，同時(shí)普遍為紙質(zhì)文檔，用戶(hù)在查詢(xún)使用時(shí)具有較大的困難，科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)用戶(hù)，提供一定的便利條件，使其對(duì)自己所需檔案進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的查詢(xún)。全面推廣網(wǎng)絡(luò)化模式，能夠有效擺脫空間和時(shí)間的限制，確保更為高效的利用檔案資源。

3 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用數(shù)字化的具體策略

1）完善規(guī)章制度。首先，檔案管理人員在收集資料，歸檔以及調(diào)閱等方面，需要嚴(yán)格遵守我國(guó)現(xiàn)行的《檔案法》，其次，相關(guān)單位還需要根據(jù)單位發(fā)展實(shí)際情況，合理細(xì)化各項(xiàng)規(guī)定。最后，為了使其檔案管理制度實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，相關(guān)單位還需要進(jìn)行責(zé)任追究制度的合理構(gòu)建，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)違反規(guī)則或泄密檔案的行為，必須嚴(yán)格制裁和追責(zé)。

2）創(chuàng)建管理系統(tǒng)。事業(yè)單位在對(duì)其各項(xiàng)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化是其發(fā)展的一項(xiàng)重要趨勢(shì)，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用，能夠合理優(yōu)化檔案管理工作，為檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好條件。在對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理系統(tǒng)的合理構(gòu)建具有重要的意義，能夠確保對(duì)其數(shù)字化檔案進(jìn)行更為有效的管理[2]。數(shù)字化系統(tǒng)具有更為豐富的內(nèi)容，事業(yè)單位在進(jìn)行具體工作時(shí)，需要合理優(yōu)化各項(xiàng)設(shè)備，整體化開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，確保檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，進(jìn)而確保管理工作能夠高度滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。企業(yè)在開(kāi)展具體工作時(shí)，如果想要確保更為高效的建設(shè)管理系統(tǒng)，需要高度重視數(shù)字化技術(shù)，確保能夠?qū)ζ湔w工作進(jìn)行有效的拓展。

3）優(yōu)化文書(shū)處理。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，文書(shū)處理是其非常重要的一項(xiàng)工作，是檔案質(zhì)量的重要保障，對(duì)其進(jìn)行合理優(yōu)化，能夠確保檔案資源發(fā)揮更大的價(jià)值。事業(yè)單位在具體進(jìn)行文書(shū)處理時(shí)，需要利用計(jì)算機(jī)登記收集到的各項(xiàng)文件，然后再局域網(wǎng)內(nèi)對(duì)其行進(jìn)行傳閱，同時(shí)還需要進(jìn)行催辦時(shí)間和回饋時(shí)間的科學(xué)設(shè)定。在具體進(jìn)行文書(shū)處理時(shí)，如果出現(xiàn)特殊情況，需要及時(shí)清理解決各種問(wèn)題。管理人員通過(guò)合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還可以對(duì)其發(fā)文處理操作進(jìn)行有效的保障，擬稿人需要在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)稿件，然后由辦公室對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核，并由簽發(fā)人簽發(fā)，隨后在辦公室內(nèi)對(duì)其進(jìn)行修改和蓋章，最后在信息中心歸檔，在以往進(jìn)行該項(xiàng)工作時(shí)，通常需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而利用計(jì)算機(jī)操作，則能夠大大提升處理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理效率的全面提升。

4）加強(qiáng)系統(tǒng)銜接。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，數(shù)字化系統(tǒng)還需要和辦公自動(dòng)化有效結(jié)合，為了對(duì)其電子檔案管理運(yùn)行進(jìn)行有效的保障，相關(guān)單位在進(jìn)行方案設(shè)計(jì)時(shí)，還需要對(duì)其資料查詢(xún)功能的合理添加，確保各項(xiàng)資源可以實(shí)現(xiàn)有效的銜接。在開(kāi)展具體工作時(shí)，需要根據(jù)數(shù)字答案，具體要求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理制度的合理更新，確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行具有更高的科學(xué)性。通常情況下，網(wǎng)絡(luò)安全制度，檔案鑒定制度，文件保密制度，歸檔制度等各項(xiàng)制度能夠?qū)ζ錂n案管理效率進(jìn)行有效的保障。在此過(guò)程中，安全管理制度是其中非常重要的一項(xiàng)工作，單位在開(kāi)展日常工作時(shí)，雖然部分資料可以進(jìn)行公開(kāi)，但是依舊存在大量需要保密的信息，因此，在具體實(shí)施電子檔案管理，需要對(duì)其各項(xiàng)信息資源的安全性能進(jìn)行科學(xué)的保障，確保電子檔案可以發(fā)揮更大的價(jià)值。為了對(duì)其電子檔案管理的完整性和安全性進(jìn)行有效的保障，相關(guān)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，還需要對(duì)其各項(xiàng)軟硬件加強(qiáng)安全防護(hù)工作，確保文件載體可以長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行。最后還需要設(shè)置專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，避免濕度和溫度等各項(xiàng)因素破壞電子檔案，在軟件方面則需要進(jìn)行密碼管理和多級(jí)權(quán)限的合理設(shè)置，確保系統(tǒng)具有更大的保密性功能，有效避免不法分子非法訪問(wèn)，為數(shù)字化管理的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更大的空間。

5）培養(yǎng)現(xiàn)代人才。事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)其管理效果和管理質(zhì)量的影響成正比。首先，需要使其相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)具有更深刻的思想認(rèn)識(shí)，在此過(guò)程中，必須確保單位領(lǐng)導(dǎo)干部能夠高度認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)的重要意義，確?？梢詾楦黜?xiàng)工作提供最大的支持。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要合理計(jì)劃內(nèi)部分工，針對(duì)各項(xiàng)工作科學(xué)設(shè)置專(zhuān)業(yè)管理崗位，確保相關(guān)部門(mén)能夠主動(dòng)進(jìn)行檔案管理工作，除此之外，相關(guān)單位還需要定期開(kāi)展宣傳活動(dòng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行全面普及，確保單位各部門(mén)能夠重視數(shù)字化建設(shè)[3]。其次，在具體進(jìn)行檔案管理時(shí)，還需要確保管理人員具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，確保可以在檔案管理中對(duì)其各項(xiàng)數(shù)字化理念踐行熟練應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和管理效率的有效提升。事業(yè)單位可以引進(jìn)具有較高信息素養(yǎng)的檔案管理人才，適當(dāng)提升管理人員薪資待遇，確保能夠引進(jìn)更多高素質(zhì)人才，同時(shí)還需要定期組織內(nèi)部人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠掌握充分的數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)習(xí)技術(shù)水平的全面提升，進(jìn)而保障檔案管理質(zhì)量和管理效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通過(guò)完善規(guī)章制度，創(chuàng)建管理系統(tǒng)，優(yōu)化文書(shū)處理，加強(qiáng)系統(tǒng)銜接，培養(yǎng)現(xiàn)代人才來(lái)確保更為高效的應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)而確保能夠有效存儲(chǔ)各項(xiàng)信息，保證事業(yè)單位能夠更為高效地管理企業(yè)檔案信息，提升管理效率和檔案質(zhì)量，進(jìn)而確保相關(guān)人員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，使其各項(xiàng)工作需求得到更高的滿(mǎn)足，推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，使其高度滿(mǎn)足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的有效提升創(chuàng)建良好的條件。