氣象數字檔案管理系統構建研究

何 軍

（遼寧省鞍山市氣象局，遼寧 鞍山 114004）

在氣象檔案管理過程中，通過數字檔案管理系統能夠成功實現檔案數字化管理，提高檔案管理效率。在數字技術的作用下，檔案業務的管理全流程將會得到統一，從而實現檔案數據集中控制、分級管理、資源共享的高效管理方式。因此，有必要對氣象數字檔案管理系統的構建進行分析。

1 檔案數字管理系統綜述

通過構建檔案管理系統能夠有效實現對于氣象檔案的數字化管理，該系統在實際應用期間同時具備檔案收集、記錄、備份等多項功能，能夠保證氣象檔案的使用效率最大化。而且數字化檔案還具有一定的擴展性，通過簡單的操作便能夠滿足檔案管理工作的實際需求。除此之外，檔案管理系統還能夠針對用戶實際情況的不同，來實現對于各項業務的授權與管理，其靈活性是保證檔案管理質量的關鍵。

2 檔案數字管理系統的組成與技術架構

2.1 檔案數字管理系統的組成

1）個人中心。在檔案數字管理系統中，通過個人中心能夠為用戶群體構建工作空間，并實現不同用戶對于檔案管理系統的實際需求。另外個人中心還能夠針對所有用戶實現訂閱、收藏等辦事項。

2）收集中心。對于檔案數字管理系統而言，為了提高檔案管理人員操作數字檔案時的便捷性，需要專門成立收集中心，以此來增加檔案利用率。收集中心能夠實現針對數字檔案的著錄與歸檔等功能。

3）管理中心。管理中心的構建能夠方便檔案管理完成氣象檔案的著錄與整理，提高氣象檔案處理時的靈活性，在檔案移交、整理、著錄等工作中能夠發揮出非常好的效果。

4）保管管理。檔案保管管理功能是針對系統管理員與檔案管理員的一項重要系統，能夠有效實現檔案保存以及檔案鑒定等工作。除此之外，保管管理系統還可以優化實體檔案的管理效率。

5）利用中心。在檔案數字管理系統中，通過利用中心能夠實現關鍵詞檢索以及檔案借閱等功能，而且還能夠通過系統的靈活配置來完成借閱流程的優化。在面對借閱、歸納管理時，可以實現針對基礎數據的統計。

2.2 技術架構

1）接入層。系統接入層可以通過MVC模式來實現，屬于檔案管理系統專門為用戶準備的接口，通過展現層使用系統時，能夠有效降低緩沖層、應用層、訪問層之間的耦合度，并實現用戶、檔案資源的統一管理。

2）應用層。應用層可以有效實現數字檔案的保存與訪問，能夠為數字檔案提供業務邏輯以及檔案管理功能。在工作流引起的作用下，各個獨立或具有先后順序的功能可以融合在一起，并作為主線在系統中發揮出極為重要的作用。

3）緩沖層。緩沖層能夠為系統提供數據信息緩沖，通過在應用層與接入層中加入緩沖，能夠有效提高數據信息的調取速率[1]。

4）處理層。處理層能夠加強邏輯包與存儲包之間的聯系，并在運行期間向上層提供數據信息。而且還能夠利用服務接口在眾多數據源中將數據轉化為信息包，提高數據使用率。除此之外，處理層還能夠將數據修改指令轉變為標準格式提供到上層服務接口中使用。

5）存儲層。存儲層在使用期間能夠完成系統數據的存儲，屬于整個系統的數據源。在構建檔案數字管理系統時，可以采用MYSQL數據庫作為數據源系統。

3 檔案數字管理系統的功能與作用

3.1 氣象檔案著錄

在檔案管理過程中，檔案著錄非常重要。在傳統紙質檔案管理中，檔案著錄工作需要由檔案管理人員自己來完成，著錄工作不僅能夠消耗掉檔案管理人員的大量工作時間，還會影響氣象檔案的管理效率。而通過構建檔案數字管理系統，就可以通過系統中的著錄功能來實現檔案的快速著錄，通過結合提前定義的檔案結構，并輸入檔案的數據信息，就可以通過數字技術快速實現氣象檔案的登記、查詢等操作，在保證提高工作效率的同時，提高檔案的著錄質量。

3.2 館藏統計

館藏統計最為重要的作用就是能夠全方位展示館藏數據，并且還能有條理性地為管理人員提供數據信息層面的支持。通過檔案統計，還能夠有效實現對于系統中所有納入檔案管理的數據進行整合，提高檔案信息的使用效率。在面對已經著錄到檔案管理中的館藏資源時，則可以在資源利用過程中實現館藏數據的在線統計。除此之外，館藏統計功能還能夠在檔案分類管理中實現數據信息的集中統計，并針對統計信息產生報表。

3.3 檔案管理

在數字系統中，檔案管理的主要工作內容就是完成對所有檔案信息的保存管理，并且實現對于檔案實體內容的管理。在管理期間如果檔案資源被損壞，則可以通過銷毀管理的方式對檔案銷毀情況做出登記、管理。除此之外，在檔案著錄模塊中，可以采用手動、自動鑒定的方式對即將到達期限的檔案內容進行銷毀，并將檔案條目轉入到銷毀庫中進行整合與管理。而移交管理的作用則是統一管理移交單信息。檔案借閱管理面對的管理對象是用戶所需的管理檔案，檔案管理人員可以通過外借申請來完成對借閱檔案的信息登記，從而掌握外借檔案的動向信息。檔案借閱登記可以在實體檔案借閱中發揮出非常重要的作用，無論是實體檔案預約還是其他相關操作，都需要在借閱之前完成登記與歸檔，并根據檔案管理的實際需求來完成對應的操作[2]。

3.4 機構、用戶管理

因為檔案管理在工作中需要對機構進行增、刪等操作，所以需要在檔案數字管理系統中融入機構管理。在管理系統針對用戶機構進行刪除時，需要針對機構作為相應的判斷，若機構中存在人員信息，則信息數據不允許刪除。用戶管理模塊可以完成對用戶信息的實時管理，根據管理層級不同，所具有的權限同樣會發生改變。例如普通用戶權限便只能進行檔案搜索以及用戶信息調整，而管理員權限則還可以額外增加其他各類功能。

3.5 角色管理

角色管理主要負責對系統角色進行維護。通常情況下，管理員可以在授權管理工作開展時，針對角色進行授權，然后再將不同的角色分配到用戶權限中，用戶自身可以一次性獲取多種不同的角色權限。在角色管理階段中，分級授權功能非常關鍵，管理員能夠利用分級授權在工作中對所有角色進行管理，由管理員所創建的部門管理角色可以通過創建子單位的方式來管理部門內部的其他角色。在角色管理期間，管理員可以為已有角色授予系統權限，在為角色授予部分菜單模塊權限的同時限制低等級用戶的訪問權限。

4 結論

總而言之，氣象數字檔案管理系統屬于傳統檔案管理在發展中優化的必經之路，通過將紙質檔案轉化為數字檔案，能夠大幅優化氣象檔案的管理質量。相信隨著更多人了解氣象數字檔案管理系統的優勢，氣象數字檔案管理一定會變得更好。