淺析“管理輔助系統(tǒng)”理論的貢獻(xiàn)與不足

李小芳

（暨南大學(xué)文學(xué)院，廣東 廣州 510632）

自上世紀(jì)80年代初創(chuàng)秘書學(xué)以來，國內(nèi)許多學(xué)者對(duì)秘書學(xué)學(xué)科歸屬問題的研究從未停歇，但至今仍未能達(dá)成共識(shí)。即便在2012年國家教育部頒布修訂版《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》，明確將秘書學(xué)以于漢語言文學(xué)并列的二級(jí)特設(shè)學(xué)科的姿態(tài)設(shè)立于中國語言文學(xué)的門類下，學(xué)術(shù)界對(duì)秘書學(xué)歸屬于中國語言文學(xué)學(xué)科仍存在異議，歸納起來主要有兩種觀點(diǎn)：

一是行政管理學(xué)說。這一觀點(diǎn)認(rèn)為秘書學(xué)是行政管理學(xué)的分支，代表學(xué)者有董繼超、楊繼昭、范立榮等。由于我國秘書職位多設(shè)置于行政機(jī)關(guān)，秘書工作內(nèi)容也與辦公廳（室）工作重合度高，這便與行政學(xué)中的機(jī)關(guān)管理相契合，所以，該學(xué)說認(rèn)為：“秘書學(xué)是由行政學(xué)分化出來的一門新興學(xué)科”，“秘書學(xué)是行政管理學(xué)的分支，行政管理學(xué)是秘書學(xué)的母體。”，但此種觀點(diǎn)將秘書人員局限于行政機(jī)關(guān)內(nèi)，忽略了企事業(yè)單位和個(gè)人團(tuán)體中也配有秘書人員的事實(shí)，因而此種觀點(diǎn)也逐漸遭到其他學(xué)者的質(zhì)疑，慢慢成為過去式。

二是管理學(xué)說。此種說法認(rèn)為秘書學(xué)是管理學(xué)的分支，代表學(xué)者有錢世榮、趙鎖龍、楊樹森等。錢世榮明確主張：“應(yīng)將廣義管理學(xué)作為秘書學(xué)的直接領(lǐng)屬學(xué)科”。趙鎖龍也認(rèn)為：“將秘書工作看成是一項(xiàng)管理性工作，將秘書學(xué)定位為一門管理學(xué)科之下的二級(jí)學(xué)科更為科學(xué)。”楊樹森也表示：“秘書學(xué)在學(xué)科體系中屬于管理學(xué)范疇，秘書學(xué)是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科。”管理學(xué)說一經(jīng)提出便得到很多秘書學(xué)研究學(xué)者的支持，至今仍有影響。

本文主要通過對(duì)錢世榮先生的“管理輔助系統(tǒng)”理論進(jìn)行分析，指出該理論的貢獻(xiàn)與不足。

1 “管理輔助系統(tǒng)”理論的形成過程

錢世榮先生是中國現(xiàn)代秘書學(xué)研究三大范式之一——“管理輔助活動(dòng)”范式代表人物、“管理輔助系統(tǒng)”理論創(chuàng)建者。他于1986年在中國高等院校秘書學(xué)教學(xué)研究會(huì)中提交了第一篇秘書學(xué)研究論文《秘書部門職能論》。在這篇論文中，他提出了“就本質(zhì)而言，秘書部門是其所從屬的管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，雖然這個(gè)子系統(tǒng)帶有其他子系統(tǒng)所沒有的附著性”，這可以說是“管理輔助系統(tǒng)”理論的萌芽。限于主客觀條件，他對(duì)“管理系統(tǒng)”“管理輔助系統(tǒng)”并未進(jìn)行專門研究，影響力受限。

在之后的十年里，他在研讀了管理學(xué)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)等方面的著作的基礎(chǔ)上，從互有聯(lián)系的“活動(dòng)論”和“學(xué)科論”兩方面展開，逐步開展“秘書縱向分層”“秘書功能”“秘書行為與領(lǐng)導(dǎo)行為關(guān)系”“秘書學(xué)科學(xué)定位”“秘書學(xué)核心理論”“秘書學(xué)學(xué)科問題”“秘書學(xué)學(xué)科發(fā)展”這些課題的系列研究，在《當(dāng)代秘書學(xué)研究的范式選擇》中將“管理輔助活動(dòng)”范式的研究理念、研究內(nèi)容、研究方法闡述清楚，這也標(biāo)志著“管理輔助系統(tǒng)”理論的基本形成。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，錢世榮先生對(duì)于“輔助管理系統(tǒng)”理論進(jìn)行反思整合，于2008出版了《秘書系統(tǒng)：獨(dú)特的管理輔助系統(tǒng)》，此書可謂是錢世榮先生“管理輔助系統(tǒng)”理論集大成的優(yōu)秀著作。本書以四大方陣、十四個(gè)專題逐層演進(jìn)并相互呼應(yīng)的方式，闡述秘書系統(tǒng)作為一個(gè)獨(dú)特的管理輔助系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及主輔系統(tǒng)關(guān)系，探討該系統(tǒng)理論的結(jié)構(gòu)、核心、問題、發(fā)展，就解決該系統(tǒng)及其理論的諸多現(xiàn)實(shí)問題提出新思路、新目標(biāo)、新方法，由此形成了基本研究原則、研究內(nèi)容、研究方法、研究理念完整統(tǒng)一的基礎(chǔ)理論構(gòu)架。至此，“管理輔助系統(tǒng)”理論最終形成。

2 “管理輔助系統(tǒng)”理論的主要內(nèi)容及貢獻(xiàn)

2.1 “管理輔助系統(tǒng)”理論的主要內(nèi)容

狹義的“管理輔助系統(tǒng)”是指在管理學(xué)大系統(tǒng)中，“秘書系統(tǒng)”與領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)、咨詢系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)、保障系統(tǒng)等并稱。它由決策助理層、行政執(zhí)行層、技術(shù)操作層構(gòu)成，形成以領(lǐng)導(dǎo)為中心、決策助理層為主導(dǎo)、能級(jí)遞減的三個(gè)同心圓結(jié)構(gòu)。其基本功能是全程、綜合、直接輔助領(lǐng)導(dǎo)。廣義的“管理輔助系統(tǒng)”除“秘書系統(tǒng)”外，還包括“管理咨詢系統(tǒng)”“管理監(jiān)督系統(tǒng)”“管理保障系統(tǒng)”，它們都是管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)。

秘書學(xué)是研究“輔助領(lǐng)導(dǎo)”活動(dòng)規(guī)律的科學(xué)。“秘書活動(dòng)”是由特定內(nèi)涵的輔助性活動(dòng)，是“輔助領(lǐng)導(dǎo)”的活動(dòng)。而“輔助領(lǐng)導(dǎo)”活動(dòng)也是一種管理活動(dòng)，即以“領(lǐng)導(dǎo)”為對(duì)象的特殊的輔助性管理活動(dòng)，因此理應(yīng)包含在管理活動(dòng)這種社會(huì)運(yùn)動(dòng)形式中。同時(shí)，鑒于“輔助領(lǐng)導(dǎo)”活動(dòng)在管理系統(tǒng)中的實(shí)際地位和實(shí)際活動(dòng)內(nèi)容，錢世榮先生認(rèn)為，將廣義管理學(xué)作為秘書學(xué)的直接領(lǐng)屬學(xué)科，或許與秘書學(xué)在科學(xué)學(xué)科結(jié)構(gòu)中的實(shí)際發(fā)展軌跡比較一致。

2.2 “管理輔助系統(tǒng)”理論的貢獻(xiàn)

研究一門學(xué)科的學(xué)科理論，首先要研究該學(xué)科的學(xué)科理論，尤其是學(xué)科歸屬問題。秘書學(xué)的研究也是如此。自20世紀(jì)80年代我國文秘專業(yè)開設(shè)以來，秘書學(xué)已經(jīng)在中國這片沃土上發(fā)展了將近40年之久，但是其學(xué)科歸屬問題仍未被解決，學(xué)科定位未得到定論。在這期間，錢世榮先生的“管理輔助系統(tǒng)”理論率先將秘書系統(tǒng)作為一個(gè)獨(dú)特的管理輔助系統(tǒng)來研究，給秘書學(xué)科歸屬和學(xué)科體系研究提供了新的研究思路，對(duì)秘書學(xué)的理論研究起到了一定程度的推動(dòng)作用。同時(shí)，錢世榮先生會(huì)通多學(xué)科理論與方法，對(duì)秘書學(xué)進(jìn)行多維度研究，提出的許多富有創(chuàng)新性的理論和觀點(diǎn)也給人以方法論層面的啟迪。除此之外，先生總結(jié)自身及學(xué)術(shù)界的研究成果和經(jīng)驗(yàn)，引發(fā)出秘書學(xué)“學(xué)科發(fā)展”戰(zhàn)略與策略的深層次思考，具有歷史的前瞻性和現(xiàn)實(shí)影響力。

3 “管理輔助系統(tǒng)”理論的不足之處

3.1 秘書職能不應(yīng)全是管理職能

書中代序：一位學(xué)者的探索軌跡——訪“管理輔助系統(tǒng)”理論首創(chuàng)者錢世榮指出：“就本質(zhì)言，所謂‘秘書部門職能’也就是指它的管理功能，雖然這種管理功能帶有其特定的輔助性。”對(duì)于秘書工作以領(lǐng)導(dǎo)的精神和指示為依據(jù)，時(shí)刻以領(lǐng)導(dǎo)為中心，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，具有不可忽視的輔助性質(zhì)，這一點(diǎn)是毋庸置疑的。但是，僅僅用輔助性質(zhì)的管理就能概括秘書的所有職能嗎？

眾所周知，秘書依附于領(lǐng)導(dǎo)而存在，秘書行使管理職能需要通過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，只是借領(lǐng)導(dǎo)之權(quán)行事，在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的前提下組織活動(dòng)、協(xié)調(diào)關(guān)系、解決問題，并不真正擁有管理職能，例如省級(jí)辦公廳需向下級(jí)單位發(fā)布指示性通知時(shí)，必須經(jīng)過省政府同意才可行文。同時(shí)，自古以來，秘書都被稱為“筆桿子”“秀才”。秘書要為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備講話稿、邀請(qǐng)函、感謝信等，要擬寫請(qǐng)示、報(bào)告等法定公文，要撰寫調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、計(jì)劃等常用文書等。秘書之“書”無疑是其最基本的職能，能否得心應(yīng)手地撰寫文書，是衡量秘書工作能力高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，隨著政治體制的完善和企業(yè)制度的改革，秘書的“謀”和“管”的功用日益凸顯，輔助性質(zhì)的管理職能雖符合社會(huì)發(fā)展對(duì)秘書的要求，但秘書“書”和“辦”的職能也不可忽略，秘書的職能不應(yīng)全是管理職能。

3.2 系統(tǒng)職能劃分不清，功能概念模糊

書中指出，狹義的“管理輔助系統(tǒng)”就是秘書系統(tǒng)，其基本特征是以所屬管理系統(tǒng)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為直接輔助對(duì)象，以信息匯集與處理、工作運(yùn)籌與協(xié)調(diào)、決策督查與反饋、瑣務(wù)處置與辦理為基本活動(dòng)內(nèi)容，對(duì)所屬管理系統(tǒng)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)進(jìn)行全程、綜合輔助。廣義的“管理輔助系統(tǒng)”除“秘書系統(tǒng)”外，還包括“管理咨詢系統(tǒng)”“管理監(jiān)督系統(tǒng)”“管理保障系統(tǒng)”，它們都是管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)。看到這里，我有一點(diǎn)疑惑：既然狹義的“管理輔助系統(tǒng)”即“秘書系統(tǒng)”不包括“管理咨詢系統(tǒng)”“管理監(jiān)督系統(tǒng)”“管理保障系統(tǒng)”，它們只是廣義管理學(xué)下并行的同級(jí)類別，那么屬于“管理咨詢系統(tǒng)”“管理監(jiān)督系統(tǒng)”所包含的調(diào)研、監(jiān)督等職能也不該包含在狹義的“管理輔助系統(tǒng)”之內(nèi)，即秘書工作不包括調(diào)研、督查工作。而該理論卻將信息匯集與處理、決策督查與反饋等職能放進(jìn)了狹義的“管理輔助系統(tǒng)”的職能之內(nèi)，這讓人感到自相矛盾。

同時(shí)，在第一方陣的系統(tǒng)功能：秘書功能研究中指出，秘書參謀功能的內(nèi)涵主要部分的理解是：秘書的權(quán)利與職責(zé)之一，指在綜合辦理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的各項(xiàng)事務(wù)時(shí)，注重協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者形成與領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)相一致的領(lǐng)導(dǎo)意圖。而對(duì)助手作用的解釋為：秘書以綜合辦理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的各項(xiàng)具體事務(wù)來輔助領(lǐng)導(dǎo)。筆者認(rèn)為，這兩者表述有重合，助手作用與參謀作用的關(guān)系應(yīng)為包含與被包含的關(guān)系，這兩者的概念是不明確的，關(guān)系也是不清晰的。該理論對(duì)秘書功能的描述沒能搭建起“概念明確、術(shù)語統(tǒng)一、相互關(guān)系清楚的完備的秘書功能體系”。

3.3 “輔助管理”≠“管理”，秘書學(xué)歸屬于管理學(xué)值得商榷

“管理輔助系統(tǒng)”理論從秘書學(xué)與管理學(xué)在研究對(duì)象上的種屬關(guān)系來論述“秘書學(xué)是管理學(xué)的分支學(xué)科”，主張秘書學(xué)是研究秘書工作的科學(xué)，秘書工作的主要內(nèi)容是輔助領(lǐng)導(dǎo)（輔助管理），而輔助領(lǐng)導(dǎo)亦是一種特殊的管理工作，因此，秘書學(xué)既然研究的是特殊的管理工作，就必將歸屬于研究一般管理現(xiàn)象及規(guī)律的管理學(xué)學(xué)科。但是秘書的輔助管理與一般意義上的管理并非等同的。“管理即決策”，都是伴隨著領(lǐng)導(dǎo)的決策而進(jìn)行的，管理者有自主決策的權(quán)利。而秘書人員是在領(lǐng)導(dǎo)身邊提供輔助管理的人員，輔助性是其根本屬性，秘書的“輔助管理”的側(cè)重點(diǎn)在“輔助”二字，并非管理二字。由此可見，“輔助管理”并非完全屬于管理范疇，秘書學(xué)歸屬于管理學(xué)值得 商榷。

4 結(jié)語

“管理輔助系統(tǒng)”理論為秘書學(xué)研究提供了一個(gè)新的視角，做出了不可替代的貢獻(xiàn)。而關(guān)于秘書學(xué)學(xué)科歸屬問題，筆者認(rèn)為，秘書學(xué)歸屬于中國語言文學(xué)門類下才是合理的。眾所周知，我國的秘書學(xué)脫胎于中國語言文學(xué)，專業(yè)教師大都來自中國語言文學(xué)學(xué)科，秘書的核心競爭力——文書寫作能力要依托于中國語言文學(xué)學(xué)科，這都給秘書學(xué)歸屬于中國語言文學(xué)提供了依據(jù)。