淺談新時期高校會議服務及接待工作

呂 蓉

（四川大學，四川 成都 610041）

1 新形勢下高校接待工作的特點

1.1 調研單位類別多

近幾年隨著高校不斷的深化改革，隨著省校共建、校地合作、企業與高校的合作不斷推進，政府部門和不同類別的企事業單位到高校調研、合作的單位增多，這是新形勢下高校接待工作凸顯的一大特點，但也增加了高校的會議服務和接待工作的壓力。

1.2 調研內容廣

兄弟高校之間調研、交流合作具體表現在師資隊伍建設、人才培養、科學研究、學科建設、實驗室管理、后勤保障等方面。但根據高校的自身特點和各個時期關注的重點不同，調研的重點也隨之不同。如2018年8月新時代全國高等教育本科教育工作會的召開，提出堅持“以本為本”，加快建設高水平本科教育、全面提高人才培養能力。為更好地辦好本科教育，相互借鑒成功經驗，高校之間對如何辦好的本科教育方面的調研、交流迅速增長。另外，隨著高校服務地方的能力不斷增加，省校共建、市校共建的持續深入，與企業合作建立研究中心、雙創中心等項目也持續增加。

1.3 調研效率高

到校調研的無論是同城還是異地，我們都會與來調研的單位提前對接，對調研內容相互溝通，在雙方準備充分的前提下開展調研，接待方的人力、物力也會得到合理安排。調研時間緊湊、效率高、節奏快是新形勢下調研的幾大特點。

2 目前高校會議服務及接待工作中存在的不足

針對在新時期高校接待工作普遍存在的幾大特點，結合自身工作實際，目前高校在會議服務及接待工作中還存在著一些不足。

2.1 對會議服務及接待工作重視程度不夠

接待人員習慣于就事論事，缺乏站在學校層面思考問題的能力，主動服務和主動思考的意識不足，超前服務和應變能力不強。

2.2 接待單位之間橫向溝通、協調意識不強

如高校承擔接待任務的部門有多個，有時存在部門之間橫向溝通不暢，信息不對稱，主動承擔責任的意識還欠缺，大都是被動地接受任務，缺乏統籌協調，事倍功半，最后也沒能達到預期的效果。

2.3 接待細節考慮不周

在接待中有時未注重細節問題，在前期準備工作中未溝通好，如來賓在餐飲上有無特殊要求，是否有清真飲食習慣；有時對調研點周邊的保潔、車輛停放等方面準備得不夠充分，這勢必會對此次調研產生不好的影響。

2.4 會議服務工作不規范

由于臨時性接待任務較多，在會議室準備中出現座牌擺放不規范、制作的接待會標格式不對、日期出錯等低級錯誤。

3 新形勢下做好高校會議服務和接待工作的建議

3.1 與時俱進，更新理念

思想上要高度重視，正確認識高校接待工作的重要性。在新形勢下，做好會議服務及接待工作不僅是高校的“門面”，更是提升社會對高校的認可度、知名度，提升高校在社會的影響力。接待工作無小事，不能單純地認為是迎來送往的事務性工作，短期的調研、交流不僅是高校管理水平和工作效率的最好體現，而且也能反映出高校的整體組織能力和應變能力，同時也是彰顯高校服務能力等軟實力的最好表現。面對新形勢，我們要把接待工作放到全校工作大局中去謀劃，把服務于全校發展作為接待工作的出發點和立足點，按照高標準、高效率的要求，克服時間緊、任務重、多變化等困難，認真做好每一次接待工作。同時，通過兄弟高校的頻頻調研，高校之間在教學、科研、人才培養等方面相相互交流，互取長補短，汲取精華，摒棄糟粕，達到共贏。

3.2 提前籌劃，分工明確

分工明確，落實責任。接待無論大小，接待中的每個環節都要分工落實到個人。如是比較大型、重大的會議、接待，待工作任務分解后，要求參與者必須盡早進入角色，提前演練，以保證能各司其職，從接送站、提前預定食宿、與對方溝通日程安排、協調校領導和部門領導參會、擬定接待方案、會議室準備等系列工作都要提前做好溝通、協調，充分考慮到每個環節，避免遺漏細節，通過接待服務平臺展現高校的內涵，提升高校的社會影響力。

3.3 加強精細化管理水平

自2013年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關國內公務接待管理規定》出臺以來，高校嚴格遵守中央規定，嚴格審批“三公”經費，嚴格執行“三單制度”，即接待任務必須有對方來函、公務接待清單和消費明細單。對住宿、餐飲標準嚴格把關。同時，高校結合自身特點，在不違反國家規定的前提下，積極提升校內賓館和食堂的硬件條件，增加高校自身的文化元素，突出高校自己的個性風貌和風格，使賓館溫馨而不豪華，高雅而不奢侈，餐廳飯菜品種豐富，清真餐廳、自助餐廳、輕食窗口應有盡有，以滿足不同客人的不同需求，做到熱情而不鋪張。

3.4 構建一支素質高、業務精的接待工作隊伍

在新形勢下，我們要正確認識高校的會議服務及接待工作。接待工作也不僅僅是接站送站和食宿安排，而是通過接待工作展示學校的風貌。高校接待隊伍應與時俱進，不斷汲取新知識，及時了解本校的校史、校情和歷史沿革，做到不僅是服務人員，而且也是高校的講解員。在會議服務中，不僅要熟悉會議服務的全過程，還要熟練掌握《接待手冊》、會議歡迎PPT、會議議程的制作，規范擺放會議座牌、茶杯、紙、筆，以及在有特殊時期紙杯、消毒紙巾等特殊用品的準備，不斷優化和創新會議服務及接待水平，適應高校精細化管理的要求。通常說“細節決定成敗”。在新形勢下，我們要與時俱進，更新觀念，只有重視并做好會議服務和接待工作的每一項細節，做好會議服務和接待工作的“里”和“面”兩部分，塑造一支素質高、業務精的接待隊伍，才能真正做好新時期的高校會議服務及接待工作。