試論人事制度改革對人事檔案管理的作用

宋貞勇

（鄆城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274700）

在社會經濟改革快速發展的當下，傳統人事檔案管理弊端越來越突出，很多單位都面臨著員工行為受到限制、個人能力得不到發揮等問題。在這關鍵時刻，人事制度改革已經成為一種趨勢，有利于事業單位適應當前的人才市場環境。本文主要對人事檔案管理現狀進行具體分析，并對人事制度改革后的單位人事檔案管理情況進行介紹。

1 人事檔案管理現狀分析

1.1 員工行為受到了控制

在人事檔案管理中，不僅會對員工的一些基本信息進行記錄，還會對員工以往的工作經驗、精力等等進行了解。因為這部分人事檔案交給了單位專業人員管理，所以其他單位或者員工本人是不可以去動它。這種檔案管理制度的確可以加強對員工的管理，但卻也存在一些問題。比如當有人因為工作原因需要調動崗位的時候，如果沒有人事檔案調動很難變動。這種傳統人事檔案管理主要是為了將員工留下來，留在自己崗位上貢獻自己的力量，防止有人私自離崗或者疏于管理。像這種控制員工行為的管理方式，已經脫離了現在社會的主流。要知道當代青年已經習慣了自由，無論是生活還是工作方面都想獲得更多的自主管理權，一味地控制員工行為，可能會適得其反，造成更多的麻煩，不利于單位管理，還會給單位降低信譽度。

1.2 人事檔案管理信息不夠，無法有效發揮員工個人才能

在這種現代化信息資源快速發展的情況下，傳統人事檔案信息管理方法已經無法適應人們的需求。人事檔案的組成信息包括很多，比如員工的一些工作經驗、社會關系或者歷史問題等等。若是這部分信息無法掌握清楚，那對單位管理人才將會造成很大的疑難問題。在人事檔案管理之中，單位的消息來源很多，許多員工資源都是來歷不明，甚至出現人員分配空白等情況，這對單位人事制度管理造成了諸多不便和制約。比如在員工退休年齡與養老保險管理方面，就會因為人事檔案管理信息不足而導致部分員工產生不滿。在員工晉升渠道管理方面，單位對員工信息調查不夠完全，可能會將某些特殊人才忽 略掉。

1.3 人事檔案管理沒有秩序，管理人員缺乏服務精神

在人事檔案管理方面，用人單位大多都存在一些混亂現象，導致很多員工資料不全或者遺失等等。這樣單位需要調查員工信息的時候，就會存在各種問題，最后既浪費了時間又沒有把事情做好，像員工戶口遷移問題、人員調動問題、人事檔案信息處理問題等等，都會受到限制。人事檔案管理其實是一項具有保密性性質的工作，需要管理人員具備良好的服務意識和工作精神。但在具體管理過程中，可能會因為一些防盜問題、管理條件不足或者防潮濕處理不到位等影響到人事檔案管理效果。這樣在進行人事檔案統一管理的時候，就無法保證各單位之間能夠有效溝通消息。

2 人事制度改革作用分析

2.1 員工行為不再受到束縛

在人事檔案管理中，人事制度改革的其中一個作用就是讓員工行為不再受到單位束縛，不會因為以往的身份信息問題而影響到員工個人調動或離職等。為了適應當前人才市場發展現狀，目前很多單位都是用的合同制來招聘人才。員工可以根據自己的能力選擇滿意的崗位，讓員工有充分的時間和空間選擇自己真正擅長的領域，最大發揮人才優勢，這種管理制度能夠有效發揮大家的工作積極性，促進人才市場的持續發展。在這種人事檔案管理環境下，大家可以在市場中自由競爭崗位。在人事制度改革方面，單位會對員工能力、潛力進行調查分析，通過評分結果篩選出自己需要的人才。人事檔案管理工作者可以通過信息來源進行員工材料收集，包括信息標準、信息內容與信息范圍等。另外，管理人員還可以通過三結合方式從人才市場中不斷收集新的檔案資料，完善單位人事檔案信息庫。這樣就可以避免單位在需要人才的時候出現遺漏問題。隨著人事管理層次的逐漸擴展，事業單位對員工信息也越來越重視，要求管理人員在檔案信息管理中不要出現材料重復或者信息遺漏問題。單位需要盡可能掌握員工的全面資料，方便自己選材錄用。

2.2 員工能夠無檔就業或入職，員工才能得到發揮

在社會不斷前進發展的過程中，很多事業單位都開始了自己的人事制度改革工作。因為人事制度改革能夠打破傳統人事檔案管理給員工帶來的限制，為員工們提供良好的就業環境。無論是想要跳槽還是離職的員工，都將不會受到事業單位的限制。換句話說，就是人事檔案管理對員工的限制作用已經沒有了，不會對大家的再就業造成影響。隨著社會經濟的不斷飛躍，市場人才需求也越來越多樣，人事制度改革是事業單位發展中必須經歷的一個環節。單位在招聘員工的時候，眼光也不再局限于工作經驗水平，更多的是考慮大家的綜合能力。員工在競爭崗位的時候有自己的選擇權，不會因為人事檔案而限制了人才的流動性。這對于單位和員工來說，其實是一種互惠共贏的局面。在人事制度改革中，單位對人事檔案管理工作越來越重視，尤其是員工們的各種能力、素質、經驗水平等等。單位可以調動人事檔案資料對員工能力進行了解和考察，發現自己需要的人才。

2.3 人事檔案管理秩序化，管理人員職責清晰

有秩序的人事檔案管理才能對單位選材用人產生促進作用，方便單位更全面的了解每一位員工的信息。在人事制度改革之下，單位管理理念更加明確，其目標就是為了推動人事檔案管理工作的秩序發展。在員工檔案信息管理這方面，管理人員需要根據單位管理標準和管理規范進行檔案資料的歸納和收集整理。因為很多事業單位都已經將檔案信息公開化處理，所以這對管理人員來說幾乎沒有多大難度。唯一的要求就是管理人員必須做好自己地本職工作，確保人事檔案信息內容的完整、真實有效。在人事檔案案卷管理之中，管理人員需要服從單位管理制度，采用全面系統的管理方式開展相關工作。在人事檔案管理之中，管理人員必須引起足夠的重視，聽從單位領導的工作安排，服從人事制度改革建立的監督管理體系。管理人員還要不斷強化自身的管理理念，將人事檔案管理作為一項基礎性工作，有效提高自己的管理水平。隨著事業單位的不斷發展，人事檔案管理信息越來越雜亂，想要做好這方面的管理工作就需要明確管理人員的工作職責，要求大家堅守好自己的崗位，在工作過程中提高服務意識。比如誰來收集資料、誰來統計員工信息數據，人事檔案信息誰來補充等等，單位都要落實好相關管理人員的責任。

3 結束語

綜上所述，在人事制度改革之下，人事檔案管理工作越來越有秩序，管理人員服務意識和精神都有所改善。單位可以通過人才市場補充自己的人事檔案信息，員工也可以在競爭崗位上發揮自己的特長。傳統人事檔案管理對員工的限制解除，大家可以放心離職，這就是人事制度改革帶來的作用。