淺談加強公路工程檔案管理工作的途徑

趙蕓蕓

（山東沂蒙交通投資發展集團有限公司，山東 臨沂 276000）

公路工程檔案不僅是建設、勘察、設計、施工、監理等單位開展工作的真實體現，還是工程建設、改建擴建、維護管理和交付使用的重要依據。城建檔案館做好公路工程檔案管理工作，不僅可為現代公路建設提供有力的參考資料，還能為城市現代化建設和發展提供更加優質的服務。本文結合城市公路工程檔案管理的必要性及所需遵循的原則，對當前檔案管理存在的問題進行分析，并從做好前期控制、調整檔案接收模式、加強工程檔案管控等方面著手，提出幾點有效的檔案管理策略。

1 工程檔案質量管理的重要性

1）工程建設的重要組成部分工程檔案記錄建設過程、管理決策、材料使用等動態信息轉化為靜態信息的過程。因此，在工程建設的各個階段都發揮著重要的參考和憑證價值，是順利施工的重要依據。從工程建設的流程來看，主要包括施工準備階段、施工階段和竣工驗收階段。由于工程本身周期就長，工程檔案也具備種類豐富、體量大、時間跨度長、涉及單位多等特點。此外，工程檔案所記錄的圖紙、建筑材料等信息都要在竣工驗收階段進行檢測，這些材料是否符合建筑設計的標準，合格后才能使用，這些檢測資料是至關重要的，是保障建筑質量的依據。

2）有助于控制工程質量工程檔案的種類豐富、體量大、時間跨度長、涉及單位多等特點決定其管理的復雜性。在現實管理工作中時常出現由于管理不力而導致的檔案歸檔質量不高、標準不一、完整性不佳等情況，工程檔案質量大打折扣，其價值自然也無法得到發揮。而質量管理則有助于推進工程檔案的標準化、規范化發展，讓各個參與主體更加明確自己的職責。工程項目檔案往往是直觀、可視的，因此其質量也直接反映了該單位的綜合管理能力。在工程項目建設中，工程質量的評價是多方面的，不能僅從外觀判斷。這是因為工程項目建設是極為復雜的，工序眾多且互相覆蓋，如使用性能、安全等級等屬性就要綜合現場情況和現場記錄進行判斷。而工程檔案記錄了項目施工的每一道工序，是工程質量最為直觀的體現。

2 加強公路工程檔案管理工作的途徑

2.1 重視公路工程檔案原始資料的收集管控

公路工程檔案原始資料按項目各階段落實收集管控。前期主要有項目立項批文、工可、初步設計、施工圖設計及批復、招投標、合同、公函等資料；建設期主要有施工、監理、第三方檢測、監督和項目業主管理及征地拆遷產生的大量原始資料，包括質量檢查記錄、試驗檢測報告、監督檢查資料、施工和監理日志、征地拆遷資料和管理文件、建設相關方來往文件、會議紀要、決算、交工、竣工、圖片和視頻等有價值的資料；投入營運管理主要是大小修和改擴建產生資料。以上各階段必須落實原始資料管控并及時收集整理歸檔立卷，確保資料真實完整。

2.2 不斷提高管理人員的綜合素質

在經濟社會發展的過程中，公路工程建設取得突出的進步，在實際發展中，要求工作人員對公路工程檔案資料有一定的了解。因此，需要不斷地提升工作人員的素質，使其掌握信息化操作的內容和注意事項。定期組織工作人員到培訓中心學習，及時發放對應的手冊，開展培訓、訓練，積極地聘請專家進行專題講座，不斷地提升工作人員的素質。促使工作人員，特別是檔案管理人員，樹立信息化的檔案管理意識，有效地對信息進行技術管理，可以將其和以往的檔案資料結合在一起，探索新的管理模式，特別是大數據、信息化的應用，為切實做好公路工程檔案資料的管理工作提供有力的技術支撐。

2.3 創新檔案管理方法

若想實現公路養護技術檔案管理質量的提升就要突破傳統檔案管理方法，在提升檔案管理人員專業素質的基礎上創新管理方法，加強對于重要資料的搜集整理，自項目工程立項起便對相關檔案管理工作進行統籌，制定有效管理辦法，妥善保存審批、招標以及合同簽訂以及后續工程作業中各環節的相關資料信息。在以往出現檔案資料不齊全現象時，部分監理單位可能會對此加以忽視盲目交工，而在新形勢下，相關單位必須加強把關，摒除傳統模式，在驗收時若發現此問題則對工程款結算加以延后，通過強制管控提升檔案管理規范合理，糾正檔案管理無序的問題。

2.4 建立健全檔案管理制度

一套較為完整的制度在公路檔案管理中可以推動該項工作更加有序和高效地展開，實踐中可以結合城建檔案館實際情況，構建公路工程檔案管理工作小組，并明確各成員之間權屬關系，以幫助其更好地了解自身的工作內容和職責。然后結合公路工程檔案管理要求，對各項檔案資料類別、內容等進行細致劃分。整個工作過程中也要將相關規章制度融入其中，確保公路竣工資料收集、整理、分析、保管等工作落到實處，為后期工程檔案有效利用和城市公路建設服務提供有力支持。最后是加強責任追究，通過對整個公路工程檔案管理工作進行監督，可以及時發現實際工作中存在的問題，并將相關責任落實到人，同時指導相關人員采取對應措施快速解決遇到的問題。這樣不僅可以保證工程檔案資料完整、有效，還能夠提高檔案管理效率和質量。

3 結語

面對檔案管理與現代科技發展融合的大趨勢，公路工程檔案管理基礎性工作應積極轉變思想，正視基礎性工作的價值和明確提升方向。依托檔案管理基礎工作與現代科學技術融合發展的管理模式，在“軟件”和“硬件”方面增加投入。充分發揮新時期檔案管理人員和業務人員的專業能力，將基礎性工作落到實處。以檔案管理基礎工作和信息技術為先導，提高檔案管理的科技含量，加快公路工程科技檔案管理的轉型升級，利用現代科技手段讓公路工程科技檔案更好地服務公路事業。