醫(yī)療科研檔案管理與應(yīng)用研究

徐必琴 岳紅麗

（貴州省黔西南州中醫(yī)院，貴州 黔西南布依族苗族自治州 562400）

醫(yī)院科研當(dāng)然是醫(yī)院進(jìn)行科研活動(dòng)的重要資料，其中記錄了醫(yī)院多年的研究成果，累積了大量新技術(shù)、新成果，在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，學(xué)術(shù)價(jià)值非常高。在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，要求醫(yī)院規(guī)范科研檔案管理工作，但是對(duì)于大部分醫(yī)院而言，科研檔案管理工作反而是醫(yī)院管理工作當(dāng)中最薄弱的一個(gè)方面，面對(duì)這種現(xiàn)狀，醫(yī)院管理工作應(yīng)該針對(duì)科研檔案管理提出合理的解決措施，提高醫(yī)院科研檔案管理工作的效率，加強(qiáng)工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作整體實(shí)力的提升。

1 醫(yī)院科研檔案管理

醫(yī)院科研檔案可以分為醫(yī)院科研項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、成果檔案。而不同檔案內(nèi)包含不同的內(nèi)容，比如在項(xiàng)目檔案當(dāng)中，檔案資料包括項(xiàng)目的申報(bào)說(shuō)明，其中就有各種項(xiàng)目申報(bào)說(shuō)明書(shū)與合同書(shū)，包括各種項(xiàng)目研究成果等等。而且其中文書(shū)檔案是檔案管理當(dāng)中的重要部分，也是醫(yī)院開(kāi)展科研活動(dòng)的重要依據(jù)，對(duì)于部分項(xiàng)目而言也是重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院科研檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案是成套且完整的，每一個(gè)都有本身的特色，將其分類成為一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，并且根據(jù)專題內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行分門別類管理。通過(guò)傳統(tǒng)的人工分類、仔細(xì)核對(duì)，在漫長(zhǎng)時(shí)間的演變下，醫(yī)院科研檔案管理系統(tǒng)逐漸形成，彼此之間具有很強(qiáng)的連續(xù)性。因此建立起醫(yī)院科研檔案的信息化管理也需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，但是信息化建設(shè)完成之后，可以保證科研檔案不會(huì)受到時(shí)間等因素的影響，再加上科研檔案管理工作具備很強(qiáng)的專業(yè)性，所以在實(shí)際管理的過(guò)程當(dāng)中強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的專業(yè)性[1]。

2 醫(yī)院科研檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案管理工作缺乏合理認(rèn)識(shí)

大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)開(kāi)展科研和技術(shù)活動(dòng)給醫(yī)院帶來(lái)的影響往往比較重視和支持，但是對(duì)科研檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不夠充分，重視程度不夠，在檔案管理方面沒(méi)有匹配專業(yè)人才，導(dǎo)致科研檔案管理工作存在問(wèn)題。從實(shí)際發(fā)展來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視科研活動(dòng)給醫(yī)院帶來(lái)的效益，但是忽視了關(guān)于科研活動(dòng)成就方面的資料管理問(wèn)題，可以肯定的是醫(yī)院開(kāi)展的科研活動(dòng)都受到了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，但是忽視了科研與學(xué)術(shù)成果的積累。在長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，科研檔案管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，而且大部分醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置專門的科研檔案管理部門，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的科研活動(dòng)結(jié)束之后，科研資料保存在個(gè)人手中，或者是無(wú)人保管，導(dǎo)致在長(zhǎng)時(shí)間的作用下資料遺失和散落。部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置了專門的檔案管理部門，但是由于沒(méi)有匹配專業(yè)人員，科研資料管理工作基本上由辦公室人員或者是醫(yī)務(wù)室人員兼任，這部分人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而且身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，由于醫(yī)院人員流動(dòng)性比較大，再加上醫(yī)院內(nèi)部員工思想觀念并不積極，導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案管理工作存在諸多問(wèn)題。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

由于缺乏一定的重視，醫(yī)院科研檔案管理工作十分分散，信息化程度很低，呈現(xiàn)出明顯的碎片化與分散化特征。對(duì)于大部分醫(yī)院來(lái)講，這些醫(yī)院并沒(méi)有建立起專門的檔案管理制度，在檔案資料的整理、歸檔、參閱方面并沒(méi)有形成系統(tǒng)的流程，整體過(guò)程比較隨意，工作之間缺乏協(xié)調(diào)性，嚴(yán)重影響科研檔案的管理效果。實(shí)際管理工作宣傳不到位，部分員工并不會(huì)主動(dòng)上交手里的科研成果，小部分員工認(rèn)為自己的科研成果集中歸檔之后，會(huì)被他人所剽竊，因此不愿意將自己的科研成果上交給醫(yī)院。由此可以看出醫(yī)院科研檔案管理非常分散，很難實(shí)現(xiàn)信息化管理。在長(zhǎng)時(shí)間的作用下，很多技術(shù)人員逐漸退休，新的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)入醫(yī)院，而在這個(gè)新陳代謝的環(huán)節(jié)當(dāng)中，大部分科研成果沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致大量資料流失嚴(yán)重影響醫(yī)院科研檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。

3 醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)代化管理和運(yùn)用

3.1 重視科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的完善

建立完善科研檔案管理制度，做好科研檔案的收集、整理、歸檔工作。醫(yī)院科研檔案管理工作要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，從檔案資料的整理、鑒定、保管、利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都做好明確規(guī)定，比如制定檔案組織崗位職能、檔案整理操作規(guī)范、保管制度、保密制度等，通過(guò)嚴(yán)格的制度實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)外檔案的統(tǒng)一管理，明確各個(gè)部門的責(zé)任，在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中形成嚴(yán)格的崗位管理網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)嚴(yán)格有效的管理方式，制定出合理的管理制度，最大程度保證科研檔案管理工作的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，保證科研檔案管理工作的完整與安全[3]。

3.2 重視檔案的跟蹤管理

一方面科研管理部門應(yīng)該將檔案管理納入科研管理系統(tǒng)當(dāng)中，與計(jì)劃制定、課題管理、成果管理等工作內(nèi)容相聯(lián)系實(shí)現(xiàn)同步管理，下達(dá)任務(wù)的同時(shí)明確檔案管理內(nèi)容，檢查材料的時(shí)候連同檔案管理工作同步進(jìn)行，包括后期評(píng)審工作的開(kāi)展等。從項(xiàng)目申報(bào)到項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題以及開(kāi)發(fā)利用，檔案管理工作都要囊括其中，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，切實(shí)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的檔案跟蹤管理。在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中應(yīng)該重視檔案的監(jiān)督與管理，定期不定時(shí)檢查階段性工作，及時(shí)掌握各個(gè)項(xiàng)目的完成情況，做好數(shù)據(jù)備份記錄，方便完成下一步工作安排，從而對(duì)科研檔案工作形成全面的管理。

在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，科研檔案管理工作的開(kāi)展，還應(yīng)該重視對(duì)科研檔案管理人員的培訓(xùn)工作，因?yàn)榭蒲袡n案管理工作的每一步都是由人完成的，對(duì)技術(shù)人員的需求比較高，在未來(lái)的發(fā)展中，還應(yīng)該重視對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，科研檔案的管理必須與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的健康發(fā)展，同時(shí)也需要在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。醫(yī)院科研檔案管理工作能夠?yàn)楝F(xiàn)代醫(yī)療體系的發(fā)展提供幫助，在現(xiàn)代化發(fā)展當(dāng)中具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。