淺析國土資源基層檔案管理問題

覃秋蘭

（廣西省河池市大化瑤族自治縣自然資源局，廣西 河池 530800）

國土資源管理可以確保科學合理地利用土地資源，有效管理土地，想要有效地做好土地管理工作、確保土地資源的使用合理性、適度地占用土地，檔案管理工作極其關鍵。在檔案中，詳細記錄了土地交易的過程，例如按項目建設占用土地、更改土地類別和每個房地產的土地所有者、土地所有權驗證、土地所有權管理、土地使用計劃和耕、土地保護和執法監督土地工作的科學基礎與政府工作和公眾生活息息相關。所以，研究和討論如何規范和改進國土資源基層檔案管理工作非常重要。

1 實施國土資源基層檔案管理的意義和重要性

1）意義。首先是規劃和利用土地科學的基礎。國土檔案是一種非常重要的技術資源，在新時代，通過國土檔案來研究、規劃和使用土地資源。只有這樣，才能全面審查國土資源的規劃和利用，才能促進國土資源利用率。第二是征地和糾紛解決的基礎。土地使用時，無論是進行土地租賃、個人住房申請、土地是否已注冊，都將詳細記錄在檔案中以確認許可證和財產權。這些檔案是土地使用的證據，維護使用者的合法權益，適當解決爭端，防止非法占用土地，維護社會和諧穩定。2）重要性。強調對地方土地和資源的有效管理，不僅有助于確定地方土地和資源的所有權，而且為科學管理土地和資源提供了必要的基礎。國土資源基層檔案管理也是地方國土資源管理部門加強國土資源利用的技術基礎。

2 國土資源基層檔案管理存在的不足

1）沒有完善的管理系統。尚未建立相應的管理責任制，相關部門和個人的職責和權限不明確，影響了檔案管理的效率。有些單位在沒有統一標準的情況下執行國土資源檔案管理工作，并且管理水平受到檔案的提交、數量、類別、隨意放置等的制約。2）提高管理人員素質。土地檔案的管理仍采用傳統的管理方式，責任意識不強，規章制度不嚴格。此外，管理人員缺少培訓，影響了專業技能的提升，而且不利于檔案管理工作。3）現代信息技術的應用不足。各個檔案保存人員不清楚使用檔案的重要性和責任。檔案的數字化和信息技術的缺乏影響著管理水平。檔案管理人員的工作無法得到保證，領導者經常無視檔案管理工作，因此對檔案管理人員工作的熱情降低了，直接影響了檔案管理工作的開展。此外，檔案管理者沒有足夠的知識儲備，專業知識水平較低，檔案管理人員缺乏培訓和學習的機會，也缺少系統的技能培訓。4）對檔案管理工作的偏見。檔案管理始終是在幕后，甚至認為檔案管理一項沒有業務的非常悠閑的工作。從局外人的角度來看，當需要尋找信息時，只需要及時搜索，檔案管理使比較安穩的工作。檔案管理實際上是一項非常復雜、繁瑣的專業任務，需要謹慎和耐心。5）檔案收集過程還存在不足。國土資源基層單位是實力非常雄厚的工作單位，領導者通常只關心工作質量，重視土地交易檔案、地籍檔案，檔案是否獨立進行管理無關重要。例如，對于每個辦公室使用的設備檔案，主要在辦公室中使用，而不是進行檔案管理。一到年底，在整理文件時，經常會出現附件找不到的現象，而且文件也從來沒有進行檔案。

3 對于國土資源基層檔案管理問題的解決措施

1）必須做好檔案管理的硬件配置。國土資源檔案管理要充分協調和豐富地方檔案的內容，并進行綜合管理。各級國土資源檔案工作涉及很多方面，將真正記錄和反映有關工作的歷史情況，建立檔案管理配套設施是國土資源工作的前提。為了做好檔案管理工作，可以根據“六”要的思維開始工作。主要是指管理負責人要明確、設施要健全、管理人員要負責、資金投入要規范、工作制度要規范，應當依法設立專業職能管理部門，必須遵守相應的檔案管理規定。對檔案管理工作要做到關系分明、制度健全、統一管理，使檔案管理實現標準化、信息化的發展。在國土資源檔案管理中對于硬件的要求非常高。如果資金允許，需要增加更多的現代化設備和設施，以創造更好的檔案管理工作條件。2）完善檔案管理體系的建設，提升文件管理水平。國土資源基層檔案管理工作是一項比較基礎的業務，存在著檔案數量多、存儲時間長、訪問時間不一致、管理困難等問題。為了出色地完成這項日常工作，需要事先精通構建系統和標準化管理。根據操作的實際內容，文件使用管理、庫房定期管理、文件安全保密性以及實用的電子文件管理等各種系統都得到了不斷建立和完善，并嚴格遵守國家標準要求，積極開展檔案管理現代化工作，認真貫徹《電子文件和檔案管理暫行規定》，組織整理電子檔案，明確相關部門的具體職責。確保電子檔案的可靠性以及數據的完整性。現在有的國土資源檔案管理系統在檔案安裝設施中使用標準化的無酸卷盒，以實現對倉庫中存儲的土地和資源檔案的計算機管理，并將其分為科學類別，基本上是永久性檔案或長期檔案，國土資源基層檔案管理部門可以進行引進使用。3）通過有效的收集和分類，使檔案資源更加豐富。國土資源檔案局有許多文件和記錄檔案，檔案可分為財務數據、地籍管轄、土地規劃、土地建設、監督等類別。有必要及時收集和分類圖片、地質資源等各類檔案資料，并通過對各部門的隨時指導，完成年度資料的傳輸和分類。近年來，國土資源基層的檔案管理的文件數量迅速增加，這使檔案管理變得更加困難。在工作中，可以使用外部證書并在內部使用地圖來管理土地的方法。土地注冊所有權的確定、施工現場和地質的加強、礦產資源的批準、各種相關工作的協調土地和資源檔案管理以數字化和信息化為前提，將檔案管理工作與輔助業務工作聯系在一起，進行規劃和安排，并且，檔案必須進行收集和分類，使國土資源檔案的管理更加規范，這也是發展的方向。4）通過培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。為確保科學、完整的檔案信息，國土資源檔案管理各級部門要認真貫徹檔案管理制度，合理安排檔案管理人員范圍，充分調動檔案管理人員的作用。要重視檔案管理人才的引進和培養，在確保他們能夠很好地完成工作的同時，還要加強檔案管理的指導和對資源部門的培訓。進行統一的規劃、收集整理、檔案歸類，推動國土資源檔案管理工作向更加規范更加標準的方向發展。5）使服務質量與文件利用率匹配。在軟硬件建設和制度化的基礎上，積極開發和利用檔案信息，使檔案信息對本地區的土地管理和經濟建設工作有充分的貢獻，并努力使相關工作成為可能。在檔案的幫助下做得更好。特別是地方市和縣法院、律師事務所、大學和審計部門在訪問各級國土資源檔案部門查找文件時，提供最大的便利。

4 結語

想要加強國土資源檔案的社會服務功能，只有充分利用檔案才能體現其價值。檔案管理工作的開發和利用服務主要是要改變舊的觀念，檔案在多渠道進行應用，充分利用土地和資源檔案的作用，為經濟和社會提供更好的服務。因此，國家土地資源檔案的管理是一項專業而全面的工作，只有科學規范的檔案管理和及時的管理才能適應新形勢的發展，創造檔案管理的新局面，這就要求檔案管理人員不斷研究和探索新方法，學習新知識并采用新技術，在土地和資源檔案管理方面取得新的發展。在新環境的當前背景下，我國的國土資源必將得到更加充分的開發和利用，有關國土資源檔案管理的工作量也將大大增加。必須充分了解檔案管理的當前問題，并根據這些問題采取合理的解決方案，以更好地管理土地和資源檔案，并為相關研究人員和用戶提供便利。