淺談如何做好檔案庫房安全保護(hù)工作

武媛媛

（珠海市檔案館，廣東 珠海 519000）

檔案是文化的記事簿，是歷史的載體。習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”隨著近年來對檔案工作的重視程度日益增強(qiáng)，檔案庫房需要存儲的檔案數(shù)量越來越多、種類越來越繁雜，新形勢對檔案庫房的安全程度要求也越來越高。為確保檔案的完整與安全性，需要各級檔案館著力做好檔案庫房的安全管理工作，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案庫房存在的各類安全隱患，補(bǔ)足短板、堵塞漏洞，使檔案庫房沿著規(guī)范化、制度化、信息化、智能化方向不斷發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案庫房安全管理中存在的問題與不足

隨著近年來對檔案工作的日趨重視，各級檔案館堅持服務(wù)民生、信息共享，檔案庫房逐漸向社會開放。許多檔案館結(jié)合當(dāng)?shù)靥厣粩喔倪M(jìn)檔案庫房條件，進(jìn)行了信息化、智能化探索，逐步提升了檔案庫房的安全保護(hù)程度。但在實際工作中我們也發(fā)現(xiàn)，各地檔案館的發(fā)展水平參差不齊，在檔案庫房安全保護(hù)方面仍存在一些影響檔案庫房安全、限制檔案館長久發(fā)展、影響檔案儲存質(zhì)量的急需解決問題。

1.1 對檔案庫房的安全保護(hù)意識不強(qiáng)

有的檔案管理人員沒有把安全擺在首位，檔案庫房安全保護(hù)意識不足，沒有在思想上筑牢“安全無小事”的意識，“高度重視安全問題，自覺履行安全職責(zé)”的整體氛圍不濃厚，工作人員的責(zé)任感欠缺，沒有緊繃安全防范意識之弦，沒有在思想上筑起保障檔案庫房安全的防線。有的檔案館領(lǐng)導(dǎo)沒有將檔案庫房安全保護(hù)工作作為全館的重要工作內(nèi)容之一，對檔案庫房的資金投入不足，設(shè)施改造遲緩，對增強(qiáng)檔案庫房安全保護(hù)工作的組織力、號召力不夠。

1.2 檔案庫房安全管理機(jī)制不完善

健全的檔案庫房安全管理制度是安全保護(hù)工作中必不可少的防護(hù)網(wǎng)。但在目前的實際工作中，有的單位還存在重建設(shè)、輕制度，重亮點、輕基礎(chǔ)的問題，沒有形成完整的制度體系，使庫房安全管理制度存在大同小異、不合實際、執(zhí)行困難等問題。有的單位在制度的落實上不嚴(yán)格，或者制定的制度長期沒有進(jìn)行修訂，長此以往，工作人員執(zhí)行制度的主動性逐漸降低，使制度形同虛設(shè)[1]。

1.3 檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施不健全

某些檔案館由于成立時間較早，建立時的硬件設(shè)施不夠完善，門窗、空調(diào)等設(shè)備較為陳舊，庫房在防光、防塵、防火、溫度濕度控制等方面的考慮不足。然而光源、塵土、空氣質(zhì)量、溫度濕度都會對檔案保存質(zhì)量產(chǎn)生影響。此外由于年代原因，部分檔案庫房的電路設(shè)施逐漸老化，難以負(fù)荷現(xiàn)代電器的高功率，容易產(chǎn)生用電風(fēng)險。

1.4 檔案庫房應(yīng)急管理不到位

一是防范風(fēng)險的意識不夠強(qiáng)，有的單位認(rèn)為檔案館不會出現(xiàn)大問題，思想上過于樂觀，忽視了檔案庫房管理中的應(yīng)急處置工作。二是應(yīng)急預(yù)案針對性不強(qiáng)，有的單位雖然制定了應(yīng)急處置預(yù)案，但存在照搬照抄其他地區(qū)應(yīng)急管理辦法的現(xiàn)象，沒有結(jié)合本地區(qū)自然條件和實際情況，致使實際工作中的可操作性不強(qiáng)。三是忽視對工作人員的教育培訓(xùn)，沒有使工作人員了解應(yīng)急處置方面的知識，造成工作人員應(yīng)急處置能力不足。四是應(yīng)急演練存在走過場問題，達(dá)不到提升工作人員的應(yīng)急能力的作用。

2 提升檔案庫房安全管理水平的主要措施

針對當(dāng)前檔案庫房安全保護(hù)工作中存在的重點、難點問題，各級檔案館應(yīng)當(dāng)高度重視，及時堵塞漏洞，從以下幾方面著手，著力提升檔案庫房安全管理能力水平。

2.1 深化思想認(rèn)識，提高檔案庫房安全保護(hù)意識

思想是行動的先導(dǎo)。對檔案庫房的安全保護(hù)工作，也需要檔案館全體人員不斷提升思想認(rèn)識、增強(qiáng)責(zé)任意識、提高制度執(zhí)行力。一是發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的“頭雁效應(yīng)”。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案庫房安全保護(hù)意識，主動學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理和檔案庫房安全保護(hù)方面的新理念新經(jīng)驗，將庫房安全提升到關(guān)系檔案館整體發(fā)展水平的高度來謀劃部署，將檔案庫房的安全保護(hù)工作作為一項重要事項親自抓、親自管，將對檔案庫房的資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工作人員教育培訓(xùn)、應(yīng)急演練等作為領(lǐng)導(dǎo)班子會議的重要研究內(nèi)容，將檔案庫房安全管理理念壓實到實際工作環(huán)節(jié)之中。二是加強(qiáng)對檔案工作人員的教育與培訓(xùn)。一方面要注重人才儲備，及時將檔案管理專業(yè)人才補(bǔ)充到檔案館工作隊伍中，提升檔案工作人員的專業(yè)性。另一方面要堅持在職培訓(xùn)與再教育，將檔案工作的新政策、檔案庫房研究方面的新成果、實際檔案庫房安全管理中的典型事例作為培訓(xùn)內(nèi)容，并以座談會等形式，促進(jìn)檔案工作人員相互學(xué)習(xí)、相互交流、共同進(jìn)步，不斷提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)和檔案庫房安全管理能力[2]。

2.2 完善制度機(jī)制，提高檔案庫房規(guī)范化管理水平

加強(qiáng)檔案庫房安全的制度化管理，是推進(jìn)檔案庫房安全水平的有效途徑。各地檔案館要結(jié)合本館實際，制定切實可行的安全管理規(guī)章制度，并建立相應(yīng)的責(zé)任追究和獎懲機(jī)制，不斷提高檔案工作人員的大局意識、責(zé)任意識。

一是建立檔案的出入庫管理制度。隨著各地區(qū)檔案文獻(xiàn)的逐漸增多，檔案庫房需要把好“出入關(guān)”。對出入庫房的時間、人員作出要求與相關(guān)規(guī)定，原則上確保檔案庫房有固定時間進(jìn)行安全管理工作。對即將入庫的檔案，要做好入庫前的檢查工作，檢查檔案有無缺失、有無蟲蛀、蟲屎殘留等問題，并及時進(jìn)行核對、清潔與消毒，保證檔案入庫安全。對于檔案借閱，要嚴(yán)格落實登記、定點閱讀、不出庫等制度，確保檔案不損毀、不丟失[2]。二是建立檔案庫房安全管理責(zé)任制，明確從館長到普通檔案工作人員在檔案庫房清潔、消毒、日常管理、安全檢查等方面的職責(zé)任務(wù)，保證檔案庫房安全管理工作有人管、有人問，出了問題能溯源、有人擔(dān)。并將檔案庫房安全管理責(zé)任與獎懲掛鉤，表彰在檔案庫房管理工作的先進(jìn)典型，發(fā)生問題的人員追究問責(zé)，不斷強(qiáng)化正面教育與反面警示作用。三是建立檔案庫房定期清潔消毒制度。由于許多珍貴檔案只有一份，其價值型不言而喻。如果檔案庫房灰塵過多、霉菌滋生，則會對檔案保存產(chǎn)生不利影響。檔案庫房在清潔與消毒方面，也應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對于重點部位的除塵處理、庫房的溫度濕度等作出明確規(guī)定，確保庫房清潔到位。四是建立安全檢查機(jī)制。堅持“預(yù)防為主，防護(hù)結(jié)合”的檔案庫房安全保護(hù)原則，以定期檢查與隨機(jī)檢查相結(jié)合的方式，對檔案庫房的軟件、硬件設(shè)施、門窗安全性、消防器材、信息化設(shè)備等進(jìn)行監(jiān)督檢查，并制定檢查清單，及時記錄發(fā)現(xiàn)的問題，督促責(zé)任人立行整改。

2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案庫房硬件設(shè)施條件

對檔案庫房進(jìn)行提升改造是完善庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高檔案庫房安全性的有效手段。一是對檔案庫房進(jìn)行合理改造。針對一些建立時間較早的檔案館，可以在原有基礎(chǔ)上對檔案庫房進(jìn)行適當(dāng)改造，從而提升檔案庫房的安全系數(shù)。例如對于窗戶較多的庫房，可以采取封閉一定數(shù)量窗戶的方式來減少檔案庫房的進(jìn)光量，避免檔案因為光照而產(chǎn)生變質(zhì)。對熒光燈較多的庫房，可以采用更換燈具、添置燈罩等方式減少人工光源產(chǎn)生的紫外線。再如在加強(qiáng)防火上，要選擇安裝A級防火保溫門，同時將室內(nèi)的老舊電路進(jìn)行改造，避免電路老化而產(chǎn)生危險。二是加強(qiáng)檔案庫房的智能化建設(shè)。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，智能化管理手段不斷為檔案庫房安全管理提供助力。針對南方地區(qū)雨水較多、濕度較大問題，檔案庫房可以安裝溫度、濕度自動控制系統(tǒng)，通過智能控制系統(tǒng)，將溫度保持在14-24℃之間，將濕度控制在50%-60%范圍內(nèi)。針對檔案庫房容易產(chǎn)生的空氣不流通問題，可以安裝換氣自動控制裝置，自動為檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣[3]。通過提升檔案庫房安全管理的智能化水平，不僅可以減少人工成本，還可以推進(jìn)檔案庫房安全管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化。

2.4 增強(qiáng)憂患意識，提高檔案庫房應(yīng)急管理能力

安全保護(hù)工作，重在防患于未然。一是要制定好應(yīng)急預(yù)案。針對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)，地震等問題，制定詳細(xì)的應(yīng)急處置預(yù)案，成立應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，細(xì)化好各項責(zé)任和應(yīng)急舉措。二是做好日常預(yù)警研判。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，日常要精準(zhǔn)掌握檔案庫房的情況，定期分析可能存在的苗頭性，隱患性問題，做到大事提前預(yù)警、小事及時處置，將安全隱患問題消除在萌芽狀態(tài)。三是加強(qiáng)日常培訓(xùn)，檔案館要組織全體人員認(rèn)真學(xué)習(xí)突發(fā)事件應(yīng)急處置及消防安全知識，熟知檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案內(nèi)容，還可以邀請消防設(shè)備維保單位技術(shù)人員為大家進(jìn)行現(xiàn)場示范和講解，使全體工作人員了解消防用品的使用方法。四是進(jìn)行應(yīng)急演練。針對火災(zāi)、地震、水災(zāi)等復(fù)雜情況開展多種應(yīng)急演練，通過實操、講解、點評等形式，提升檔案館全體人員的應(yīng)急處置能力[4]。

綜上所述，檔案庫房的安全直接影響到館藏檔案的安全。各地檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案庫房安全的重視程度，深入分析影響檔案庫房安全的相關(guān)因素，并通過完善檔案庫房安全管理制度、合理改造庫房、添置智能化設(shè)備、提升應(yīng)急處置能力等有效舉措，不斷消除安全隱患，著力保障提高檔案庫房安全。