不動產登記檔案整理方法的探討

劉燕燕

（呂梁市不動產登記中心，山西 呂梁 033000）

1 緒論

1.1 研究的目的及思路

隨著我國社會經濟的迅速發展，國家對不動產登記工作愈加重視，在實際中，由于缺乏完善、有效地管理機制和法律法規以及相關的制度體系，導致了很多問題。因此，為了解決這些問題以及維護好我國國民經濟，使其健康有序協調的發展下去，為可持續發展開辟新途徑。本文以參與呂梁市不動產登記中心檔案整理的實踐為基礎，結合對其他地區檔案保管機構的調研，歸納整理了不動產登記檔案整理的流程及原則。

1.2 研究意義

研究此課題的主要目的是提高不動產登記檔案的利用率，提高檔案管理工作的效率，更好的為人們提供服務。

2 不動產登記檔案整理概述

2.1 不動產登記檔案的概念

不動產是指具有固定的位置、不能移動，或者一經移動就會改變其原有的性質、形狀、功能，并損害其經濟價值的有形財產，是對“動產”的總稱。不動產所有權在法律上是不可侵犯的，根據我國2021年1月1日起實施的《中華人民共和國民法典》第二百零九條：不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅，經依法登記，發生效力。與不動產物權登記活動相關的原始記錄，在內容上除了不動產登記業務外，還涉及繳稅等業務，是真實、唯一、準確記錄不動產所有權權屬的檔案，并且具有法律效應。不動產登記檔案包括申請人提供的權屬證明和其他必要材料、有關登記事項的詢問記錄表、按照法律法規規定的材料，申請登記的不動產的有關情況需要進一步證明的，需要申請人提交補充材料。

2.2 不動產登記檔案整理的類型

依據不動產登記的特征，需要將不動產登記檔案按照業務類型分類，然后分別按“件”、按“盒”進行整理。不動產登記檔案整理的類型包括：首次登記、變更登記、轉移登記、注銷登記、查封登記、其他登記、抵押權登記、預告登記、更正登記，并且因為申請主體、適用范圍、用途的不同會產生不同的檔案材料，例如：申請宅基地使用權及房屋所有權首次登記時需要提交的材料包括：不動產登記申請書；申請人身份證明；不動產權屬證書或者土地權屬來源材料；房屋符合規劃或建設的相關材料；不動產權籍調查表、宗地圖、房屋平面圖以及宗地界址點等有關不動產界址、面積等材料；法律、行政法規以及《實施細則》規定的其他材料，而申請集體建設用地使用權及建筑物、構筑物所有權首次登記需要提交的材料包括：不動產登記申請書；申請人身份證明；不動產權屬證書；建設工程符合規劃的材料；不動產權籍調查表、宗地圖、房屋平面圖以及宗地界址點坐標等有關不動產界址、面積等材料；建設工程已竣工的材料；法律、行政法規以及《實施細則》規定的其他材料。

2.3 不動產登記檔案整理對我國的影響

不動產登記工作的順利進行，對我國經濟發展起著至關重要的作用。在當前階段，我們國家對于不動產信息檔案管理方面還處于摸索時期。由于我國社會制度、法律法規等都沒有完善健全，所以現在很多人認為只要是做好了相關登記就夠了，還有些人員不認真對待這項管理工作，這些都是影響到我國不動產登記資料整理的質量和效率的重要因素之一。因此，我們必須重視這一關鍵要素。對于一個地區而言，不動產登記檔案整理的質量直接關系到該地區經濟發展和社會進步。所以，我們必須重視這項工作，提高不動產登記檔案整理的質量，確保其能夠及時準確的為社會公眾提供優質、便捷的服務。

3 我國不動產登記檔案的現狀

3.1 我國不動產登記檔案的歷史沿革

我國不動產登記檔案的形成經歷了一個漫長而艱難的過程，隨著不動產登記制度的發展而不斷變化。不動產登記制度從國民時期就已經存在，而且新中國成立后并沒有取消不動產登記制度，并對其進行了完善。1950年6月28日，頒布了《中華人民共和國土地改革法》，根據這個法律，新中國進行了第一次房地總登記；1962年，根據《農村人民公社工作條例（草案）》確定了集體土地使用權，并且向農民集體發放土地證，向農民個人發放房產證；1978年，黨的十一屆三中全會之后，不動產登記工作開始進行試點，但是此時，不動產登記工作仍然分散在各部門；1984年5月，《國務院批轉農牧漁業部、國家計委等部門關于進一步開展土地資源調查工作的報告的通知》，開始進行對土地的詳查工作；1994年頒布《城市房地產管理法》，第一次以法律的形式確定土地使用權和房屋所有權登記發證制度；2007年頒布《物權法》，該法提出了不動產統一登記的機構、范圍等，并且2007年12月，國家相應頒布《土地登記辦法》，于2008年1月1日起實施；2014年，公布《不動產登記暫行條例》，于2015年3月1日起施行；2020年5月28日頒布《民法典》，于2021年1月1日起實施，同樣對不動產登記制度作了詳細的規定。到目前為止，我國有了較為完善的不動產登記制度。

從不動產登記制度變化的過程來看，不動產登記檔案的內容也一直在變化，并且于各個部門分散登記、分散管理，無法建立統一的不動產登記信息平臺，不能為人民更好的服務。

3.2 我國不動產登記檔案的建設狀況

目前我國的不動產登記檔案建設主要存在以下幾個問題：

1）不同的地區對不動產登記檔案進行整理歸檔時沒有統一的標準。各地區由于經濟發展程度和地理環境等方面都有巨大差異，因此在進行數據收集時就會出現不同地區間因土地類別而產生不同類型的檔案，這也會導致各區域之間信息互通困難重重。

2）各個地區的不動產登記資料整理不夠完善造成無法滿足全國統一管理，各個單位、企業、個人對其的利用情況缺乏了解。

3）沒有統一的信息平臺，各地區對其進行整理時就會出現各種各樣的問題，造成工作效率低下。

3.3 不動產登記檔案的使用情況

在不動產登記過程中，我們要注意檔案資料使用和管理，這是一個動態變化的工作內容，所以說它不僅包括檔案信息收集、整理、更新等一系列活動，還應注意對檔案的利用。對于一些由于遭受自然災害而產生重大損失的檔案，應盡可能恢復原檔案；借閱檔案時需要辦理一定的手續，在限定時間內歸還；對于濫用檔案的人則應當依法給予相應的處分，情節嚴重者會受到法律追究處罰，從而避免人們對檔案的濫用。

3.4 不動產登記檔案的不足與困難

現階段我國的不動產登記工作主要是以國家和地方政府為主，這其中有很多問題需要解決，比如：檔案資料整理不規范、缺乏法律法規支持。在實際中也存在著許多不足之處。例如：

1）各地區之間的信息資源共享平臺不夠完善，沒有統一的數據管理制度以及相關政策，使得各地區之間無法形成良好的溝通協調機制，這都直接影響了不動產登記工作效率和質量，進一步影響社會經濟的發展。

2）不動產登記數據的質量上存在著很大程度上的問題，由于社會中許多人對不動產所有權沒有深刻的認識，在辦理相關事宜時容易出現錯誤操作，最終也會導致檔案資料不完整、不準確。所以我們需要建立健全法規體系來保障我國不動產整理工作的質量。

3）由于不動產登記資料的收集和整理工作涉及很多部門，而在實際操作時存在著信息共享平臺不完善、管理權限劃分不清晰等 問題。

4）整理不動產登記檔案時，面對大量的紙質資料，由于缺乏統一的管理機制，在工作時常常出現重復申報資料、遺漏資料等現象。

4 不動產登記檔案整理方法的分析

4.1 不動產登記檔案整理的原則

1）保證不動產登記檔案的完整性。在進行整理工作時應確保原件的真實可靠無誤并且可以反映其原貌。

2）保證不動產登記檔案的真實性。不動產登記是一個動態的變化過程，應該始終堅持以原始文件為依據，保證其真實性。

3）尊重檔案有機聯系。檔案的有機聯系是指在不動產登記過程中，檔案的產生和收集與各個登記環節的聯系。

4）注重聯合，共同整理。不動產登記檔案包含了很多的業務類型，要求檔案整理人員除了有專業的檔案整理經驗之外，還必須熟悉每種業務類型的檔案內容，單靠一人之力，整理所有的檔案是比較困難的。此外，我們還可以在法律規定范圍內，將檔案整理工作外包給專業人士，這樣就可以高效的完成檔案的整理工作了。

5）整理檔案時，要考慮好如何整理更有利于檔案的利用。

6）時效性原則。依據不同類型檔案保存期限的不同對檔案進行不同的處理。

4.2 不動產登記檔案整理的模式

目前，我國的不動產登記檔案主要以國家統一建立為基礎，有些單位根據法律法規自行建設或者委托具有資質的社會團體進行管理，還有部分檔案則是在各地政府與相關部門、各地企業和事業單位聯合起來共同構建數據庫。

4.3 不動產登記檔案整理的流程

在檔案管理的各個環節中，收集材料是起點，提供利用是目的，而整理則起到承上啟下的作用。不動產登記檔案的整理流程可以歸納為去除金屬物與簡易修復、分類歸檔、編號、裝訂上架四個環節，尤為重要的是檔案分類的問題。

1）去除金屬物與簡易修復。首先需要將檔案中的金屬物去除掉，然后對有破損的檔案進行裁剪修補，幅面過大或者過小的檔案進行處理。

2）分類歸檔。不動產登記檔案是根據業務類型進行分類的，按一定的時間順序，將同一業務類型的檔案集中在一起，成為一個有條理的整體，方便檔案的利用和查詢。筆者將不動產登記檔案的分類體系分為兩級。第一級按業務類型劃分為轉移登記、預告登記、抵押登記等等；第二級按照辦理業務時間進行分類，進一步確定檔案的柜號和盒號。

3）編號。整理檔案時，紙質資料需要與電子資料進行核對，并且在此過程中以一定的順序對材料進行頁碼編號。

4）裝訂上架。完成檔案的編號工作以后，將檔案按照柜號和盒號進行裝訂上架，將所有檔案上架前進行除塵，檔案整理工作結束。

5 完善不動產登記檔案資料的對策

5.1 完善不動產登記制度

我國當前不動產登記技術水平有限、管理分散并且不能滿足社會經濟發展需求，在今后的不動產登記工作中，必須要充分利用現代化信息技術，建立統一、規范的不動產信息平臺。通過對全國各城市房地產市場數據進行的統計分析和整理歸納，形成具有地方特色且適合當地實際情況發展要求與特點、符合國家法律法規規定，并且可以滿足社會經濟建設需要及公眾使用目的的文件；通過系統化、規范化的不動產信息平臺，可以有效促進各地區房地產交易活動中各部門相互溝通與交流，為社會經濟發展提供有力保障。

5.2 建立健全不動產登記檔案資料的公開權

在建立健全不動產登記檔案資料公開權的制度下，各地方政府也紛紛出臺了各種文件。對各部門之間關于自己本轄區內的工作進行監督，但并沒有形成統一規范和完善周密完整、內容完備且易于操作實施的基本原則。為了使各個單位能夠及時掌握各自機關所管轄范圍所屬區域及具體情況。需要明確的是在建立健全不動產登記檔案資料公開權時應堅持以下幾點：

1）制定合理有效的制度體系。

2）明確各部門的職責。

3）制定統一完善周密的制度體系，形成完整有序、分工配合和相互制約相互協調等基本原則。在建立健全不動產登記檔案資料公開權的制度下，各部門應該加強對本轄區內所有涉及自己管轄范圍所屬區域和具體情況進行詳細調查，做到不隱瞞、出具真實信息。

5.3 完善不動產登記檔案資料的保障

建立完善的不動產登記檔案，是保障信息安全和完整，推動社會進步、促進經濟發展的重要舉措。在我國當前法律體系中對不動產登記具有明確的規定：《中華人民共和國民法典》第209條“不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅，經依法登記，發生效力；未經登記，不發生效力，但是法律另有規定的除外”，但是對于不動產登記檔案信息安全和完整這一問題沒有作出詳細說明。因此，我國應盡快制定《不動產登記檔案管理規則》，以法律的形式明確規定關于保護信息安全和完整這一方面。

6 結語

隨著社會發展，不動產登記工作也變得越來越重要，在這一背景下，對我國的相關制度進行研究是非常有必要的。不動產登記檔案內容豐富、記載完備，具有很大的經濟價值。基于自身實踐和相關調研，筆者總結了檔案整理的流程，提煉了整理原則，并且探討了關于不動產登記檔案的發展和建設。對不動產登記檔案整理方法的探討離不開檔案整理的理論。只有靈活運用這些理論，借鑒已經總結出來的方法，在實踐中不斷完善理論，才能做好整理工作。不動產登記檔案種類豐富，數量龐大，筆者參與整理的只是眾多不動產登記檔案中很小的一部分。筆者深知，由于本人的知識水平、技術能力等存在不足，所總結的整理流程和探討的關于不動產登記檔案的各方面尚存有局限，誠愿越來越多的人參與到不動產登記檔案的整理中來，探討并完善不動產檔案的整理方法，實現不動產登記檔案的利用價值。