檔案管理中的公文歸檔分析

褚福燕

（棗莊市臺(tái)兒莊區(qū)人民政府辦公室，山東 棗莊 277400）

檔案是人類進(jìn)入文明社會(huì)以來(lái)，對(duì)從事一切生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)的有意識(shí)的、有價(jià)值的保存和記錄。檔案的發(fā)展意味著社會(huì)發(fā)展的速度，而在檔案管理工作中，公文的歸檔工作是其關(guān)鍵的核心環(huán)節(jié)，歸檔工作的效率、質(zhì)量等都會(huì)決定檔案管理工作的整體走向，對(duì)其發(fā)過(guò)展起到深遠(yuǎn)的影響。因此，在檔案管理系統(tǒng)工作中，公文歸檔的重要性是什么？存在著什么樣的問(wèn)題？怎樣解決？這些都是本文探究的重點(diǎn)。

1 檔案管理的趨勢(shì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的崛起，一切都可以通過(guò)云計(jì)算、信息采集、系統(tǒng)化管理這些程序化的步驟在短暫的時(shí)間里被整理得井井有條。另外，在信息化時(shí)代，海量信息都可以被儲(chǔ)存在小小的芯片中，而網(wǎng)絡(luò)安全性不斷的提高，使得在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的文件多為電子化形式呈現(xiàn)，因此，檔案管理將在大環(huán)境中順應(yīng)趨勢(shì)，朝著網(wǎng)絡(luò)化、電子化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

2 文檔管理工作的意義

伴隨著政府機(jī)構(gòu)不斷的運(yùn)行，其重要的公文文件的數(shù)量與日俱增。一些政策性的公文既是目前工作的指導(dǎo)性意見(jiàn)書，又是為日后能復(fù)查、反思、糾錯(cuò)而留存的證據(jù)。所以，文檔的管理工作包含著存和取兩個(gè)方面，因此，如何管理文檔，考驗(yàn)著管理者的智慧。

為方便存取，做好公文的歸檔工作是目前為止公文管理的最好方法。歸檔，顧名思義指將處理完并且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室以備保存?zhèn)浒福员銈洳榈倪^(guò)程。 系統(tǒng)整理通俗的來(lái)講，就是指能通過(guò)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)、具體的流程、統(tǒng)一的收錄文件的方法。而與檔案管理工作中的其他步驟環(huán)節(jié)相比較，歸檔入庫(kù)其實(shí)就是簡(jiǎn)單的分類工作，目的就是將無(wú)規(guī)律的、繁亂的公文通過(guò)整理，使其變得有條不紊。通過(guò)歸檔這一工作環(huán)節(jié)，檔案的整理變得程序化。文件歸檔工作能使得檔案管理工作的工作效率大幅度提高，也極大的為日后的查找工作減輕工作負(fù)擔(dān)。公文分檔處理的意義在于在很大程度上，減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還能保證文件保存和歸檔的質(zhì)量。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，在對(duì)歸檔入庫(kù)的文件進(jìn)行登記和編目時(shí)，要區(qū)分清永久文件、定期文件，然后分門別類的對(duì)文件進(jìn)行特殊的裝訂、編目，或者銷毀。就目前情況來(lái)看，電子化檔案的管理、查找更為便捷、科學(xué)。

3 目前歸檔工作存在的問(wèn)題

1）公文存檔效率低。當(dāng)前，公文檔案中涉及的資料、數(shù)據(jù)、內(nèi)容越來(lái)越豐富，如果完全依靠傳統(tǒng)文件管理的工作方法，已經(jīng)無(wú)法實(shí)際的解決歸檔過(guò)程中的很多問(wèn)題，如電子化文件和紙質(zhì)版文件，如何分類？如何統(tǒng)一歸納？紙質(zhì)版文件一旦混淆、丟失，是否會(huì)導(dǎo)致大量工作的重復(fù)？是否會(huì)影響工作的正常運(yùn)行？因此，這將給工作人員處理文件的過(guò)程增添很多不必要工作，需要工作人員花費(fèi)大量時(shí)間去解決，從而造成公文的歸檔工作效率低下。

2）缺少專業(yè)的文件歸檔人才。目前，大多數(shù)的檔案管理部門還未更新其檔案管理的工作模式和工作方法，依舊按照原始的方法進(jìn)行，這種趨勢(shì)也給人才市場(chǎng)傳達(dá)一種錯(cuò)誤的訊息，導(dǎo)致該行業(yè)極度缺少文件管理方面的人才，加之，文件歸檔畢竟只是檔案管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，越是細(xì)節(jié)的工作，對(duì)于工作人員的要求相對(duì)而言較高，一個(gè)明顯的趨勢(shì)是，市場(chǎng)對(duì)于擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力的員工相對(duì)較為友好。

3）歸檔工作與管理工作脫節(jié)，屬于兩個(gè)體系。在工作過(guò)程中，不易定責(zé)，糾錯(cuò)制度不夠完善，也就容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生。歸檔工作的負(fù)責(zé)人員往往有自己的邏輯順序，管理工作的負(fù)責(zé)人員有自身的工作習(xí)慣，雙方工作很可能因?yàn)槿藶榈牟淮_定因素，使得文檔管理秩序混亂。另，隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，可以將文件上傳到政務(wù)系統(tǒng)的指定網(wǎng)站上，以公開(kāi)透明的方式，方便公民的查閱和使用。但在此過(guò)程中，需要將大量的原文件進(jìn)行掃描，以便歸檔進(jìn)入電子庫(kù)。該項(xiàng)任務(wù)工作量大，需要邏輯清晰、耐心、責(zé)任心強(qiáng)的歸檔工作人員進(jìn)行整理分類，而文檔的調(diào)用卻是隨機(jī)的，這自然需要相關(guān)人員對(duì)網(wǎng)站文件進(jìn)行維護(hù)、運(yùn)行，所以，一旦歸檔與管理相分離，將降慢整體速度，影響文檔的合理運(yùn)用。

4 對(duì)于促進(jìn)公文歸檔入庫(kù)的相關(guān)建議

1）細(xì)化歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高存檔效率。在檔案管理工作，關(guān)鍵是將紛繁復(fù)雜的文案以一定的標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分開(kāi)來(lái)，因此，管理的第一步是構(gòu)建合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，以時(shí)間先后順序分類，類似快遞公司收件時(shí)間一般，標(biāo)注不同的日期，以便后期查找；以使用率高低為標(biāo)準(zhǔn)，按照經(jīng)驗(yàn)，將經(jīng)常使用的功能性資料單獨(dú)存檔，特別是紙質(zhì)資料，利于統(tǒng)一更新，減少因查找而導(dǎo)致紙張磨損，增加費(fèi)用的概率；以文件的重要性為排列標(biāo)準(zhǔn)，聚集重要文件，方便拿取，省時(shí)省力。將不重要文件歸置保存，還原歷史真實(shí)性；以公文來(lái)源作為分類標(biāo)準(zhǔn)，按部門劃分，方便與相關(guān)直屬單位的直接合作，提高工作效率。甚至，歸檔工作并非只有一個(gè)刻板標(biāo)準(zhǔn)，只要方便拿取，歸檔文件還可以根據(jù)文件本身的內(nèi)容進(jìn)一步分類，前期分類工作做得越細(xì)致，對(duì)于后期的整理、排查、抽取、使用越有利。對(duì)于涉密文件來(lái)說(shuō)，為避免文件的損壞，文件應(yīng)該采用特殊的保存手段，歸置于特殊的工具或者環(huán)境中，如牛皮紙盒中，并切記要在紙盒中填寫編號(hào)，方便后期的查找，這是針對(duì)特殊文件的特殊歸檔措施。在平日工作里，充分把握兩種歸檔處理文件的方式——電子化和傳統(tǒng)，把兩種方式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，提高公文檔案的管理水平。

2）全面推進(jìn)電子公文，加強(qiáng)平臺(tái)管理建設(shè)。檔案管理工作之所以復(fù)雜，是因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。電子版與紙質(zhì)版沒(méi)有統(tǒng)一的要求，檔案分類管理也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，公文的歸檔入庫(kù)工作極難推進(jìn)。因此，在生活中，以政府為中心的單位組織，因大力推行電子文檔，并建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一的政務(wù)公文集中管理的平臺(tái)，并建立健全統(tǒng)一的歸檔體制機(jī)制，使得公文的歸檔入庫(kù)工作更簡(jiǎn)單化、制度化。

3）培養(yǎng)專業(yè)化的公文歸檔管理人才。為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理的變化趨勢(shì)，政府機(jī)關(guān)檔案的相關(guān)管理部門應(yīng)該時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)工作人員在信息化和電子化方面的專業(yè)技能培訓(xùn)，這樣才能應(yīng)對(duì)日新月異的工作要求。其次，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立正確的職業(yè)觀，細(xì)化工作流程，培養(yǎng)專業(yè)能力，最重要的是培養(yǎng)自身過(guò)硬的職業(yè)素養(yǎng)，調(diào)整觀念，善于去接受、學(xué)習(xí)新的工作方式，既能高效率的完成大量繁瑣的歸檔工作，又能增強(qiáng)自身對(duì)該職業(yè)的認(rèn)同感，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

4）定期清理規(guī)范性公文。要對(duì)規(guī)范性文件施行定期清理，時(shí)刻確保規(guī)范性公文的時(shí)效性。要在工作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷完善規(guī)范性文件的定期清理的規(guī)章制度。按照“合法，科學(xué)，及時(shí)，質(zhì)量”等原則，對(duì)所有歷史文件進(jìn)行了全面的大清理。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)前文對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展形勢(shì)和走向的分析與總結(jié)，筆者大概可以得出一個(gè)相對(duì)清晰化的認(rèn)識(shí)，即檔案的管理工作應(yīng)不斷地進(jìn)行改革，并需要有針對(duì)性的、大力度的針對(duì)日常工作中的具體問(wèn)題進(jìn)行改革，唯有如此，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。