大數據時代檔案管理工作如何與時俱進

張 雪

（中國移動通信研究院，北京 100032）

隨著大數據時代的到來，傳統檔案管理工作模式已經難以適應時代發展的需求，立足于大數據時代背景下，革新國有企業檔案管理工作模式，創新檔案管理方法，全面提升國有企業檔案管理效率已經成為時代發展對國有企業檔案管理工作的重要要求，直接關系到了國有企業的現代化發展腳步。

1 大數據含義

大數據是在信息科學技術支撐下發展的新技術形式，大數據中為人們提供豐富的信息資源，其信息資源的龐大是人們無法想象的巨大，滿足人們信息獲取的多元化需要。大數據又稱之為巨量、海量的信息數據，通過技術的支撐，能夠實現信息技術的實效性處理、分析、管理、截取，具有處理信息數據快速性、信息數據類型繁多性、信息數據存儲巨大等特點，能夠以技術的作用效能，促進人們對信息數據的有效性運用。

2 大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

1）檔案管理制度有待革新。檔案管理作為國有企業日常管理工作的結構組成部分，在其工作開展中，需要完善的檔案管理制度對其進行指導，以保證國有企業檔案管理工作開展的規范性。然而隨著大數據背景下國有企業檔案管理模式的轉變，并沒有與之相匹配的檔案管理制度建設。這就導致了大數據背景下國有企業檔案管理工作開展中，缺乏檔案管理制度的規范，嚴重影響了國有企業檔案管理工作的開展質量，也制約了大數據背景下國有企業檔案管理效率的提升。

2）檔案管理人員專業素質有待提升。伴隨著信息技術在國有企業檔案管理中的應用，勢必對相關管理人員的能力和專業素質提出了更高的要求。傳統檔案管理工作中，管理人員只需確保檔案歸檔及時、整理有序以及檔案保密等等。但是在大數據時代，各種信息技術對檔案管理人員的信息技術水平提出了更高的要求，要求他們不但具備簡單的計算機操作水平，還能及時更新和維護信息數據，并及時服務且監管數據信息的調閱請求，一旦發現系統存在安全隱患時，要立即采取有效的處理措施。但是當前從事檔案管理的隊伍老齡化嚴重，嚴重缺乏信息技術的專業人才，從而影響了檔案管理的水平。

3）檔案管理意識有待強化。現階段，在國有企業日常管理工作開展中，部分單位還存在著管理意識較為薄弱的現實情況，導致了檔案管理工作開展中檔案真實性下降、檔案遺失損毀嚴重等情況的發生，給國有企業檔案管理效率的提升造成了嚴重的不利影響。與此同時，在大數據背景下，部分單位由于檔案管理意識薄弱的影響，對于檔案管理信息化建設的重視程度也有待提升，因此也導致了國有企業檔案管理信息化建設進程緩慢的現實情況出現，嚴重影響了國有企業檔案管理的效率和質量。

3 大數據時代檔案管理工作的革新路徑

1）拓寬檔案管理的路徑。在大數據時代下，就國有企業檔案管理工作的開展而言，應進一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數據庫為導向，實現檔案管理工作在多個平臺的開展與實施，以此確保國有企業各部門都能夠有效運用、管理、存儲檔案信息資源，彰顯檔案管理在國有企業發展中的價值。首先，在檔案管理工作的開展過程中，國有企業應重視微服務平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進檔案信息數據的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關信息和資源，拓寬檔案管理數據庫的有效信息量。其次，要重視對于遠程技術的運用，以遠程檔案管理服務手段實現非面對面的人工服務，切實推進人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務，如通過電子郵箱實現檔案信息的采集工作等。第三，要進一步重視對于云平臺的運用，以云服務為導向開展相關工作。云服務是以云計算為導向，實現信息數據分析、計算的一項精準化服務，能夠有力降低檔案管理的相關成本，提升管理工作的實際成效。

2）加強國有企業檔案信息的安全保護。“安全第一”不管在哪個行業都是一個非常重要的理念。大數據時代，檔案信息的安全性也是國有企業檔案管理中不容忽視的部分。檔案信息的安全性威脅一方面來自電腦和計算機的設備管理，另一方面來自互聯網。所以，想要最大限度地保證國有企業檔案管理的安全性，就要從這幾方面出發。首先，要加強培養國有企業檔案管理人員的思想意識和安全責任意識。在日常的檔案管理工作中，管理人員應該定期對各種設備、機器進行檢查和維護，一旦發現問題或是出現隱患，應該及時上報。其次，要建立安全的網絡屏障，要利用各種軟件建立屬于本單位內部的檔案管理網絡，并且一定要保障該網絡的安全性。

3）健全國有企業檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標準。國有企業檔案管理體系的建設可以使得檔案管理每一個工作環節和流程更加規范。同時，檔案管理規定必須包括具體的管理標準、實施規范和細則。具體來說：一是結合本單位檔案管理工作實際和重點，健全完善國有企業檔案管理制度，為檔案管理工作運行提出準則，例如《國有企業檔案庫房管理制度》《國有企業檔案管理人員考核制度》《國有企業檔案管理保密機制》等；二是成立專門的檔案管理辦公室，明確各部門管理職責，健全監督管理機制，對檔案管理人員工作內容進行監管，采用定期和不定期監管方式，實現方案管理的標準化和規范化發展；三是建立國有企業檔案管理追究和考核機制，對檔案管理人員進行績效考核，將其考核標準納入企業人才管理建設過程中，對存在違法違紀的檔案管理行為嚴格追究責任，提升檔案管理人員的工作責任感。

4）注重樹立大數據檔案管理意識。大數據時代對國有企業檔案管理工作產生的影響比較深遠，要充分注重發揮大數據技術的優勢，為國企檔案管理工作的良好推進打下基礎。大數據時代下國企檔案管理人員要樹立大數據的意識，及時轉變檔案管理的觀念，通過新的檔案管理觀念的融入，促進檔案管理工作的高效化落實。提升企業檔案應用價值是比較關鍵的，這就要求國有企業要做好支撐建設工作，注重利用大數據技術來及時掌握獲得相應的信息，提高自身的競爭主動權，這對實現可持續發展的目標能起到積極促進作用。國企檔案管理工作的開展中要注重“大檔案”的意識形成，通過信息化技術進行檔案管理，實現數字化的檔案管理目標，從整體上提升檔案管理工作的質量水平，這些基礎工作方面得到了強化，才能真正有助于將各項檔案管理工作得以落實。

4 結束語

在大數據時代，檔案管理相關工作的與時俱進是十分必要的，這不僅是國有企業助力于自身可持續發展的需要，也是先進技術、科學思維切實融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實現健康化、和諧化發展的需要。因此，國有企業一定要提高對于檔案管理工作的重視程度，要將大數據技術、信息化思維運用其中，在實踐中查漏補缺，真正實現檔案管理工作模式的變革，切實促進本單位的長遠發展。