大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作如何與時俱進

張 雪

（中國移動通信研究院，北京 100032）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的需求，立足于大數(shù)據(jù)時代背景下，革新國有企業(yè)檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案管理方法，全面提升國有企業(yè)檔案管理效率已經(jīng)成為時代發(fā)展對國有企業(yè)檔案管理工作的重要要求，直接關(guān)系到了國有企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展腳步。

1 大數(shù)據(jù)含義

大數(shù)據(jù)是在信息科學(xué)技術(shù)支撐下發(fā)展的新技術(shù)形式，大數(shù)據(jù)中為人們提供豐富的信息資源，其信息資源的龐大是人們無法想象的巨大，滿足人們信息獲取的多元化需要。大數(shù)據(jù)又稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)，通過技術(shù)的支撐，能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)的實效性處理、分析、管理、截取，具有處理信息數(shù)據(jù)快速性、信息數(shù)據(jù)類型繁多性、信息數(shù)據(jù)存儲巨大等特點，能夠以技術(shù)的作用效能，促進人們對信息數(shù)據(jù)的有效性運用。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案管理制度有待革新。檔案管理作為國有企業(yè)日常管理工作的結(jié)構(gòu)組成部分，在其工作開展中，需要完善的檔案管理制度對其進行指導(dǎo)，以保證國有企業(yè)檔案管理工作開展的規(guī)范性。然而隨著大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并沒有與之相匹配的檔案管理制度建設(shè)。這就導(dǎo)致了大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)檔案管理工作開展中，缺乏檔案管理制度的規(guī)范，嚴重影響了國有企業(yè)檔案管理工作的開展質(zhì)量，也制約了大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)檔案管理效率的提升。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著信息技術(shù)在國有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，勢必對相關(guān)管理人員的能力和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員只需確保檔案歸檔及時、整理有序以及檔案保密等等。但是在大數(shù)據(jù)時代，各種信息技術(shù)對檔案管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求，要求他們不但具備簡單的計算機操作水平，還能及時更新和維護信息數(shù)據(jù)，并及時服務(wù)且監(jiān)管數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱請求，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患時，要立即采取有效的處理措施。但是當(dāng)前從事檔案管理的隊伍老齡化嚴重，嚴重缺乏信息技術(shù)的專業(yè)人才，從而影響了檔案管理的水平。

3）檔案管理意識有待強化。現(xiàn)階段，在國有企業(yè)日常管理工作開展中，部分單位還存在著管理意識較為薄弱的現(xiàn)實情況，導(dǎo)致了檔案管理工作開展中檔案真實性下降、檔案遺失損毀嚴重等情況的發(fā)生，給國有企業(yè)檔案管理效率的提升造成了嚴重的不利影響。與此同時，在大數(shù)據(jù)背景下，部分單位由于檔案管理意識薄弱的影響，對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度也有待提升，因此也導(dǎo)致了國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進程緩慢的現(xiàn)實情況出現(xiàn)，嚴重影響了國有企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的革新路徑

1）拓寬檔案管理的路徑。在大數(shù)據(jù)時代下，就國有企業(yè)檔案管理工作的開展而言，應(yīng)進一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數(shù)據(jù)庫為導(dǎo)向，實現(xiàn)檔案管理工作在多個平臺的開展與實施，以此確保國有企業(yè)各部門都能夠有效運用、管理、存儲檔案信息資源，彰顯檔案管理在國有企業(yè)發(fā)展中的價值。首先，在檔案管理工作的開展過程中，國有企業(yè)應(yīng)重視微服務(wù)平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量。其次，要重視對于遠程技術(shù)的運用，以遠程檔案管理服務(wù)手段實現(xiàn)非面對面的人工服務(wù)，切實推進人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務(wù)，如通過電子郵箱實現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進一步重視對于云平臺的運用，以云服務(wù)為導(dǎo)向開展相關(guān)工作。云服務(wù)是以云計算為導(dǎo)向，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計算的一項精準化服務(wù)，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實際成效。

2）加強國有企業(yè)檔案信息的安全保護。“安全第一”不管在哪個行業(yè)都是一個非常重要的理念。大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的安全性也是國有企業(yè)檔案管理中不容忽視的部分。檔案信息的安全性威脅一方面來自電腦和計算機的設(shè)備管理，另一方面來自互聯(lián)網(wǎng)。所以，想要最大限度地保證國有企業(yè)檔案管理的安全性，就要從這幾方面出發(fā)。首先，要加強培養(yǎng)國有企業(yè)檔案管理人員的思想意識和安全責(zé)任意識。在日常的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)該定期對各種設(shè)備、機器進行檢查和維護，一旦發(fā)現(xiàn)問題或是出現(xiàn)隱患，應(yīng)該及時上報。其次，要建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障，要利用各種軟件建立屬于本單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且一定要保障該網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3）健全國有企業(yè)檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標(biāo)準。國有企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)可以使得檔案管理每一個工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標(biāo)準、實施規(guī)范和細則。具體來說：一是結(jié)合本單位檔案管理工作實際和重點，健全完善國有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運行提出準則，例如《國有企業(yè)檔案庫房管理制度》《國有企業(yè)檔案管理人員考核制度》《國有企業(yè)檔案管理保密機制》等；二是成立專門的檔案管理辦公室，明確各部門管理職責(zé)，健全監(jiān)督管理機制，對檔案管理人員工作內(nèi)容進行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，實現(xiàn)方案管理的標(biāo)準化和規(guī)范化發(fā)展；三是建立國有企業(yè)檔案管理追究和考核機制，對檔案管理人員進行績效考核，將其考核標(biāo)準納入企業(yè)人才管理建設(shè)過程中，對存在違法違紀的檔案管理行為嚴格追究責(zé)任，提升檔案管理人員的工作責(zé)任感。

4）注重樹立大數(shù)據(jù)檔案管理意識。大數(shù)據(jù)時代對國有企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的影響比較深遠，要充分注重發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，為國企檔案管理工作的良好推進打下基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代下國企檔案管理人員要樹立大數(shù)據(jù)的意識，及時轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，通過新的檔案管理觀念的融入，促進檔案管理工作的高效化落實。提升企業(yè)檔案應(yīng)用價值是比較關(guān)鍵的，這就要求國有企業(yè)要做好支撐建設(shè)工作，注重利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來及時掌握獲得相應(yīng)的信息，提高自身的競爭主動權(quán)，這對實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)能起到積極促進作用。國企檔案管理工作的開展中要注重“大檔案”的意識形成，通過信息化技術(shù)進行檔案管理，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理目標(biāo)，從整體上提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，這些基礎(chǔ)工作方面得到了強化，才能真正有助于將各項檔案管理工作得以落實。

4 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理相關(guān)工作的與時俱進是十分必要的，這不僅是國有企業(yè)助力于自身可持續(xù)發(fā)展的需要，也是先進技術(shù)、科學(xué)思維切實融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實現(xiàn)健康化、和諧化發(fā)展的需要。因此，國有企業(yè)一定要提高對于檔案管理工作的重視程度，要將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化思維運用其中，在實踐中查漏補缺，真正實現(xiàn)檔案管理工作模式的變革，切實促進本單位的長遠發(fā)展。