淺談大數據背景下學校檔案管理工作的有效開展

賈彩芬

（陽泉師范高等專科學校，山西 陽泉 045000）

檔案管理是學校常規工作中的重要內容，這項工作的質量可以很大程度上反映出學校管理的嚴謹程度。將大數據技術應用到檔案管理中，可以有效地推動相關工作的信息化、智能化建設。學校管理工作人員應當積極調整檔案管理模式，用高質量的檔案管理工作支持教學、管理工作的有序展開。

1 大數據的特點

大數據最顯著的特點就是數據量大，互聯網平臺中每時每刻都會產生大量的信息，其中的信息類型多種多樣，可以滿足人們不同層次的信息資源需求；大數據具有速度快的特點，尤其是在5G時代逐漸來臨的情況下，大數據的生成速度、傳播速度都得到了大幅提升，人們可以在短時間內完成對信息獲取和信息處理；大數據具有多樣性，無論是數據的形成方式還是數據來源，都決定了大數據的多樣性。以檔案管理工作來說，數據的多樣性體現在檔案內容、檔案來源等諸多方面；最后，大數據的核心特征是價值性，數據信息錯綜發雜的情況下，人們很難從中挖掘有效信息，但是在人工智能方法和數據分析方法的作用下，大數據可以幫助人們跳過繁瑣的查找過程，將價值比較高的信息呈現給使用者，從而達到提高效率、方便研究的效果。

2 將大數據應用于學校檔案管理的必要性分析

1）適應社會發展需要。在社會經濟持續發展、科學技術不斷進步的情況下，智能化已然成為人們未來工作和生活的必然趨勢，作為現代社會的重要組成部分，學校理應在智能化建設方面有所作為。因此，學校的檔案管理工作要立足于大數據時代背景，積極引入先進技術實現自我創新。將云計算和大數據技術引入檔案管理工作正是創建智能化、信息化管理體系的應有之舉。

2）優化檔案資源管理。大數據在學校檔案管理中可以產生全方位的作用，從檔案的記錄和保存來看，以往的檔案管理只能采用紙質文稿書寫的形式。隨著時間的流逝這種記錄方式的弊端也逐漸體現出來，紙質文稿的堆積量越來越大，檔案管理工作需要的空間也就隨即增加。此外，經過長時間的存儲以后，紙質文稿會因為受潮、整理不當而影響檔案的使用性，工作人員想要調用檔案也需要花費大量時間尋找。在大數據技術的支持下，工作人員可以采用云儲存和云服務的形式對檔案進行整合，將實體檔案資源轉變成信息檔案資源。借助電子信息技術對檔案資源做備份管理后，檔案資源即使遭受意外也能保障完整性。

3）促進檔案管理人員工作效率提高。傳統檔案管理工作的整體效率并不理想，工作人員需要花費大量時間整理紙質文稿，這種整理一方面表現為內容整理，另一方面則是空間整理。內容方面的整理指的是核對檔案內容的正確性，并且根據檔案內容分門別類地標注編號；空間方面的整理指的是工作人員要將整理好的檔案按照年份進行排列，工作人員若是不能兼顧好這兩項整理工作，檔案管理工作就會處于低效率狀態。在大數據背景下，將互聯網技術和信息技術運用到檔案管理工作以后，工作人員只需要簡單地進行掃描與核對，即可將檔案信息錄入電腦，需要使用的時候只需搜索檔案名稱或關鍵詞即可尋找到有效信息，這便大幅縮短了工作人員在檔案查詢上消耗的時間，并且使用者查詢檔案的同時不會打亂排放順序，檔案的完整性也不會因為經常調用受到損害。值得一提的是，在QQ、微信和電子郵件等線上傳輸渠道的支持下，檔案管理人員可以不受空間和時間的限制向其他人提供檔案管理服務，這不僅減輕了檔案管理工作量，提高了工作效率和可靠性，還滿足了檔案使用者的多種需要，真正構建起了高效的檔案管理模式。

3 大數據背景下的學校檔案管理優化措施

1）建設專業檔案數據平臺。學校檔案管理的信息化建設需要專業的數據平臺作為支撐，這樣才能切實有效的為現代化檔案管理體制的建設提供基礎。社會不斷發展的同時對人才數量、素質的要求也越來越高，學校想要為社會培養更多高素質的人才，就要在教學管理創新方面做出優化。構建檔案數據平臺既可以對管理工作的優化產生直接作用，也能對教學的改善產生積極作用，這是因為很多現代化教學理論需要對學生的信心做出全面分析，如個性化的教育理念需要兼顧學生的興趣愛好與學習狀態，教師若是想要快速地了解這些內容，查閱檔案無疑是最有效的方法。不過傳統模式支配下的檔案管理工作在服務能力上比較薄弱，這就意味著教師需要消耗大量的時間獲取學生信息。構建檔案數據平臺正是在這種現實狀況下提出的要求，無論是從檔案管理人員還是使用者的角度來看，建設專業檔案數據平臺都很有意義。

2）注重提升檔案資源的共享水平。檔案管理的最終目的還是使用檔案資源，學校各個部門在實際工作中都會對檔案資源產生不同程度的使用要求，但是檔案管理部門和其他部門間存在工作區位、工作時間方面的差異，所以檔案資源的共享難免會受到時間和空間的阻礙。不過在大數據技術融入學校檔案管理工作以后，這些共享問題得到了有效解決。落實大數據技術的過程中，學校首先要從制度化建設的層面為檔案管理營造良好條件，讓學校內部的各個部門適應信息化的檔案管理方式，積極配合信息化檔案管理工作的展開；信心化檔案管理方式的運用需要廣泛地使用先進管理設備，所以學校要適當提供檔案管理建設方面的投入，及時更新設備設施，為檔案管理工作人員提供專用的掃描儀設備，以此提高檔案信息錄入和存儲的效率；最后，學校要將信息平臺的建設提上日程，購置專用的檔案管理系統，滿足數據信息處理、資源查詢的基礎要求，并且根據教學管理工作的現實要求豐富功能模塊，為教學管理工作的有序運行提供幫助。

3）完善數據檔案安全機制。信息化檔案管理的實施需要建立相應的制度，對于信息化管理的各項流程，都應當作出明確的規定。學校檔案信息涉及學生隱私，所以檔案管理相關的操作必須記錄在案，然后配合掃描處理上傳到網絡系統。考慮到電子數據可能受到硬件層面和網絡層面的安全威脅，學校檔案管理工作人員要定期對電子數據實施備份，以免數據流失；檔案管理工作人員要按照規定檢修電子設備，維護網絡系統，保證系統的安全性、穩定性。

4）提高檔案管理人員綜合素質。作為檔案管理工作的承擔者，檔案管理團隊的整體素質亟須提高。為此，學校有必要通過外部引入和內部培訓的形式作出優化。外部引入指的是檔案管理部門要招收能力突出、專業過硬、思想年輕的人員進入組織，為管理團隊的發展注入新鮮的血液；內部培訓則是對現有檔案管理人員展開計算機技術、掃描設備使用方面的培訓，以此為大數據背景下的學校檔案管理提供人才支持。需要注意的是，檔案管理工作的高效實施需要其他部門的協調配合，所以檔案管理部門有必要對其他部門的同時進行培訓，明確檔案調用、錄入格式的具體要求。

4 結束語

檔案管理工作的重要性不言而喻，學校應當及時反思檔案管理工作中的不足之處，采取符合實際、科學合理的措施進行改革，為信息化檔案管理工作的實施鋪平道路，從而在大數據背景下有效地提升學校檔案管理能力，用高質量的教學管理工作培養社會需要的優秀人才。