實物檔案的開發與利用

楊 會

（國家海洋局南海信息中心，廣東 廣州 510300）

雖然過往人們對實物到底算不算檔案這個問題存在很多爭議，但是通過檔案管理工作的理論研究與實踐探索，實物檔案的保存利用價值得到了印證，實物檔案這個概念也逐漸被大眾認同。實物檔案不僅蘊藏著深刻的人文印記，也能直觀地折射出一個單位的發展歷史和演變過程，具有知識性、原始性、直觀性等特征，可以原生態地反映出各種社會變革。因此，我們應深刻認識實物檔案的保存價值，重視實物檔案的開發和利用，完善我國的檔案管理體系。

一直以來，人們對實物檔案的管理只是將收集的實物檔案存放在檔案館，對其作簡單的標識。對于實物檔案存在意義、如何開發和利用，如何發揮其應用的價值等方面并未作深入地思考和研究，導致大部分的實物檔案從未有“閃光”的時刻。因此，對實物檔案的開發和利用是我們檔案工作者面臨的新的挑戰。筆者所在的單位經過幾年的摸索和探討，對部分實物進行了開發和利用，取得了立竿見影的效果。本文結合工作實際，對實物檔案的開發與利用提出行之有效的策略分析。

1 深化思想認知，加強實物檔案資源的開發和歸檔

堅實、透徹的思想認知是保障實物檔案開發與利用工作順利開展的前提條件，也是影響實物檔案開發利用效果的主要因素。從目前的檔案管理工作來看，很多單位的領導層和管理人員都忽略了對實物檔案進行有針對性地開發和利用，在檔案整理過程中更傾向于收集文字、錄像形式的檔案，不僅降低了檔案資料的完整性，也拖慢了實物檔案的開發與利用進度。面對這種不良局面，各單位的領導層應深化實物檔案開發與利用的思想認知，重視實物檔案資源的保護和開發，建立健全的實物檔案管理工作制度，一方面可以讓檔案管理人員在對實物檔案歸檔過程中有據可依，另一方面也能提高實物檔案的開發和利用效率。除此之外，各單位管理層還應該積極組織管理人員參與專業培訓，在原有課程的基礎上增設與實物檔案管理相關的課程，讓檔案人員認識到開發和利用實物檔案的重要性和必要性，逐步建立良好的實物檔案歸檔意識，不僅可以提高實物檔案管理工作質量，也能為有效的實物檔案開發利用創造先決條件[1]。

2 重視實物檔案編研說明，實現精細化的實物檔案開發與利用

編研檔案說明是實物檔案開發和利用工作的重要組成部分，也直接影響到實物檔案的開發利用成效。對于實物檔案來說，檔案說明就相當于它的名片，想要實物檔案被更多人認識，就必須在檔案說明上下功夫。然而從目前的實物檔案管理工作來看，很多檔案管理人員都沒有做到這一點，他們通常對實物檔案草草描述，說明資料的內容不夠詳細，既無法體現實物檔案的保存價值，也降低了實物檔案的開發利用效率。針對這一弊端，管理人員必須轉變自身的管理理念，對實物檔案說明進行更細致的編研，通過詳細、生動地描述，將實物檔案的文化價值和歷史價值清晰完整地呈現給外界，不但可以吸引大眾對實物檔案的了解興趣，也能發揮實物檔案對社會文化、民眾思想行為的積極影響，從而實現精細化的實物檔案開發與利用[2]。

3 豐富檔案展覽形式，拓寬實物檔案的利用平臺

縱觀我國實物檔案的開發與利用現狀，實物檔案對展覽的作用并未得到充分地發揮。究其原因，主要是實物檔案的利用平臺太狹窄。雖然目前我國很多單位對實物檔案的開發有了一定的認識，也積極采取了相關的利用開發措施，但是由于實物檔案的展覽形式過于單一，難以為實物檔案打造廣闊的利用平臺，導致很多優質的實物檔案只能塵封在檔案館里，無法被大眾熟知，也無法發揮其應有的社會文化影響力。針對這些疑難問題，我們建議各單位從豐富實物檔案的展覽形式為基礎，一方面可以讓更多人認識實物檔案，領會其背后的文化歷史內涵，另一方面也能拓寬實物檔案的利用平臺，讓實物檔案的開發工作變得更有意義，提高檔案管理人員的積極性和主動性，讓實物檔案發揮其最大的價值。在具體的策略實施方面：第一，國家機關和企事業單位可以定期舉辦檔案展覽，把實物檔案和其他形式的檔案一并推介給大眾，同時配備專業的解說人員為瀏覽者答疑解惑，不僅可以深化大眾對實物檔案的認知，也能發揮實物檔案的文化價值，促進國家和社會的文化產業發展。第二，各單位可以在當地的旅游景點，或者文化中心開辟一方專門用于實物檔案展覽的場地，很多游客都迫切地想要了解本地的歷史文化，這與實物檔案的展覽目的不謀而合，采用這個方法，不僅可以滿足游客的心理需求，也能發揮實物檔案對于地方歷史文化的宣傳作用，進而擴大實物檔案的社會影響力、提升實物檔案的開發利用率。第三，各單位可以根據本單位的工作宣傳需要，在單位內部的接待廳設置實物檔案展覽角，將單位的各項工作成果以照片、獎章、獎杯、證書等形式陳列在展覽角中，同時附帶詳細的檔案說明，既能體現出各項工作活動和成就，也能反映出單位的輝煌歷史，從而達到良好的檔案工作宣傳效果，實現實物檔案的合理利用。

4 推進信息化建設，為實物檔案打造網上利用平臺

隨著社會的發展和時代的進步，信息技術被廣泛應用于各個領域，信息技術具有高速、高效、直觀、便捷的功能優勢，實物檔案的開發和利用工作也可以利用網絡平臺的優勢來實現實物檔案的保存價值。但是從目前的實物檔案管理工作來看，大部分單位的檔案信息化建設還未取得突破性進展，從一定程度上阻滯了實物檔案的開發利用工作。基于此，在實物檔案的開發利用過程中，我們倡導各單位和檔案館大力推進信息化建設，一方面可以提高實物檔案的開發和管理效率，另一方面也能為實物檔案打造網上利用平臺，使實物檔案的開發和利用能夠與時俱進，進而為社會大眾認識實物檔案創造更便捷的條件。比如，各單位和檔案館可以建設實物檔案網絡管理與展覽平臺，將實物檔案以照片、視頻等形式傳輸到平臺上供大眾閱覽，詳細編研實物檔案的說明和背景資料，同時表明實物檔案的實體展覽館所在地，這樣群眾在網絡閱覽之后如果對實物檔案產生濃厚興趣，就可以自主到實體展覽館進行更深入的實物了解。除此之外，實物檔案網絡管理平臺還可以促進信息的交流和傳遞，群眾可以通過平臺的信息反饋區為單位或檔案館提供有價值的實物檔案線索，這樣不但可以確保實物檔案資源得到保護和開發，也能實現實物檔案開發與利用工作的長效開展[3]。

5 與文化企業合作，全面提高實物檔案的開發利用率

實物檔案是傳遞人類社會活動軌跡的載體，具有非常深重的歷史價值，其真實性、直觀性、不可復制性都是其他檔案形式無法比擬的，既可以為社會文化研究提供佐證，也是推動文化產業發展的珍貴素材。基于此，在實物檔案的開發與利用過程中，各單位和檔案館可以與文化企業建立合作關系，進一步拓展實物檔案的推廣形式，全面提高實物檔案的開發利用率。比如，電視臺在拍攝當地歷史紀錄片時，單位和檔案館就可以為其提供實物檔案素材，使紀錄片的場景更真實、更符合當地歷史的發展情況，從而最大程度地發揮實物檔案的文化價值和歷史價值。

6 總結

綜上所述，開發與利用實物檔案不僅可以保護珍貴的歷史文化資源，也是我國檔案管理體系必然的構建趨勢。因此，各單位和檔案館應該順勢有為，通過深化思想認知、編研檔案說明、豐富展覽形式、推進信息化建設、與文化企業合作等措施，多角度加強實物檔案資源的開發和利用，全方位拓寬實物檔案的利用平臺，從而提高實物檔案的開發利用率，為社會振興和文化產業的發展保留珍貴的檔案素材。