一流大學建設視域下高校檔案工作的定位與功能淺探

張子義 馬桂馨

（青島大學，山東 青島 266000）

檔案在高校發(fā)展與建設過程中具有不可忽視的重要作用，檔案是學校發(fā)展歷程中最全面、最真實的歷史資料，反映了一個學校的文化底蘊和發(fā)展歷程。近年來，隨著檔案工作的改革，檔案館在高校中的定位也有所改變，檔案工作職能拓展已經成為檔案工作中的重點內容，關于高校檔案工作的研究也十分多，有學者認為，檔案館應該成為高校文件運行管理中心、信息公開平臺、信息樞紐以及文化傳播驛站。建設一流大學的背景下，高校的育人職責越來越重，檔案工作改革是高校綜合改革的重要組成部分，新時期檔案管理應該圍繞高校發(fā)展目標而進行，為提升高校學科建設水平以及人才培養(yǎng)水平提供更多支持。新時期高校檔案館的定位越來越完善，但高校的檔案建設工作還存在一些問題，比如檔案管理不當、檔案管理意識不強，檔案利用率不夠高等等，這些問題又關系到高校的進一步發(fā)展。隨著信息時代的到來，檔案館應該順應時代發(fā)展趨勢，積極應變，對信息化時代背景下檔案管理創(chuàng)新模式進行探討，在信息技術支持下尋求檔案功能的拓展。

1 檔案工作的定位和功能

對高校檔案館來講，開展工作之前，首先要確定檔案工作的基本定位，在此基礎上才能更有序地推進檔案管理工作，發(fā)揮檔案館的職能。總體來講，檔案管理部門是學校工作的職能部門，同時又是永久保存各種檔案信息的機構，在高校治理和高校學術建設過程中具有十分重要的意義。

1.1 為一流學科建設和學術研究提供支持

一流大學建設需要配套的一流檔案館，對于一所高校來講，學科建設和學術研究水平是最能反映高校綜合能力水平的重要因素，檔案系統記錄了高校的發(fā)展歷程，通過檔案開發(fā)，可以研究高校學科建設過程中的經驗和教訓，為推動學科發(fā)展以及打造優(yōu)勢學科提供更多有價值有意義的咨詢。另外，科研檔案一直是高校檔案系統中最重要的檔案資源之一，不僅記載了各種高校的科研活動以及成功，還是進一步開展學術研究的基礎，任何學術研究上的新成果都是對以前成果的總結和借鑒發(fā)展起來的，科研檔案的充分利用，可以為學者在某個專業(yè)領域中的研究提供支持，從而產生更多創(chuàng)新性的研究成果。

經過調研分析，一流大學的檔案館的整體服務水平都比普通高校要高，無論是在機構設置、人員配備還是設施建設和服務等方面，都有明顯的優(yōu)勢，而檔案館的建設也為一流大學建設提供了強大的助 推力。

1.2 提升人才培養(yǎng)和管理水平

一流高校不僅在學術科研上要發(fā)揮自身的職責，更重要的是，要承擔立德樹人的重任，為社會培養(yǎng)程度高水平人才。高校檔案為高校評估提供了依據，檔案記錄了學校的招生情況、專業(yè)設置分類、教學計劃與實施、學生學習情況、畢業(yè)就業(yè)等信息，對這類檔案進行充分開發(fā)，有助于促進教學改革，幫助高校教師豐富教學內容，推動高校教學質量的提升。總體來講，檔案是教學信息資源的提供者，有的學校還有專門的檔案專業(yè)，在這類學校中，檔案館就是檔案專業(yè)的教學實踐基地，將理論教學和實踐教育充分結合起來，對學生進行實踐指導，致力于培養(yǎng)更多綜合型人才[1]。

1.3 傳承校園文化

檔案不僅是科研和教學工作的重要信息來源，還是文化傳承的載體。檔案的本質是對各種歷史事件的記錄，將發(fā)展歷史、當下建設情況以及未來的戰(zhàn)略發(fā)展方向充分結合起來，檔案記錄了學校的發(fā)展軌跡、科研成果等，是各個時期教學科研的真實反映，也是學校歷史文化的縮影和文化積淀。通過對高校的檔案資源進行利用，可以了解學校的發(fā)展歷史，也可以對學校文化進行了解，有助于學校的文化得到傳承和延續(xù)。另外，檔案也是校園文化建設的重要支撐，校園文化是一個學校發(fā)展的根本，檔案作為重要的文化教育資源，具有豐富的文化內涵，有助于在校進行學習的學生培養(yǎng)正確的人生觀、價值觀和世界觀。而且檔案的真實性對于學生來講有很強的說服力和感染力，每個學校在長期辦學實踐過程中都形成了自己獨特的校風、校訓和辦學精神，這些精神就是師生認同的準則，是校園文化的產物。通過對檔案進行利用，可以很好地發(fā)揮出檔案的育人功能。

1.4 文化傳播與交流

檔案館是學校的重要組成機構，檔案內容豐富，涵蓋范圍廣，檔案資源在文化傳播中處于主導和中心地位。近年來，我國的檔案事業(yè)發(fā)展迅速，對于檔案資源的重視程度也越來越高，檔案中的寶貴的文化資源，是新時期促進文化傳播和交流的重要媒介，比如檔案中的校史、年鑒、畫冊、各類文化藝術作品等，都具有很強的文化傳播與交流作用。高校的檔案資源十分豐富，應該要充分利用這些檔案信息，借助現代化傳播技術，拓展檔案的文化傳播與交流功能，讓檔案參與到校園文化建設過程中來，借助檔案資源的傳播，來傳遞學校的文化底蘊，展示學校的風采。

2 當前檔案管理現狀

2.1 檔案管理理念有待更新

一流大學建設，不僅僅要從科研和教育上著手，還要關注其他的軟件方面，檔案管理就是其中一個。一些高校人員對檔案管理的重視程度不夠高，認為檔案管理對學校的發(fā)展不重要，導致檔案工作處于被邊緣化狀態(tài)。

2.2 檔案信息化程度需要提升

信息化時代背景下，大數據技術、計算機技術、互聯網技術的應用，讓所有的行業(yè)和領域都發(fā)生了巨大改變。檔案管理也不例外，以前的檔案建設主要是紙質檔案，時間年限太久，很容易丟失，對學校發(fā)展不利。信息化時代檔案資源信息化建設任務繁重，高校在開展檔案工作時還需要進一步加強檔案信息化建設力度。

2.3 檔案管理制度不完善

檔案管理制度是檔案工作的重要保障，由于檔案工作以前處于邊緣化狀態(tài)，檔案管理制度也不健全，在檔案收集、檔案利用等方面比較隨意，導致檔案資源的內涵不夠豐富，檔案資源的利用率也不高。

2.4 檔案建設人才水平不高

檔案工作改革，需要一支高素質隊伍作支撐，就當前實際情況來看，高校的檔案隊伍水平還不夠高，一些檔案管理人員的思想觀念陳舊，覺得檔案管理就是簡單地收集檔案資源，沒有正確解讀到檔案工作的全新定位，而且有的檔案管理人員對信息化技術的掌握不到位，檔案管理水平得不到提升。

3 一流大學建設視角下高校檔案工作策略

3.1 強化思想，重新定位檔案館的職能和定位

從宏觀角度來講，檔案工作改革就是要加強檔案資源體系建設、檔案服務體系建設以及信息安全體系建設。為更好地服務于一流大學和一流學科建設工作，檔案館必須要具備強大的發(fā)展能力，通過檔案資源的整合、資源結構優(yōu)化以及建設更特色的檔案資源，豐富檔案館的基本職能。以前的檔案館的定位比較單一，就是簡單的檔案保存地，新時期背景下，檔案館要在原來的定位基礎上，延伸成為高校管理的參與部門、學科人才培養(yǎng)的支持力量以及文化傳承部門，拓寬檔案收集范圍，加強檔案資源建設力度。對此，高校需要在校內加強宣傳，對檔案管理的重要性進行宣傳和講解，明確新時期檔案管理的功能定位，為檔案功能的發(fā)揮提供思想支持[2]。

3.2 提升檔案資源建設水平

3.2.1 加強檔案資源建設和共建力度

對于高校而言，檔案資源的豐富程度決定了檔案的作用和價值，在收集檔案信息時，要注重前端控制，從源頭上確保檔案信息完整。對于高校歷史發(fā)展過程中遺留在不同區(qū)域的歷史檔案，可通過社會征集、社會機構的整合等多種渠道，不斷完善，豐富檔案資源體系。另外，還應該注重檔案共建，跨區(qū)域、跨學校，實現資源整合，對于本校沒有的資源，可以通過多個學校之間的合作共建，形成聯合檔案館。國外的“參與式”檔案資源建設模式也可以充分借鑒，這種檔案建設模式是利用校內各個單位、校外組織、學校師生和校友、社會個人等力量，將他們號召起來，參與到檔案資源建設體系中，讓這些人不僅成為檔案資源的利用者，還是檔案資源的貢獻者，推動其角色的轉變，使檔案資源結構不斷優(yōu)化。

3.2.2 加強特色檔案建設

特色檔案是突出一個學校的辦學特色的重要資源，一所大學最核心的競爭力就是學科建設水平，學科建設也是學校與其他學校區(qū)別開來的最根本的特色，從一定角度來講，學科排名就反映了學校的綜合實力。所以，在一流大學建設視角下，必須要加強一流學科建設，而一流學科建設與檔案工作密不可分。高校在檔案建設工作中要注重特色檔案的建設，比如反映高校歷史文化特點、學校歷史檔案、重大活動檔案、重點學生檔案等，利用不同類別的檔案打造更有學校特色的館藏資源，提升學校的文化軟實力。

3.3 加強檔案數字化建設

信息技術的發(fā)展，為檔案改革創(chuàng)新提供了很好的平臺，高校的檔案內容眾多，為了充分利用檔案資料，實現檔案管理轉型目標，需善于利用信息化技術，提升檔案信息化服務水平和綜合貢獻力。

3.3.1 加強數字化檔案的建設

高校應該要為檔案管理部門配備更多專業(yè)的設施設備，比如計算機設備、通訊設備、存儲設備等，為檔案管理信息化發(fā)展提供必要的硬件支持。

3.3.2 加強檔案管理信息系統的建設

一流高校的檔案資源豐富多樣，需要創(chuàng)建自己的檔案網站，對檔案館藏資源、檔案管理制度、檔案借閱流程等進行介紹。首先，在檔案館藏資源的建設過程中，要利用信息化技術對以前的紙質檔案進行轉化，對于產生的新的檔案信息，都采用數字化管理模式，根據檔案信息化管理標準，對檔案進行整理、歸類、保存，將檔案系統分為不同的類別，比如學生的學籍檔案、科研檔案、教學管理檔案等等，對于每一個子系統中的檔案內容，要及時更新，豐富其內容，確保檔案數據庫中的內容不斷更新，給所有檔案資源的利用者提供最新、最全的信息支持。

3.3.3 利用新媒體平臺挖掘檔案價值

隨著互聯網平臺的開發(fā)和應用，人們習慣于使用微信、微博、郵件等進行交流，提高了人與人之間的交流效率。檔案管理也可以充分利用新媒體平臺，讓檔案資源發(fā)揮出最大的價值，產生高效廣泛的傳播。檔案館可以開通微博、微信公眾號、檔案APP，根據用戶的喜好，遠程推送檔案館的工作狀態(tài)、館藏資源的更新等，還可以利用這些新媒體平臺實現檔案信息的遠程查詢和利用，隨時根據需要獲取檔案信息，改變檔案館的服務模式，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨杂脩舻男枨鬄橹行模岣吒咝n案開發(fā)與管理水平[3]。

3.3.4 加強檔案資源的共享

只有對檔案進行利用，才能真正發(fā)揮出檔案的價值，達到文化建設、文化傳輸的目的。所以，要建立檔案資源信息資源共享系統，拓展檔案共享范圍，不同的高校之間有不同的辦學特點、校園文化環(huán)境，各個學校都可以通過信息鏈接到檔案資源共享系統中，促進不同學校的檔案信息的有效傳輸，致力于高校改革與法治。

3.4 加強檔案資源開發(fā)與研究，強化一流大學文化建設

校園文化是學校發(fā)展的重要內容之一，每一所學校都有獨特的發(fā)展歷史，一流大學的學科建設、校園文化、校園環(huán)境等都比普通高校更好，有其獨特的文化特點，校園文化建設在一流大學建設工作中具有不可忽視的作用。檔案工作恰好能反映出學校的文化，所以，在高校檔案工作中要結合高校文化建設工作目標，深化檔案研究過程，有針對性地提升檔案服務水平，同時體現出一流大學文化特色。學校的文化底蘊是與學校的發(fā)展緊密相關的，從建校伊始，到成為一流大學，每個學校都有自己獨特的情況，所以，在高校發(fā)展過程中，要立足校情，找準自己的定位，結合本校的辦學理念、辦學目標、學科建設水平、教育情況等，將校園文化建設和學校的專業(yè)設置、師資力量配備情況、課程開設情況等結合起來，基于學校檔案的研究與發(fā)掘，建立更獨特的校園文化精神，以校園文化為依托，增強師生時間的粘結性，展示出學校的辦學宗旨，營造良好的教學環(huán)境，為高校教育改革提供支持。

3.5 打造專業(yè)的檔案管理人才隊伍

人才隊伍建設水平是影響檔案管理質量的重要因素，當前很多檔案管理人員的綜合能力水平不高，思想陳舊，對一流大學建設和檔案館的建設都有影響。新的檔案工作對檔案管理人員的思維方式、工作能力、技能素養(yǎng)、職業(yè)道德等提出了更高的要求，為充分滿足高校檔案工作的專業(yè)性、復雜性發(fā)展趨勢，必須要對檔案管理隊伍進行建設。一方面，可以通過人才引進和培訓，對檔案管理隊伍進行優(yōu)化，招聘更多年輕的檔案管理人員，改善檔案管理隊伍結構偏老齡化的問題，同時要對檔案人員的學歷進行篩選，組建一支學歷結構、知識結構、技能結構較高的檔案人才團隊，對檔案管理信息化發(fā)展提供支持。另一方面，要定期對檔案管理人員進行培訓，組織培訓課程，所有的檔案人員都必須參與，將培訓作為一項終身學習目標，邀請專業(yè)的講師對檔案工作人員進行培訓教育，促進檔案人員轉變思想觀念，學習檔案管理新理念、新技術、新方法，掌握更多新的理論知識和應用技巧，從而更好地發(fā)揮檔案工作的職能。

3.6 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

完善檔案管理制度是規(guī)范檔案使用流程的前提，對于檔案的管理、檔案利用、檔案安全管理，各項工作都必須建立與之配套的管理制度，發(fā)揮檔案管理的功能。尤其是在信息化背景下，檔案管理必須要制定統一、規(guī)范的管理流程，比如對檔案資源的收集、整理，都要形成一套完善的制度體系，在檔案利用過程中，也要建立檔案系統準入制度，一些機密性較高的檔案，必須要有較高級別權限的人員才可以進入系統進行查閱，以保護檔案資源的安全。在計算機硬件方面，要建立檔案管理安全管理制度，利用計算機防火墻技術、軟件安全技術等，實現對檔案信息系統的全面保護[4]。

4 結語

綜上所述，檔案工作是學校發(fā)展中的重要內容之一，在一流大學建設過程中，檔案工作的功能定位越來越突出，檔案的價值也越來越高。當前高校檔案工作還存在一些問題，檔案建設力度不夠高，對此，要結合高校的發(fā)展目標，序漸進地開展檔案資源建設，轉變檔案管理理念，不斷豐富高校檔案內容，加強檔案數字化建設，利用多種渠道對檔案內容進行宣傳和推廣，提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案在一流大學建設過程中的作用。