新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

劉海霞

（山東省青州市教體局，山東 青州 262500）

事業(yè)單位主要是為公眾的利益服務(wù)的單位，因此事業(yè)單位的檔案包含著很多在公共服務(wù)中的最真實(shí)的資料信息，也包含著與事業(yè)單位發(fā)展有關(guān)的檔案資料。這些信息和資料都是我國(guó)隱形的資產(chǎn)和財(cái)富，為事業(yè)單位的進(jìn)一步改進(jìn)和制度優(yōu)化提供參考。然而當(dāng)前在我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理中還擁有著許多的不足之處，對(duì)檔案資料的安全性、真實(shí)性和完整性帶來(lái)了一定的威脅。隨著技術(shù)以及理念的持續(xù)改革和進(jìn)步，對(duì)事業(yè)企業(yè)的檔案管理過(guò)程實(shí)施改革和創(chuàng)新不但是事業(yè)企業(yè)進(jìn)步的需求，而且是技術(shù)發(fā)展推動(dòng)的必然結(jié)果。通過(guò)不斷提高事業(yè)企業(yè)的管理質(zhì)量推動(dòng)事業(yè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，從而為公眾帶來(lái)更加高質(zhì)量的服務(wù)體驗(yàn)。

1 我國(guó)事業(yè)企業(yè)檔案管理中存在的不足之處

1）管理者事業(yè)企業(yè)的檔案管理缺乏必要的重視。很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)我國(guó)許多事業(yè)企業(yè)在檔案管理工作中缺乏必要的重視，而且許多事業(yè)單位由于平時(shí)的業(yè)務(wù)比較繁忙，在工作中更加關(guān)注與對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的處理，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重大意義。在階段性的工作完成后并沒(méi)有對(duì)工作進(jìn)行認(rèn)真的反思和總結(jié)，對(duì)于相關(guān)的工作材料也就直接移交到檔案室進(jìn)行存檔，并沒(méi)有根據(jù)工作的具體內(nèi)容進(jìn)行資料的完善和補(bǔ)充，這種情況下會(huì)嚴(yán)重影響資料的完整性[1]。另外還有專(zhuān)職員工對(duì)檔案管理過(guò)程不夠重視，缺少認(rèn)真對(duì)資料的真實(shí)性和完整性進(jìn)行核對(duì)，僅僅只是對(duì)移交的資料進(jìn)行存檔，正因?yàn)楣ぷ魅藛T的不重視檔案的管理工作隨意性很大，這就造成了存檔資料的完整性和規(guī)范性無(wú)法保障，檔案管理的作用也就沒(méi)有辦法真正發(fā)揮出來(lái)。嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位管理的發(fā)展。

2）檔案管理工作的技術(shù)比較落后。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)普遍的推廣和使用，仍然有非常多的事業(yè)企業(yè)由于觀(guān)念比較落后沒(méi)有真正將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，在實(shí)際的工作中還依舊利用落后的檔案管理方式，落后的管理方式下一方面對(duì)檔案資料的真實(shí)性和可靠性把關(guān)非常有限，全靠人進(jìn)行操作和控制，出現(xiàn)疏漏的可能性也會(huì)變大，同時(shí)工作效率非常低下，無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下人們對(duì)于公共服務(wù)質(zhì)量的要求。這種情況會(huì)嚴(yán)重影響到事業(yè)企業(yè)不斷改進(jìn)和發(fā)展。工作效率跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐必然使得事業(yè)單位的整體工作效率下降，作為事業(yè)單位為公眾提供服務(wù)的質(zhì)量也會(huì)受到很大的影響。

3）檔案管理人員的管理技能和素質(zhì)比較低下。在我國(guó)很多事業(yè)單位中，檔案管理工作相比較其他崗位來(lái)說(shuō)工作內(nèi)容比較繁瑣，而且很多單位為了節(jié)省開(kāi)支并沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，大都是以兼職的身份進(jìn)行管理的。這樣的情況其實(shí)會(huì)給檔案管理工作的順利進(jìn)展埋下隱患，一方面兼職員工對(duì)缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作關(guān)鍵性的意識(shí)不足；另一方面在檔案管理過(guò)程中缺乏有效的管理制度，必然對(duì)管理的質(zhì)量造成了很大的影響[2]。例如在查找相關(guān)資料時(shí)，由于缺乏系統(tǒng)的管理導(dǎo)致無(wú)法快速準(zhǔn)確定位到要找尋的資料，在這個(gè)過(guò)程中再不斷翻閱查找，勢(shì)必會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，造成人力成本和時(shí)間的嚴(yán)重浪費(fèi)，大大影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

另外，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能的缺乏使其在檔案管理方面對(duì)制度落實(shí)不到位，在服務(wù)態(tài)度上缺乏激情和工作責(zé)任心，只是機(jī)械性地完成一些例行的檔案管理存檔工作，缺乏對(duì)工作的思考和優(yōu)化，而且還容易由于責(zé)任感的缺失造成工作中的疏忽，大大影響了檔案管理工作的效率。

2 在新形勢(shì)下事業(yè)企業(yè)檔案管理改進(jìn)的有效措施

1）加快檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)進(jìn)步的巨大的推動(dòng)了。對(duì)于我國(guó)事業(yè)企業(yè)的檔案管理的有效落實(shí)需要積極解放思想，將計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分融入到事業(yè)單位的檔案管理工作中。通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行檔案管理模式的改革從而改善檔案管理工作的質(zhì)量。例如在檔案管理工作中可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、加密技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理。在對(duì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)一定要確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并行，這樣才能使檔案在存檔方面具有了雙重保險(xiǎn)，確保檔案資料的安全和完整。還可以通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)即將存檔的檔案資料的真?zhèn)我约巴暾赃M(jìn)行把關(guān)，各種檔案資料都要進(jìn)行電子檔的上傳，每種檔案資料需要上傳的種類(lèi)等都在系統(tǒng)中提前設(shè)置好，一旦有缺失的部分就能通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)檢測(cè)出來(lái)，并記錄到系統(tǒng)中，提醒相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充完善[3]。這種管理方式有效降低了檔案管理過(guò)程中由于人為疏忽造成的資料缺失等問(wèn)題，有效改善了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。對(duì)事業(yè)單位整體服務(wù)水平的提高有很大的 幫助。

2）建設(shè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。信息技術(shù)的發(fā)展同樣也推動(dòng)了我國(guó)自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理時(shí)為了提高檔案管理的自動(dòng)化程度可以建立檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)。主要應(yīng)用到的技術(shù)有二維碼識(shí)別技術(shù)、電子標(biāo)簽、OCR以及指紋識(shí)別技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用能夠使檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)智能化，大大提高了檔案管理的安全性能。將這些技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，管理人員在工作中能夠真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，包括檔案的自動(dòng)檢索、整理、篩選以及提取等，相關(guān)人員能夠快速應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)搜索到需要的資料信息。將自動(dòng)化的管理技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)企業(yè)的檔案管理中，能夠有效提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和效率，推動(dòng)事業(yè)企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。

3）加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)職人員相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能和素養(yǎng)的提升。檔案管理的具體工作雖然比較瑣碎，但是對(duì)企業(yè)的發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量的提升有非常大的意義。因此事業(yè)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中一方面要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理專(zhuān)職崗位，另一方面對(duì)檔案管理人員技能和素質(zhì)的培訓(xùn)[4]。對(duì)于在檔案管理中引進(jìn)的新的科技，要對(duì)人員實(shí)施相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們能夠熟練掌握相關(guān)的系統(tǒng)操作技能，在檔案管理過(guò)程中能夠真正體現(xiàn)先進(jìn)的管理技術(shù)的特點(diǎn)，有效改善檔案管理的質(zhì)量。另外，對(duì)專(zhuān)職崗位人員的素質(zhì)的提升也是相當(dāng)關(guān)鍵的，通過(guò)培訓(xùn)使崗位專(zhuān)職人員能夠真正意識(shí)到檔案管理工作的必要性，加強(qiáng)專(zhuān)職管理人員的工作責(zé)任心，并且在工作中不斷進(jìn)行思考并進(jìn)行工作方法的改進(jìn)，不斷加強(qiáng)管理工作的制度化，提高服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

在新的發(fā)展形勢(shì)下，落后的檔案管理方式顯然無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步了。因此在事業(yè)單位中進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新是特別必要的，對(duì)于提高我國(guó)的公共服務(wù)質(zhì)量有重大的意義。根據(jù)新形勢(shì)下的發(fā)展現(xiàn)狀，在檔案管理方面可以通過(guò)不斷加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展、建設(shè)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)以及提高專(zhuān)職人員相關(guān)技能的方式不斷加強(qiáng)事業(yè)企業(yè)的檔案管理工作效率。在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量不斷提升的同時(shí)也推動(dòng)了我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)。