醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的管理

李 冰

（濟(jì)南市第一人民醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250011）

文書檔案收集是醫(yī)院開展管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)提升醫(yī)院管理質(zhì)量與效率具有直接作用。文書檔案主要記錄醫(yī)院發(fā)展、疾病治療等，對(duì)未來醫(yī)院發(fā)展決策起到參考作用，需要相關(guān)部門對(duì)文書進(jìn)行準(zhǔn)確收集并歸檔處理，切記保證文書完整性，并做好保存工作。

1 文書檔案收集與歸檔工作的重要性

醫(yī)院檔案類型比較多，具體包括人事類檔案、設(shè)備類檔案、制度類檔案以及財(cái)務(wù)檔案等，此些檔案主要為文書類，在醫(yī)院管理中發(fā)揮至關(guān)重要作用，為醫(yī)院管理有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。不同檔案類型所記錄的檔案內(nèi)容不同，如病歷檔案主要包括醫(yī)院患者治療過程、案例分析等，為后續(xù)疾病治療可以提供參考性建議。不過，目前醫(yī)院文書檔案收集存在較多問題，如檔案收集內(nèi)容不全面、工作人員管理意識(shí)不足等，嚴(yán)重影響了文書歸檔質(zhì)量，需要醫(yī)院加強(qiáng)文書檔案收集與管理。

2 文書檔案收集與歸檔中存在的不足之處

2.1 檔案文件材料的收集力度不足

目前，多數(shù)醫(yī)院檔案文件材料收集人員年齡比較大，在實(shí)際工作中未將檔案收集工作重視起來，材料收集量少，加上文件資料管理不當(dāng)引發(fā)的缺失與缺損，整體管理質(zhì)量低下。造成檔案文件材料收集力度不足的原因主要有：1）醫(yī)院未對(duì)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，重要文件未合理擺放，導(dǎo)致不能在有效時(shí)間歸檔，久而久之造成文件丟失[1]。2）文件收集與歸檔方式缺乏科學(xué)性，沒有將電子文書檔案收集、歸檔利用起來。3）工作人員在進(jìn)行文件收集與歸檔時(shí)，若是遇見文件少頁、中斷、缺時(shí)間以及缺公章落款情況會(huì)直接略過，不會(huì)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，說明文件管理缺乏連續(xù)性。

2.2 檔案目錄編制與歸檔方面問題

檔案在收集、歸檔處理后，需要依據(jù)檔案內(nèi)容制定卷內(nèi)目錄，該卷內(nèi)目錄制定對(duì)工作人員專業(yè)能力要求比較高，必須保證編制目錄的準(zhǔn)確性。檔案目錄編制與歸檔存在問題，具體分析如下：1）文件的簽發(fā)日期與發(fā)文日期存在一定差異，主要是醫(yī)院對(duì)收集的文件會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成底稿，隨后需要領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，該中間會(huì)存在一定的時(shí)間差，部分文件管理人員會(huì)因不細(xì)心、工作疏忽等因素，搞錯(cuò)該兩個(gè)日期，對(duì)目錄編制造成不良影響[2]。2）文件主體內(nèi)容缺乏、缺少附件。醫(yī)院文件相較于公司類文件復(fù)雜，主要是更新速度比較快，自行查找時(shí)需要打印附件。若文件管理人員在收集資料過程中，附件漏整理，會(huì)嚴(yán)重影響該檔案的完整性。此外，文件頁碼需要合理裝訂，避免出現(xiàn)裝訂混亂情況。

2.3 文書檔案管理意識(shí)的匱乏

多數(shù)醫(yī)院文書管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，未明確文書檔案管理的重要性，對(duì)文書檔案管理的重視度也會(huì)隨之降低，最終導(dǎo)致資料收集內(nèi)容不足，歸檔不合理等情況。此外，部分工作人員管理意識(shí)比較差，過于重視文書的收集與歸檔，忽視了文件的編號(hào)問題，對(duì)文件整體管理造成不利影響，嚴(yán)重會(huì)造成檔案失真、缺失以及歸檔時(shí)間不連續(xù)等情況，加上工作人員文書管理態(tài)度不端正，對(duì)自身工作缺乏責(zé)任，在一定程度上增加了文書收集與歸檔難度，檔案無法有效體現(xiàn)自身的參考價(jià)值。

3 加強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理體系的完善

為進(jìn)一步提升文書檔案的收集與歸檔質(zhì)量，需要對(duì)文件檔案管理體系進(jìn)行完善，該檔案管理體系需要對(duì)檔案管理原則、工作人員責(zé)任等進(jìn)行規(guī)范，從而保證文書檔案收集與歸檔有序進(jìn)行。此外，在完善文件檔案管理體系過程中還需要對(duì)各個(gè)部門工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，明確部門之間的工作關(guān)系，為管理制度落實(shí)奠定基礎(chǔ)。為了提升工作人員效率，可以將文件管理體系與工作人員工資、獎(jiǎng)金相掛鉤，在強(qiáng)化工作質(zhì)量的同時(shí)，可以促進(jìn)工作規(guī)范性的提升，對(duì)文件管理工作發(fā)揮積極作用。

3.2 注重強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

對(duì)檔案管理人員定期實(shí)施素質(zhì)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高工作人員的管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，對(duì)文件收集、歸檔具有積極作用。以此，需要相關(guān)部門將檔案管理人員培訓(xùn)重視起來，具體從以下幾方面進(jìn)行：1）在開展重要疾病診療會(huì)議時(shí)，結(jié)合當(dāng)前具體情況對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理安排，檔案管理人員在參加會(huì)議時(shí)可以負(fù)責(zé)記錄、整理工作，保證檔案內(nèi)容的完整性[3]。此外，檔案管理人員的培訓(xùn)，需要添加檔案收集與歸檔等內(nèi)容，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。2）醫(yī)院需要提升文書檔案管理人員的聘用門檻，要求錄用人員為專門的文書管理專業(yè)，并對(duì)錄用人員設(shè)置3個(gè)月的錄用時(shí)間，并對(duì)其實(shí)施相關(guān)培訓(xùn)。此外，還需要對(duì)兼職的文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)管理能力提升。3）規(guī)定文書檔案收集內(nèi)容的范圍與歸檔要求等，促進(jìn)文書管理質(zhì)量的提升。

3.3 注重強(qiáng)化文書檔案宣傳工作

醫(yī)院加強(qiáng)文書檔案宣傳工作，讓工作人員明確文書收集、歸檔的重要性，對(duì)檔案管理質(zhì)量提升具有積極作用。強(qiáng)化文書檔案宣傳工作需要從以下幾方面開展：1）在文書檔案宣傳過程中，需要對(duì)簡(jiǎn)報(bào)編制與檔案編研形式合理運(yùn)用，促進(jìn)宣傳效果提高。此外，文書檔案的宣傳需要注重文書管理人員引導(dǎo)，通過引導(dǎo)提高工作人員的管理意識(shí)，使其積極投入到文書收集與歸檔中。2）不斷拓寬文書檔案的宣傳范圍，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門參與到文書檔案的管理中，并且在文件收集與歸檔中融入現(xiàn)代化技術(shù)，不斷轉(zhuǎn)變管理手段，促進(jìn)管理效率提高。此外，需要定期對(duì)文書檔案進(jìn)行抽查，若是出現(xiàn)檔案不完整、錯(cuò)誤等問題需要落實(shí)到個(gè)人，并予以相應(yīng)的懲罰。還需對(duì)抽檢中存在的問題進(jìn)行分析，通過探討研究提出改善措施。3）對(duì)文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行宣傳，如提升醫(yī)院管理質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展等，提高醫(yī)院各部門人員對(duì)文件管理的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)管理意識(shí)的提高。

3.4 注重文書檔案收集歸檔方式的創(chuàng)新

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公形式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動(dòng)化、信息化。而文件檔案收集與歸檔方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，可以借助OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行，一方面可以促進(jìn)檔案完整性提升，另一方面可以提高檔案管理效率。此外，檔案管理人員需要積極參與到公文運(yùn)作，發(fā)揮自身的督辦與催辦作用，檔案工作不能長(zhǎng)時(shí)間等待，容易造成時(shí)間差異，對(duì)于該種情況檔案管理人員需要主動(dòng)出擊。在實(shí)施文件傳閱、審批時(shí)，需要提示領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)審閱，從而提升文件管理效率。

4 結(jié)束語

根據(jù)上文所述可知，文書管理包括文件收集與歸檔，其管理質(zhì)量直接影響文件真實(shí)性、參考價(jià)值。因此，需要不斷創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔方式，強(qiáng)化文書檔案宣傳，促進(jìn)文書管理質(zhì)量提升。