文書檔案規(guī)范化管理探討

蘇 輝

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 臨沂 276000）

1 文書檔案規(guī)范化管理

文書檔案規(guī)范化管理主要是指通過(guò)制度標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)高效化等方式，對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理模式進(jìn)行革新，進(jìn)而確保文書檔案管理質(zhì)量的一項(xiàng)工作。文書檔案規(guī)范化管理具有兩個(gè)特點(diǎn)：一是改革性。文書檔案規(guī)范化管理需要通過(guò)數(shù)字信息技術(shù)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)單改造和利用，并探索將數(shù)字信息技術(shù)代替人工勞動(dòng)，進(jìn)而將規(guī)范化理念滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務(wù)的各個(gè)要素和環(huán)節(jié)中[1]。此外，文書檔案規(guī)范化管理需要進(jìn)一步明確人員分工、工作機(jī)構(gòu)、管理職能，全方位地對(duì)檔案立卷歸檔、檔案日常管理、檔案利用服務(wù)等各項(xiàng)工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)管理理念、方法、理論創(chuàng)新等目標(biāo)。二是時(shí)效性。文書檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化的工作，會(huì)隨著社會(huì)技術(shù)進(jìn)步、理念更新和科學(xué)發(fā)展而改變。一方面，伴隨硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)不斷更新和完善，檔案管理部門也需要增加資金購(gòu)買最新的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，為檔案管理人員提供有利工作條件。另一方面，文書檔案規(guī)范化管理不能一蹴而就，而是一個(gè)不斷完善的過(guò)程。檔案管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)也有一個(gè)前進(jìn)上升的過(guò)程，需要通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐來(lái)不斷提升自身的綜合素養(yǎng)。

2 文書檔案管理中常見的不足

2.1 文書檔案管理制度不完善

一是部分單位尚未從制度上明確文書檔案的相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致文書檔案在立卷歸檔過(guò)程中的格式不統(tǒng)一。尤其是隨著文書檔案以圖像、影像、電子文件、聲像等不同形式呈現(xiàn)的現(xiàn)階段，如果不能明確上述不同種類的文書檔案采取何種格式，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致文書檔案的質(zhì)量參差不齊[2]。二是部分單位尚未從制度上明確文書檔案管理工作的具體分工，存在文書檔案立卷歸檔不及時(shí)、部門與部門協(xié)調(diào)性差、檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不足等問(wèn)題，一定程度上增加了文書檔案管理人員的工作壓力。

2.2 文書檔案數(shù)字化工作滯后

當(dāng)前，部分單位文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作滯后，仍然以管理紙質(zhì)檔案為主，難以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)。一是既沒(méi)有利用掃描儀、高拍儀等工具對(duì)現(xiàn)存的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，也沒(méi)有對(duì)日常增加的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。二是文書檔案管理人員的信息化意識(shí)有待提升。文書檔案數(shù)字化管理不僅要求檔案管理人員具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要求具有一定數(shù)字化意識(shí)和能力[3]。部分單位對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)欠缺科學(xué)性、針對(duì)性，尚未從文書檔案數(shù)字化、集成化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的角度對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

2.3 文書檔案管理存在安全漏洞

信息化時(shí)代，越來(lái)越多的單位開始應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，一定程度上改善了文書檔案管理模式，提升了整體效率和質(zhì)量。然而，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放化的系統(tǒng)，文書檔案在物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)終端流轉(zhuǎn)過(guò)程中容易遭受安全威脅。此外，部分文書檔案涉及單位的機(jī)密，一旦發(fā)生信息泄露，不僅會(huì)損害單位利益，而且會(huì)給相關(guān)工作帶來(lái)負(fù)面影響。然而，部分單位文書檔案安全管理滯后，忽視從制度、技術(shù)等方面對(duì)電子類文書檔案進(jìn)行加密處理。一是尚未制定電子文書檔案安全管理制度，難以適應(yīng)文檔一體化的相關(guān)要求。如：沒(méi)有從制度層面明確文書檔案的檢索權(quán)限、查閱權(quán)限、訪問(wèn)權(quán)限，文書檔案流轉(zhuǎn)審批過(guò)程中缺乏有效監(jiān)管，存在安全漏洞。二是尚未將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)應(yīng)用至文書檔案安全管理領(lǐng)域，容易遭受木馬程序、黑客程序、勒索病毒的威脅，甚至發(fā)生檔案泄密、檔案被竊取等事件[4]。

3 文書檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 健全管理制度，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文書檔案管理

一是從制度上明確文書檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，既確保檔案整理有序規(guī)范，又便于后期對(duì)文書檔案進(jìn)行集中管理和數(shù)據(jù)檢索。通常而言，電子文件類可以采取pdf格式；聲像、影像類可以采取avi格式；圖像類可以采取jpg格式；紙質(zhì)類文書檔案則應(yīng)當(dāng)使用印有單位標(biāo)識(shí)的檔案盒進(jìn)行管理。二是要明確文書檔案管理分工，探索業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門相互配合的機(jī)制。首先，要明確文書檔案立卷歸檔的分工，理清業(yè)務(wù)部門移送文件資料與檔案部門歸檔之間的關(guān)系，確保二者能夠相互協(xié)作。其次，要進(jìn)一步明確立卷歸檔的時(shí)限，確保文件資料移送及時(shí)，保障文書檔案的完整性、科學(xué)性和有效性。最后，要從制度層面理清文書檔案的管理職責(zé)，強(qiáng)化相關(guān)的責(zé)任，真正用責(zé)任約束人和引導(dǎo)人。

3.2 應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，加快文書檔案數(shù)字化進(jìn)程

單位要結(jié)合本館的工作目標(biāo)、工作任務(wù)，制定檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，進(jìn)一步確保數(shù)字檔案資源建設(shè)有序開展，充分滿足用戶需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的整合。一方面，要以追求利用效益為目標(biāo)，推動(dòng)“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進(jìn)。單位可以招錄專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，打造專門化的管理模式，做好各項(xiàng)工作分工，最大限度地利用人力資源。同時(shí)，單位也可以委托專業(yè)的單位對(duì)檔案資源進(jìn)行集中數(shù)字化處理，與相關(guān)單位簽署相應(yīng)的保密協(xié)議，探索新型的數(shù)字檔案外包模式。另一方面，單位要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)，開展以信息化技術(shù)應(yīng)用為專題的培訓(xùn)活動(dòng)，全面強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，切實(shí)推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)安全管理，營(yíng)造良好文書檔案管理氛圍

信息化時(shí)代，相關(guān)單位既要進(jìn)一步將信息技術(shù)融入到文書檔案管理中，也要加強(qiáng)安全管理，充分保障文書檔案的原始性、真實(shí)性、完整性。一要從制度層面予以完善，制定《文書檔案安全管理規(guī)范》等規(guī)章制度，明確文書檔案的檢索權(quán)限、查閱權(quán)限、訪問(wèn)權(quán)限，細(xì)化文書檔案流轉(zhuǎn)審批流程，落實(shí)文書檔案安全管理職責(zé)。二要從事前、事后兩個(gè)方面進(jìn)行技術(shù)管控。一方面，在事前階段，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)加密、防火墻、身份驗(yàn)證技術(shù)來(lái)落實(shí)安全管理，保留文書檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)記錄。另一方面，要探索將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)應(yīng)用至文書檔案安全管理領(lǐng)域，有效抵御外部的非法程序和病毒。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案能夠詳細(xì)、準(zhǔn)確地反映單位日常工作的過(guò)程，能夠?yàn)閱挝恍姓Q策提供參考。為此，必須要從規(guī)范化的角度著手，健全檔案管理制度、加快檔案數(shù)字化進(jìn)程、加強(qiáng)檔案安全管理，做好文書檔案管理，進(jìn)一步發(fā)揮其價(jià)值，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。