關于如何提升辦公室檔案管理工作效率的探討

王冬生

（吉林省公主嶺市葦子溝街道綜合服務中心，吉林 公主嶺 136100）

在各個企業的辦公室管理工作中，辦公室檔案管理工作是其重要的組成部分，能有效協調各部門的關聯性工作開展。隨著社會經濟的不斷發展和行業市場的不斷變化，在各個企業中，辦公室檔案管理工作也要隨著市場形勢進行改革和創新，響應時代發展的潮流，充分發揮其在企業中的優勢，將辦公室檔案管理工作中工作人員的查詢、檢索、記錄等工作由繁化簡，提高辦公室檔案管理工作的工作效率和工作質量。但是現階段在辦公室檔案管理工作中，也仍然存在一些問題，所以想要促進辦公室檔案管理工作的順利開展，就要針對這些問題進行具體地分析，并制定相應的解決方案，充分發揮辦公室檔案管理工作在企業中的作用。

1 現階段辦公室檔案管理工作的狀況分析

1）工作人員的工作水平低下。在各企業的辦公室檔案管理工作中，有些工作人員都是非“科班”出身，對辦公室檔案管理工作的管理理念和專業知識了解得并不透徹，工作水平和職業素養偏低，這是影響辦公室檔案管理工作開展的重要因素之一。另外，現階段是網絡化時代，各企業在辦公室檔案管理工作中已經摒棄了傳統的紙質檔案管理模式，而是廣泛地在辦公室檔案管理工作中使用信息化技術，但是有些工作人員對于信息化技術和電子計算技術的使用并不熟練，僅憑靠簡單的計算機操作很難將辦公室檔案管理工作進行完善，達不到辦公室檔案管理工作預期的效果，導致辦公室檔案管理工作中引進的先進電子設備沒有“用武之地”[1]。

2）忽視辦公室檔案管理工作的重要性。現階段，在大部分企業的發展過程中，更偏重于對經濟效益方面工作的管理，對辦公室檔案管理工作沒有以其高度的重視，僅是將辦公室檔案管理工作當作簡單的文字類管理工作處理，辦公室檔案管理工作成為輔助各部門工作的附屬工作，并且，在各企業中，對辦公室檔案管理工作也缺乏相關的管理規定和制度，導致客戶信息沒有專人的管理，保存途徑十分單一，長此以往，由于人員流動、崗位調離，都會導致客戶信息流失，造成不可逆轉的局面。另外，在辦公室檔案管理工作中，大部分工作人員側重于對人事檔案和合同文件的管理，忽視了其他企業相關資料的管理，這也是制約辦公室檔案管理工作順利開展的重要因素。

3）辦公室檔案管理工作缺乏相關保障。由于各企業對辦公室檔案管理工作疏于管理，這就導致辦公室檔案管理工作中數據、信息、資料的安全保存難以得到保障。第一，辦公室檔案管理工作的工作人員自身忽視辦公室檔案管理工作的重要性，常因為人為失誤或責任心短缺致使數據、信息和資料的損壞或丟失；第二，企業忽視辦公室檔案管理工作，缺乏安全防范意識和網絡安全意識，導致辦公室檔案管理工作的安全性難以得到保障，進而出現數據、信息、資料泄露的 現象[2]。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的措施

1）建立完善的工作團隊，提升工作水平。隨著社會現代化進程的快速發展，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。基于此，辦公室檔案管理工作的相關工作人員要積極響應時代發展的潮流和行業市場的需求，提升自身的工作水平和職業素養，加強自身的紀律意識和規則意識，才能更好地把握辦公室檔案管理工作的動向，辦公室檔案管理工作相關工作人員的職業素養和專業水平直接決定了辦公室檔案管理工作的工作效率，甚至關系到企業未來的發展走向[3]。想要有效提高辦公室檔案管理工作相關工作人員的素養，就要為辦公室檔案管理工作的相關工作人員經常舉辦一些有關于人力資源和檔案管理的思想交流會，有計劃地安排一些相關實踐活動，聘請專家對辦公室檔案管理工作的相關工作人員進行工作講解和指導并傳遞先進的管理理念和教育理念，提高辦公室檔案管理工作的相關工作人員的工作水平，提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

2）提高對辦公室檔案管理工作的重視程度。要想提高辦公室檔案管理工作的工作效率，最基礎的就是要轉變企業和工作人員對辦公室檔案管理工作的管理態度，提高對辦公室檔案管理工作的重視程度，轉變工作理念，增強辦公室檔案管理工作中的管理意識，創新檔案管理理念。與此同時，辦公室檔案管理工作的管理人員要制定科學的辦公室檔案管理工作管理制度和規定，通過制度和規定來約束工作人員的工作責任心，健全的辦公室檔案管理工作管理制度和規定是提高辦公室檔案管理工作效率的基礎，所以各企業要切實落實辦公室檔案管理工作的規章制度，提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

3）提高辦公室檔案管理工作的安全性。提高辦公室檔案管理工作的安全性是保證企業信息不被破壞、泄露的前提，也是提高辦公室檔案管理工作效率的保證，所以在企業中，首先要制定辦公室檔案管理工作向印度歌保密制度，提高工作人員的安全保密意識，并對工作人員的工作進行約束，發現有泄漏、破壞企業信息、數據、資料的工作人員進行嚴格查辦和懲處，保證辦公室檔案管理工作的安全性；其次，企業也要對工作人員進行系統的計算機知識和網絡安全知識培訓，讓工作人員明確網絡隱患帶來的嚴重后果，進而有效提升辦公室檔案管理工作的效率[4]。

4）融入信息化管理手段。在辦公室檔案管理工作中，想要提高辦公室檔案管理工作的效率和質量，并有效將企業的各項工作進行串聯和整合，就要使信息化技術和計算機技術，并實際應用于辦公室檔案管理工作中，建立一個檔案信息管理系統，確保辦公室檔案管理工作的工作效率以及質量。但是，辦公室檔案管理工作在運用現代化信息技術的時候，要同時注意保留現有辦公室檔案管理工作的優點，繼而研發專業性的信息管理系統，從而可以滿足于辦公室檔案管理工作的需求[5]。要想建立好信息管理系統，就要做到以下三點：首先，要注重于在硬件方面的建設，專業化的信息管理系統對于網絡以及計算機等設備都有很高的要求，所以，企業要把所用的網絡，電腦等計算機設備進行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監控設備，打好專業化系統創建的基礎。其次，要注重于在軟件方面的建設，購買穩定優質的軟件，還要做好軟件調試、系統維護等多方面工作，設立專業人員專門管理軟件的運行與操作。最后，就是在建立專業性的管理系統的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做系統發生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統故障造成損失。

綜上所述，企業的發展會給辦公室檔案管理工作增加更多的檔案、數據、信息和資料，給辦公室檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，所以相關管理人員和工作人員必須具備與時俱進的工作理念，對辦公室檔案管理工作進行改革和創新，進而有效提升辦公室檔案管理工作的效率，促進企業的良性發展。