公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的困難與建議

古麗珍

（深圳高速建設(shè)發(fā)展有限公司，廣東 深圳 518000）

近十多年來，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，借著大力發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施的東風(fēng)，公路工程建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍般涌出來，快速發(fā)展的背后，導(dǎo)致公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作存在一些現(xiàn)實(shí)的困難。本文結(jié)合自身項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)目前公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作普遍存在的一些困難提出幾點(diǎn)建議。

1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范性

我國(guó)的公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作還是相當(dāng)規(guī)范的，交通運(yùn)輸部、廣東省交通運(yùn)輸廳、廣東省檔案局發(fā)布了一系列具有指導(dǎo)性的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，比如交通運(yùn)輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》（公路發(fā)〔2010〕65號(hào)）、廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于印發(fā)《廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法》的通知（粵交辦〔2012〕406號(hào)）等等。

公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收全過程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)行項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）應(yīng)將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序，納入合同管理及監(jiān)理工作內(nèi)容，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，采取有效措施，與工程建設(shè)同步管理，確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)[1]。

公路建設(shè)單位負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)工作，推行檔案工作相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，制定檔案工作計(jì)劃和建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，編制檔案管理辦法和竣工文件編制辦法實(shí)施細(xì)則，確立檔案管理目標(biāo)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人，配備檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案人員，設(shè)置檔案室等。

2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

2.1 周期性長(zhǎng)

由于受城鎮(zhèn)征地拆遷難的影響，導(dǎo)致公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期延長(zhǎng)，相應(yīng)的項(xiàng)目檔案工作期限延長(zhǎng)。檔案工作貫穿于整個(gè)公路建設(shè)項(xiàng)目過程，項(xiàng)目立項(xiàng)、前期審批手續(xù)、工可、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工建設(shè)期、項(xiàng)目交工、缺陷修復(fù)期、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，至此整個(gè)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作才完成。在整個(gè)過程中需要不斷地投入人力、物力，并且不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也可以認(rèn)為檔案工作具有公益性質(zhì)。

2.2 專業(yè)性強(qiáng)

現(xiàn)如今公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的、繁雜的收集、歸檔過程，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的綜合素質(zhì)，不僅應(yīng)具備較好的政策接受能力，還應(yīng)具備豐富的公路檔案專業(yè)技術(shù)能力，并且要求熟練掌握辦公室軟件、電子檔案系統(tǒng)、BIM系統(tǒng)以及工程資料質(zhì)量安全監(jiān)督系統(tǒng)等系統(tǒng)的運(yùn)用及操作。

2.3 “五性”

公路建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、試驗(yàn)檢測(cè)中心按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，收集、整理在各個(gè)階段形成的資料，確保檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性、安全性。

3 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的困難

3.1 建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作的不夠重視

重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)，幾乎所有的資源向外業(yè)傾斜，這幾乎是所有公路建設(shè)項(xiàng)目中普遍存在的現(xiàn)象。外業(yè)能實(shí)實(shí)在在地看到工程實(shí)體，并轉(zhuǎn)換成經(jīng)濟(jì)效益，為公司和領(lǐng)導(dǎo)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，而檔案工作卻是一個(gè)長(zhǎng)期的過程、系統(tǒng)的整理、不斷投入時(shí)間與金錢，無法用直接的經(jīng)濟(jì)效益來衡量。

項(xiàng)目檔案主管時(shí)常會(huì)被安排一些與檔案工作無關(guān)的工作任務(wù)，造成檔案工主管花費(fèi)大量的時(shí)間和精力完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)，未能較好地實(shí)施項(xiàng)目檔案管理工作。

個(gè)別公路建設(shè)項(xiàng)目前期未能配備專職檔案人員，這直接導(dǎo)致公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施后進(jìn)場(chǎng)的檔案管理人員無法收集齊全項(xiàng)目的前期資料。

在公路項(xiàng)目建設(shè)期間，檔案工作是極易被忽視，往往在項(xiàng)目交（竣）工驗(yàn)收時(shí)才開始重視歸檔工作，倉(cāng)促的集中力量進(jìn)行收集、整理的檔案質(zhì)量堪憂。因?yàn)闄n案歸檔工作是一個(gè)系統(tǒng)的長(zhǎng)期的過程。

3.2 項(xiàng)目檔案主管專業(yè)能力不強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平普遍偏低。

檔案管理工作作為一門專業(yè)技術(shù)工作，要求項(xiàng)目檔案主管具備檔案專業(yè)技術(shù)能力，清楚了解建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位及其他上級(jí)單位的資料各個(gè)階段產(chǎn)生的資料，能較好地指導(dǎo)各參建單位進(jìn)行資料的形成、收集、歸檔，并且貫穿于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不能懈怠。崗位技術(shù)要求高，但工資收入及工作地位與之不匹配，項(xiàng)目檔案主管已是天花板，升職加薪是神話。因此，項(xiàng)目檔案主管是一項(xiàng)不太受歡迎的工作。每一年參加檔案培訓(xùn)的工作人員非常多，可是每一年總是涌現(xiàn)大量的新面孔，最終能沉淀下來的卻沒幾個(gè)。任何一個(gè)職業(yè)都不是一蹴而就的，而是需要長(zhǎng)時(shí)間的積累工作經(jīng)驗(yàn)，頻繁的更換人員，造成整個(gè)檔案行業(yè)都顯示出檔案業(yè)務(wù)水平偏低的局面。

4 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案解決問題的對(duì)策

4.1 建設(shè)單位轉(zhuǎn)變思想，增強(qiáng)檔案管理的主體意識(shí)

建設(shè)單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。決定了建設(shè)單位對(duì)檔案工作應(yīng)有一定的重視程度。建設(shè)單位重視工程實(shí)體建設(shè)的同時(shí)抓緊檔案工作不放手，內(nèi)外業(yè)兩手抓，兩手都要嚴(yán)。堅(jiān)持貫徹工程實(shí)體與資料同步，工程完、資料完，堅(jiān)決不以犧牲內(nèi)業(yè)為代價(jià)來成全外業(yè)。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作的重視與否，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)來說就是風(fēng)向標(biāo)。只有建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)層重視了，建設(shè)單位各部門、各參建單位才能重視起來，會(huì)窮盡一切辦法、利用所有可以利用的資源，加大檔案工作的人員投入、設(shè)備投入。

萬事開頭難，建設(shè)單位還應(yīng)在項(xiàng)目伊始聘任專職檔案主管對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行管理，檔案雖然不屬于工程技術(shù)類，但也是一門專業(yè)技術(shù)，專業(yè)的人才辦理專業(yè)的事情，越早建章立制、建立檔案管理體系、提要求、抓落實(shí)，對(duì)檔案后續(xù)的歸檔工作起事半功倍的作用。除此之外，還應(yīng)配備足夠的專職檔案工作人員。建設(shè)單位建立一支專業(yè)的、能力強(qiáng)的檔案團(tuán)隊(duì)，必然能成為建設(shè)項(xiàng)目強(qiáng)有力的后盾力量。檔案工作貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是建成后的工程管理、運(yùn)行、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的歷史記錄。項(xiàng)目資料保管期限至少30年，部分資料為永久保存。檔案能否還原當(dāng)年的建設(shè)情況以及能否為有需要的人提供重要的信息就取決于檔案歸檔的質(zhì)量。雖然不能就檔案歸檔質(zhì)量評(píng)論功與過，但是用于評(píng)論一個(gè)公路工程項(xiàng)目的管理水平還是有可取之處的。

4.2 提高項(xiàng)目檔案主管的業(yè)務(wù)水平

項(xiàng)目檔案主管不僅負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)籌管理、還肩負(fù)著資料的收集、歸檔工作。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作做得好與壞，與項(xiàng)目檔案主管的管理水平和檔案業(yè)務(wù)能力具有直接的關(guān)系。為了滿足項(xiàng)目檔案管理的要求，項(xiàng)目檔案主管應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一、用知識(shí)武裝自己。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)見識(shí)、更新知識(shí)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)理論知識(shí)、了解到當(dāng)前中國(guó)檔案最新的發(fā)展趨勢(shì)，全面提升自身的檔案管理水平。第二、熟練地掌握國(guó)家檔案法、照片檔案規(guī)范、電子文件歸檔規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范以及當(dāng)?shù)厥?、市檔案相關(guān)政策等，滿足相關(guān)規(guī)范要求是檔案工作第一要?jiǎng)?wù)。第三、積極參與檔案基層的實(shí)踐工作，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)。建設(shè)單位的檔案主管作為制定項(xiàng)目檔案管理制度、檔案管理體系和一系列項(xiàng)目檔案管理辦法的主導(dǎo)者，要求具有非常的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能確保制定的“游戲規(guī)則”具體落實(shí)到位。第四、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。善于總結(jié)是一種智慧。只有不斷地總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)、吸收別人的工作經(jīng)驗(yàn)，才能使自己變得更專業(yè)、更強(qiáng)大。

5 結(jié)語

總而言之，公路工程項(xiàng)目檔案管理工作是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的重要工作任務(wù)之一，是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的重要組成部分。只有高度重視檔案管理工作，并且采取一系列行之有效的措施，扭轉(zhuǎn)檔案意識(shí)淡薄、不重視檔案工作的現(xiàn)狀，同時(shí)項(xiàng)目檔案主管不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)水平，公路工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理工作才能有更好的明天。