基于混沌理論的高校學籍檔案翻譯服務創新研究

張珍輝

（四川大學檔案館，四川 成都 610065）

高等教育的國際化，是一個跨越國界的文化融通過程，出國留學已經成為一種文化產業。特別是近幾年來，我國大學生，甚至研究生就業競爭激烈，就業壓力大，而出國留學深造鍍金，就像是通行證，加大了他們找到理想工作的機會，催生了大學生留學熱的動力，使得大學生留學風盛行中國，大學生出國留學已經變得大眾化，中國已經成為全世界最大留學生生源國。

邊媛在《高校檔案利用遠程服務發展現狀—— 南昌大學檔案利用遠程服務調查問卷分析》一文中對檔案利用目的進行調查，結果顯示，近42%的檔案利用者（含各學歷認證機構）利用目的為出國留學深造。而高校大學生、研究生出國留學申請國外大學或機構的必備材料之一，就是他們在高校的學籍學歷檔案，因此，這項學籍學歷檔案翻譯服務已經成為高校檔案館一項非常重要而迫切的服務工作。但如今由于特殊時期，給留學申請帶來了諸多不便，傳統翻譯服務方式由于時空的局限性也面臨著前所未有的考驗和挑戰。因此，對于這種面向國際化的學籍學歷檔案翻譯服務，更應該根據國內外外部環境的影響和條件的變化，以需求為導向，不斷進行動態的服務，突破時空限制，實現“觸手可得”的翻譯服務方式。

1 傳統翻譯服務方式時空的局限性

傳統的辦理學籍學歷檔案翻譯服務方式，主要有三種：即現場辦理，函查辦理和網上預約辦理。現場辦理，必須要本人或代辦人親自到檔案館辦理，在時間上和空間上有很大的局限性。比如四川大學檔案館學籍學歷檔案翻譯服務現場辦理方式，是需要申請辦理者本人帶著自己的有效證件或者代辦者帶上委托人的委托書和有效證件的復印件以及代辦者本人的有效證件先到檔案館的檔案保管與利用辦公室查找、復印中文成績并加蓋檔案館的公章，然后才再到成績翻譯辦公室辦理翻譯服務，開具傳遞單，留翻譯人聯系電話，預定取件日期，最后辦理者或代辦者在預定時間再來檔案館取翻譯件。在通常情況下，傳統的辦理學籍學歷檔案翻譯服務方式，辦理者或代辦者需要到檔案館至少兩次才能完成辦理，在時間上有一定的局限性。

而如今，出國留學、深造、就業以及移民等都已經產業化大眾化，不僅在校生、應屆生申請出國，往屆生申請出國的也越來越多，比如四川大學還有七八十年代的畢業生前來辦理學籍學歷檔案的翻譯服務。往屆生畢業后到全國各地甚至國外工作和學習，如果按傳統的辦理翻譯服務方式，就可能要千里迢迢回學校辦理。特別現在已經在國外就讀的學生需要升學或者就業，還有已經在國外就業準備申請移民的校友等等，需要辦理學籍學歷檔案翻譯的需求也日益增多，傳統的辦理學籍學歷檔案翻譯服務方式，在空間上有一定的局限性，給申請者帶來了諸多不便。

雖然函查辦理和網上預約辦理比到現場辦理有所改進，但也存在一定的局限性。比如，四川大學檔案館學籍學歷檔案翻譯服務函查辦理方式，需要打電話、發郵件聯系檔案館工作人員先查檔，然后到郵局匯款，檔案館收到匯款后再安排翻譯，最后郵寄翻譯件。這種辦理方式需郵件電話聯系、匯款和郵寄等，需要的周期可能更長，因此可能更費時也費事。網上預約辦理在時空上有了一定的突破，但也有一定的局限性，比如四川大學檔案館在網上預約辦理前必須要電話咨詢需要辦理的學籍學歷檔案是否歸檔，否則無法辦理，并且還有一些項目在網上無法預約，如高考成績，成教成績，網教成績等。但不管是函查辦理，還是網上預約辦理，都不可避免地需要現場領取或郵寄服務，那么在特殊期間，這種直接接觸或間接接觸感都有感染的風險。

2 翻譯服務中引入混沌理論的理論根據

所謂“混沌”，是指在一個確定性系統中出現的類似隨機現象的過程，是一種貌似無序，實則有序的運動，看似混亂無規則的現象中存在著某種秩序。混沌理論具有內在初值敏感性和內在隨機性的混沌特征，其認為，無論在自然界還是人類社會中，混沌現象都是普遍存在的，甚至還認為，理性的觸角伸向哪里，哪里就發現有混沌。

初值敏感性，就是 “蝴蝶效應”，即一只蝴蝶在世界上某個地方振動一下翅膀，就會引起世界上另一個地方的風暴，意指系統內初始條件微小的變化都會造成系統狀態的巨大變化。如果把全球看作是一個大的系統，全球的任何東西都可以是其中的子系統，混沌理論的“蝴蝶效應”這一原理所說的是系統某一部分中的微小改變所產生的后果，都有可能導致系統其他部分或整體的巨大變化。

高校學籍檔案翻譯服務作為全球大的系統中的一個子系統，同樣大量存在著蝴蝶效應（即對初值的敏感依賴性），而網絡化、全球化和國際化的趨勢更是加劇了這種敏感性。一個看似簡單、微小的政策變動或外部環境和條件的變化都會給翻譯服務帶來或大或小的服務和管理方式的改變。2021年初，對全球各國及人民現在和未來的方方面面都有不可估量的影響。高校學籍檔案翻譯服務作為一個子系統，不可避免地會受到大系統的沖擊。如何在這場瘟疫中，讓服務對象體驗“足不出戶、觸手可得”的翻譯服務，減少甚至避免直接接觸或間接接觸感染瘟疫的風險，那么創新翻譯服務方式勢在必行。

內在隨機性，是指在一個確定的非線性系統中（例如高校檔案館就是一個確定的非線性系統），在一定的條件下，其系統內部會自發地產生類似隨機的運動狀態。這種內在的隨機性是由于系統對初值敏感依賴性所造成的，體現了混沌系統局部的不穩定性。對于高校學籍檔案翻譯服務系統來說，其內部也充滿了內在隨機性、非線性和開放性。現實中的翻譯服務是動態的、多變的、混沌的，其內在隨機性、非線性與開放性的特點會使其產生混沌行為，并且在其服務中具有內在隨機性和初值敏感性等混沌特征。這就意味著在實施高校學籍檔案翻譯服務的過程中不得不學會使用動態的混沌管理理論與方法。

當今世界處于一個急劇發展和變化的時代，高校檔案館的內外部環境處于不斷變化和發展之中。基于混沌理論的思維視角，高校檔案館不再是一個封閉的、被動服務的組織，而是一個處于非平衡狀態的開放的非線性系統，不同于傳統的線性和平衡性的系統，其內外部管理和服務環境在不斷地發生變化，而且變化也是多元的，有些變化甚至是始料未及的，更多的變化是混沌的，并且不斷受到內部隨機性的影響以及外部不確定性的沖擊。從上述混沌理論的特征來看，高校學籍檔案翻譯服務作為高校檔案館以及全球的子系統，其系統內部出現的混沌現象是不可避免的，所面臨的內外部環境中不規則、不可預測、不確定性的因素也越來越多，在翻譯服務中就是要預見這種混沌，正確地面對它、駕馭它、管理它，摒棄傳統的線性思維，才能真正改變傳統服務方式時空的局限性。

3 基于混沌理論的翻譯服務方式創新

基于混沌理論提供的嶄新思維視角和創新思路，高校檔案館是一個開放的非線性系統，在不斷地與外部發生各種物質、信息、資源和能量的交換。因此，在學籍檔案翻譯服務中，可以利用互聯網、網絡平臺、大數據以及圖像處理技術、防偽技術、防篡改技術、固化技術等這些成熟的外部平臺和技術，與時俱進，摒棄傳統的線性思維，創新翻譯服務方式，從而突破傳統翻譯服務方式時空的局限性，實現“觸手可得”的翻譯服務體驗。

3.1 建立學籍檔案數據庫

學籍檔案的數字化是建立學籍檔案數據庫的前提，也是創新學籍檔案翻譯服務的“物質”基礎。全國已有不少高校檔案館通過外包的方式對現有館藏檔案進行數字化，對新接收檔案進行電子和紙質檔案同時歸檔，從而實現學籍檔案以及歸檔的全數字化。數字化的同時也要配備與檔案數字化相適應的軟、硬件設施，硬件設施主要包括網絡設備、存儲設備、安全設備、掃描設備、服務器以及其他支撐設備等；軟件設施主要包括計算機、網絡平臺、檔案管理利用系統和檔案預約系統等。在學籍檔案數字化的基礎上，可以建立學籍檔案目錄數據庫、學籍檔案全文數據庫及學歷編號專門數據庫等等。學籍檔案數據庫的建立也是建設網絡服務平臺，開展學籍檔案遠程服務的基礎支撐條件。

3.2 搭建網絡服務平臺

北美檔案學者認為：“網絡是最好的，也可能是唯一的使檔案資源為本國以外的人們所利用的工具。” 通過搭建網絡服務平臺，高校學籍檔案翻譯服務就像插上了翅膀，可以為全世界各地的校友提供不受時空限制地翻譯服務。

由于目前有些高校檔案館在自己的官網以及微信公眾號中，已經開通了檔案遠程服務系統，可以在此基礎上，以建立的學籍檔案數據庫為“物質”保障，并與現有的教務系統、研究生系統和財務系統等對接，搭建起學籍檔案翻譯的網絡服務平臺，通過此服務平臺以期實現“一站式”的學籍檔案翻譯服務。

搭建起網絡服務平臺后，翻譯申請者可以登陸檔案館官網或微信公眾號，點擊“學籍檔案翻譯網絡服務平臺”或輸入相應網址即可進入系統。進入系統后需通過身份證號注冊，并上傳身份證正反兩面的清晰掃描件，注冊完成后即可登陸進入服務平臺，完善了聯系方式（電話和郵箱）后，即可在學籍檔案目錄數據庫中對與申請者身份證號相匹配的檔案目錄進行瀏覽，根據所查目錄即可申請所需翻譯的項目（包括高考、專科、本科、碩士、博士、輔修等學籍檔案），如需翻譯畢業證、學位證，則需上傳相應的證書掃描件，申請者選擇所需翻譯的項目及其份數后，系統將自動計算出所需費用，點擊提交申請后，就會跳轉到與財務處對接的在線支付平臺（目前包括四川大學檔案館在內的一部分高校檔案館已經完成了與財務處的對接，解決了用戶在線付款的問題），支付完成后，申請即可完成，訂單就會進入待審核狀態，檔案館工作人員進行查檔審核，再根據學籍檔案材料進入翻譯流程，在此過程中，申請者可隨時查看申請訂單的狀態。

3.3 推行無紙化服務

鑒于當前高等教育的國際化以及當今全球化的病情蔓延，特別是一些歐美國家情況嚴重，國內暫停了一些國家的郵寄業務，留學申請者無法及時向申請學校或機構提交學籍檔案證明，對他們申請造成了諸多影響。基于混沌理論的思維視角，隨著系統內外部環境和條件的變化和發展，高校學籍檔案翻譯服務應以需求為導向，尋求或培育新的適合自己生存和發展的服務環境和條件，推行新的服務方式。因此，在當前大環境下，推行無紙化學籍檔案翻譯服務勢在必行。

推行無紙化學籍檔案翻譯服務，電子簽章的實行必不可少。如今電子簽章的數據完整鑒別技術、防篡改技術以及固化技術都比較成熟，在學籍檔案翻譯服務中實行電子簽章，在理論上和實際操作中都是可行的，而且這項業務可以直接外包給有電子簽章資質的公司完成。目前，在學籍檔案翻譯過程中，翻譯的文檔一般是通過word文檔的方式保存。如果實行電子簽章，首先要將word文檔另存為PDF格式（目前的word版本都有直接另存為PDF格式的功能），因為PDF格式不易被改動。生成為PDF格式后，就可以通過電子簽章技術，簽好高校檔案館的印章。電子簽章一旦簽好，PDF格式的文檔就不能做任何改動，不管是通過專門軟件還是從源代碼改動文檔中的任何內容，電子簽章就不會完整或者在簽章上出現一個“X”，從技術上可以保證簽章的真實性和有效性。

電子簽章完成后，檔案館工作人員可以通過電子郵件方式直接發送給翻譯申請者，或在檔案館的網絡服務平臺把簽章好的文檔上傳至服務系統，申請者可以登錄賬號自行下載。申請者在獲取電子簽章的學籍檔案或證書翻譯文檔后，可以在線申請國外的學校或機構，如果需要紙質翻譯文檔，也可以自行彩打，由此可以完全不用到現場取件或郵寄服務，也就避免了直接接觸或間接接觸感染瘟疫的風險。

留學申請者線上或線下提供電子簽章的學籍檔案翻譯文檔后，很多國外學校或機構還可能會查證真偽。查證者可以通過兩種方式進行查證，一種是可以進入學信網進行查證（目前開展電子簽章業務時，都需在學信網備案，都可以查證真偽）；另一種是登陸檔案館網絡服務平臺的查證接口進行查證。這兩種查證真偽方式不僅減輕了檔案館工作人員的查證工作（以往檔案館工作人員核查后，需通過電子郵件的形式或電話回復），而且也有效地保障了電子簽章的真實性和可行性，因此，在學籍檔案翻譯服務中實行無紙化也指日可待。

4 結論

混沌理論是一個物理學的概念，本文將此理論引入到高校學籍檔案翻譯服務中，是因為在這個瞬息萬變的混沌世界中，高校檔案館作為一個開放的非線性系統，沒有哪一種管理模式或服務方式可以“以不變應萬變”。正基于此，混沌理論給我們提供了一個嶄新的思維視角，必須摒棄傳統的線性思維，順應世界和時代的發展變化，與時俱進，在高校學籍檔案翻譯服務中，靈活運用當前一些成熟的外部技術和平臺，突破傳統服務方式時空的局限性，讓服務對象真正體驗到“足不出戶、觸手可得”的翻譯服務，在當前期間，真正做到無接觸、零接觸，從而減少甚至避免直接接觸或間接接觸感染瘟疫的風險，也為高校學籍檔案翻譯服務在理論上和實踐中提供參考。