行政事業單位檔案管理存在的問題及對策

馬彩萍

（青海省政務服務監督管理局，青海 西寧 810000）

一般而言，行政事業單位的檔案管理分為檔案的收集、分類、存檔和識別。檔案管理也是行政事業單位的核心工作。隨著信息技術的發展，信息和檔案管理變得越來越重要。與此同時，信息技術的使用大大改變了傳統的檔案管理。目前，我國大多數行政事業單位的檔案管理仍然面臨許多挑戰，需要進一步加以規范。

1 行政事業單位檔案管理工作的重要性

檔案是最重要的原始文件之一，不僅是行政事業單位管理的重要基礎，而且是行政事業單位發展和改革的有力證明。檔案管理以科學標準為指導，不僅有助于行政部門建立科學健全的管理制度，而且還為行政事業單位決策者提供客觀和事實的第一手資料。當今社會是一個信息社會檔案管理主要是管理原始信息資源，是行政事業單位信息管理的一個重要組成部分。因此，在現階段，檔案管理的要求更高。

2 當下行政事業單位檔案管理常見問題

2.1 個別單位管理人員缺乏足夠重視

需要在管理和執行層面達成一致的共識，并充分認識到檔案管理的價值，從而改進相關檔案的管理。然而，在目前的檔案管理情況下，主管部門沒有給予足夠的重視，工作執行不力，造成了嚴重的缺陷和不足。在檔案管理方面，缺乏適當的監督機制、支助設備和人員，各部門之間的協調和支助不足。在主管部門主觀意識的影響下，選擇檔案管理員和分配資金的唯一目的是確保檔案的安全，確保檔案不被披露，并確保檔案能夠被借用和審查，這表明個人管理人員沒有充分認識到這一點。

2.2 檔案管理方式落后

隨著時間的推移，隨著科學技術的發展，越來越多的政府機構使用信息工具來自動化其任務。然而，在檔案管理領域，大多數行政事業單位采用了一種傳統的檔案管理模式，并不完全符合當時的要求。利用信息技術進行檔案管理創新。例如，掃描文件中的所有紙張文檔并將其轉換為電子文檔，然后由計算機保存。紙質文件對環境、濕度、溫度、昆蟲等因素敏感，并且長期保存它們不可避免地會受到損害甚至破壞。

2.3 工作人員專業素質缺乏、隊伍不穩定流動快

檔案管理需要工作人員高度的專業精神，并需要強有力的專業技能。然而，關于行政事業單位檔案管理職位的使用，一般而言，臨時助理人員和借調人員負責日常檔案管理。由于缺乏檔案管理方面的基本知識和技能，對各部門的工作和文件狀況缺乏了解，態度問題，無法確保檔案的收集、分類和歸檔的質量，以及任務繁多，因此沒有足夠的時間用于隨著檔案管理技術的升級，檔案保管員必須具備一定程度的信息技術專業知識，才能有效促進管理技術的升級。然而，由于缺乏技術或對使用這種技術缺乏了解，先進的檔案管理技術受到限制。但是，由于缺乏專業問責制，在記錄管理方面存在缺陷。特別是在缺乏監督機制的情況下，他們更加依賴自己的行為管理。管理相對松懈，不夠嚴謹，不能調動職工的責任感。

2.4 檔案資源利用不充分

檔案管理如果得到充分和有效地實施，可以有效地指導實地工作。然而，由于檔案數量眾多、缺乏有效的信息管理和難以訪問，一些檔案經常被使用，而另一些檔案則長期處于閑置狀態，使它們無法充分利用這些檔案。某些單位會保留大量子文件，從而將文件的使用限制在基本文件的一小部分，而較深的文件不會增加其價值的使用。缺乏問責制以及一些檔案管理人員未能及時有效地輸入和更新記錄，不利于檔案內容的更新，在某種程度上限制了檔案的價值，甚至導致檔案缺乏真實性和完整性。

3 行政事業單位檔案管理對策分析

3.1 我們應該高度重視行政事業單位檔案管理

為了提高對檔案管理的認識和了解，從事檔案的工作人員和管理人員必須主要合作收集和整理檔案，并增加用于建立檔案管理工作環境的資金，以確保系統化、計算機化需要更加重視各行政事業單位，即加強和改進管理的各個方面，建議及時監測和評價作為牽頭機構的管理。只有這樣才能更好地重視檔案管理。

3.2 加強檔案管理現代化和信息化建設

一方面，檔案信息資源數字化是檔案信息化建設的先決條件和重要基礎，也是保護原始檔案的重要手段。檔案數字化應利用先進的信息手段，將檔案部門使用的各種有形資產轉換成數字信息，并建立一個檔案目錄數據庫。發展數字文件管理方法并不意味著傳統的文件管理方法已不復存在。這兩種辦法必須長期共存，相輔相成。此外，檔案信息化需要標準化，這是檔案信息化建設的一個重要組成部分，也是衡量檔案管理現代化程度的一個重要指標。在檔案管理信息化工作中，機構必須根據國家建議的信息管理標準及其自身的發展需要和特點建立內部管理標準體系，并繼續在實踐中加以改進。檔案目錄數據庫必須符合國家標準和業務標準。檔案的內容、結構和格式，以及設備和檔案數據庫管理軟件的數據格式和索引，都應統一管理。

3.3 創新的人事管理，提高檔案管理的專業性

在信息發展的現代階段，必須不斷注重人才的管理和部署。但是，管理的行政用途也不例外。只有這樣，工作人員的專業精神才能得到保證，檔案管理措施才能順利實施。首先，為了改進檔案管理，必須強調以人為中心的管理概念。撇開傳統的紙質文件不談，你可以最大限度地發揮檔案管理者的工作價值，避免長期工作環境導致的創新能力喪失，并影響信息時代的發展。與此同時，必須鼓勵以前的檔案人員學習和改進信息技術，以增加他們的工作熱情。第二，強調職業培訓。在信息時代，檔案工作者的素質需要不斷提高，以提高計算機和信息的使用。行政事業檔案管理人員必須不斷改進有關的知識結構;在管理不善的情況下，應予以糾正;對于在職人員，應強調繼續培訓、將職業培訓納入工作計劃、提高信息管理的基本技能。

3.4 提高現有檔案的利用率

為解決檔案利用率低的問題，行政事業單位應合理利用自己的檔案，提高檔案利用率，更好地利用檔案。在當今高度發達的信息時代，信息的價值越來越大，行政事業單位也不例外。在這方面，行政事業單位應視其擁有的檔案為獨特的財富，并應及時閱讀和查閱這些檔案。只有這樣，才能更好地了解時代的趨勢，適應外部環境的變化，促進發展。

3.5 加強有關資產的檔案管理

在信息時代，檔案管理應充分利用計算機化，提高檔案管理的方便性、效率和多樣性，充分利用檔案資源的價值，并為工作人員提供更多的管理能力。信息建設需要選擇專業信息系統設計團隊，對信息建設進行日常維護和管理，并對信息的使用進行良好培訓和指導，以有效促進信息建設。在促進信息建設的同時，還必須注意信息管理的安全，以防止檔案泄漏或系統數據損壞。必須監測和調查建筑系統和人員的使用情況，以確保必要的安全。建立使用信息技術的嚴格標準制度，以促進安全使用，避免人為因素對雇員造成不利影響。

3.6 構建創新體系提高檔案管理標準化

對于檔案管理而言，必須放棄紙面檔案時代，必須通過精心設計的機制實現創新。目前，行政事業單位的檔案管理面臨重大挑戰，即單一管理模式和總體業績不佳，導致管理水平低下。因此，必須建立機構。改變管理模式和建立新的管理制度已成為創新管理的必要條件。行政事業單位負責人必須注重檔案管理，優化資源分配，改善有利條件，并審查科學上健全的管理措施。只有這樣，行政事業單位才能更好地利用行政事業檔案管理的制度，才能更好地使用檔案管理要求的標準化。

4 結束語

眾所周知，檔案是原始信息的重要來源。行政事業單位的檔案是其持續發展的重要歷史證據。獲取相關文件不僅使單位能夠制定以文件為基礎的規則和條例，而且還能對文件進行全面分析，以便為作出正確的決定提供有效的依據。目前，我國大多數行政事業單位在檔案管理方面面臨許多挑戰，嚴重阻礙了我國檔案管理的發展。因此，我國行政事業單位應提高對檔案管理的認識，利用先進的檔案管理方法和工具加強檔案管理，促進檔案管理的健康和可持續發展。