完善措施規范流程提高交通檔案管理水平

王懷鑫

（大同市公安局交通警察支隊，山西 大同 037000）

交對于交通行業的管理和綜合行政執法來說，交通檔案管理在其中起著重要作用，不但可以及時地總結管理經驗，為其提供數據支撐，同時還可以為交通行業的發展提供理論基礎保障。而隨著社會的發展，我國對交通管理部門的檔案管理工作也越來越關注，這就為交通的行政執法等工作提供了更多成熟的經驗，作出了一定貢獻。但是在當前網絡化和現代化技術不斷推動的情況下，對交通當管理水平提出了更高標準，如果思想觀念沒有及時更新，仍沿用老套的管理辦法，顯然與當前的社會發展不相適應，因此，要有效提高交通單管理工作水平，從而推動交通行業的健康發展。

1 交通檔案管理工作中存在的問題

1）搜集流程不規范。在交通行業的各個工作中，檔案館里可以稱得上是“幕后”工作，對其重視程度往往不足。或許是由于這個原因，在當前的交通檔案管理工作中，并沒有把資料的搜集和整理工作提上日程，甚至有的人員把它視為浪費精力和時間的不必要工作。因此在對檔案數據進行搜集時，缺乏規范化和程序化，造成搜集流程不規范，同時在搜集環節中，管理制度并沒有發揮真正的作用，導致檔案收集的效果并不明顯，例如在對檔案收集進行立卷時，多數沒有根據文件目錄順序來進行排序，導致實際文件與卷內目錄不相匹配，資料漏失的情況較為普遍。

2）管理手段落后。在目前的交通檔案管理工作中，還存在管理手段落后的情況，當前大多數當管理技術不適應實際的檔案利用需求，具體表現為：首先，由于部分領導對檔案管理工作重要性的重視程度不夠，對這方面的投入較少；其次，雖然部分單位購買了先進的當管理設施，然而在實際上管理人員技術不熟練，設備無法得到有效利用；最后，雖然部門具有危機和檔案網絡，但是大多數檔案資料并沒有被錄入到電腦中，往往還存在手工操作的情況。

3）檔案綜合管理力度不夠。當前的交通綜合檔案管理室為一個班組，在行政方面不能對其他部門展開管理，在檔案管理活動中，需要向其主管領導匯報工作，然而檔案管理主管領導往往都是兼任，主管著各種工作，時間和任務都較為緊張，因此檔案管理人員在的匯報工作進行的就比較困難，難以順利開展各項工作，同時某些部門若是自設資料庫，以及檔案借閱管理內松外緊，也會對檔案綜合管理產生一定影響。

2 提升交通檔案管理水平的有效措施

1）不斷提升認知水平。交通部門領導要提高對交通檔案管理工作的重視程度，在對檔案進行管理工作時，需要展開由一把手主抓，然后由其他領導進行配合的工作，同時在對檔案進行管理時，對各個工作環節都要對專門責任人進行確定，確保按人頭負責的落實，除此之外，還需要有關人員樹立科學的檔案管理意識，遵循檔案管理的原則，積極開展好該項工作。

2）統一政策，避免政出多門。首先，檔案主管部門和有關領導需要對檔案管理制度進行統一制定，要求各部門嚴格按照制度開展工作，避免各自為政；其次，重視檔案管理質量，嚴格檔案管理制度，完善檔案管理和借閱等辦法，并且對各科室的檔案整理情況進行定期檢查，同時還要制定計算機目錄管理表，對檔案和案卷目錄的存放位置表進行編制，給查閱歸檔提供便利；最后，開展全覆蓋、多角度的檔案細化工作，落實來文登記制度，按照類別、文號、日期等進行登記、分類和辦結，除此之外，還需要對檔案目錄清單進行制定，并且逐個登記造冊和核對檢查。

3）加強信息化建設，提高管理水平。當前的交通檔案基礎業務內容需向檔案信息化進行重心轉移，加強信息化建設。如果檔案管理部門經費允許的情況下，建立檔案管理室，對設備進行更新換代，購置先進的電腦、傳真機、掃描儀和檔案柜等基礎設備，能夠使檔案室的管理氛圍得到有效優化，為檔案管理工作的順利開展提供保障。開展信息化檔案管理工作建設，能夠使工作效率得到大幅度的提高，同時也能夠保障檔案管理工作的專業化和規范化，促進檔案保存和查閱等工作的順利開展。

4）建設專業的檔案管理人才隊伍。為了有效提高交通檔案管理工作水平，還需要建立專業的檔案管理人才隊伍，提高其專業水平和道德素養。一方面，需要對以往檔案的混亂、殘缺和單一等問題進行解決，這就需要領導部門提高對檔案工作的重視，組織檔案管理人員學習優秀的檔案管理工作經驗和方法，同時還可以定期開展培訓工作，通過組建檔案管理技能培訓班，邀請專家對其進行專業培訓，對檔案管理和執法文書等工作進行現場指導；另一方面，努力提高檔案管理人員的徳、廉、勤、儉、能、公方面的素養，要求檔案管理人員對檔案管理相關法律法規保持充分的熟悉感，嚴格規范其管理工作和管理流程，同時還要掌握專業的電腦操作知識，熟悉時事政策等 內容。

3 制定規范的檔案流程，推動檔案管理有序開展

1）規范公文處理。進行規范的檔案管理工作，首先就要對公文處理流程進行規范，擬制單位不同其單位文件也就不同，有的是由辦公室統一擬制，有的則是先由相關部門進行起草，然后交給辦公室進行印發，這就需要做好不同公文的傳達、記述和備查等環節的公文處理工作。

2）完善公文資料。在公文的最初歸檔環節中，有關人員要對其進行認真檢查，確保公文資料的完整性，如果發現有附件未歸檔，就要進行催要，同時還要及時跟蹤收回未按時上交的文件，避免出現文件長時間留在個人手中，從而造成遺失等問題。

3）檔案分類評估。檔案資料收集、處理和歸檔等工作完成之后，在確保檔案涉及事項處理完成的情況下，檔案管理人員就可以對檔案進行分類價值評估。

4）接收新信息，促進資源共享。對于交通當管理工作人員來說，要強化責任意識、培育職業意識，在工作中對新信息進行有效接收，拓寬自身的知識視野，使辨別能力得到有效提高，同時還可以借助媒體等載體，積極向用戶介紹和宣傳自身的檔案史料匯編等資料，如專題概要、會議簡介和大事記等內容，促進資源共享的實現。

總而言之，交通檔案管理工作具有較強的專業性和一定的挑戰性，需要當管理人員在之后的工作過程中，把檔案管理和文秘工作進行有效結合，保障檔案管理效果和質量，使其利用價值被充分發揮出來。有關人員要能夠保持專業的管理水平，擁有高度的職業責任感以及一定的奉獻精神，積極開展好檔案管理工作，完善措施和規范流程來促進檔案管理水平得到有效提高，從而提供更多有效的信息資源，推動交通行業的健康發展。