推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施

馬 振

（山東省泰安市泰山區社會保險事業中心，山東 泰安 271000）

檔案管理是機關事業單位眾多管理工作中非常重要的一項，機關事業單位十分關注此項工作，但是因為檔案管理時間和數量越來越多，導致諸多單位在管理過程中出現了各種各樣的問題，如管理方式單一、并未正確認識等，這些都對檔案管理工作的效果和效率影響很大。要想促進檔案管理質量提高，就需要充分了解工作中存在的問題，進而運用有效手段，將管理水平提高，確保檔案管理更加規范、標準，提高檔案利用率，最大化地發揮出檔案作用。由此足以看出，規范化、標準化地開展機關事業單位檔案管理工作，具有十分重大的意義。

1 推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的重要性和現狀

十九大政府工作報告中已經明確提出：“推進社會主義民主政治程序化、法治化、規范化和制度化。”機關事業單位是各種社會事務的管理主體，其管理工作的標準化和規范化意義極其重大。而檔案管理則是這些管理工作中極為重要的一部分[1]。尤其是在時代發展速度的不斷加快下，傳統的管理模式以及過去掌握的管理經驗，均會借助各種各樣的檔案展現出來，也正是在借助檔案對其中存在的缺陷和優點予以呈現。只有加強推進機關事業單位的標注啊、規范化檔案管理，才可以取長補短，促進單位各項管理工作水平的顯著提升。

現階段，機關事業單位的檔案工作受到了黨與國家的高度重視，同時將諸多的規范與要求提出，為順利、高效開展檔案工作提供重要保障。同時，隨著現代信息技術的快速發展，也在很大程度上促使檔案工作朝著信息化方向發展。怎樣加大檔案工作力度，促進檔案規范性增強，對檔案資料價值予以挖掘，大力展開檔案工作信息化建設，是現階段機關事業單位首要解決的問題。

2 推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施

2.1 充分認識檔案管理規范化和標準化

針對機關事業單位而言，要想實現檔案管理工作規范化、標準化，就需對檔案管理工作的標準化和規范化有一深刻認識[2]。在這一過程中，單位務必要和檔案管理工作人員最初認知檔案管理工作的程度、專業技術以及檔案管理制度相結合，幫助檔案管理工作人員充分認識檔案管理規范化、標準化。此外，單位還需要組織檔案管理人員開展檔案管理規范化、標準化的認識培訓活動，在培訓中加深其對檔案管理在促進單位發展方面的重要作用的認識，并牢記于心，如此才可以讓檔案工作人員主動參與到檔案管理工作中，在開展工作的過程中，嚴格按照檔案管理規范化、標準化的要求。

2.2 構建規范化、標準化的檔案管理機制

針對事業單位來說，構建規范化、標準化的檔案管理機制是進一步強化管理制度的重要渠道，在具體開展管理工作時，機關事業單位要立足于創新變革管理體系和管理機制，對檔案工作的相關制度進行完善，建立健全管理工作中的相關體系，從而構建規范化、標準化的責任機制。立足于系統整合和科學分工上，促進檔案管理的專業化水平提升，從而將檔案管理制度規范化、標準化的新模式構建起來。此模式就是在檔案管理中運用信息化技術，使檔案管理工作更具便捷性、高效性。充分調動檔案管理人員參與工作的積極主動性，只有提高其工作意愿，檔案管理制度才能得到良好發展。在確保規范化、標準化管理工作順利實現的基礎上，為事業單位構建更符合自身實際的檔案管理制度。

2.3 全面落實責任制

相較于其他事務，檔案管理有所不同，其更具長效性，而這就要求檔案管理人員具備良好的職業道德與較強的責任心。如果要想從制度方面確保檔案管理的質量，提高管理效率，就需要把責任制全面落到實處，責任到人，并將追溯機制建立起來。也就是人員的變動不會導致無人負責檔案管理工作的情況出現，無論是檔案最開始作業人員，還是負責管理具體事務檔案管理人員，其責任具有終身性。因此，一旦工作中的哪一環節出現問題，則可以直接找到相關負責人，對其責任予以追究。借助運用此手段，可以加深相關人員對檔案管理規范化、標準化重要性的認識，可以促進自身責任感增強，嚴格遵循相關規范管理檔案[3]。

2.4 創新管理手段

機關事業單位在開展檔案管理工作中，領導者應積極對管理手段進行創新，不斷學習行內知識，積極引進先進的數字化技術與設備，采取科學手段管理檔案，提高管理效率，更加規范化、標準化的開展檔案管理工作。第一，在開展檔案管理的過程中，工作人員應借助數字化信息設備，將傳統的紙質檔案以電子檔案取代。第二，單位還需進一步擴充自身的信息技術，將更加便捷的管理平臺建立起來，以提高檔案管理人員工作效率以及檔案利用效率。第三，管理人員必須保證檔案存檔安全，做好相關病毒防護與殺毒工作，設置高級防火墻，避免不法人員惡意破壞或竊取檔案，進而規范化、標準化的開展檔案管理工作。

2.5 加大檔案管理工作人才的培養力度

作為直接開展檔案管理工作的重要人員，檔案管理人員的綜合素質在很大程度上決定了檔案管理工作的質量[4]。為了能夠更加規范化、標準化的開展檔案管理工作，就需針對檔案管理人員加強培訓與道德建設，促進其增強自身工作能力和工作水平，以較高的職業道德素質參與到檔案管理規范化發展過程中。對此，單位領導應把提升檔案管理隊伍人員綜合素質納入重要工作內容中，確保單位中的每一位負責檔案管理工作的職工，且在運用信息化檔案管理信息方面能夠做到熟練、靈活，更新其檔案管理意識和觀念，加深其對單位發展中檔案管理的重要性的認識[5]。除此之外，還應選擇固定時間考核檔案管理人員的技能，使之可以熟練地掌握檔案管理方法與技能，第一時間從精神上或物質上獎勵那些對待工作認真、負責的工作人員，以此充分調動他們的工作熱情和積極主動性。

3 結語

總而言之，檔案管理工作是機關事業單位的一項重要內容，其效率和單位內部管理運行的效果息息相關。因此，十分有必要加大對檔案管理工作的開展力度。規范化和標準化是當前社會發展的大勢所趨，要想將此標準達到，就需要我國機關事業單位各項工作必須和科學技術以及社會經濟保持同步，竭盡全力推動檔案管理工作朝著規范化、標準化方向發展，借助規范化、標準化的工作制度，促進檔案管理工作效率和專業化水平提高，以堅實的基礎，助推單位良好發展，使檔案管理工作更加高效、簡約。