國有企業文書檔案管理工作路徑探究

文建華

（廣西交通投資集團有限公司，廣西 南寧 530029）

1 引言

隨著改革的不斷深化和市場經濟環境的復雜變化，企業發展壓力不斷增大，傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足企業發展需求，文書檔案工作對企業發展起到關鍵作用。

2 國有企業文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是對企業管理運行中產生的文書等資料進行全面的收集，進行有效的整理、分類、存儲和利用，為企業經營管理決策的制定提供科學的參考和依據，是企業管理工作中的關鍵環節。文書檔案的高效利用能夠為企業經營管理工作提供有效的數據支持，通過對文書資料的分析，準確掌握企業發展形勢和需求，提升發展戰略的科學性。隨著信息技術在檔案工作中的廣泛運用，檔案管理實現了數字化轉型，有效提升了檔案管理效率，并能夠通過網絡渠道實現檔案資源的高效共享，推動檔案資源的高效利用[1]。

3 國有企業文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案是企業檔案的重要組成，是保證檔案工作高效開展的基礎環節，但是在實際的管理工作中存在著一定的問題，影響管理效率的提升。

一是管理思路較為傳統，如：重視檔案收集整理，忽視檔案資源的利用。隨著企業業務范圍和經營規模的不斷壯大，文書檔案工作壓力不斷提升，傳統的管理模式已經無法形成較好的工作成效，無法實現對企業經營管理活動的全面覆蓋，不能保證文書檔案的全面性。

二是管理部門缺乏主動創新意識，如：信息化建設新隊滯后、管理理念缺乏更新。對先進管理理念和方式方法缺乏有效的應用，無法實現管理效率的提升[2]。

三是當前的檔案利用形式相對固定，只能提供向簡單的查詢、調用等服務，無法滿足實際使用需求，未能做到檔案價值的有效體現，因此形成一定的資源浪費，企業花費人力、物力、占用庫房對檔案進行長期甚至永久保管，但這些檔案在保管期限中大部分時間束之高閣，未能充分開挖其寶貴利用價值，發揮應有的作用。

四是管理機制不夠完善。如：歸檔工作不到位，資料格式內容不夠規范等。隨著文書檔案管理范圍的不斷擴大，現有的管理制度已經無法對檔案工作形成全面的規范，缺乏長效管理機制建設，不能根據實際的工作情況對管理制度進行針對性地調整。缺乏監管機制，對資料信息缺乏有效的審核，無法保證檔案的真實有效。

五是信息化建設相對滯后。目前有的企業由于管理理念發展滯后、對檔案工作的投入力度不足等原因，仍然采用的是以紙質等傳統載體為主管理模式，效率不高。信息技術的運用對提升文書檔案管理水平起到積極作用，特別是隨著信息技術在企業經營管理活動中的廣泛應用，產生了大量的數字化文書資料，需要進行及時的管理，而當前信息化程度相對不足，基礎設施配置不夠完善，對傳統存儲載體缺乏有效的轉變，無法保證信息化管理體系的科學運用，影響檔案管理效率[3]。

六是管理人員的專業素養存在不足，企業檔案管理人員大部分為兼職人員，不具備專業檔案管理知識，文書檔案工作具有較強的專業性，對管理人員的素質能力要求較高，而當前檔案管理力量相對薄弱，管理部門組織結構不夠科學，專業人才不足。同時對管理人員缺乏有效的培訓教育，不利于檔案工作質量的提升。

4 優化國有企業文書檔案管理工作的有效路徑

1）優化檔案工作思路。文書檔案管理的高效落實對推動檔案工作質量的提升起到關鍵作用，一要提升主動意識，充分結合企業發展形勢和管理活動需求，對管理模式進行科學優化，積極引進先進的管理理念和方式方法，實現檔案工作水平的提升。二要加強統籌規劃，對文書檔案工作流程進行深入調研，有效掌握文書管理工作中的現實問題，實現對管理問題的有效解決，提升文書檔案工作的科學性。文書檔案涉及企業管理運行的各個環節。三要加強與相關職能部門的溝通交流，營造積極的檔案工作環境，形成有效的合理，保證管理活動的高效執行。

2）創新管理意識。管理部門要好提升主動創新意識，積極學習先進的檔案管理理念和方式方法，加強與同行業企業檔案部門和社會檔案機構的交流，對先進的管理模式進行深入研究，結合企業實際需求推進檔案管理模式的科學創新。

3）豐富檔案利用形式。文書檔案的高效利用能夠重復發揮檔案工作價值，為企業經營管理提供有效支持。管理部門要提升主動創新意識，充分結合文書資料的使用需求，對服務環節進行科學優化，合理利用信息技術手段，對檔案資料進行深入的分析，建設完善的資料數據庫，能夠根據具體需求實現對文書資料的準確定位。要完善檢索機制，對使用人員的需求和歷史記錄進行科學分析，提升服務的精準度。要優化利用途徑，充分發揮網絡優勢，實現對檔案資源的遠程訪問。

4）完善工作機制。完善的檔案工作機制是保證檔案管理成效的重要基礎，管理部門要充分結合檔案工作實際，建設長效管理機制，結合企業發展實際，對相關的規章制度進行針對性地調整，有效適應企業發展需求，實現對檔案工作流程的全面規范。要完善責任機制，明確崗位職能，提升管理人員的責任意識，保證管理制度的高效落實。要強化監管機制，對管理流程進行全面監督，對管理活動中的問題和不足做到及時地發現，對文書資料進行高效審核，保證檔案的真實有效。

5）加強信息化建設。信息技術在文書檔案工作中的科學運用推動了檔案管理模式的科學轉型，利用信息技術優勢，建設完善的檔案管理系統，實現對管理流程的高效整合，并利用先進的信息設備和專業的管理軟件，提升檔案管理效率。管理部門一要加強信息基礎設施建設，結合文書檔案管理需求，優化信息資源配置，實現管理工作的高效執行。二要利用專業設備，實現檔案存儲載體的數字化轉變，保證檔案的全面性。三要優化網絡環境，為文書資料和管理指令提供高質量的傳輸通道，推動文書資源的高效共享。四要加強網絡安全防護，建設完善的安全管理體系，健全安全管理機制，合理利用信息安全技術，有效抵御網絡安全威脅的入侵，切實保證檔案信息安全。五要加強對實體檔案的管理力度，利用物聯網技術，實現對實體檔案管理環境的全面監控，保證檔案安全。

6）強化隊伍建設。文書檔案工作具有較強的專業性，管理部門要加強對檔案管理隊伍建設的重視，積極引進優秀管理人才，充實管理隊伍。要加強對管理人員的培訓，充分結合管理工作中存在的具體問題，制定針對性地培訓策略，有效提升管理人員的專業水平和工作能力。要強化思想教育，引導管理人員思想水平的提升，實現對服務意識的有效培養。要完善考核機制，根據具體的管理崗位制定考核標準，實現對檔案工作出成效的準確評價，將考核結果與激勵政策進行有效結合激發管理人員的工作積極性和責任心。

5 結語

文書檔案工作的高效開展對推動企業發展起到關鍵作用，管理部門要充分結合文書檔案特點和管理過程中存在的問題，轉變傳統的管理思路，提升主動創新意識，對管理模式進行科學優化，完善管理機制，加強信息化建設，構建完善的管理體系，推動管理質量和服務水平的提升。