司法檔案管理規(guī)范化淺析

車福林

（山東省青島市嶗山區(qū)金家?guī)X街道辦事處，山東 青島 266061）

司法檔案在管理的過程中應(yīng)使用科學(xué)的方式，將其有效應(yīng)用到法律援助和社區(qū)矯正等業(yè)務(wù)中，加強(qiáng)規(guī)范化治理，同時(shí)使其向現(xiàn)代化發(fā)展，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理，使司法檔案的管理能夠更加簡便、有效。相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的提升，使檔案在保存和使用的過程中都能夠更具規(guī)范性。

1 司法檔案管理

司法檔案通過將司法活動(dòng)進(jìn)行記載，可以為后續(xù)發(fā)生的案件提供相應(yīng)的參考資料，是一種重要的文書，具有一定的作用，在管理的過程中，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)司法相關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、照片、報(bào)表等所有有效材料進(jìn)行收集和整理，形成檔案，再進(jìn)行總結(jié)和歸檔保存。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)遵循規(guī)范化管理體系，使檔案的使用和存檔都能夠符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

目前，在司法檔案管理的過程中，其實(shí)際的管理制度和工作人員的管理水平等都與相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)有一定的差距，因此，為提高檔案管理效果，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理制度的建設(shè)與完善，同時(shí)提高管理人員的素質(zhì)，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化考評(píng)檢查并加強(qiáng)對(duì)資源的合理利用，不斷提高司法檔案的實(shí)際應(yīng)用和管理效果。

2 提高司法檔案管理規(guī)范性的措施

2.1 優(yōu)化檔案管理制度建設(shè)

司法檔案在管理的過程中，應(yīng)遵循《檔案法》中的條例進(jìn)行，為使檔案的管理更加的符合司法檔案的管理要求，應(yīng)結(jié)合相關(guān)文件檔案管理的規(guī)范與要求等，建立健全的檔案管理制度，使工作人員能夠“有法可依”，在實(shí)際檔案管理工作中，能夠根據(jù)制度規(guī)定來進(jìn)行合理的工作。

以往的檔案管理中對(duì)于檔案的管理缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致整體的管理效率較低，同時(shí)，給材料儲(chǔ)存帶來較大的壓力。為提高實(shí)際的管理效果，一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案原件的整理和保存。管理人員應(yīng)在管理制度的要求下，按照標(biāo)準(zhǔn)化操作流程進(jìn)行工作。首先將司法工作相關(guān)的資料、憑證等進(jìn)行收集和整理，對(duì)有效的文件進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)于無效文件按要求進(jìn)行銷毀。其次，根據(jù)檔案的類型進(jìn)行分類保管，對(duì)于不同的司法行政相關(guān)案件，做到一案一卷，將不同類別的案件資料進(jìn)行分類擺放，避免造成混亂。最后，對(duì)各類型的檔案進(jìn)行名稱的標(biāo)記，按照標(biāo)準(zhǔn)的方式進(jìn)行裝訂，使用毛筆或者鋼筆來對(duì)材料和檔案的名稱進(jìn)行填寫，整理后進(jìn)行歸檔，在使用時(shí)需要按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求 使用[1]。

另一方面，應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。為使檔案信息保存更加完整、時(shí)間更久遠(yuǎn)，同時(shí)避免發(fā)生損壞等現(xiàn)象，應(yīng)使檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理方法。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的認(rèn)知和分析，將互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，提升管理技術(shù)。其一，應(yīng)適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)化設(shè)備，將檔案資源錄入到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化的第一步。其二，將錄入到計(jì)算機(jī)中的資料進(jìn)行合理的排版設(shè)計(jì)，使其能夠按照一定的排列方式進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅方便資料的查找，同時(shí)能夠通過電腦操作來調(diào)整檔案，提高整體的管理效果。

2.2 完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)對(duì)其管理的水平和檔案儲(chǔ)存質(zhì)量有著較為重要的影響[2]。因此，相關(guān)部門應(yīng)為司法檔案管理提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，完善管理效果。檔案的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括以下幾點(diǎn)：

第一，檔案用房。由于檔案在管理過程中其內(nèi)部的紙質(zhì)材料和電子材料等對(duì)于周圍環(huán)境有一定的要求，因此，在實(shí)際管理時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案用房進(jìn)行合理的調(diào)整。一方面，要保證室內(nèi)足夠大，檔案管理部門的資料較多，合理的擺放需要一定空間，這不僅方便進(jìn)行內(nèi)部條件的改變，同時(shí)有利于快速準(zhǔn)確地找到需要使用的檔案文件。另一方面，應(yīng)對(duì)檔案管理室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行控制，如通過干預(yù)手段對(duì)溫濕度進(jìn)行調(diào)節(jié)，將其中的濕度降低，避免檔案材料發(fā)霉。

第二，檔案用具。在檔案管理過程中，需要專門的檔案用具來進(jìn)行管理，其中包括專門的檔案封皮、封底、封簽，以及專門的文件保管袋或保管盒等。通過專門的檔案用具的使用，能夠使檔案的歸納和整理更加符合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定。另外，在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)備硬件設(shè)施，包括數(shù)字轉(zhuǎn)化設(shè)備、照相機(jī)、錄像機(jī)、打印機(jī)以及專門的儲(chǔ)存信息庫等，使電子化檔案的管理更加規(guī)范化。

第三，信息化建設(shè)。不僅要將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，在實(shí)際的檔案管理過程中，應(yīng)建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺(tái)，在平臺(tái)的支持下，更加方便檔案的使用，提高檔案的實(shí)際利用效率。

2.3 提高管理人員的工作水平

檔案管理人員的實(shí)際水平直接影響部門內(nèi)司法檔案管理效果，為使檔案的管理更加規(guī)范化，在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)不斷提升檔案管理組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)部工作人員的水平和工作能力，確保檔案的管理質(zhì)量有所提升。目前，基層檔案管理部門中，很少有專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，其中大多數(shù)的是其他部門人員“兼職”或“借調(diào)”，其流動(dòng)性非常大，對(duì)檔案的管理質(zhì)量具有嚴(yán)重的不良影響。在檔案出錯(cuò)時(shí)，無法進(jìn)行追責(zé)，非專業(yè)人員對(duì)檔案的管理不符合標(biāo)準(zhǔn)化操作，這使得整體的管理效果不盡如人意。

司法檔案的管理部門，尤其是基層管理部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)化人才的招聘，適當(dāng)提高崗位的福利待遇，提高員工的粘性，避免人員出現(xiàn)大幅度流動(dòng)，管理效果不良。同時(shí)，管理人員應(yīng)為現(xiàn)有的檔案管理人員提供相應(yīng)的管理培訓(xùn)，為其講解規(guī)范化檔案管理的實(shí)際操作流程，并介紹相應(yīng)的專業(yè)化知識(shí)，使檔案管理人員能夠更專業(yè)，在管理過程中更加科學(xué)規(guī)范。

2.4 優(yōu)化考評(píng)檢查效果

司法檔案應(yīng)定期組織嚴(yán)格的檔案檢查工作，形成社區(qū)矯正檔案常態(tài)化。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)區(qū)域內(nèi)的檔案信息進(jìn)行更新和整理，尤其注意對(duì)社區(qū)內(nèi)部服刑人員的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，詳細(xì)的收集整理成檔案，確保內(nèi)容真實(shí)有效。另外，應(yīng)確保檔案的內(nèi)容具有完整性。在發(fā)現(xiàn)檔案漏洞后，應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行上報(bào)處理，避免其產(chǎn)生更大的不良 影響。

定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考評(píng)和檢查，有利于促進(jìn)檔案的規(guī)范化發(fā)展。通過科學(xué)的檢查和評(píng)價(jià)，能夠?yàn)楣芾砣藛T給出一定的參考意見。考評(píng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案管理的水平、規(guī)范化處理方式等方面進(jìn)行檢查，通過現(xiàn)代的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對(duì)檔案管理的考評(píng)進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)抽檢和突擊的考評(píng)，并設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理人員的積極性。對(duì)檔案的使用方式和效率進(jìn)行檢查和測量，優(yōu)化資源的利用率，不斷提升整體的考察評(píng)價(jià)效果，使管理人員的操作更加規(guī)范化。

3 結(jié)論

綜上所述，司法檔案的管理規(guī)范化不僅能夠提高檔案的管理效果，同時(shí)有利于提高檔案的實(shí)際應(yīng)用效率。因此，應(yīng)加強(qiáng)基層檔案管理部門，加大資金投入，完善各個(gè)管理環(huán)節(jié)，提升管理水平，進(jìn)而使整體的司法檔案管理更加具有規(guī)范性。