電力企業檔案數字化管理的意義及注意事項分析

張利鋒

（華潤電力投資有限公司西南分公司，四川 成都 610000）

進入21世紀，互聯網和信息技術在社會中的運用越來越廣泛，數字化和智能化的建設越來越普遍，通過互聯網和大數據的管理手段可以提高企業的管理水平，因此，在電力企業中，檔案管理作為信息儲備管理的一個重要環節，由于檔案的內容較多且繁雜，在進行管理的過程中難度較大，這時采用數字化的管理方式可以改變以往紙質檔案管理的弊端，避免由于惡略天氣以及意外事故導致的檔案丟失、破損，通過數字化檔案利用，提升檔案效率，更好地發揮檔案價值，從而加快電力企業信息化的建設步伐，并強有力的完成時代賦予的責任，助力企業的快速發展。

1 電力企業檔案數字化管理的意義

在電力企業中，一般檔案管理都是紙質化，但是隨著我國信息技術和互聯網的發展，數字化的管理逐漸成為社會的發展趨勢，所謂的數字化管理方式就是擺脫以往紙質化和人工的管理方式，借助信息化管理系統或者是大數據的管理方式，將電力企業中的數據和文件通過掃描、轉化等方式進行數字化，然后利用信息化的技術對其進行智能化管理，進一步提高檔案價值。因此在電力企業的檔案管理中采用數字化的管理方式一方面可以減少檔案的丟失，眾所周知，以往的檔案在管理的過程中都是采用紙質的檔案管理方式，但是一旦遇到公司火災以及其他情況，會導致公司檔案出現遺失，這樣會影響檔案的安全性，但是采用數字化的管理方式可以借助先進的數字化技術將檔案的數據和資料存入電腦中，這種儲藏的方式可以減少數據的丟失，保障數據和資料的安全。另一方面數字化的管理方式可以提高檔案的管理水平，提升檔案利用效率，在電力企業中，數字化的檔案管理方式可以儲存大量的信息，并占用的空間小，同時數字化的檔案管理方式可以借助數字化的技術將圖片、文字以及影像等資料轉化為相應的數據，這樣可以借助自動化的管理方式，對儲存的檔案信息進行科學化的管理。在電力企業中，隨著信息化建設的不斷完善，借助信息化的管理為企業生產經營、領導決策提供依據，為企業員工能夠快速準確的獲得相應的信息和資料，從而更好地發揮檔案價值，提高檔案部門的服務水平。

2 電力企業檔案數字化管理的注意事項分析

2.1 健全數字化管理制度

在電力企業的檔案數字化管理中，健全數字化管理制度是其中的重要內容。數字化的管理與傳統的紙質人工管理方式不同，就需要對檔案的管理制度進行調整和創新，才能符合電力企業的管理，因此，在數字化的管理中，首先要建立相應的規章制度，根據電力企業的檔案管理情況建立相應的制度，將數字化管理的各個流程環節落實到每個管理人員的身上，可以將管理的工作落到實處，提高管理人員的責任感和積極性，其次在數字化的管理中，要做好對檔案的備份并進行異地保存。雖然數字化的管理不像紙質檔案那么容易受火災、水災、地震等破壞，但是如果不做好備份容易丟失，我們需要將電力企業的各類數字化檔案資料進行分類整理，做好安全備份并進行異地保存，保障數據和資料的安全。此外，在數字化的管理中要加強監督，建立相應的責任制，一旦數字化管理出現問題可以及時找到相應的負責人，可以提高數字化管理水平。除此之外，還要做好應急預警機制，對數字化信息做好保護預警，一旦出現可能丟失的傾向可以及時預警，避免網絡攻擊、設備損壞、誤操作等各種情況造成數據泄露、丟失。

2.2 提高管理人員的綜合素質

加強對管理人員進行相關的培訓，提高管理人員的信息化素質也是數字化管理中需要注意的事項。在電力企業中，一般檔案從業人員年齡較大、非檔案專業或信息化專業畢業，采用傳統的管理方式較多，但是數字化的管理理念和方式卻與傳統管理方式有很大的不同，這時就需要對管理人員進行培訓，故此，在電力企業中要針對性地加強檔案管理人員專業知識和技能培訓，針對一些年齡較大的管理人員，可以聘請專業數字化管理人員對其進行培訓，樹立數字化管理的理念。針對年輕員工加強技能方面數字化實操培訓，這樣可以針對性提高檔案管理人員的數字化管理水平，同時要引進先進的數字化管理人才，并健全電力企業的薪酬制度和福利制度、晉升通道，用福利制度留住人才，這樣也可以讓新老人員之間進行溝通和交流，進而提高整個管理團隊的質量，此外，在電力企業中，管理人員要樹立活到老學到老的思想，管理人員要不斷地學習數字化的管理知識，這樣才能不斷更新自己的知識和技能，進而提高管理人員的數字化管理水平，因此建立一支高素質的數字化管理團隊也是其中的重點。

2.3 做好數字化管理的安全系統

在電力企業的數字化管理中，做好數字化管理的安全防護也是其中的重要環節。數字化的管理方式會用到互聯網和計算機系統，如果企業的系統受到黑客的攻擊或者系統遇到病毒會導致企業的數據和資料丟失，這時保障數字化管理系統的安全就變得至關重要，因此，在數字化的管理中，要做好殺毒和病毒防范工作，提升員工安全防護意識。企業可以借助一些殺毒軟件對企業的管理系統進行殺毒，并做好對病毒的防控工作，定期對系統的病毒進行掃描，如果有病毒要及時處理，這樣可以保障數字化管理系統的安全，同時做好全員信息安全宣貫、培訓。在安全防護中，要做好檔案的數據資料的追蹤體系，建立相應的信息反饋系統，如果數字化管理系統受到黑客的非法攻擊，這時系統就可以及時預警，并啟動相應的安全防護機制，這樣可以保障電力企業的數據和資料安全，避免黑客對企業數據資料的竊取，進而保障檔案數字化管理系統的良性運行。

3 結語

總而言之，在電力企業的管理中，檔案管理作為其中的重要組成部分，在進行管理的過程中需要更加嚴謹，而數字化的管理作為時代發展的需要，在進行電力企業的檔案管理中，要健全數字化管理的制度，加強對數字化管理人員的培訓，并做好數字化管理系統的安全工作，這樣在進行實踐的過程中可以不斷解決其中的問題，提高電力企業的數字化管理水平和質量，并促進電力企業的可持續發展。