信息化背景優化事業單位文書檔案管理工作的策略

彭曉雯

（上海市黃浦區教育人才服務中心，上海 200020）

外部的競爭環境在某種程度上給事業單位帶來了一定的沖擊，事業單位是國家發展的根本，因而事業單位需要通過多種方式提高自身的實力，從內部各個環節入手，加強管理。事業單位傳統的文書檔案管理方式已經不符合當前的發展理念了，信息化時代的到來給檔案管理模式帶來改變的機會，提高了工作人員的工作效率。

1 信息技術應用于事業單位文書檔案管理工作的優勢

目前，信息化技術的發展給企業的運營帶來一定的促進作用。信息技術應用在文書檔案管理工作當中能夠減少傳統的工作流程，在保存和利用上提升了一定的效率。信息化技術能夠對文書檔案實行統一管理，只需要一定的內存就能夠解決相應文檔的存儲，信息技術能夠對檔案的修改、整理進行記錄；傳統的文書檔案管理方式會涉及多個環節，各個環節中安排了一定的人員數量，但繁雜的章程會使人在執行工作的過程當中出現一定的錯誤率，但信息技術能夠減少工作范圍、人員數量、管理時間，提高工作質量；利用網絡，單位各個部門能夠進行及時的溝通，把資源建立在數據庫當中，能夠提高相關檔案的調取效率，在時間和空間上帶來一定的便利，資源共享減少了相關的章程，提高了檔案的利用率[1]。

2 信息化背景事業單位文書檔案管理工作的主要問題

1）事業單位對信息化管理認識不足。信息化技術能夠應用于事業檔案文書管理當中最基礎的是需要相關的人員對信息化管理有足夠的認可，在工作中，愿意接受使用信息化技術，然而目前事業單位在某些環節當中還依然采用傳統的方式對檔案進行管理，部分人員認為，信息化建設需要使用大量的財力，也有害怕觸及到個人利益的，對信息化建設還處在一種觀望的態度。思想過于陳舊、依賴傳統的人工，導致不能夠正確的認識信息化管理的有效性，阻礙了信息化管理的使用，與其它企業相比，事業單位發展速度緩慢。

2）文書管理隊伍建設的綜合實力不強。大部分的文書檔案管理部門已經安裝了計算機等設施，但由于文書檔案隊伍內的人員對于相關的技能使用不夠熟悉，信息化管理的模式只是存在在表面，導致隊伍整體的辦事效率不高。在使用計算機時，相關的軟件、文檔建立、存儲、調取等操作熟練程度不夠，或者失誤操作，造成計算機出現一定的故障，造成相關人員對計算機的使用有一定的抵觸。檔案管理人員的工作內容有很大的變化，但相應的機制不完善，降低了工作人員的積極性。

3）配備落后，檔案文檔的風險增大。在處理文書檔案管理的過程當中，計算機設備容易遭到他人的使用和外網的入侵，相關的文件具有一定的風險性。電腦如果沒有相關的管理或者用戶設置，他人容易利用移動存儲設備一次性的把文檔信息拷貝走，移動存儲設備型號小，容易放在不顯眼的位置，相關的追責問題很難實施；計算機遭到病毒的入侵，外網可以使用相關的技術進行信息盜取、修改、刪除等功能，導致檔案管理失效[2]。

3 信息化背景優化事業單位文書檔案管理工作的策略

1）加強數字化文書檔案的管理力度。數字化文書檔案管理推進有效性的基礎是高層領導能夠對其重視，之后制定相關的管理章程，完善執行中的各個環節，才能夠使工作效率提高。因而國家需要下發紅頭文件和相關的預算，各單位的黨委書記進行督促，提高事業單位高層的信息化技術的推進速度，建立科學合理的管理制度，使信息化文檔管理具備程序化，細化章程內容。建立信息化平臺，在檔案信息的傳輸、交換、資源共享等環節當中安排相應的人員，可以根據不同的環節建立相應的工作小組，計算機設備需要放置在一定的空間內，有相關的審核部門和監督部門定期的對相關工作進行總結和評價，使工作人員能夠進行自我監察。對現有的文本檔案進行掃描，建立相應的文件夾，由于信息過多，所以文件名稱需要有相應的更改，文件名稱可以由數字加文字的形式進行存儲，按照時間順序進行排放，以便能夠快速的查閱。建立相關電子文書檔案管理的邏輯導圖，使工作人員能有一定的參照，有相應的定期自我評價和他人評價環節，提高信息化技術的推進效率[3]。

2）加強人才的培養，打造戰略性隊伍。任何管理模式都離不開人，事業單位的發展基礎也是人，工作人員的職業技能和職業素養是事業單位穩定發展的重要指標。信息化檔案管理在開始推進的過程當中，由于相關人員的信息素養不到位，不能夠靈活的操作計算機，因而需要對相關的人員進行培訓，單位可以購買相關的書籍讓工作人員參考或者外聘專業的講師進行講解，相關的內容必須具體明確，有一定的邏輯性，使工作人員能夠快速的了解到信息技術的使用特點。由于文書檔案管理的老員工在理論知識和專業技能方面有一定的欠缺，因而員工需要加強學習，在培訓當中利用好時間，對相關的講解進行詳細的記錄，培訓除講解環節外還需要有實踐環節，員工要明確的了解自己對于哪些技能掌握的不夠，及時的向講師請教。培訓的內容和方式需要多樣化，講師應該由淺入深，建立老員工的信息體系，在實踐的過程當中，反復的鍛煉員工技能和理論的掌握程度，最終達到比較熟練的目的。在培訓之后，對員工進行考核，考核內容分為筆試和實踐兩部分，兩者結合的最終結果與績效相關，建立分級式績效方式，由于信息化技術的應用會減少之前的隊伍人數，事業單位可以對于掌握不好的人員進行調崗分配。人力資源在招聘新員工時需要挑選勝任力較高的人員，可以設置相關的題目對其進行考試，最后再進行系統的培訓，培訓之后由相關崗位的人員幫帶，在獨立操作的前一段時間對其進行檢查和指導。

3）增加資金投入，完善設備，建立激勵機制。事業單位需要增加一定的資金投入，購買先進的相關設施，使用正版的軟件，為了促進信息化文件檔案的建設，實施一定的激勵，增加工作氛圍。購買配備較高的計算機軟件，相關的技術人員需要對計算機設置用戶管理，把具備訪問資格的人員進行設置，相關人員登入個人的工作賬號才能夠操作計算機；安裝正版的防火墻和殺毒軟件，結合內網設置，提高計算機的安全性能。使用相關的軟件，把相關人員的操作進行實時的記錄，監督人員需要對操作記錄進行定期的查閱，對于移動內存的連接，文件的復制等操作進行重點關注。技術人員需要對相關的軟件進行及時的更新。在工作區域內安裝高清的監控設備連接網絡，在發生資料外泄時能夠快速的對相關人員進行排查，監督人員定期的調取監控。如果必要，可以在檔案辦公室設置指紋或者人臉識別鎖，只有指定的人員才能夠進入到區域內。建立激勵機制，對于能夠檢舉違反操作的人員實施一定的獎勵，年度/季度獎勵當中有與工作效率相關的條例，小組完成度、個人完成度按照一定的級別進行獎勵，對于違紀的人員或者完成度不高的人員進行相應的懲處。

4 結論

綜上所述，由于事業單位章程化的管理模式對事業單位的內部人員起到了一定的影響，相關人員對于信息化管理有一定的抵觸。信息化管理能夠優化檔案管理章程，提高檔案管理人員的工作效率，事業單位需要加強人才的培養，建立完善的檔案運行機制，提高檔案隊伍的精簡度，最大化的實現檔案資源利用率。