信息化背景優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的策略

彭曉雯

（上海市黃浦區(qū)教育人才服務(wù)中心，上海 200020）

外部的競爭環(huán)境在某種程度上給事業(yè)單位帶來了一定的沖擊，事業(yè)單位是國家發(fā)展的根本，因而事業(yè)單位需要通過多種方式提高自身的實(shí)力，從內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)管理。事業(yè)單位傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不符合當(dāng)前的發(fā)展理念了，信息化時(shí)代的到來給檔案管理模式帶來改變的機(jī)會(huì)，提高了工作人員的工作效率。

1 信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)勢

目前，信息化技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)的運(yùn)營帶來一定的促進(jìn)作用。信息技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作當(dāng)中能夠減少傳統(tǒng)的工作流程，在保存和利用上提升了一定的效率。信息化技術(shù)能夠?qū)ξ臅鴻n案實(shí)行統(tǒng)一管理，只需要一定的內(nèi)存就能夠解決相應(yīng)文檔的存儲(chǔ)，信息技術(shù)能夠?qū)n案的修改、整理進(jìn)行記錄；傳統(tǒng)的文書檔案管理方式會(huì)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)中安排了一定的人員數(shù)量，但繁雜的章程會(huì)使人在執(zhí)行工作的過程當(dāng)中出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤率，但信息技術(shù)能夠減少工作范圍、人員數(shù)量、管理時(shí)間，提高工作質(zhì)量；利用網(wǎng)絡(luò)，單位各個(gè)部門能夠進(jìn)行及時(shí)的溝通，把資源建立在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，能夠提高相關(guān)檔案的調(diào)取效率，在時(shí)間和空間上帶來一定的便利，資源共享減少了相關(guān)的章程，提高了檔案的利用率[1]。

2 信息化背景事業(yè)單位文書檔案管理工作的主要問題

1）事業(yè)單位對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不足。信息化技術(shù)能夠應(yīng)用于事業(yè)檔案文書管理當(dāng)中最基礎(chǔ)的是需要相關(guān)的人員對(duì)信息化管理有足夠的認(rèn)可，在工作中，愿意接受使用信息化技術(shù)，然而目前事業(yè)單位在某些環(huán)節(jié)當(dāng)中還依然采用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，部分人員認(rèn)為，信息化建設(shè)需要使用大量的財(cái)力，也有害怕觸及到個(gè)人利益的，對(duì)信息化建設(shè)還處在一種觀望的態(tài)度。思想過于陳舊、依賴傳統(tǒng)的人工，導(dǎo)致不能夠正確的認(rèn)識(shí)信息化管理的有效性，阻礙了信息化管理的使用，與其它企業(yè)相比，事業(yè)單位發(fā)展速度緩慢。

2）文書管理隊(duì)伍建設(shè)的綜合實(shí)力不強(qiáng)。大部分的文書檔案管理部門已經(jīng)安裝了計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但由于文書檔案隊(duì)伍內(nèi)的人員對(duì)于相關(guān)的技能使用不夠熟悉，信息化管理的模式只是存在在表面，導(dǎo)致隊(duì)伍整體的辦事效率不高。在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，相關(guān)的軟件、文檔建立、存儲(chǔ)、調(diào)取等操作熟練程度不夠，或者失誤操作，造成計(jì)算機(jī)出現(xiàn)一定的故障，造成相關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用有一定的抵觸。檔案管理人員的工作內(nèi)容有很大的變化，但相應(yīng)的機(jī)制不完善，降低了工作人員的積極性。

3）配備落后，檔案文檔的風(fēng)險(xiǎn)增大。在處理文書檔案管理的過程當(dāng)中，計(jì)算機(jī)設(shè)備容易遭到他人的使用和外網(wǎng)的入侵，相關(guān)的文件具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。電腦如果沒有相關(guān)的管理或者用戶設(shè)置，他人容易利用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備一次性的把文檔信息拷貝走，移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備型號(hào)小，容易放在不顯眼的位置，相關(guān)的追責(zé)問題很難實(shí)施；計(jì)算機(jī)遭到病毒的入侵，外網(wǎng)可以使用相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行信息盜取、修改、刪除等功能，導(dǎo)致檔案管理失效[2]。

3 信息化背景優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的策略

1）加強(qiáng)數(shù)字化文書檔案的管理力度。數(shù)字化文書檔案管理推進(jìn)有效性的基礎(chǔ)是高層領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ζ渲匾暎笾贫ㄏ嚓P(guān)的管理章程，完善執(zhí)行中的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能夠使工作效率提高。因而國家需要下發(fā)紅頭文件和相關(guān)的預(yù)算，各單位的黨委書記進(jìn)行督促，提高事業(yè)單位高層的信息化技術(shù)的推進(jìn)速度，建立科學(xué)合理的管理制度，使信息化文檔管理具備程序化，細(xì)化章程內(nèi)容。建立信息化平臺(tái)，在檔案信息的傳輸、交換、資源共享等環(huán)節(jié)當(dāng)中安排相應(yīng)的人員，可以根據(jù)不同的環(huán)節(jié)建立相應(yīng)的工作小組，計(jì)算機(jī)設(shè)備需要放置在一定的空間內(nèi)，有相關(guān)的審核部門和監(jiān)督部門定期的對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，使工作人員能夠進(jìn)行自我監(jiān)察。對(duì)現(xiàn)有的文本檔案進(jìn)行掃描，建立相應(yīng)的文件夾，由于信息過多，所以文件名稱需要有相應(yīng)的更改，文件名稱可以由數(shù)字加文字的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，按照時(shí)間順序進(jìn)行排放，以便能夠快速的查閱。建立相關(guān)電子文書檔案管理的邏輯導(dǎo)圖，使工作人員能有一定的參照，有相應(yīng)的定期自我評(píng)價(jià)和他人評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，提高信息化技術(shù)的推進(jìn)效率[3]。

2）加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，打造戰(zhàn)略性隊(duì)伍。任何管理模式都離不開人，事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)也是人，工作人員的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要指標(biāo)。信息化檔案管理在開始推進(jìn)的過程當(dāng)中，由于相關(guān)人員的信息素養(yǎng)不到位，不能夠靈活的操作計(jì)算機(jī)，因而需要對(duì)相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，單位可以購買相關(guān)的書籍讓工作人員參考或者外聘專業(yè)的講師進(jìn)行講解，相關(guān)的內(nèi)容必須具體明確，有一定的邏輯性，使工作人員能夠快速的了解到信息技術(shù)的使用特點(diǎn)。由于文書檔案管理的老員工在理論知識(shí)和專業(yè)技能方面有一定的欠缺，因而員工需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在培訓(xùn)當(dāng)中利用好時(shí)間，對(duì)相關(guān)的講解進(jìn)行詳細(xì)的記錄，培訓(xùn)除講解環(huán)節(jié)外還需要有實(shí)踐環(huán)節(jié)，員工要明確的了解自己對(duì)于哪些技能掌握的不夠，及時(shí)的向講師請教。培訓(xùn)的內(nèi)容和方式需要多樣化，講師應(yīng)該由淺入深，建立老員工的信息體系，在實(shí)踐的過程當(dāng)中，反復(fù)的鍛煉員工技能和理論的掌握程度，最終達(dá)到比較熟練的目的。在培訓(xùn)之后，對(duì)員工進(jìn)行考核，考核內(nèi)容分為筆試和實(shí)踐兩部分，兩者結(jié)合的最終結(jié)果與績效相關(guān)，建立分級(jí)式績效方式，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用會(huì)減少之前的隊(duì)伍人數(shù)，事業(yè)單位可以對(duì)于掌握不好的人員進(jìn)行調(diào)崗分配。人力資源在招聘新員工時(shí)需要挑選勝任力較高的人員，可以設(shè)置相關(guān)的題目對(duì)其進(jìn)行考試，最后再進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)之后由相關(guān)崗位的人員幫帶，在獨(dú)立操作的前一段時(shí)間對(duì)其進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。

3）增加資金投入，完善設(shè)備，建立激勵(lì)機(jī)制。事業(yè)單位需要增加一定的資金投入，購買先進(jìn)的相關(guān)設(shè)施，使用正版的軟件，為了促進(jìn)信息化文件檔案的建設(shè)，實(shí)施一定的激勵(lì)，增加工作氛圍。購買配備較高的計(jì)算機(jī)軟件，相關(guān)的技術(shù)人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)置用戶管理，把具備訪問資格的人員進(jìn)行設(shè)置，相關(guān)人員登入個(gè)人的工作賬號(hào)才能夠操作計(jì)算機(jī)；安裝正版的防火墻和殺毒軟件，結(jié)合內(nèi)網(wǎng)設(shè)置，提高計(jì)算機(jī)的安全性能。使用相關(guān)的軟件，把相關(guān)人員的操作進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，監(jiān)督人員需要對(duì)操作記錄進(jìn)行定期的查閱，對(duì)于移動(dòng)內(nèi)存的連接，文件的復(fù)制等操作進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。技術(shù)人員需要對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行及時(shí)的更新。在工作區(qū)域內(nèi)安裝高清的監(jiān)控設(shè)備連接網(wǎng)絡(luò)，在發(fā)生資料外泄時(shí)能夠快速的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行排查，監(jiān)督人員定期的調(diào)取監(jiān)控。如果必要，可以在檔案辦公室設(shè)置指紋或者人臉識(shí)別鎖，只有指定的人員才能夠進(jìn)入到區(qū)域內(nèi)。建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于能夠檢舉違反操作的人員實(shí)施一定的獎(jiǎng)勵(lì)，年度/季度獎(jiǎng)勵(lì)當(dāng)中有與工作效率相關(guān)的條例，小組完成度、個(gè)人完成度按照一定的級(jí)別進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于違紀(jì)的人員或者完成度不高的人員進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

4 結(jié)論

綜上所述，由于事業(yè)單位章程化的管理模式對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部人員起到了一定的影響，相關(guān)人員對(duì)于信息化管理有一定的抵觸。信息化管理能夠優(yōu)化檔案管理章程，提高檔案管理人員的工作效率，事業(yè)單位需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，建立完善的檔案運(yùn)行機(jī)制，提高檔案隊(duì)伍的精簡度，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率。