行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享研究

劉文鉑

（安國市行政審批局，河北 安國 071200）

1 引言

信息技術(shù)的發(fā)展，為行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了保障，也積極地促進了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，開始朝著數(shù)字化檔案的方向發(fā)展，縮減了檔案管理的中間流程，工作人員的工作效率得到了明顯的提升，資源得以整合，為共享信息資源奠定了堅實基礎(chǔ)。所以，做好行政事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)顯得極為重要，需要積極的探尋檔案信息化建設(shè)和資源共享的有效 路徑。

2 行政事業(yè)單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

新時期，為了更好地促進行政事業(yè)單位加強檔案的信息化建設(shè)，就需要確認行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，聯(lián)系目前檔案建設(shè)的實際情況，建立起科學(xué)的管理意識，提升檔案實時共享的功能，積極推進檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.1 提升信息化管理意識

新時期，行政事業(yè)單位對檔案的信息化管理提出了較高的要求，不管是單位的負責人，亦或是直接進行檔案管理的工作人員都要建立起信息管理意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案的信息化建設(shè)加以重視，要在不同場合明確提出檔案信息化建設(shè)的重要性，要讓所有的工作人員都能夠積極地參與進來，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍。與此同時，行政事業(yè)單位的管理人員需要自主地建立起信息化管理意識，主動學(xué)習(xí)，提升能力，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理手段，在檔案管理過程中運用信息化技術(shù)，提升管理水平，積極促進檔案管理工作健康有序地開展。

2.2 加強檔案資源共享功能

信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源已經(jīng)突破了時間和空間的限制，行政事業(yè)單位直接通過網(wǎng)絡(luò)就能夠及時地獲取需要的資料，相關(guān)部門檔案信息收集的水平得到明顯的提升，有價值的信息也能夠在網(wǎng)絡(luò)上共享，實現(xiàn)了信息的高效利用。信息化建設(shè)一方面減少了工作人員的工作量，緩解了工作壓力，另一方面，信息化建設(shè)也增進了檔案管理部門和其他行政事業(yè)單位之間的聯(lián)系，及時有效的互動，收集檔案資料的效率明顯提升，資源內(nèi)容得以豐富，這樣檔案的重要作用也就充分發(fā)揮出來。

2.3 推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是推進檔案資源共享的前提保證，目前很多行政事業(yè)單位都將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的目標，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是系統(tǒng)工程，在過程中務(wù)必夯實基礎(chǔ)，在其中增加人力、物力和財力的投入，盡可能地運用先進的儀器設(shè)備，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)加以完善。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要作為檔案建設(shè)的重要部分，要聯(lián)系單位的實際情況，對檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容加以豐富，并在此基礎(chǔ)之上，靈活地運用大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)，形成能夠促進行政事業(yè)單位發(fā)展的信息，更好地推動行政事業(yè)單位的有序發(fā)展。

3 行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和資源共享

不管是行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，亦或是資源共享都是檔案管理的重要組成，在建設(shè)過程中，首先需要構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，其次要加強軟件建設(shè)，最后需要提升工作人員的整體素養(yǎng)，從多個方面出發(fā)，提升檔案信息資源利用率，進而能夠更好地促進行政事業(yè)單位的發(fā)展。

3.1 完善的檔案信息化管理體系

伴隨著信息化進程的加快，為了促進檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，作為領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案信息管理體系的建設(shè)加以重視，要完善相關(guān)機制和內(nèi)容，要將工作人員信息化建設(shè)的主動性和積極性最大限度地調(diào)動起來，要將檔案管理制度落實下去，確保明確到具體的責任人身上。單位領(lǐng)導(dǎo)要在信息化管理體系建設(shè)過程中發(fā)揮出重要的帶頭作用，聯(lián)系單位的實際情況，制定詳細的方案，要將信息化建設(shè)的流程和具體細節(jié)加以明確。同時，建立在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之上，實現(xiàn)資源的有效整合，將相關(guān)標準落實下去，實現(xiàn)信息共享，進一步提升行政事業(yè)單位的綜合管理水平。

3.2 加強檔案信息化軟件和硬件建設(shè)

是否具有健全完善的軟件和硬件設(shè)施，會對行政單位檔案信息化建設(shè)的效果產(chǎn)生較為直接的影響，所以需要對這項工作加以重視，為信息化建設(shè)的有序開展提供保障。單位需要給信息化建設(shè)提供充足的資金，要將其作為年度計劃中的重要部分，專門設(shè)立專項資金，要及時地向上級匯報建設(shè)的進展，要盡可能多地獲得上級部門的支持，此外，上級部門還需要系統(tǒng)論證行政單位信息化建設(shè)的實際情況，避免重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)，尤其是在新時期，對行政單位的信息化建設(shè)要求比較高，特別需要配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)能夠滿足時代發(fā)展的需要。

3.3 提升工作人員的整體水平

工作人員的整體水平會對檔案信息化建設(shè)和資源共享工作的開展產(chǎn)生直接影響，所以需要加強培訓(xùn)，提升其整體素養(yǎng)，進而能夠更好地開展檔案信息化建設(shè)，具體可以從以下幾方面出發(fā)：第一，需要定期的組織培訓(xùn)，針對業(yè)務(wù)能力進行培養(yǎng)，這樣才能更好地開展信息化建設(shè)；第二，需要提升管理人員的素養(yǎng)，不僅要加強職業(yè)素養(yǎng)和價值理念上的教育，而且還需要聯(lián)系單位發(fā)展的需要，將檔案管理系統(tǒng)維護等作為學(xué)習(xí)的重點，要讓管理人員能夠更加靈活地掌握先進的辦公設(shè)備，要將管理人員在檔案信息化建設(shè)和資源共享中的重要性最大限度地發(fā)揮出來，能夠更好地加強信息化建設(shè)，進一步的提升行政事業(yè)單位檔案信息化的整體水平。