事業單位檔案管理信息化建設對策研究

宗孝英

（孝義市干部下派任職管理辦公室，山西 呂梁 032300）

智能化、信息化技術加快了數據、檔案的傳遞速度和交互速度，也加快了各產業的工作效率。因此，將信息化技術融入于檔案管理中，全面核查、分類各類重要的數據指標，給予必要的處理，有利于防止檔案數據被隨意修改的問題。另外，強化文獻系統的管理及技術優化，也能為事業單位各部門工作人員提供具體、精準、詳實的資料信息，進而提高事業單位的社會效益，

1 信息化建設融入至檔案管理過程的作用

1.1 有利于提高檔案信息的保存年限

紙質檔案管理中，可能會受到環境的影響，致使部分數據發生風干現象，抑或儲存檔案的紙質泛黃，無法看清所存儲檔案的筆跡內容，不利于檔案管理工作開展。因此，將信息化技術融入至檔案的管理中，可消除惡劣環境（潮濕、高溫等）對紙質檔案的負面影響，也能降低資料發霉的發生概率。通過要求檔案管理人員依據檔案分類進行存儲，不僅能避免檔案失真、檔案遺失的情況，還能對不同檔案進行數據備份，方便將制定數據存儲至規定的電子磁盤中，也能避免信息遺失的現象，有利于實踐不同人事檔案、財務檔案數據的長久保存[1]。

1.2 有利于提高檔案管理的標準化

傳統紙質檔案在檔案檢索、分類相對復雜，一旦資料數據過于龐大時，就會影響整體檔案查閱的效率，增加檔案的查閱時間。信息化檔案管理中，管理人員可運用軟件的分類功能查找指定的文件數據，也能縮減傳統檢索所需求的時間。例如管理人員可對設定的關鍵字、關鍵句、檔案時間等信息進行搜索查詢，在運營檔案報告的形式進行呈現，而這項操作通常可在幾秒內完成，能節約了檔案收集、處理過程所需求的時間。另外，信息化管理中，軟件還可發掘所存儲的檔案數據的核心職能，有利于實踐檔案存儲、收集、管理方面的優勢，方便逐步完善檔案的信息模型，這對提升事業單位的發展提供了有效的技術支撐。

2 提高事業單位檔案管理信息化建設的措施

2.1 明確信息化建設方向

事業單位檔案管理過程中，管理人員需制定詳實、完整的信息化技術的滲透體系，確立系統的管理目標及實踐方向，以期彰顯檔案管理的效果。在此過程中，事業單位需充分認知事業單位的發展方向，結合市場部門的運營概要確立可靠的服務方法，進而提高信息化技術的管理的有效性。需要注意的是，檔案規劃過程中，管理人員需清晰認知事業單位人力資源檔案、財務報表檔案、投資檔案的支出費用，要求市場、管理、人力、行政部門進行合作交互，制定出適合本企業的檔案管理方案。例如可對現有檔案數據進行分類，明確各項檔案的基礎分類和信息化建設方法，確保檔案的管理、規劃、協調與創新符合企業發展。值得注意的是，應當提高硬件、軟件的安全性，配置專業級別防火墻規范整體防護模式[2]。具體需注意：第一，應設立檔案管控制度，要求檔案人員、基層管理人員依據檔案管理制度進行資料錄入、資料分析及信息加密工作，確保所錄入的人事資料的準確性。第二，保密措施完善中，可應用防火墻及硬件系統防護的方式預防黑客，定期、定時核查電腦病毒庫并給予更新處理，有利于降低黑客入侵系統的概率。第三，內網屏障構架中，事業單位技術人員需運用適合企業的殺毒軟件，確保軟件的使用期限、簽名認證、加密管理均符合管控要求。通過搭建可靠的防護管理體系，在一體化的監督分析中消除管理漏洞，進而降低資料遺失、檔案失真、檔案亂碼的消極影響。例如可運用C語言、Pascal語言對重要檔案數據進行二次加密，再給予重新組排優化，有利于全面提高信息數據的真實度。

2.2 完善基礎服務設施

打造優質的服務體系，依據事業單位的管理要求、資料存儲要求配置符合檔案管理體系的技術設施，具體應從軟件和硬件兩方面技術進行。第一，硬件技術配置中，需運用大數據模式進行資料收集工作，同時擴充RAM、ROM儲存器的基礎容量，以便同時存儲多項檔案數據。同時，管理人員還應給予必要的硬件加固提高數據分類、存儲的有效性。另外，應選擇先進的管理模式，落實資料存儲、硬件服務、資料分析措施，在必要的服務保障、管理協調的過程中處理好基礎服務數據，有利于凸顯出電子存儲功能的應用價值。第二，軟件技術優化中，應引入智能化檔案管理系統，從檔案收集、檔案存儲、檔案共享三個角度進行優化。首先，檔案收集中，應建立智能化掃描服務機制，通過落實“一體化”的檔案新建、上傳、修改工作，給予必要的打印整理，再確定各個檔案的數字編號；其次，檔案規整中，應對所分類的檔案進行注冊、標號、分類，最后給予入庫優化；最后，檔案共享中，可依據利用、統計、編研、鑒定等方面確立管理、搜索、分類以及數據銷毀體系，能全面提升軟件的服務效率。需要注意的是，通過開發信息化管理模式，要求職工自行錄入基礎資料，進而提高資料的完整度。例如職工可運用該系統查詢到自己的資料信息，如姓名、年齡、工作年限等資料，同時也可運用篩查關鍵詞針對性查到指定檔案，有利于減少傳統檔案的篩查、分析所需求的時間。總之，事業單位應明確信息化建設要求，在完善單位檔案管理的過程中建立服務軟件，進而提升管理的可行性。

2.3 確立信息化服務網站

運用“云數據”進行數據歸檔工作，能讓整體檔案管理模式更為可靠。因此，服務網站可從以下模式進行創新：第一，服務網站應包含基礎檔案的分類要求及篩查要求，促使職工能夠輸入年份、關鍵詞等詞匯進行檔案存儲工作。在此過程中，管理人員也需要及時更新檔案數據，確保各類基礎服務信息能夠在現代化的服務模式中進行創新。第二，網站內部建設中，應配置線上咨詢服務，同時升級底端數據項目，確保所查閱、下載的資料能夠在必要的信息共享、數據更新中實現創新。針對此，事業單位管理人員可與軟件服務工作建立合作關系，并以此制定相應的數據服務平臺，這對于后期檔案數據歸檔和分類工作提供了技術支持。需要注意的是，管理人員應做好關鍵數據的監管工作，確立出符合運營管理的發展模式，進而提高綜合管理的質量。第三，技術人員需結合新時代背景及不同數據的管理要求、管理條件配置信息化服務模式，利用大數據進行資料的查閱、存儲、共享服務，調研各項檔案真實性。若部分檔案信息與紙質檔案存在一定出入時，管理人員需對這兩項資料進行進一步核查，同時運用自動化技術分析資料核查方向，確保整體服務模式、信息化建設模式符合信息化管理需求。總之，管理人員需依據事業單位的資料、檔案管理需求確立“一體化”管理思路，進而提升檔案信息的真實度，也能提升資料的完整度。

3 結束語

綜上所述，事業單位檔案信息化建設、推廣、發展中，管理人員應建立完整詳實的運行機制，完善出檔案管理的服務要求，確保各類財務、人事資料檔案等信息能在有效的檢出方法中進行關鍵詞提取、信息分類的等要求，以期更快為管理人員提供指定的數據內容，提高事業單位的經濟效益。