新時期檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險分析

靳永新

（國家能源集團準能集團公司檔案館，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

當(dāng)前，檔案數(shù)字化已經(jīng)是相關(guān)企業(yè)未來的發(fā)展趨勢之一，且其不僅具有容易復(fù)制、利用、隨時隨地檢索的功能，還能在一定程度上優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的不足，滿足新時代社會的需求。現(xiàn)如今我國大部分檔案管理部門在管理自身存量檔的過程中都會出現(xiàn)技術(shù)落后、工作人員不夠的情況，所以為了提升檔案的質(zhì)量和工作時效性，其常常會選擇數(shù)字化外包服務(wù)，以此更好地滿足社會對信息化的需求。

1 檔案數(shù)字化外包服務(wù)的優(yōu)勢

首先就是節(jié)省人力。將檔案信息數(shù)字化的業(yè)務(wù)進行外包，相關(guān)信息部門就不用再設(shè)立專人來處理此類業(yè)務(wù)，只需要安排解業(yè)務(wù)流程的人員定期的和外包公司進行交流、溝通、指導(dǎo)及檢查外包服務(wù)人員的工作即可，在一定程度上相關(guān)檔案信息部門就能緩解目前人力資源人手不夠的問題。其次就是能有效地完成檔案數(shù)字化的創(chuàng)新?，F(xiàn)如今因人力物力等因素的影響，大多檔案部門在進行信息數(shù)字化處理時會遇到各類問題，如容易被其他工作打斷、完成工期較長等，將檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)進行外包，可以借由專業(yè)的外包公司通過流程化作業(yè)、規(guī)?；脊づc處理等步驟，加快工作的完成時間。

2 新時代下檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險種類

1）檔案數(shù)字化外包服務(wù)較差、質(zhì)量評估較難。存量檔案朝著數(shù)字化發(fā)展雖然具有一定優(yōu)勢，但其專業(yè)性較高，所以在簽訂外包合同后，大多是由對應(yīng)的外包公司控制質(zhì)量，相關(guān)檔案部門負責(zé)驗收，但目前來看因外包人員并非檔案管理領(lǐng)域的人才，技術(shù)水平較差，通常是用抽檢作為質(zhì)量評定的標準，沒有實現(xiàn)全面的檢查，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不準確，影響了數(shù)字化的質(zhì)量，所以相關(guān)檔案管理部門要建立外包方企業(yè)信用評估制度，定期的調(diào)查其對于檔案的保密、安全行為等，并及時的根據(jù)外包服務(wù)企業(yè)的工作情況給出相應(yīng)的意見和指導(dǎo)。此外相關(guān)外包企業(yè)也應(yīng)該創(chuàng)建服務(wù)質(zhì)量投訴體系，定期的收集各方的意見，在發(fā)生質(zhì)量問題時要及時的和檔案部門進行溝通，以此提升自身的檔案管理水平。其次我國大部分外包企業(yè)為了達到目標都會忽視產(chǎn)品的質(zhì)量，從而導(dǎo)致在驗收數(shù)字化成果時出現(xiàn)問題，和檔案數(shù)字化外包服務(wù)管理的條例出現(xiàn)背離，所以相關(guān)檔案部門在選擇外包時要接受國家部門的監(jiān)督，同時外包企業(yè)在進行檔案數(shù)字化外包工作時也應(yīng)該接受監(jiān)督，確保資質(zhì)證書的有效性。2）檔案數(shù)字化影響因素較多、風(fēng)險較大?，F(xiàn)如今，對包攬存量檔案的外包服務(wù)人員來說，因其自身的素質(zhì)、技術(shù)水平及報名觀念都不一樣，導(dǎo)致檔案內(nèi)容外泄的風(fēng)險較大，加之有些人員對檔案管理的流程不了解，沒有掌握檔案信息化的內(nèi)容，造成了二次返工，浪費大量的時間，影響檔案的應(yīng)用。此外在存量檔案數(shù)字化外包過程中還存在監(jiān)管較差的情況，且在開展業(yè)務(wù)的工作中相關(guān)檔案管理人員沒有明確外包服務(wù)的范圍，導(dǎo)致一些不能開放的檔案流入外包公司，增大泄密的風(fēng)險，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息化時代下，復(fù)制性被無限的放大，大多工作人員通過電腦、手機等方式就能輕松盜走檔案內(nèi)容，加之外包服務(wù)完成后的總結(jié)工作較差，直接威脅到了檔案信息的安全。所以相關(guān)外包企業(yè)要加強對人員的管理，確保參與服務(wù)的人員都已經(jīng)簽訂我國勞動法律法規(guī)合同及保密書；并在其上崗前進行了不少于五天的培訓(xùn)、考取了合格證書；第二就是要確保檔案數(shù)字化操作計算機、掃描儀等已經(jīng)使用物理設(shè)備或技術(shù)封閉了不必要的信息輸入裝置口，除了必要的軟件，沒有多余的軟件出現(xiàn)在電腦中，且對于人員的管理要重視，不能讓非工作人員進入，并禁止將水杯、手機、移動設(shè)備帶入到工作區(qū)域等，以此從根本上杜絕風(fēng)險隱患的發(fā)生。

3 減少檔案數(shù)字化外包服務(wù)風(fēng)險的方式

1）全面了解數(shù)字化外包公司，做好風(fēng)險評定。對外包服務(wù)來說，想要有效地實現(xiàn)預(yù)定的目標，首先就是要對可能發(fā)生的風(fēng)險進行評估，如在發(fā)包前要進行準確，明確工作內(nèi)容，檔案管理部門要根據(jù)DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的內(nèi)容、技術(shù)、驗收質(zhì)量及流程安全等，并轉(zhuǎn)變觀念，從承包的外包公司入手，掌握其以往的工作質(zhì)量、財務(wù)狀況、員工水平及素質(zhì)、資質(zhì)證書等，提前了解可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并制定相應(yīng)的管理方式。其次就是要從細節(jié)入手，對外包服務(wù)企業(yè)的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定人、實際管理人員的身份進行考察和核實，掌握外包服務(wù)公司的背景，并進行實地考察，從而達到避免風(fēng)險的目的，最后在確定外包服務(wù)公司是要及時和其簽訂合同，且合同的內(nèi)容要符合DA/T68.1的要求。同時在評估檔案質(zhì)量是要及時的找出可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并保證在任務(wù)完成的情況上盡可能地減少成本的支出。2）遵守法律規(guī)定、提升對外包服務(wù)的管理。首先對檔案數(shù)字化外包服務(wù)來說，想要有效地防止風(fēng)險的出現(xiàn)，就應(yīng)該以遵守法律規(guī)定為主。現(xiàn)如今我國檔案信息化建設(shè)逐漸提升，各類法律規(guī)定相繼出臺，其也能在一定程度上減少外包服務(wù)中的風(fēng)險出現(xiàn)，所以相關(guān)檔案管理部門重視對數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)的調(diào)查，做好考察工作。其次相關(guān)外包服務(wù)企業(yè)也要重視問題的出現(xiàn)，將防止泄密、提升質(zhì)量作為主要的工作目標，并加強對工作人員的管理，特別是對于檔案的整理、復(fù)卷等過程要防止內(nèi)容篡改問題的出現(xiàn)，且在進行檔案數(shù)字化的工作中要根據(jù)內(nèi)容的不同劃分不同類型的設(shè)備，避免因設(shè)備問題損壞檔案。最后相關(guān)檔案管理部門要提升對外包服務(wù)工作的檢查管理，一旦出現(xiàn)問題要及時的和其進行溝通，重視保密協(xié)議的簽訂，切實的落實安全責(zé)任制度，對于結(jié)果管理來說，外包服務(wù)企業(yè)要對沒有交的檔案數(shù)字化結(jié)果進行備份，確保檔案的安全和復(fù)原性。3）選擇質(zhì)量、水平高的外包服務(wù)單位，制定科學(xué)標準的外包合同。想要提升檔案數(shù)字化結(jié)果的質(zhì)量，首先對于外包服務(wù)單位的選擇是較為重要的內(nèi)容之一，對檔案管理部門來說，在選擇外包服務(wù)單位時要將技術(shù)水平、運營成果及對檔案處理的經(jīng)驗來作為參考，確保此單位能為自己提供較高的服務(wù)。通俗來說，檔案管理部門可以進行公開招標，選擇業(yè)務(wù)強、口碑好、經(jīng)驗較多的外包服務(wù)單位，確保其具備良好的技術(shù)水平和好的服務(wù)，此外因檔案數(shù)字化內(nèi)容較多、具有一定的復(fù)雜性，所以在確定外包服務(wù)單位后相關(guān)檔案管理部門要將數(shù)字化加工的所有內(nèi)容及記錄進行轉(zhuǎn)交，并在檔案數(shù)字化結(jié)果出來后使用計算機自動檢驗的方式進行檢驗，百分之百即為合格，對于其他內(nèi)容來說合格率應(yīng)該不低于百分之九十五，只有驗收達到標準考慮才能進行驗收，否則必須要進行二次返工修改。此外合同才是確保承包方及發(fā)包方之間利益的保障方式，所以想要切實的做好檔案數(shù)字化外包服務(wù)，必須要重視溝通交流，并在合同制定的過程中確保合同的標準化、科學(xué)化及規(guī)范化，對于合作過程中出現(xiàn)的問題要進行協(xié)商解決，以此降低在新時代下檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險。

4 結(jié)束語

由此可見，檔案數(shù)字化管理是較為重要、內(nèi)容較多的一個系統(tǒng)工程，需要各個部門企業(yè)之間的配合和努力。在新時代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化不僅是一個發(fā)展趨勢，也是一個時代的挑戰(zhàn)，所以相關(guān)工作人員要嚴格保密檔案內(nèi)容，從自我做起，以此更好的服務(wù)于社會。