淺議基層檔案數(shù)字化建設(shè)

楊 曚

（安國市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)中心，河北 安國 071200）

在信息化時(shí)代高速發(fā)展的情況下為了促進(jìn)數(shù)字檔案事業(yè)的良好發(fā)展，需要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，而且檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為社會高度重視的問題，為了有效促進(jìn)基層檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，不斷提高檔案管理整體水平和實(shí)際效率。

1 基層檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)管理的過程中應(yīng)充分結(jié)合用戶的實(shí)際需求，才能為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以此提高檔案的利用率。但是實(shí)際上在基層依舊沿用傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，一般主要是讓用戶到閱覽室搜索和查閱相關(guān)信息資源，但并不是所有的用戶都能夠進(jìn)入閱覽室進(jìn)行查閱，如此無法為有需求的用戶提供良好的服務(wù)，也就無法有效提升檔案服務(wù)水平。另外很多網(wǎng)絡(luò)用戶對原始檔案并沒有產(chǎn)生濃烈的閱讀興趣，也就造成了單一的檔案信息無法有效滿足用戶的實(shí)際需求，從而無法提升檔案信息的利用率，無法充分發(fā)揮檔案的重要價(jià)值和作用。因此為了有效促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，不斷提高檔案信息處理工作效率和水平，以及全面提高基層檔案的利用率，加強(qiáng)基層檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)是非常有必要的。

2 推進(jìn)基層檔案數(shù)字化建設(shè)的具體策略

2.1 及時(shí)突破傳統(tǒng)思維的桎梏，更新檔案管理觀念

首先應(yīng)當(dāng)正視和知道傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的不良影響，并對傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端和優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)地分析，取其精華去其糟粕。由于在傳統(tǒng)檔案管理模式和管理觀念對相關(guān)工作人員造成了極大的影響，大部分工作人員已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)檔案管理模式，長期以往容易喪失工作熱情，加上有些工作人員年齡較大，無法在短時(shí)間內(nèi)接受新事物和新觀念，甚至有些固執(zhí)的老員工從內(nèi)心深處就非常抵觸檔案數(shù)字化建設(shè)，這對基層檔案數(shù)字化建設(shè)容易形成一定的阻礙。因此需要通過開展培訓(xùn)教育活動，組織工作人員積極參與到培訓(xùn)教育活動中，聘請專業(yè)人員給其詳細(xì)普及和分析檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，并指導(dǎo)工作人員參與到數(shù)字化檔案管理過程中，使其親身體會到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。同時(shí)全面做好檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，使工作人員能夠在潛移默化中逐漸接受數(shù)字化檔案管理新觀念，使其能夠主動參與到檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，從而有助于推動基層檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度。

2.2 爭取充足的經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)資金投入管理

根據(jù)實(shí)際情況而言，單位領(lǐng)導(dǎo)者對基層檔案工作的重視度普遍不足，在分配資金的時(shí)候容易忽視檔案管理工作，在檔案管理工作中投入的資金往往有所不足，無法為基層檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，因此需要對該問題加以重視。作為基層檔案管理部門應(yīng)當(dāng)努力向單位領(lǐng)導(dǎo)爭取經(jīng)費(fèi)，并在爭取足夠的經(jīng)費(fèi)后需要根據(jù)實(shí)際情況做好資金管理工作，避免造成資金浪費(fèi)或是濫用等問題，對于具有開發(fā)價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)投入充足的經(jīng)費(fèi)，并依據(jù)循循漸進(jìn)的基本原則促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的有序開展。

2.3 加大內(nèi)部培養(yǎng)力度，引進(jìn)先進(jìn)的優(yōu)秀人才

在開展基層檔案數(shù)字化建設(shè)工作的過程中離不開人才的重要支撐，相應(yīng)的工作具有極高的專業(yè)性，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)和軟件開發(fā)等，在基層檔案數(shù)字化建設(shè)中迫切需要這些專業(yè)的優(yōu)秀人才，才能有效推動基層檔案數(shù)字化建設(shè)。但是目前基層檔案部門嚴(yán)重缺乏這些專業(yè)方面的人才，也就無法保障檔案數(shù)字化建設(shè)的高效進(jìn)行。因此作為基層檔案部門應(yīng)當(dāng)清楚認(rèn)識到人才資源的重要性，在單位內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，不斷提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。與此同時(shí)也應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的人才，如軟件開發(fā)、設(shè)備維修和網(wǎng)頁設(shè)計(jì)等專業(yè)的人才，或是聘用來自這些專業(yè)的畢業(yè)生，能夠?yàn)榛鶎訖n案管理部門增加新生力量，同時(shí)通過引進(jìn)先進(jìn)的人才還能夠給部門工作人員講解和普及更多科學(xué)最新的專業(yè)知識與觀念，進(jìn)而有助于提高基層檔案管理部門工作人員的工作水平。

2.4 加強(qiáng)信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，推進(jìn)檔案資源的共享

基層檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案數(shù)字化建設(shè)給予高度重視，根據(jù)基層檔案管理工作的實(shí)際情況制定相應(yīng)的措施，以此不斷提高檔案的利用率，通過信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用建立科學(xué)健全的檔案信息管理平臺，通過檔案信息平臺的有效構(gòu)建，有助于保障檔案信息的安全性和保密性。另外為了避免出現(xiàn)檔案信息被遺失或泄漏等不良情況，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的軟件進(jìn)行深入全面地分析和研究，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行軟件開發(fā)，進(jìn)而有助于增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的保密性和安全性。同時(shí)需要充分加強(qiáng)信息安全防護(hù)管理，如安裝殺毒按軟件，定期使用殺毒軟件防止網(wǎng)絡(luò)病毒的不法攻擊；加強(qiáng)訪問控制，用戶需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行身份識別才能允許查閱所需的檔案資料；充分運(yùn)用防火墻技術(shù)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)管理，有助于確保檔案信息的安全性和完整性。另外通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺結(jié)合信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，有助于加強(qiáng)單位各部門之間的良好合作。

3 結(jié)語

綜上所述，通過基層檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠更好地為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，全面提高檔案的利用率。因此需要針對目前我國基層檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并結(jié)合信息化手段加強(qiáng)檔案信息服務(wù)模式和手段創(chuàng)新與改進(jìn)，充分利用和發(fā)揮檔案的重要作用，全面推進(jìn)基層檔案數(shù)字化建設(shè)，從而有利于促進(jìn)我國數(shù)字檔案事業(yè)的可持續(xù) 發(fā)展。