淺談新形勢下如何做好醫院檔案數字化建設

鄭曉娟

（濟南市口腔醫院，山東 濟南 250000）

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院業務信息的主要載體，醫院醫療、教學、科研的基礎資料，同時也是醫院制定工作計劃和做出決策的可靠依據，指導并協調各項工作正常開展的參考資料。隨著現代數字科技的不斷發展，在醫院各項管理工作邁上信息化快車道的形勢下，進一步加強醫院檔案數字化建設，對于推動醫院檔案管理由傳統模式向數字化模式轉型，提升醫院檔案管理利用效率，更好地實現醫院檔案有益于國計民生的多方面價值具有積極的意義。當前，數字化信息化建設日新月異的發展形勢給醫院檔案管理提出了新挑戰、新機遇，努力推動醫院檔案數字化建設成為廣大檔案管理工作者必須面對的新課題、新任務。

1 醫院檔案管理必須由傳統模式向數字化模式轉型

醫院在運行過程中，每天產生海量檔案信息資料，主要內容及價值如下：第一，醫療臨床實踐檔案信息，它們是醫務人員診療過程中有關病例病情和診療全過程的客觀原始記錄，是醫務人員診斷、治療和護理病人的真實憑證，具有維護、實現病例健康保健、醫療保險等權益，以及處理醫療糾紛、醫療事故等經濟、衛生、法律多方面的價值。第二，醫療教學檔案信息，系統記錄了疾病的發生、發展和愈后的全過程，是醫療案例教學的重要教材，尤其對典型病例、疑難病例或罕見病例的治療更是難得的實用教材。第三，醫療科研檔案信息，主要包括科研項目的立項、研究和實驗過程等，可以提高臨床經驗總結和科研結論的準確性，促進醫學科學的發展。第四，醫院管理檔案信息，涉及醫療質量、技術水平、服務態度和工作效率等多方面內容，管理人員可以據此制定出正確的管理措施。第五，疾病預防檔案信息，可以為社會提供疾病分布等情況，是疾病預防、婦幼保健、計劃生育等多種工作的重要參考依據。第六，醫院歷史檔案信息，客觀真實地記錄了醫院在醫學技術、醫療質量、人才培養和管理等方面的發展史，特別是在醫學科學技術方面實現的重大突破，對于深入了解、學習研究醫院歷史和存史修志等具有不可或缺的重要作用。

綜上所述，醫院檔案具有量大面廣、類別多樣、信息含量高等特點，對它們進行數字化加工、處理，使主要以紙張、圖片等為載體的各類信息轉換為以磁盤、移動硬盤等為載體，可以經網絡傳播的數字化信息，使檔案管理模式由傳統向數字化轉型，能夠極大提高檔案信息的利用率，使其蘊含的多方面價值得到更好彰顯。與傳統檔案管理模式相比，醫院檔案數字化管理具有以下幾個優點：

1）提升醫院檔案保存效率。將數字化技術運用于檔案管理，把醫院檔案信息經數字化轉換輸入至網絡系統中進行管理和儲存，可以大大節約檔案存儲空間，并縮短進館時間，有助于確保醫院檔案及時歸檔，提升保存效率。

2）更好滿足檔案管理與查詢的需求。醫院檔案數量龐大，利用手工管理時，不僅檔案管理工作較為復雜，而且難以大幅提高檔案資料查詢效率。借助于數字化技術對醫院檔案進行管理，可以大大提升檔案信息查詢效率和查詢準確性，使醫院檔案有益于國計民生的多方面價值得到更加有效地發揮。

3）更好地為領導決策提供支撐。以服務決策為目的，充分發揮檔案信息數字化處理信息量大，查詢精準、及時的特點，使領導更加及時、準確地了解醫院的各方面運轉情況，進而在實現醫院精細化管理、合理配置資源等方面發揮積極作用。

2 醫院檔案數字化建設必須在“兩個提升”上下功夫

在現代科技日新月異的當代社會，加快醫院檔案數字化信息化建設，必須充分認識檔案管理模式由傳統向數字化轉變的必要性、必然性，全面提高廣大醫院檔案工作者的職業素質，以利于更好促進醫院檔案管理模式的轉型，更有效地發揮醫院檔案資源的價值。

2.1 要全面提升思想認識

近年來，隨著OA辦公系統和HIS系統的廣泛應用，我國各醫院數字化信息化建設步伐不斷加快。但在這一過程中，檔案數字化、信息化建設相對滯后。為改變這種局面，醫院檔案管理工作者必須充分認識到，我國檔案管理事業正在發生重大變革，即從傳統的檔案管理模式，向以數字管理為主的模式轉型升級，這種無可逆轉的轉變對檔案工作和檔案管理人員提出了新要求。在當前背景下，醫院檔案工作者必須順應現代科技發展趨勢，努力投入到檔案數字化、信息化建設工作中。

2.2 要全面提升從業人員素質

檔案數字化建設的開展勢必產生越來越多的檔案數據。與之相應，檔案管理工作也從原來的實體管理階段勢所必然地上升到知識管理階段。在這一轉變進程中，檔案信息資源的搜集、處理、傳播和提供利用等工作均需熟練掌握大數據技術的新型檔案人才。由此，檔案管理部門應該根據數字化管理要求，引進、選拔和培養政治素質過硬、專業素質高、具備高度責任心且掌握數字化檔案管理技術和方法的優秀人才，以新時期檔案管理模式的轉變，使醫院檔案信息的多方面價值得到更好的發掘與展現。

總之，大力開展檔案數字化建設，實現檔案管理由傳統模式向數字化模式轉變，需要檔案工作者緊跟時代步伐，轉變思維方式，更新工作觀念，增強職業技能，創新工作機制，利用大數據信息技術帶來的便利，促進檔案數據管理效率不斷提升，使檔案信息的價值得到充分實現。